Номенклатура дел организации

Цели и значение создания в организации систематизированного перечня заголовков дел с указанием сроков хранения. Номенклатура дел как важнейший элемент информационно-поисковой системы, экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид реферат
Язык русский
Дата добавления 09.03.2010
Размер файла 10,5 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Номенклатура дел организации

Составление номенклатур дел

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

Ё Закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

Ё Закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

Ё Служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

Ё Является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

Ё Становиться учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемником из других организации для их продолжения.

Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых документов, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организации, состав которых определяется Архивной службой РФ, - и с эскпретно-проверочной комиссией одной из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации. (Приложение 1.)

В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименование структурных подразделений (отделов), и их индексы (номера) включаются в номенклатуру дел и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может, состоят из индексов управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будет иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указывают полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

Ё организационно-распорядительная документация;

Ё плановая документация;

Ё отчетная документация;

Ё документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

Ё документация, относящаяся к проверкам выполнения вопросов основной деятельности;

Ё документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будет указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья глава номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование частей, томов.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечания» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

отметки о заведении дел - «заведено»;

о переходящих делах - «переходящие с 2001 г.» или «переходящие на 2003 г.»;

о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от 00.00.0000 №__»;

о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»;

о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи от 00.00.0000» и т.п.

Использование графы «Примечания» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года, и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному персоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

Ё дела со сроками хранения до 10 лет;

Ё дела со сроками хранения свыше 10 лет;

Ё дела постоянного хранения.

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки, хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организацией и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.


Подобные документы

  • Понятие номенклатура дел. Ее основные функции, типы и принципы построения. Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве. Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления. Требования при формировании дел.

    реферат [33,3 K], добавлен 21.10.2013

  • Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Формы регистрации, обработки и организации хранения документов в компании. Информационно-справочная работа. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел.

    презентация [333,1 K], добавлен 02.04.2015

  • Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.

    курсовая работа [27,5 K], добавлен 08.12.2011

  • Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов. Формы организации делопроизводства. Основные этапы документооборота. Первичная обработка документов. Регистрационные формы, их заполнение. Номенклатура дел, порядок работы с ней.

    курсовая работа [56,5 K], добавлен 05.02.2011

  • Процесс накопления и хранения информации в организации. Общие требования к составлению и оформлений номенклатур дел. Систематизация отдельных категорий документов. Обработка дел для последующего хранения и использования. Сдача дел в ведомственный архив.

    курсовая работа [45,8 K], добавлен 10.06.2011

  • Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов.

    реферат [19,3 K], добавлен 12.10.2014

  • Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.

    контрольная работа [47,8 K], добавлен 01.06.2009

  • Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.

    реферат [18,5 K], добавлен 20.09.2010

  • Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации.

    презентация [1,9 M], добавлен 22.02.2010

  • Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.

    дипломная работа [71,2 K], добавлен 19.03.2011

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.