Организация документооборота на предприятии

28

• Введение
• Документ - письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло.
• Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
• Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной техники - на машинном языке.
• Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело называется документооборотом. От организации документооборота на предприятии зависит оперативность принятия управленческих решений.
• Цель данной работы рассмотреть особенности документооборота в организации.
• Задачами работы является:
• 1. Ознакомится с понятием документооборота;
• 2. Рассмотреть порядок регистрации документов;
• 3. Проанализировать организацию контроля за исполнением документов;
• 4. Рассмотреть порядок систематизации документов на предприятии;
• 5. Изучить документооборот на практическом примере.
• В нашем случае объектом практического исследования является документооборот в нотариальной конторе.
• 1. Организация документооборота на предприятии
• Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
• Документы, поступающие на предприятие проходят:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством.
• После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.
• Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
• Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.
• Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
• Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
• Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
• Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
• Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
• Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
• 1.1 Регистрация документов
• Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
• Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
• Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ.
• Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.
• Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
• При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.
• Например: 218/08-17,
• где 218 - порядковый регистрационный номер, 08-17 - номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
• В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
• Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.
• В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
• Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеки.
• Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих документов);
• индекс поступления документа (для входящих документов;
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
• номер дела.
• В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.
• Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.
• Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
• 1.2 Контроль исполнения документов
• Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
• Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
• Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.
• Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
• Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
• Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.
• Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.
• При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
• Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
• Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
• Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
• 1.3 Систематизация документов
• Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
• Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
• Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
• Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия.
• При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.
• Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:
• название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
• название предприятия или его структурного подразделения;
• адресат или корреспондент документа;
• краткое содержание документов дела;
• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.
• Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1999 год. Копии».
• В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за 2001 год».
• В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».
• В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».
• В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1999 год».
• В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 2001 год».
• В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
• Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
• В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
• Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.
• В графе 1. таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:
• ь номер структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
• ь порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
• В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
• Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
• 1.4 Формирование дел
• При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 2001 год». Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1999 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
• Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
• При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
• Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
• В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).
• Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
• Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
• Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
• Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
• Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2001 год, составленный в 2000 году, должен быть отнесен к 2001 году, а отчет за 2000 год, составленный в 2001 году, к 2000 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
• Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
• 1.5 Подготовка документов к архивному хранению
• Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
• Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.
• Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы.
• Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2001 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.
• Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).
• Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
• На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.
• С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий -остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
• На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.
• Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
• В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
• Заключение
• На основании проделанной работы можно сделать следующие выводы:
• Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
• На предприятии ответственность за организацию документооборота несет служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт).
• После поступления документы подлежат предварительной регистрации. Установлен обязательный состав реквизитов для регистрации документов.
• Обязательной частью документооборота на предприятии является контроль за исполнением документов. Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
• Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
• Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
• Список литературы
• 1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2002.
• 2. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Кирсанова М.В. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.
• 3. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004 - 256 с.
• 4. Мельникова А.С. Документы и делопроизводство. - М., 2001.
• 5. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., 2001.
• Приложение 1
• Журнал входящей корреспонденции (форма №1)

№ пп	Дата и номер поступившего документа	Откуда поступил документ	Краткое содержание	Отметка об исполнении	Номер дела (наряда), в котором находится документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

• Приложение 2
• Журнал исходящей корреспонденции (форма №2)

№ пп	Дата и номер исходящего документа	Кому адресован документ	Краткое содержание	Отметка об исполнении	Примечание
1	2	3	4	5	6

• Приложение 3
• Номенклатура дел в нотариальной конторе (форма №6)
• Министерство юстиции РСФСР Гриф утверждения
• ________государственная нотариальная
• (наименование) контора
• Номенклатура дел
• Дата на 19______ год Индекс

Индексы дел	Наименование дел	Количество дел (томов)	Сроки хранения и статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

• Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
• ------------------------------------------------------------
• По срокам хранения Всего В том числе
• переходящих
• ------------------------------------------------------------
• постоянного
• временного (свыше 10 лет)
• временного (до 10 лет включительно)
• Итого
• Подпись
• Гриф согласования с архивным учреждением
• Приложение 4
• Акт о выделении и уничтожении дел в нотариальной конторе (форма №11)

Министерство юстиции РСФСР ______________ государственная нотариальная контора	Утверждаю _______________________ (старший государственный нотариус, его инициалы, фамилия) Подпись, дата

• Акт
• Дата ____________________ Индекс ________________
• ____________________________________________________________
• (место составления)
• О выделении к уничтожению документов и дел
• Основание: приказ N ____________ от _____________________(дата)
• Составлен: экспертной комиссией
• Председатель комиссии: _______________________________________
• (должность, инициалы, фамилия)
• Члены комиссии: ____________________________________________
• (должности, инициалы, фамилии)
• Присутствовали: ___________________________________________
• (должности, инициалы, фамилии)
• Комиссия, руководствуясь перечнем ___________________________
• (название перечня)
• отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела.
• _____________________________________________________________
• (наименование государственной нотариальной конторы, в которой отобраны документы, не подлежащие дальнейшему хранению)

№ пп	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел, индекс дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество документов и дел (томов)	Номера по перечню
1	2	3	4	5	6

• Всего дел __________________________________
• (цифрами и прописью)
• Председатель экспертной комиссии ____________________________
• (фамилия, инициалы)
• Подпись
• Члены: Подписи _________________________________________
• (фамилии, инициалы)
• Документы измельчены и сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной от _______ (дата)
• Председатель экспертной комиссии
• Подпись ___________________________
• Приложение 5
• Алфавитная книга учета наследственных дел (форма № 12)

Фамилия, имя, отчество умершего	Дата смерти	Номер наследственного дела
1	2	3

• А
• ----------------------------------
• Б
• ----------------------------------
• В
• ----------------------------------
• Г
• ----------------------------------
• Приложение 6
• Алфавитная книга учета завещаний (форма №13)

Фамилия, имя, отчество завещателя	Дата удостоверения	Номер по реестру	Отметка об отмене завещания
1	2	3	4

• А
• ----------------------------------
• Б
• ----------------------------------
• В
• ----------------------------------
• Г
• ----------------------------------
• Приложение 7
• Книга учета наследственных дел (форма №7)

Порядковый номер дела	Дата поступления заявления	Фамилия, имя, отчество умершего	Время смерти	Фамилия, имя, отчество заявителя	Дата выдачи свидетельства о праве на наследство	Дата списания дела в архив, № дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

• Приложение 8
• Книга учета заявок по принятию мер к охране наследственного имущества (форма № 14)

№ пп	Число, месяц и год поступления заявки	От кого поступила заявка	Фамилия, имя, отчество умершего	Место нахождения наследственного имущества	Число, месяц и год принятия мер к охране наследственного имущества	Оценка наследственного имущества	Число, месяц и год выдачи свидетельства о праве на наследство	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

• Приложение 9
• Книга учета ценностей нотариальной конторы

№ пп	Число, месяц и год поступления ценностей	Фамилия, имя, отчество умершего (чьи ценности изъяты)	Подробное описание ценностей	Количество	Оценка	Число, месяц и год сдачи ценностей, номер квитанции	Отметка о выдаче ценностей наследникам или передаче их финорганам для реализации
1	2	3	4	5	6	7	8