В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причем на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.

Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочных интервала.

Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.95, или 20 05 95, или 20 05 1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа допускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается также словесно - цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. Например: 17 января 1995 г. или 17.01.95.

Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159000 в тексте документа выглядит так; 159 тыс. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Если однозначное число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом; на одно изделие требуется три метра ткани. Многозначные числа записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, ее следует писать словами.

Список используемой литературы

1. Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства. // Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера". №8. 2006.- 22.с.

2. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. М.: ВНИИДАД, 2005.-234 с.

3. Бачило И.Л., Лопатин В.Н., Федотов М.А. Информационное право, учебник. Спб.: Юридический центр Пресс, 2007.-225 с.

4. Головач А.С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан» - Донецк: Сталкер, 2006 - 20 с.

5. Головин «Основы культуры речи», М., «Высшая школа», 2008, -299с.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства» - М,: 2008. - 125с.

7. Диденко А.Н. «Отечественное делопроизводство». - М.: 2008.-322с.

8. Дворник П.В. Делопроизводство. - СПб., 2006 -523с.

9. Корж А.В. «Юридическое документоведение.» - М.: «Курс делопроизводства», 2003. - 168 с.

10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003 -143с.

11. Ларьков Н.С. Документоведение. М.: Издательство АСТ, 2006. -c.427

12. Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М., 2005-233с.

13. Опалов «Умение обращаться с людьми», М., «ЮНИТИ», 2006, -186с.

14. Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М., 2006, -255с.

15. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. - М., 2006, -455с.

16. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006. -173 с.