Правила подготовки документов к сдаче в архив. Сроки их хранения
Бланк как набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Эмблема организации, утвержденная при регистрации организации. Правила изготовления и использования гербовых бланков. Бланки с воспроизведением Государственного герба.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.03.2010 |
| Размер файла | 14,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
8
1. Виды бланков и их назначение
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.
Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные.
Каждая организация, предприятие должны иметь как минимум 3 вида бланков: бланк письма; общий бланк, предназначенный для всех других видов документов; бланк конкретного вида документа (кроме письма). Бланки изготавливают типографским способом, при помощи средств вычислительной техники или путем использования специального углового штампа.
В соответствии с действующими нормативными актами для изготовления бланков документов могут использоваться перечисленные ниже реквизиты.
Государственный герб РФ или герб субъекта РФ - для государственных органов в соответствии с Федеральным конституционным законом РФ от 25.12.00 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации" (далее - Закон о Государственном гербе) и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.
Герб муниципального образования помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.08.95 № 154-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”.
Эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания), утвержденные при регистрации организации - как символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации, - в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации). Эмблему не размещают на бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ.
Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ (далее - герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.
В соответствии с Законом о Государственном гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) - левее центра.
При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).
Герб может быть в черно-белом или цветном изображении.
Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" гербовые бланки являются объектами строгой отчетности и изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на соответствующий вид деятельности.
Гербовые бланки изготавливаются по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.
Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства.
Правилами изготовления и использования гербовых бланков рекомендуется руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации). Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.
Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и при помощи иных средств оперативной полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.
2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ, гербов субъектов РФ
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка;
дата поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование организации-поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
Реквизит № 1 "Государственный герб"
Написание - ставится в виде гербовой печати на бланках документов
органов государственной власти, других государственных органов,
министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).
Расположение на документе - в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.
3. Изготовление гербовой печати
Список документов, подаваемых на изготовление гербовых печатей по ГОСТ Р 51511-2001 без регистрации в МРП:
Официальное письмо руководителя учреждения с просьбой изготовить Гербовую печать по ГОСТ Р 51551-2001, заверенного подписью и печатью учреждения.
Свидетельство о государственной регистрации (Форма № Р51001 "Свидетельство о государственной регистрации юридического лица"; Форма № Р57001 "Свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. ") /копия/.
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица /копия/.
Документ о присвоении кодов ОКПО (нотариально заверенная копия).
Документ, подтверждающего право на использование в печати Государственного герба Российской Федерации.
Копия внутреннего документа, предусматривающего уничтожение старой печати на предприятии после получения новой Гербовой печати (приказ руководителя, распоряжение и т.п.), для организаций переделывающих печать.
Заявка на изготовление печати.
Список документов, подаваемых на изготовление гербовых печатей по ГОСТ Р 51511-2001 с регистрацией в МРП:
Заявление на бланке установленного образца о выдаче разрешения на изготовление печати (штампа), содержащее эскиз печати (штампа) - в 3-х экземплярах (оригиналы).
Свидетельство о внесение в единый реестр юридический лиц (нотариально заверенная копия).
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица (нотариально заверенная копия).
Документ о присвоении кодов ОКПО (нотариально заверенная копия).
Приказ руководителя об изготовление печати (оригинал).
Устав компании (нотариально заверенная копия).
Свидетельство о государственной аккредитации (нотариальная копия).
Решение высшего органа управления организацией, оформленное протоколом, об избрании руководителя; организации на должность.
Ксерокопия паспорта руководителя.
Документ, подтверждающий факт оплаты стоимости утверждения эскиза печати (штампа) и внесения оттиска печати (штампа) в городской Реестр печатей (оригинал).
Внутренний документ, предусматривающего уничтожение старой печати на предприятии после получения новой Гербовой печати (приказ руководителя, распоряжение и т.п.), для организаций переделывающих печать.
Список используемой литературы
1. Делопроизводство. Кузнецова Т.В. М: 2003 г.
2. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
3. Интернет-портал http://www.pechati.org/ - изготовление гербовой печати.
4. ГОСТ Р 51511-2001 Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт, 2001
Подобные документы
Составление и оформление, обработка, хранение, поиск по запросу документов работниками управленческого аппарата. Необходимость профессиональных знаний и навыков при организации и ведении делопроизводства. Бланки документов и максимальный набор реквизитов.
курсовая работа [554,3 K], добавлен 27.01.2011Классификация деловой документации. Организационно-распорядительные документы и их виды. Состав их реквизитов и схема расположения. Суть стандартизации и унификации в делопроизводстве. Понятие бланка документа. Требования к использованию гербовых бланков.
контрольная работа [558,8 K], добавлен 07.03.2010Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении изготовления и использования бланков документов. Что такое бланк документа. Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи. Реквизиты в положении о структурном подразделении.
контрольная работа [35,3 K], добавлен 27.01.2015Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
презентация [470,3 K], добавлен 07.08.2013Бланки: понятие, способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды протоколов. Порядок проведения экспертизы ценности документов, критерии их оценки.
контрольная работа [22,7 K], добавлен 13.02.2013Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.
презентация [284,8 K], добавлен 02.07.2012Бланки документов, их краткая характеристика. Сокращение трудозатрат на составление документов. Оформление реквизитов и потребление информации при подготовке нормативных и финансовых документов. Права, обязанности организаций и их подразделений.
контрольная работа [26,8 K], добавлен 06.10.2011Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.
контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009Понятие согласования документов. Характеристика бланков документов и основные способы расположения реквизитов. Проведение регистрации и отправки входящих документов. Особенности составления сопроводительных писем. Значение согласования документов.
контрольная работа [17,3 K], добавлен 05.03.2010Понятие и значение согласования документов (внутреннего и внешнего). Характеристика бланков документов и указание способов расположения реквизитов. Изучение проведения регистрации и отправки входящих документов. Составление сопроводительного письма.
контрольная работа [17,7 K], добавлен 16.03.2010
