Організація документообігу на підприємстві

Реферат:

Організація документообігу на підприємстві

План

1. Поняття документообігу. Схеми руху документів

2. Етапи документообігу. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3. Порядок обробки та відправлення вихідної документації

4. Організація контролю за виконанням документів

5. Систематизація документів. Справа. Номенклатура справ

6. Зберігання справ

7. Підготовка та передача справ у відомчий архів

1. Поняття документообігу. Схеми руху документів

Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схема документообігу представлена на рис. 1 для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів на рік. діловодства. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу). Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

2. Етапи документообігу. Приймання, розгляд і реєстрація документів

Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання. Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю. Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно. У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам. Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб. Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки. За журнальної форми реєстрації документіврекомендується вести такі журнали реєстрації: а) урядових документів; б) наказів керівника установи з основного складу; в) наказів щодо особового складу; г) відряджень; д) рішень колега установи; е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо. Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації. Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст;резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);відповідальний виконавець;термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді). Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції" № п/п Дата надходження Назва документу Короткий зміст Відмітка про виконання Примітки 3 03.01.99 Лист-запит з військкомату Про наявність робітників, які є військовозобов'язаними Чабан М.М., начальник відділу кадрів Вих. №1 від 05.01.99 Справа №07 "Відмітка про виконання" - вказують прізвище та посаду працівника, що відповідає за складання відповіді на вхідний документ та дату відповіді. "Журнал вихідної кореспонденції Лист з повідомленням даний Дата, ком 1 05.01.98 Лист Відповідь на лист-запит від 03.01.98 На пошті 07 Лист отримано 09.01.98 Справа №0

У графі "Лист з повідомленням" - документ фіксується у тому випадку, якщо ми відправляємо лист з повідомленням. Тоді необхідно відмітити номер, який отримав лист на пошті, а також дату, коли отримано повідомлення з підписом адресату.

3. Порядок обробки та відправлення вихідної документації

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку.).

4. Організація контролю за виконанням документів

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за ЗО календарних днів. "Терміново" - 7 днів. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт: постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів; інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів); зняття документів з контролю; - формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки. РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, накази, рішення). В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних у встановлений термін документів і надсилаються до структурних підрозділів. При контролі за допомогою ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Після виконання документ знімається з контролю, та ж особа робить помітку на документі (РКК) про зняття з контролю.

5. Систематизація документів. Складання номенклатур справ

Документи відносяться до певної справи та систематизуються у середині її. Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; зберігання документів. Формування справ повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. Може бути централізоване та децентралізоване формування справ. Назва справ повинна відповідати фактичному складу та змісту документів у них. До справи підшивають тільки виконанні документи (оригінал чи завірені копії), що оформлені згідно вимог ДСТУ. Документи постійного зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали та копії, річні, квартальні, місячні плани та звіти та інше). До справи групують документи одного діловодчого року. Виключення складають: справи, що переходять на судові справи; особова документація, що формується на протязі всього періоду роботи цього лиця в установі; учбова документація, що утворюється в учбових закладах; документи постійних комісій. Додатки великого обсягу підшивають в окремі справи; невеликі додати додаються до документів, до яких вони відносяться. Окремо групують екземпляри документів, що розмноженні масовим тиражем (обзори, сводки та інше), що отримуються для інформації із інших підприємств, деякі керівні (рахунки, наряди) документи. У справі має бути не більш як 250 листів (30-40мм). При великій кількості документів з них формують самостійні справи з вузьких питань чи за хронологією. Документи у середні справ можна розмістити: з питань, з хронологічного, алфавітного, нумераційного принципу. Частіше всього використовують логічно-запитний спосіб, тобто документи розміщуються у справі згідно логічної послідовності рішення того чи іншого питання. За алфавітною систематизацією використовують прізвища їх авторів, назви установ - кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць, об'єктів і тому подібне. У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні і так далі). Систематизація окремих категорій документів Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому складу формують окремо. Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення колегії та документи до засідання колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше). Доручення вищих організацій групують у справи за направленостями діяльності. У середині справи документи розміщують у хронологічній послідовності. Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом. Документи в особових справах розміщують у такій послідовності: внутрішній опис документів; заява про приймання на роботу; анкета; листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту", витяг з наказів про призначення, переміщення, звільнення. Копії наказів про стягнення, заохочення - до особової справи не заносяться, а записуються у доповнення до особового шістка. Лицьові рахунки робітників та службовців групують в окремі справи у межах року та розміщують за алфавітом. Претензії клієнтів розміщують у хронологічному чи в алфавітному порядку. Листування формують у справи за період календарного року та систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Хронологія за ініціативними документами. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам - з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта - замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, кому видана, дата її повернення. Номенклатура справ буває трьох видів: 1. Типова - передбачає індексацію справ у галузі та єнормативним документом для державних організацій. 2. Конкретна - складається на підставі типової, причомузаголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуваннямспецифіки даної організації. 3. Примірка - встановлює приблизний склад справ, що носитьрекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації унумерації справ. Така номенклатура справ застосовується уприватних структурах. Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності. Наприклад: 1. Справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів (Постанови Верховної Ради). 2. Справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства (Статут, Положення і так далі). 3. Розпорядча документація по підприємству (накази, розпорядження). 4. Планово-звітні документи (річні, місячні, недільні). 5. Листування. Кожна організація незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну). Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації. НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів. Індивідуальний НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки. Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності: - назва виду справи (листування, журнал і так далі) чи виду документів (протоколи, накази...); - назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа; - короткий зміст документів справи; - назва території, з якою пов'язаний зміст документів справи; - дати (період) справи; - вказівка та копійність документів. У заголовках справ, що містять документи не пов'язані послідовністю діловодства застосовується термін "документи". Наприклад: Документи про проведення міжгалузевих виставок (плани, характеристика експонатів...). Документи до протоколів засідання колегії міністерства. Листування з "Хмельницькгазом" про постачання газу. Індексація справ Індекс справи структурного підрозділу з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номеру в межах підрозділу. У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою - група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група ОРД установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5- переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ. У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство. Порядок складання та затвердження в установі НС НС структурного підрозділу складається у 3-х примірниках на кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи. 1-й- зберігається в структурному підрозділі; 2-й- передається в канцелярію установи; 5-й- використовується для формування справ і пошуку документів. НС структурних підрозділів зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи. Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту... Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розмішуються за ступенем важливості: планування, фінансування і так далі. До НС включають не закінчені справи, що наділити від інших установ. Справи питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні) вносять до НС кожного року протягом терміну їх. вирішення. Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше. Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи. Зведена НС (ЗНС) складається з 5-ти примірників: 1-й- в канцелярії; 2-й- до архіву установи; 3-й- направляється до відповідної державної архівної установи; 4-й- у поточній роботі канцелярії; 5-й- структурним підрозділам для роботи. ЗНС як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-грудень) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом. Повторному перегляду і затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа "Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.

6. Зберігання документів

На кожній справі вказують її індекс за номенклатурою. Послідовність розположення справ має відповідати номенклатурі справ. Для справ, що містять особливо цінні документи (протоколи, накази) складається та систематично ведеться внутрішній опис на початку справи. № документа Дата Короткий зміст № сторінки в справі Примітки 32 0.12.99 Розпорядження про проведення інвентаризації 45 Додаток: Акт №3 від 15.12.99

Документ може бути витягнутий із справи особою, що відповідає за формування справ та їх зберігання. На його місце вкладається аркуш - замінювач, в якому вказується кому, коші та на - який строк виданий документ під розпис. Наприклад: "Розпорядження про інвентаризацію видано заступнику директора по господарській частині Омельчуку О.П. 10 січня 1999 року. Підлягає поверненню 15 січня 1999 року. Заступник директора Омельчук О.П. (підпис)" У випадку видачі справи цілком, робиться відмітка у "Реєстрі видачі справ". Оперативне зберігання. Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне централізоване зберігання справ у канцелярії). З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розмішують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію. Справи повита знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цій мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збереження документів. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису, секретар колегіального органу несе відповідальність за їх зберігання. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам проводиться з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи. Регістр видачі справ Індекс справи Дата, коли видано Дата, до якої видано справу Кому видано Розписка в отриманні Примітки 3.1.1. 05.01.98 06.01.98 Директору Бендеру О.І. Підпис

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копи документа. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання їх (до 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ. Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає такі види робіт: -експертиза цінності документів; - оформлення справ; - складання описів справ; - передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання. Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ, у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії (ЦЕК). В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів і справ для знищення. Відбір документів, для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керівники установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. Після затвердження актів документи і справи, виділені для знищення, здаються працівниками служби документації або відомчого архіву організації господарчій службі установи або конторам з заготівлі вторинної сировини. Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи. Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі. Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо). Дата на обкладинці має відповідати року заведення ізакінчення справи; у справі, що містить документи років, щопередували рокові утворення справи, під датою робиться запис : єдокументи за ___роки). На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частіш), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини) . Позначення дати включає число, місяць і рік. Число і рік записують арабськими цифрами, назва місяця - словом. На обкладинці проставляється номер справи за описом, і за погодженням з відомчим архівом, номер опису і фонду. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописується нова назва. Написи на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання виконуються чорним світлостійким чорнилом або пастою. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою) за встановленою формою. Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства у структурному підрозділі, за методичною допомогою архіву установи. Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил: номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення останнього за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи. Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу структурного підрозділу 5, Ідо значаться за номенклатурою і заведені у 1994 р, будуть мати номери: 5 П-94, 5 Т-94, 5О/С-94. графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справи тривалого зберігання мусить мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком"; графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим підрозділам установи, про наявність копій тощо; систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як підрозділу, так і установи в цілому; кожна справа вкоситься до опису лід самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером; у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; справи з особо його складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією. Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюються особливості нумерації (літерні і пропущені номери). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках у кінці розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначається "Документи з даного питання див. також у розділі за __ рік, №". Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії (ЕК), опис розглядається і затверджується нею. Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складається у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу ЕК. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються ,І на зберігання до державних архівів України. Зведений), і опис справ постійного зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження державного архіву надсилають усі 4 примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи у державний архів в установлені строки. Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольне -обліковими картками на документи передаються в архів установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1999 р. передаються архів у 2002 р.). Справи тимчасового зберігання передаються архів за розсудом керівника установи. Передавання справ в архів установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу у тимчасове користування. Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідуючий - спеціальний співробітник відомчого архіву -, в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, а решта залишається в архіві. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися в архів установи за номенклатурою.

7. Підготовка та передача справ у відомчий архів

Закінчені діловодством справи постійного та тимчасового зберігання (більше 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведеш, для підготовки їх до передачі в відомчий архів підлягають оформленню, опису в відповідності з вимогами діючих нормативних документів. 4.1. Оформлення справ. 4.1.1. Оформлення справ проводиться робітниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, в веденні яких знаходились заведення та формування справ, з методичною допомогою та під контролем відомчого архіву. Повне чи часткове оформлення справ. 4.1.2. В залежності від строку зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. 4.1.3. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (більше 10 років) зберігання та по особовому складу. Повне оформлення справи передбачає: підшивку справи; нумерація аркушів справи; складання завіряючого напису справи; складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: справи дозволяється зберігати в скорозшивачах, не проводити пересистематизацію документів, аркуш справи не нумерувати, завіряючі написи не складати. Підшивка справи. 4.1.4. Документи, що складають справу, підшиваються на 4 протоколу в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного чигання тексту всіх документів. 4.1.5. Справи постійного зберігання , що складаються з документів особливої науково-історичної, художньої чи іншої цінності, або неформальних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами чи в картонних футлярах (коробках). При наявності в справі окремих особо пінних документів, а також невикористаних особових документів, ці документи вкладаються в конверт, який потім підшивається у справу. В кінці кожної справи підшиваються чисті бланки форм для завіряючого напису, а на початку справи - бланки форм для внутрішнього опису документів. Нумерація аркушів. З ціллю забезпечення зберігання та закріплення порядку місцезнаходження аркушів, всі листи, крім внутрішніх описів, нумеруються в розвернутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому кутку чорним графічним олівцем. Використання чорнил або кольорових олівців забороняється. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо. Якщо справа складається з декількох томів або частіш, вона нумерується по кожній частині окремо. Фотографії, креслення діаграми та інші ілюстративні матеріали на самостійних аркушах нумеруються на зворотній стороні в лівому верхньому кутку. Складений лист розгортається та нумерується в правому верхньому кутку. Аркуші з наглухо наклеєними документами нумеруються як один лист. Якщо до документу підклеєні інші документи, то кожний документ нумерується окремо. Підшиті в справу конверти з вставками нумеруються так : спочатку конверт, а потім кожна вставка. Підшиті в справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну інформацію. У випадках більшої кількості помилок в нумерації аркушів в діловодстві проводиться їх перенумерація. При перенумерації старі номери закреслюються одною рискою, а поруч ставиться новий номер кожного аркуша. В кінці справи складається новий завіряючий напис, при цьому старий напис закреслюється, але зберігається. При наявності окремих помилок в нумерації листів у справах, що готуються до передачі на державне зберігання, дозволяється по узгодженню з державним архівом використання літерних номерів аркушів. Складання завіряючого напису справи. Для обліку кількості аркушів в справі і фіксації особливостей їх нумерації складається завіряючий напис справи. Завіряючий напис складається в справі на окремому листку - завірнику, в книжках - на зворотній стороні останнього чистого листка, в картотеці - на окремому чистому листку. Забороняється виносити завіряючий напис на обкладинку справи. Якщо справа підшита без листка-завірника, він наклеюється на внутрішню сторону обкладинки. В завіряючому написі вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів і окремо, через знак "+", кількість знаків внутрішнього опису. В завіряючому написі вказуються наступні особливості нумерації документів: наявність літерних номерів аркушів та пропущених номерів; номера аркушів з наклеєними фотографіями, документами, вирізками з газет; номера крупноформатних аркушів; номера конвертів з вкладками та кількість вкладених в них аркушів. Завіряючий напис підписується тим, ким складений, вказується посада та дата. Всі наступні зміни (заміна оригіналів копіями, під'єднання нових документів і т.д.) відмічаються в завіряючому написі з посиланням на відповідний акт. Складання внутрішнього опису: 4.1.21. Для обліку документів окремих категорій справ постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання, облік яких викликаний специфікою документації (особливо цінні, особові, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів) складається внутрішній опис документів. Внутрішній опис необхідно також складати у справах, сформованих по типам документів. Необхідність складання опису визначається інструкцією по веденню діловодства в установі. Внутрішній опис складається на окремому листку за формою, яка містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, дати, заголовки. До внутрішнього опису складається ітоговий запис, в якому вказується цифрами та прописом кількість документів та кількість листків внутрішнього опису.

При зміні складу документів справи ці зміни відображують в графі "Примітки" із посиланням на відповідні акти внутрішнього опису, і при необхідності складається новий ітоговий запис. Оформлення обкладинки. Обкладинки справ постійного, тимчасового (більше 10 років) зберігання і по особовому складу оформляється наступним образом. На обложці вказується: найменування організації та її непряма підпорядкованість; найменування структурного підрозділу; індекс справи; номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису; заголовок справи; анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи; дата справи; кількість листів у справі; строк зберігання справи; архівний шифр справи. На обложці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, кодів державного архіва та організації. Архівний шифр на обложці справ постійного зберігання ставиться чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів. Архівні шифри на обкладинках справ тимчасового зберігання та по особовому складу проставляються чорнилом після включення справ в річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЕК організації, узгоджених з ЕПК відповідної архівної установи та затверджених керівником організації. При оформленні справ найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, з вказанням повного найменування організації, якій вона безпосередньо підпорядковується. Якщо організація має офіційно прийняте скорочене найменування, то воно вказується в дужках після повного найменування. При зміні найменування організації впродовж періоду, охоплюваного документами справи, або при передані в іншу організацію, на обложці дописується нове найменування цієї організації, а попереднє заключається в дужки. 4.1.27. Заголовок справи на обкладинці переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК відповідної архівної установи. В необхідних випадках в заголовок справи вносять додаткові відомості і уточнення (проставляються номера наказів, протоколів та ін.) В тих -випадках, коли справа складається з кількох томів, на обкладинку кожного тома виноситься загальний заголовок справи та заголовок кожного тома. 4.1.28. В заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копійність. Дата справи 4.1.29. На обкладинці справи обов'язково вказується дата справи роки заведення і закінчення справи в діловодстві. Якщо в справу включені документи (наприклад, додатки і т.п.), дата яких не збігається з датою справи, то під датою з нової строчки робиться про це запис: «У справі є документи за ... роки. Дата справи може не вказуватися тільки на обкладинках справ, що містять річні плани і звіти, тому що їхні дати відбиваються в заголовках справ. 4.1.30. Датою справ, що містять розпорядницьку, творчу й іншу документацію (доповіді, листи, стенограми і т.д.), для котрої точне датування має важливе значення, а також для справ, що складаються із декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. 4.1.31. Якщо справою є журнал наказів, розпоряджень і т. п., то датою справи будуть точні календарні дати першого й останнього запису в журналі. 4.1.32. Датою справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (якщо вони затверджуються) або упорядкування першого й останнього протоколу, що складають справу. 4.1.33. Датою особистої справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яку воно заведено. 4.1.34. При позначенні дати документа спочатку вказується число, потім місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами. Приклад: 9 травня 1945 року. При позначенні дати документа допускається її скорочене цифрове написання, у том випадку якщо це не приводить до неоднозначності тлумачення дати. Приклад: 09.05.45р. Якщо дата документа або окремих її елементів визначається приблизно, на підставі аналізу вмісту документа, то межі коливання обмовляються, а дата або окремі її елементи заключаються в квадратні дужки Повні або окремі її елементи, не абсолютно достовірні, супроводжуються знаком питання. Приклад: [не раніше 1961 р].; [не раніше квітня - не пізніше травня 1940 р.]; [22 вересня 1952р.?]. 4.1.35. Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є вказівка кількості листів у справі, що вказується на підставі завіряючого напису справи, і терміна збереження справи (на справах постійного збереження пишеться: "Берегти постійно"), ЩО переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ організації після звіряння його по відомчому переліку документів із указівкою термінів їхнього збереження. 4.2. Упорядкування й оформлення описів справ у діловодстві організації 4.2.1. На всі завершені в діловодстві організації справи постійного і тимчасового (понад 10 років) збереження і справи по особистому складу, що пройшли експертизу цінності, сформовані й оформлені відповідно до вимог ЕДСД і підрозділів, сисних правил, складаються описи справ. 4.2.2. Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу й утримання справ, закріплення їхньої систематизації усередині фонду й обліку справ. Одночасно описування справ є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарата до документів, що забезпечують оперативний пошук справ. 4.2.3. Описи складаються окремо на: - справи постійного збереження; - справи тимчасового (понад 10 років) збереження; - справи по особовому складу й інші однотипні справи; - на справи, що складаються тільки із специфічних, характерних тільки для даної організації, документів (раціоналізаторські пропозиції, судові і слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.); службові відомчі видання. Окреме опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) закінченої нумерації. Складання опису справ структурного підрозділу 4.2.4. У діловодстві описи зазначених категорій справ складаються на справи кожного підрозділу організації (у безструктурній організації - на всі справи, що утворилися в процесі її діяльності) і кожної громадської організації, заведені в кожному календарному році або за вибраний термін (на справи громадських організацій і виборних органів). Примітка. При наявності в структурних підрозділах неописаних справ за декілька років за узгодженням із відомчим архівом на них може складатися одне описування (усередині ж справи розташовуються по роках їх заведення). 4.2.5. Описи справ структурних підрозділів складаються в залежності від порядку, встановлюваного інструкцією з діловодства організації, працівниками служби діловодства організації або особами, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах під методичним керівництвом відомчого архіву. 4.2.6. Описи справ структурних підрозділів складаються по установленій формі і представляються у відомчий архів через рік після завершення справ у діловодстві, за винятком описів справ структурних підрозділів міністерств і відомств, що представляють у відомчий архів описи справ через 2 роки. Відповідальність за своєчасне і якісне упорядкування описів справ структурних підрозділів несуть керівники цих підрозділів. 4.2.7. Перед внесенням заголовків справ в описі перевіряються якість формування й оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис, кількості заведених справ по номенклатурі справ організації. При перегляді справ перевіряються: відповідність заголовка справи утриманню документів у справі; правильність оформлення й угруповання документів, включених у справу; якість підшивки або плетіння справи; правильність нумерації листів справи; наявність у справі, у необхідних випадках, внутрішнього опису справи і її правильність; правильність оформлення обкладинки справи; наявність і правильність завіряючого напису справи. У випадку виявлення порушення встановлених правил формування й оформлення справ вони повинні бути усунуті У випадку виявлення відсутності справ, що значаться по номенклатурі справ організації, структурним підрозділом приймаються заходи для їхнього розшуку. Виявлені справи включаються в опис. Якщо вжиті заходи не дали результатів, то на відсутні справи складається довідка про причини відсутності справ, що підписується керівником структурного підрозділу і передасться разом з описом справ структурного підрозділу у відомчий архів. 4.2.8. Описова стаття опису справ структурного підрозділу містить у собі наступні елементи: - порядковий номер справи (тому, частини) по опису, - індекс справи (тому, частини); - заголовок справи (тому, частини), що цілком відповідає його заголовку на обкладинці справи; - дата справи (тому, частини); - кількість листів у справі (том, частині); - терши збереження справи. 4.2.9. При складанні опису справ структурного підрозділу необхідно дотримуватись наступних вимог: - кожна справа вноситься в описування під самостійним порядковим номером. .Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опису під самостійним номером; - систематизація справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу встановлюється відомчим архівом. Як правило, систематизація справ в описі структурного підрозділу відповідає їхній систематизації в номенклатурі справ організації, а номер опису структурного підрозділу складається з цифрового позначення структурного підрозділу по штатному розкладу з додаванням прописної початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, і останніх двох цифр року, у якому заведені справи, включені в опис. Так, опис справ постійного, тимчасового збереження і по особовому складі структурного підрозділу №5, що значаться по номенклатурі і заведені в 1981 р., будуть мати номери: 5п-81, 5в-81 і 5 л/с-81; - графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, що винесені на обкладинку справи; - при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться цілком заголовок першої справи, а всі інші однотипні справи позначаються словами «те ж саме», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється цілком); - графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стішу справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації, про наявність копій і т.п. Оформлення опису справ структурного підрозділу 4.2.10. Наприкінці опису слідом за останньою описувальною статтею робиться підсумковий запис, у якому вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться по опису, перший і останній номера справ по опису, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери). 4.2.11. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із вказівкою його посади, погоджується з керівником служби діловодства організації і затверджується керівником структурного підрозділу. При наявності в структурному підрозділі організації експертної комісії (ЕК), опис до її утвердження повинен бути розглянутий і схвалений ЕК. За вимогою відомчого архіву до опису можуть складатися окремі види науково-довідкових оправок (зміст, список скорочень, покажчики). 4.2.12. Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох екземплярах, один із яких передається разом із справами у відомчих архів, а другий залишається в якості контрольного екземпляра в структурному підрозділі. При наявності в структурному підрозділі ЕК, опис складається в трьох екземплярах, тому що один екземпляр опису повинний бути прикладений у якості підстави до протоколу засідання ЕК, на якому вона була розглянута і схвалена. 4.2.13. На обкладинках справ, внесених в опис структурного підрозділу, за узгодженням із відомчим архівом, м'яким чорним графітним олівцем робиться тимчасова шифровка справ. 4.2.14. Описи структурних підрозділів є основою для упорядкування річного розподілу зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на відомчий архів (особа, відповідальна за архів). 4.3. Передача справ у відомчий архів. 4.3.1. У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і по особовому складу, їхня передача робиться тільки по описам. 4.3.2. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження передачі у відомчий архів, як правило, не підлягають, вони зберігаються централізовано службою діловодства або в структурних підрозділах і після закінчення термінів збереження підлягають знищенню у встановленому порядку. Вони можуть передаватися в архів тільки у виняткових випадках за рішенням керівника організації. Передача їх може здійснюватися по розсуді відомчого архіву або по описам чи номенклатурам справ. 4.3.3. Передача справ у відомчий архів здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів (громадських організацій) і організацій, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації. 4.3.4. В період підготування справ структурним підрозділом (громадською організацією) до передачі у відомчий архів співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні й оформленні справ працівники структурного підрозділу (громадської організації) зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається довідка. 4.3.5. Прийом кожної справи робиться завідуючим (спеціальним співробітником) відомчого архіву (особою, відповідальною за архів) у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох екземплярах опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного екземпляра опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи співробітника відомчого архіву й особи, що передала справи.