Автоматизвція бухгалтерського обліку

Зміст

Організаційні, інформаційні, технічні і технологічні аспекти створення АРМ бухгалтера і аудитора

Мережева структура АРМ. Техніко-економічні фактори

Створення бази даних засобами СУБД Access

Типові проекти автоматизації бухгалтерського обліку «1С: Предприятие»

Контекстний пошук документів у базі даних інформаційно-пошукових систем (ІПС)

Задача: Сформувати засобами «1С: Бухгалтерія» документ «Авансовий звіт за кошти використані на закупку матеріалів» (дані вибрати довільно)

Список використаної літератури

Організаційні, інформаційні, технічні і технологічні аспекти створення АРМ бухгалтера і аудитора

АРМ інформаційної системи обліку (АРМ ІСО) деякі розуміють як синонім АРМ ІС, інші - як чітко регламентовані робочи місця і систему постачання стандартних звітів обліковим працівникам. У сучасній системі знань про бухгалтерський облік і про ІС термін "інформаційна система обліку" розуміється розширено - як коло різноманітних ІС, що забезпечують обліковим працівникам ефективне прийняття рішень щодо розвитку керованого об'єкта. При цьому ІСО за замовчуванням розуміється як комп'ютеризована система.

Особливістю американського підходу до розробки ІС є концепція безперервності удосконалювання ІС, що надає виживання організації в ринкових умовах. У нас цей життєво важливий підхід сформульований як варіант технології проектування у випадку, якщо на об'єкті вже існує АІС.

Якщо АІС на об'єкті вже існує, те процес розробки нових задач (чи перепроектування існуючих) охоплює 8 етапів:

Формулювання вимог (аналог ТЗ);

Постановка задачі (частина ТП);

Побудова алгоритму рішення задачі (частина ТП);

Розробка контрольного приклада (частина ТП);

Розробка машинної блок-схеми і програм (частина РП);

Налагодження нових програм на контрольному прикладі (частина РП);

Налагодження нових програм на реальних даних (спробна експлуатація);

Приймання в промислову експлуатацію.

Етапи 6 і 7 можуть поєднуватися, якщо реальні дані повноцінні, тобто дозволяють перевірити програму на всіх практично можливих ситуаціях.

В даний час найбільш сучасної й ефективний є CASE-технологія розробки ІС, що активно застосовують великі промислові підприємства, створюючи автоматизовані робочі місця (АРМ) облікових працівників.

У сфері керування підприємством вітчизняна наука з 1960-х років розрізняє:

автоматизовані (і автоматичні) системи керування технологічними пpоцесами [АСКТП]

автоматизовані системи організаційного керування [АСОК].

Оброблюючи модулі облікової ІС виконують перетворення даних, що складають інформаційну базу пакета.

Щоб забезпечити взаємодію пакету з користувачем і керуючих модулів пакета з інформаційною базою й обробними модулями, до складу пакета включаються обслуговуючі модулі.

Таким чином, ППП можна розглядати як об'єднання вхідної мови, інформаційної бази, що керують, обслуговуючих і обробляючих програмних модулів. Сукупність обробляючих модулів часто називають функціональним наповненням пакета. Керуючі й обслуговуючі модулі називаються системною частиною пакета, чи системним наповненням пакета.

Так, наприклад, перед початком роботи з програмою „1С:Предприятие” її необхідно встановити на комп'ютер. Цей процес складається з 2-х основних частин:

1) встановлення програмних файлів;

2) створення інформаційної бази для бухгалтерії конкретного підприємства.

Встановлення програмних файлів на комп'ютер виконується один раз, а створення інформаційної бази - стільки разів, скільки бухгалтерій різних підприємств ведеться на комп'ютері. Нижче наведений алгоритм встановлення програми “1С:Предприятие”.

Крок 1. Запустити файл Setup.exe, який знаходиться на першій інсталяційній дискеті або в папці DISK1 твердого диску. Виконуючи вказівки програми інсталяції, встановити програмні файли. Інсталяційні файли програми “1С:Предприятие” можуть знаходитися на дискетах (6 дискет) або на твердому диску комп'ютера

Крок 2. На вимогу програми ввести папку, куди буде встановлена програма, ім'я користувача і назву підприємства.

Крок 3. Створити папку для інформаційної бази конкретного підприємства.

Крок 4. На першій дискеті зі стандартною конфігурацією запустити файл Setup.exe. Створити інформаційну базу для конкретного підприємства в окремій папці на твердому диску комп'ютера.

Однією з технологій є технологія автоматизації проектування бухгалтерських додатків. Засоби автоматизації проектування додатків (CASE-засоби) призначені для аналізу предметної області, проектування і генерації програм інформаційних додатків. Можуть існувати у вигляді окремих утиліт або інтегрованого середовища проектування. Системи CASE реалізують або структурні, або об'єктно-орієнтовані методи аналізу, проектування і програмування. Розрізняють такі види систем автоматизації проектування додатків: незалежні CASE-системи (наприклад IDEF/Design); системи, інтегровані із СКБД (WestmountI-CASE for Informix і Oracle Designer/2000); системи проектування БД (SILVERRUN і ERWin/ERX).

Характерними рисами CASE-систем є наявність графічних редакторів схем проекту, збереження описів проектів у депозитарії об'єктів і генерація опису структури і властивостей БД, а також модулів додатка. Засоби керування версіями проектів мають підтримувати цілісність системи протягом життєвого циклу, забезпечувати колективну розробку, рівномірне внесення змін, відкат до попередньої версії і контроль доступу.

Подальший розвиток комп'ютерних технологій обліку й аудиту представляється в симбіозі СКБД і Інтернету, що дасть додаткові можливості по використанню інформаційних ресурсів глобальної мережі. Публікація баз даних в Інтернету може знадобитися для рішення наступних задач, що виникають перед розроблювачами програмного забезпечення:

- організація взаємозв'язку СКБД, що працюють на різних платформах [1, c.7]. Задачі організації взаємодії ІС можуть виникати при забезпеченні різних видів інформаційного обміну між цими системами;

- побудова локальних інтрасетей на основі технології публікації БД в Інтернету. При цьому локальні мережі будуються на принципах Інтернету з наявністю, при необхідності виходу в глобальну мережу;

- використання в Інтернету інформації з існуючих локальних мережних баз даних. Ці задачі виникають при необхідності опублікування в глобальній мережі інформації з локальних мереж інтранет;

- застосування БД для упорядочивания, каталогізування інформації;

- застосування мови SQL для пошуку необхідної інформації в БД;

- використання засобів СКБД для забезпечення безпеки даних, розмежування доступу і керування транзакціями при створенні захищених інформаційних систем;

- стандартизація користувальницького інтерфейсу на основі застосування оглядачів Web (browsers) з типовим зовнішнім виглядом і типовою реакцією на дії користувачів;

- застосування оглядача Web у якості недорогої клієнтської програми для доступу до БД.

Мережева структура АРМ. Техніко-економічні фактори

Сучасні технології побудови АРМ КІС спираються здебільшого на клієнт-серверні архітектури. Терміни «клієнт» і «сервер» означають ролі, які відіграють різні компоненти в середовищі розподілених обчислень. Ці компоненти можуть працювати як у межах однієї потужної машини, так і на різних машинах (що здебільшого й буває). Серверів у мережі може бути кілька: файл-сервер, факс-сервер, сервер друку, прикладний сервер, сервер бази даних тощо.

Існує три топологічні моделі інформаційних систем: мала (файл-серверна), середня (дворівнева клієнт-серверна на базі моделей RDА і DВС), велика (трирівнева клієнт-серверна на базі АS- моделі).

Мала модель ще збереглася на підприємствах, які орієнтуються на максимальне використання технічних І програмних засобів, отриманих від попередніх інвестицій, і збереження діючої інфраструктури.

Середня й велика моделі спираються на складнішу ієрархічну організацію та успішно розвиваються завдяки таким об'єктивним передумовам, як:

--різке збільшення кількості клієнтів Інформаційної системипідприємства будь-якого масштабу, що призводить до перенавантаження системи вводу/виводу сервера малої моделі, і він стає вузьким місцем КІС;

-збільшення пропозицій від провідних виробників прикладного програмного забезпечення та промислових СУБД, таких як Огаclе, Sybase, Іnforіx та ін.;

--широкі можливості розподіленого оброблення інформації на базі клієнт-серверних технологій, що спонукають користувачів до трансформації однорангових мереж і мереж з простим файл-сервером в ієрархічні структури «клієнт -- сервер»;

- помітне підвищення вимог до характеристик сервера, який крім керування файловою системою та процесами мережевого друку, а також виконання функцій адміністрування значну частину своїх ресурсів та процесорного часу витрачає на оброблення прикладних задач користувачів;

- підвищення інтелектуальності програмних засобів керування бізнесом, упровадження в практику роботи підприємств таких програмних продуктів, як ОLАР (динамічного аналізу даних), DSS(системи підтримки прийняття рішень) і т. ін.;

- використання нових швидкодіючих мережевих протоколів.

Клієнт і сервер взаємодіють по мережі з конкретною топологією, для підтримки якої завжди використовується певний протокол. Взаємодію має бути організовано в такий спосіб, щоб забезпечувати незалежність як від використовуваного мережевого апаратного забезпечення, так і від протоколів мережевого обміну. Щоб забезпечити прозорий доступ користувачів і програм до віддалених даних у мережі, що поєднує різнорідні комп'ютери, комунікаційний сервер повинен підтримувати якнайширший діапазон мережевих протоколів.

Взаємодія прикладного компонента з ядром СУБД неможлива без стандартного засобу спілкування. Запити, що їх посилає прикладна програма до ядра СУБД, повинні бути одинаково зрозумілі для обох сторін. Для цього їх має бути сформульовано спеціальною мовою. Такою мовою в сучасних СУБД є мова SQL. Тому уніфікація інтерфейсу за допомогою мови SQL є важливим достоїнством клієнт-серверної технології.

Основною частиною будь-якої системи «клієнт --- сервер» є сервер бази даних, який має забезпечити мінімальний час виконання запитів за максимально можливої кількості користувачів. Існують такі дві основні архітектури для побудови сервера (процесора) бази даних: з кількома процесами і багато потокова.

Архітектура з кількома процесами характеризується тим, що кілька екземплярів файла, що виконується, працюють одночасно. Ця архітектура вирізняється хорошою масштабованістю, але потребує значних затрат пам'яті, тому що пам'ять виділяється для кожного екземпляра додатка окремо. Вона має ефективний механізм взаємодії процесів і покладається на операційну систему під час поділу процесорного часу між окремими екземплярами додатка. Прикладом сервера, побудованого за архітектурою з кількома процесами, може бути Огас1е Server. Коли користувач підключається до БД Огас1е, він запускає окремий екземпляр файла процесора БД, що виконується.

Багатопотокова архітектура використовує лише один файл з кількома потоками виконання. Основна перевага цієї архітектури - скромніші вимоги до ресурсів, ніж для архітектури з кількома процесами. У цьому разі сервер бере на себе поділ часу між окремими потоками, іноді віддаючи перевагу деяким задачам перед іншими. Крім того, відпадає необхідність у складному механізмі взаємодії процесів. За багатопотоковою архітектурою побудованіMS SQL Server Sybase SQL Server.

Поряд з клієнт-серверною технологією останнім часом широкого розвитку набуває web - серверна технологія. Вона активно використовується в корпоративному середовищі у зв'язку з поширенням Інтернет - технологій, передусім Web-браузерів. Якщо звернути увагу на швидкість, з якою такі фірми, як Огас1е, SАР і Peoplesoft., змагаються, щоб створити клієнтську частину своїх промислових клієнт-серверних додатків у вигляді Web-браузерів, то можна стверджувати, що в недалекому майбутньому основною платформою КІС стане Web- серверна технологія.

Інтернет може стати основним архітектурним рішенням корпоративних мереж для великих компаній упродовж наступних п'яти років. Використання web - клієнта дасть змогу отримувати низку переваг: нижчу вартість функціонування системи, простоту використання як для адміністраторів, так і для звичайних користувачів, стандартизацію різних підходів до розробки.

У зв'язку з розвитком мережевих технологій локальні КІС поступаються місцем клієнт-серверним і Web - серверним КІС. Розвиток мережі Інтернет надає все більше можливостей для роботи з віддаленими підрозділами корпорацій, відкриваються широкі перспективи електронної комерції, обслуговування клієнтів через Інтернет.

Наявність ефективних централізованих засобів мереженого системного адміністрування, надає змогу здійснювати наскрізний контроль за функціонуванням мережі та управляти даними на всіх рівнях ієрархії. Такі засоби системного адміністрування мають забезпечувати необхідну гнучкість і динамічні зміни конфігурації системи.

Створення бази даних засобами СУБД Access

Створення бази даних (БД) Access завжди починається зі створення структури її таблиць. Якщо введення деяких даних повторюється, то БД розроблюють із кількох зв'язаних таблиць.

Структура таблиці - це сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Імена полів- унікальні для однієї таблиці.

Первинний ключ - це одне або декілька полів, що однозначно визначають місце розташування запису у таблиці. Якщо первинний ключ складається із одного поля, він називається простим, інакше - складним ключем.

Коди, шифри, порядкові номери часто виступають у якості первинного ключа.

За даним полем строго закріплюється конкретний тип даних. До типів даних відносяться символьний (текстовий), числовий, логічний, грошовий, дата та час, тощо.

Вторинний ключ - це поле, значення якого може повторюватись у декількох записах, тобто він не є унікальним, але за значеннями вказаного ключа проводиться упорядкування записів таблиці.

В реляційній базі даних вміщується, найчастіше, кілька таблиць, між якими встановлюються зв'язки. При створенні зв'язку використовуються ключові поля. Після встановлення зв'зків з'являється можливість створення запитів, форм, звітів, у яких розміщуються дані із декількох зв'язаних між собою таблиць.

БД вміщує початкові дані для реалізації додатків користувача (задач, запитів).

У БД зберігається::

нормативно-довідкова і облікова (оперативна). Інформація

результати вирішення задач, які будуть використані як вхідні дані для вирішення інших задач.

Опис і представлення даних у БД здійснюється за допомогою розробки моделей даних.

Розробка моделей даних грунтується на теорії БД та методиці проектування.

Проектування БД включає:

побудову інформаційно- логічної моделі БД (формальний опис даних предметної області);

проектування логічної структури БД;

проектування організації БД на машинних носіях;

розробку процедур адміністрування БД;

розробку інформаційних технологій роботи з БД додатків.

Інформаційно- логічна модель БД розглядається як сукупність об'єктів, які характеризуються набором реквизитів, та їхніх структурних зв'язків.

Вимоги до даних:

цілісність та непротиричівість;

мінімальна надлишковість даних.

Структура набору даних об'єкта повинна відповідати наступним формальним вимогам:

реквізити екземплярів не можуть мати кілька значень- однозначні ( це означає, що у кожній комірці таблиці має бути записано лише одне значення);

кожен екземпляр ідентифікується значенням ключового реквізиту;

неключові реквізити функціонально залежать від ключа;

реквізити повинні мати унікальні назви .

Вказані формальні вимоги носять назву третьої нормальної форми реляційної моделі..

Ключ може бути простим та складним.

Вимоги до ключа- відсутність надлишковості у реквізитному складі та достатність для ідентифікації екземплярів об'єкта.

Об'єкт може мати декілька ключів, один із яких приймається первинним (Primary Key), у відповідності з яким виконується упорядкованість екземплярів об'єкта.

СУБД MS Access -- це програмний засіб створення баз даних, наповнення їх даними, коригування та опрацювання даних.

При бажанні систему можна розвивати та налагоджувати власними силами. Для цього необхідно володіти основами програмування на мові Visual Basic.

Дані, які зберігаються чи опрацьовуються у різних версіях MS Access легко конвертуються для застосування у інших версіях та додатках пакету Microsoft Office, а також легко імпортуються та експортуються із одного додатку до іншого (технологія ODBC).

Технологія ОLE дозволяє здійснювати обмін даними між додатками шляхом створення зв'язаних та впроваджених об'єктів.

MS Access 2000 і наступні версії дозволяють:

працювати з БД як у монопольному режимі , так і режимі колективного доступу;

робити запис файлів БД у формати більш ранніх версій;

автоматично змінювати імена об'єктів у всіх додатках;

виконувати умовне форматування, перевірку значень при введенні даних;

створювати вкладені таблиці по типу головна-підпорядкована у одному вікні.

Типові проекти автоматизації бухгалтерського обліку «1С: Предприятие»

„1С:Предприятие" - це універсальна програма автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.

Програма "1С:Предприятие 7.7" має компонентну структуру. Всього існує три основні компоненти:

1)."1С: Бухгалтерия 7.7". Дана компонента може бути використана для ведення будь-яких розділів бухгалтерського обліку на підприємствах різного типу. Різнобічність та гнучкі можливості системи „1С:Предприятие" дозволяють використовувати її як досить простий і наочний інструмент бухгалтера, і як засіб повної автоматизації обліку від введення первинних документів до формування звітності.

Система „1С:Предприятие" може бути використана для ведення практично будь-яких розділів бухгалтерського обліку:

- облік операцій з банком та касою;

- облік основних засобів і нематеріальних активів;

- облік матеріалі і МШП;

- облік товарів, послуг та виробництва продукції;

- облік валютних операцій;

- облік взаєморозрахунків з організаціями, дебіторами, кредиторами, підзвітними особами;

- облік розрахунків по заробітній платні;

- облік розрахунків з бюджетом;

- інші розділи обліку.

Система „1.С:Предприятие" має гнучкі можливості щодо організації обліку:

- синтетичний облік за багаторівневим планом рахунків;

- облік за декількома планами рахунків;

- валютний облік і облік покриття валют;

- багатомірний аналітичний облік;

- багаторівневий аналітичний облік за кожним виміром;

- кількісний облік; облік по декількох підприємствах в одній інформаційній базі.

2) "1С: Оперативний учет 7.7". Дана компонента є універсальною системою для обліку наявності та руху засобів і може бути настроєна різноманітні схеми обліку складських запасів, взаєморозрахунків, коштів на розрахункових рахунках та в касі, кредитів тощо. Система „1С:Предприятие" забезпечує рішення широкого кругу різнобічних задач оперативного обліку, наприклад:

- облік складських запасів товарів та їх руху;

- облік амортизації основних засобів;

- облік взаєморозрахунків з клієнтами та постачальниками;

- облік товарних кредитів і контроль їх погашення;

- автоматичний розрахунок цін на списання товару та ін.

Компонента „Оперативний учет" орієнтована на роботу в реальному часі. Вона автоматично підтримує в актуальному стані поточні залишки товарів та грошових коштів. При вводі документів може використовуватися контроль наявності товарів на складі чи стану взаєморозрахунків клієнта.

3) "1С:Расчет 7.7". Дана компонента орієнтована на проведення періодичних розрахунків і призначена для рішення широкого кругу різних задач, пов'язаних з обліком самих різнобічних ресурсів та розрахунків тих чи інших параметрів за ними. Це можуть бути:

- облік номенклатури продукції що виробляється, послуг, розрахунків їх собівартості;

- реєстрація клієнтів і розрахунок вартості заказів, які для них виконуються та ін.

Система дозволяє проводити розрахунки з конкретною періодичністю, від одного дня до року. Програма має однокористувацьку і мережеву версії.

Контекстний пошук документів у базі даних інформаційно-пошукових систем (ІПС)

У інформаційно-пошукову систему (IПС) "Законодавство” вбудовано можливості організації миттєвого контекстного пошуку. Для цього потрібно мати програму для поновлення версії не нижче 1.2.3 та 32-х розрядну пошукову оболонку версії не нижче X.2.2, що завжди надходять з блоками поновлень.

Повнотекстовий індекс (індексація) може використовуватися у двох режимах - локальному та мережевому.

1) Локальний режим використання.

В разі, якщо база даних знаходиться на тому ж комп'ютері, на якому Ви працюєте, для організації роботи з повнотекстовим індексом необхідно виконати наступні дії:

- запустити програму-адміністратор;

- перейти на сторінку "Індекс" та вказати місце розташування індекса, якщо Вас не задовольняє вказане по замовчуванню (на відповідному диску повинно бути принаймні 400 Мб вільного простору);

- натиснути на кнопку "Здійснити індексування", після чого протягом 30-60 хвилин (час залежнить від потужності Вашого комп'ютера) відбудеться побудова повнотекстового індекса;

- якщо Ви бажаєте, щоб індекс поновлювався одразу ж після поновлення бази, позначте кнопку "Автоматично поновити індекс одразу ж після поновлення бази", інакше Ви зможете поновити індекс у зручний для Вас час натисненням на кнопку "Провести індексацію";

- запустити пошукову програму ІПС і у вікні "Сервіс | Параметри" на сторінці "Пошук у текстах" задати режим "Використовується індекс, що ведеться на цьому комп'ютері", а також вказати шлях до індекса (якщо він змінювався);

- після виконання всіх вищезазначених дій у вікні "Пошук" серед усіх можливих пошукових умов, що перераховані у лівій частині вікна, повинен з'явитися пункт "Слова в тексті", за допомогою якого і здійснюється миттєвий контекстний пошук.

Для використання даної можливості комп'ютер повинен мати принаймні 128 мегабайтів оперативної пам'яті. Про кількість наявної оперативної пам'яті можна дізнатися за допомогою панелі керування "Система" ("System").

2) Мережевий режим використання індекса.

У випадку, коли використовується спільна база даних, що знаходиться на виділеному сервері, то необхідно застосувати мережевий режим використання повнотекстового індекса.

Для цього потрібно на сервері запустити програму-адміністратор та побудувати індекс, як це вказано для локального режиму. Далі потрібно на сторінці "Індекс" запустити сервер повнотекстового індекса і залишити програму-адміністратор працюючою. Якщо є бажання, щоб сервер повнотекстового індексу запускався автоматично при старті програми-адміністратора, то позначається відповідна кнопка. Виконавши вищезазначені дії на сервері, потрібно у всіх клієнтських пошукових оболонках у вікні "Сервіс - Параметри" на сторінці "Пошук у текстах" вибрати режим "Використовується індекс, що ведеться на віддаленому комп'ютері" та вказати відповідну IP-адресу.

В інформаційно-пошуковій системі також:

1. Розширено можливості маскування при здійсненні різних видів пошуку, як то контекстного пошуку, пошуку за назвою, пошуку за номером тощо. Символом '*' можна замаскувати довільну послідовність символів на початку, в кінці або всередині слова.

Символом '?' здійснюється маскування одного невідомого символа. Програма сама підставлятиме маски в залежності від вибраного режиму введення пошукових слів.

Можливі режими:

a) '* X *' - здійснюватиметься пошук послідовності символів X в будь-якій частині слова;

б) ' X ' - здійснюватиметься пошук слів, що мають точне співпадання з X;

в) ' X *' - здійснюватиметься пошук слів, що починаються з послідовності X;

г) '* X ' - здійснюватиметься пошук слів, що закінчуються послідовністю X;

В разі, якщо є бажання замаскувати невідомі символи всередині слова, за яким здійснюється пошук, то можна вставити маску власноручно. Наприклад: 12*34?5.

2. Додано можливість "прокрутки" вмісту документів, списків та інших елементів системи за допомогою ролика мишки.

Задача: Сформувати засобами «1С: Бухгалтерія» документ «Авансовий звіт за кошти використані на закупку матеріалів» (дані вибрати довільно)

Підзвітними особами можуть бути тільки співробітники організації, тому передусім треба заповнити довідник Сотрудники/Співробітники.

Одержання підзвітними особами готівки з каси і повернення її до каси забезпечують документи Приходный кассовый ордер/Прибутковий касовий ордер і Расходный кассовый ордер/Видатковий касовий ордер, які відображені в журналі Касса/Каса.

Рис. 6.1 Журнал Авансовые отчеты/Авансові звіти

Проте, окрім видачі і повернення готівки, під час обліку розрахунків з підзвітними особами використовують ще й авансові звіти, якими підзвітні особи звітують за витрачені кошти. Для цього в типовій конфігурації передбачено однойменний документ, який не тільки дає змогу одержати друковану форму авансового звіту, а й автоматично формує проведення на підставі введених даних. Ці документи відображені в журналі Авансовые отчеты/Авансові звіти (рис. 6. 1).

Розглянемо документ Авансовый отчет/Авансовий звіт (рис. 6. 2) детальніше. Це багатофункційний документ, оскільки за його допомогою можна оформити як операцію розрахунків з підзвітною особою, так і операцію оприбуткування від підзвітної особи товарно-матеріальних цінностей та інших матеріальних і нематеріальних активів, придбаних за національну валюту.

Потрібно зазначити про відмінність використання документа Приходная накладная/Прибуткова накладна з увімкненою можливістю Через подотчетное лицо/Через підзвітну особу і документа Авансовый отчет/ Авансовий звіт, який реєструє оприбуткування ТМЦ. Ці документи відображають дві різні господарські операції, які оформлюють різними наборами проведень. У випадку використання прибуткової накладної, крім списання сум з підзвітної особи, відбувається часткове або повне закриття взаєморозрахунків з постачальником, а в разі використання авансового звіту - лише списання сум з підзвітної особи.

Рис. 6.2 Документ Авансовый отчет/Авансовий звіт

Заголовну частину документа Авансовый отчет/Авансовий звіт треба заповнювати в такій послідовності:

? Визначити підзвітну особу, для якої формують авансовий звіт, вибравши її з довідника Сотрудники/Співробітники;

? задати валюту авансового звіту, в якій буде наведено суми витрат підзвітної особи. Якщо документ використовують для оприбуткування ТМЦ, то валютою повинна бути гривня;

? увести курс валюти щодо гривні;

? вибрати з довідника Налоги и отчисления/Податки і відрахування ставку ПДВ для документа;

? визначити місце зберігання, куди будуть оприбутковані товарно-матеріальні цінності від підзвітної особи.

У табличній частині документа задають таку інформацію:

? дати початку і кінця (їх використовують у друкованих формах звітів про видатки на відрядження);

? рахунок, на який повинна бути зачислена поточна витрата;

? аналітику вибраного рахунка. Це повинен бути елемент довідника ТМЦ, Виды затрат/Види затрат, Инвестиции/Інвестиції - для об'єктів основних фондів, інших необігових активів;

? довідкову інформацію: за що і за яким документом зроблені видатки (використовують у друкованій формі);

? кількість оприбуткованих об'єктів (для затрат відредагувати цю графу неможливо, бо вона недосяжна); ціну без ПДВ оприбуткованої ТМЦ (ОС, МБП, НМА) (у разі затрат це поле недосяжне для редагування); суму без ПДВ поточної затрати;

? суму ПДВ (у валютному авансовому звіті це поле не заповнюють); загальну суму з ПДВ за видатком (вартість з ПДВ оприбуткованих об'єктів);

? ознаку того, проводити рядок документа чи ні (треба вибрати елемент перерахування Да/Нет/Так/Ні у графі Проводить?/Проводити?);

? ознаку зачислення поточної затрати до складу валових видатків (для зачислення затрати до валових видатків у графі Валовые расходы/ Валові видатки треба вибрати Да/Так); аналітику за валовими видатками.

Проведення документа Авансовый отчет/Авансовий звіт приведе до формування відповідного набору бухгалтерських проведень, які відображають ухвалення видатків підзвітної особи або ж оприбуткування товарно-матеріальних цінностей через підзвітну особу. Друковану форму авансового звіту одержують за допомогою кнопки Печать/Друкувати.

Зведену інформацію про розрахунки з підзвітними особами можна отримати за допомогою стандартного звіту Оборотно-сальдовая ведомость по счету/Обігово-сальдова відомість за рахунком (рис. 6. 3). У цьому разі вибирають рахунок 37. 2. 1, якщо розрахунки провадять у гривнях, і 37. 2. 2 - якщо у валюті.

Рис. 6.3 Стандартний звіт Оборотно-сальдовая ведомость по счету/Обігово-сальдова відомість за рахунком



Рис. 6.4 Інформація про розрахунки з підзвітними особами, отримана за допомогою стандартного звіту Карточка счета/Картка рахунка

Звіт Карточка счета/Картка рахунка (рис. 6. 4) дає змогу отримати детальну інформацію про всі операції з підзвітними особами за звітний період.

Список використаної літератури

1. Мещеряков Е.В., Хомоненко А.Д., Публикация баз данных в Интернете. -СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 560 с.

2. 1С: Предприятие 7.7: Конфигурация. Бухгалтерский учет для Украины: Руководство по ведению учета (описание конфигурации). -- Фирма 1С. -- М., 2000.

3. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту -- К.: А. С. К., 1998. -- 768 с.

4. Автоматизированные информационные технологии в экономике. -- М.: Компьютер; ЮНИТИ.

5. Білуха М. Т. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. -- К., 2000. -- 692 с.

6. 1С:Предприятие. Версия 7.7. Руководство пользователя. Фирма "1С". Москва. 1999.

7. 1С:Предприятие. Версия 7.7. Конфигурирование и администрирование (В 2 частях). Фирма "1С". Москва. 1999.