Конструирование бланков документов. Составление и оформление справок. Письмо-подтверждение

9

Содержание

1. Конструирование бланков документов

2. Составление и оформление справок

3. Письмо-подтверждение

Список использованных источников

1. Конструирование бланков документов

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу.

Документы состоят из отдельных обязательных элементов оформления, которые принято называть реквизитами.

Реквизиты документов, их размещения определены ГОСТами на документы и делопроизводство, Единой государственной системой документационного обеспечения управления.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1 - государственный герб РФ;

2 - герб субъектов РФ;

3 - эмблема организации или торговый знак;

4 - код организации;

5 - основной государственный регистрационный номер юридического лица;

6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 - код формы документа;

8 - наименование организации;

9 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный индекс документа;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако одни и те же реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом - обязательными.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа называется его формуляром.
Основой для конструирования формуляров и бланков всех видов служебных документов служат формуляры-образцы, которые являются моделями построения, устанавливающими области применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционных сеток и основных реквизитов.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:
* организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов;
* сократить трудозатраты на составление и оформление служебных документов;
* облегчить визуальное восприятие необходимой информации;
* расширить возможности использования технических средств при составлении и обработке служебных документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1 - государственный герб РФ;

2 - герб субъектов РФ;

3 - эмблема организации или торговый знак;

4 - код организации;

5 - основной государственный регистрационный номер юридического лица;

6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

2. Составление и оформление справок

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- отметка об исполнителе (при необходимости);

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки строят по схеме «О чем?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

О денежных поступлениях на расчетный счет предприятия в первом полугодии 2005 г.

О ходе ремонта сельскохозяйственной техники в 1 квартале 2005 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

- руководителю вышестоящего органа;

- организации в целом;

- структурному подразделению организации;

- конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Пример

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Пример

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают два лица - руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.

Оформление справки

Отдел кадров Для предоставления по требованию

СПРАВКА

№55

Сизова Антонина Павловна работает в ЗАО «Савостино» в должности главного агронома с 12.05.1990.

Начальник отдела кадров подпись Н.И. Пуговкин

3. Письмо-подтверждение

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т.п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д.

При подтверждении получения документа, письма, товаров и т.п. в письме используются стандартные выражения:

- Мы получили ваши письма от…

- Ваше письмо от… получено нами

- Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от…

- (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (…нового прейскуранта)

- Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки…

- С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

- ОАО «Логос» подтверждает получение товаров…

При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т.п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

- Подтверждаем…

- Посылаем Вам наше подтверждение…

- С удовлетворением подтверждаем…

- Фирма «Орион» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с… и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны

- Объединение «Петросервис» не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения…

- АТП республиканского центра рассмотрело письмо директора предприятия… от… и сообщает…

- В… поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество…

Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Список использованных источников

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Издательство стандартов, 2003.

2. Документирование управленческой деятельности/А.Л. Комышев, Ю.Б. Маковецкий и др. - М.: КолосС, 2005.