Основные понятия делопроизводства

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Комплект документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

- объемом и характером компетенции учреждения;

- объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами.

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management. General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 №28-ст.

Стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех видах носителей, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления.

Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

- распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

Новый стандарт предназначен прежде всего для персонала служб ДОУ (документационного обеспечения управления); для руководителей и менеджеров всех уровней; для всех специалистов в области управления документами, информацией и технологиями. То есть аудитор вы или системный администратор, документовед или юрист - этот стандарт для вас!

Необходимо отметить, что данный стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

Стандарт конкретизирует требования к управлению документами, дает характеристику документных систем, описывает порядок проектирования и внедрения документных систем. Большое внимание в стандарте уделено процессам управления документами и контролю. Уделено внимание мониторингу и аудиту, то есть проверке качества работы документной системы в организации, исполнения пользователями своих обязательств в отношении системы. В стандарте указано, что соответствие систем установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы следует сохранять.

Последний раздел стандарта посвящен обучению: «Организация, стремящаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принять долгосрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны быть адресованы и охватывать всех работников: руководящих, штатных, временных. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями».

До конца 2007 года сотрудники ВНИИДАДа планируют подготовить рекомендации по внедрению настоящего ГОСТа. Возможно, нам предложат создать «Кодекс управляющих документами», разработанный с учетом требований международного стандарта, для организации, в которой работаете вы, уважаемый читатель.

1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ОДНА ИЗ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

«Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами… осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления» - таковы функции службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. №7418.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами. Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

- технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);

- технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование - ксерокс, а также средства оперативной полиграфии - гектографы, ротапринты, ротаторы);

- технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);

- средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить «маршрутизацию» документов внутри организации, усовершенствовать доступ к информации.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа - это обозначение наименования документа. Например, протокол - вид документа. Разновидность его - протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др. Или: акт - вид документа, его разновидность - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего это - организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и др. В целях разрешения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы.

Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим, или ОРД. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.

2 УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

3 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

- письменные (рукописные и печатные);

- технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

- фоно-, аудио-, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

- кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

- фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

- аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию о ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

- черновик (предварительная редакция документа);

- беловик (чистовик);

- подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

- копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

- отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

- выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

- автограф - документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

- документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

- документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

- некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

- именные, или личные (удостоверяющие личность);

- служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные. По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов). По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

1.4 Нормативные материалы по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая Государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст. Дата введения в действие - 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности. В стандартах, действовавших до 1990 года, по этому признаку проводились разграничения.

Впервые в ГОСТ Р 6.30-2003 сделано указание на то, что «требования стандарта являются рекомендуемыми». Под рекомендательным характером стандарта следует понимать добровольность его использования (добровольно не значит необязательно) и расширение возможностей его адаптации к условиям конкретной организации.

В 1998 году был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. №30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536 (далее - Типовая инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (организация документооборота и исполнения документов, создание поисковой системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, составление номенклатур дел, правила формирования и оформления дел, организация оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в архив), а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.