Организация системы регистрации и хранения документов

Организация системы регистрации и хранения

Ни один из аспектов личной организации не вызывает большего трепета, чем регистрация и хранение документов. Несмотря на то, что все мы не любим этим заниматься, любой из нас редко задается вопросом, почему же все-таки он это делает. Единственная причина подшивки документа в папку заключается в том, чтобы в будущем нам легче было его отыскать; а нужен он нам лишь потому, что может помочь в выполнении каких-либо аспектов нашей рабочей деятельности в будущем.

Освободитесь от слишком благоговейного отношения к регистрации и хранению документов. Мнение о том, что только забитые документами папки представляют собой настоящую систему регистрации и хранения, является ошибочным. Папки - это ресурсы, предназначенные для вашего пользования, и не более того. Лицом, которое должно получать от них пользу, должны быть именно вы, поэтому ваша задача заключается в том, чтобы сделать все возможное, чтобы они работали на вас.

По наблюдениям экспертов приблизительно к 85% всех материалов, хранящихся в средней по объему картотеке, после регистрации больше никто и никогда не притрагивается. Это значит, что в будущем только один из пяти старательно подшитых и зарегистрированных документов будет востребован. Кроме того, по всей вероятности, этот действительно необходимый документ будет очень не просто отыскать. Ведь тот факт, что процентное соотношение нужных и ненужных документов расценивается как 15 к 85, может значительно затруднить ваши поиски.

Вам никогда с должной степенью уверенности не удастся предсказать, какой документ в будущем вам понадобится, а какой нет. Некоторые материалы сдаются на хранение по принципу «на всякий случай», другие действительно могут понадобиться в будущем, но вы, со своей стороны, все же можете значительно сократить эту утомительную работу и тем самым в будущем облегчить поиски нужных документов, если при получении материалов чаще будете пользоваться операцией «отправка в мусорную корзину». Задача операции регистрации и хранения документов заключается отнюдь не в том, чтобы освободить ваш рабочий стол, а в том, чтобы разумно справиться со страхом, возникающим, когда вы боитесь отправить тот или иной документ в мусорную корзину только потому, что не знаете, что с ним делать дальше. В картотеку должны отправляться только те документы, которые вы не сможете в дальнейшем свободно получить из других источников, и документы, которые вполне могут вам понадобиться и в будущем.

Если вы сможете отойти от осторожной тактики в деле регистрации и хранения документов, основной лозунг которой гласит, что лучше сохранить документ на всякий случай, чем отправить его в мусорную корзину, то, возможно, вам и удастся создать поистине четкую и стройную систему регистрации и хранения документов. Оценивая документ с точки зрения необходимости его регистрации и хранения, постарайтесь сразу же ответить на вопрос о том, какую пользу вы могли бы извлечь из него в будущем. Если убедительного ответа на такой вопрос вы не находите, то смело отправляйте его в мусорную корзину.

Кроме вопроса осторожной тактики, в деле регистрации и хранения документов существуют и ряд других проблем. Проверьте, какие проблемы непосредственно относятся к вам:

· неправильное размещение информации?

· отсутствие структуры системы регистрации и хранения документов?

· несоблюдение структуры системы регистрации и хранения документов?

· недостаточно продуманная система группировки документов для их последующего поиска?

· отсутствие системы удаления устаревших документов?

· создание дублирующих друг друга папок по причине отсутствия четкого представления о документах, уже имеющихся в наличии?

· регистрация и хранение документов, к которым можно получить свободный доступ из других источников?

· создание внутри системы слишком сложной классификации по категориям, вплоть до того, что система становится неуправляемой?

· несоответствие оборудования хранению материалов специфических типов?

· трата времени на поиск неправильно зарегистрированных файлов?

· нерешительность в вопросе выбора места хранения документов?

· отсутствие папок, позаимствованных неизвестными лицами?

Правильно размещайте информацию

Выбор способов размещения и хранения информации должен осуществляться с учетом частоты обращения к папкам с документами.

Текущие проекты и виды деятельности

К этой категории относятся папки, к которым вы можете обращаться по нескольку раз на дню, поэтому их следует хранить или в картотечных ящиках вашего стола, или в картотеке на колесиках, которая должна располагаться в непосредственной близости от вашего рабочего стола. К этой же категории относятся папки с документами по индивидуальным проектам или заданиям, находящимся в процессе выполнения. Возможно, целесообразно будет промаркировать эти папки следующим образом: для ответа, для прочтения, для подготовки к совещаниям. Это поможет вам побороть склонность к захламлению вашей папки входящих документов и избежать возникновения кип бумажных документов на вашем рабочем столе. Если вы выберете такой подход, вам следует быть осторожными, чтобы эти папки не превратились в места скопления мусора. Особенно это относится к папкам, помеченным «для прочтения». Недостаток папок общего назначения заключается в их структуре, из-за чего можно пропустить важную информацию о сроках выполнения той или иной задачи. Например, предварительное чтение для подготовки к совещанию или письмо, на которое нужно ответить к определенной дате. Для преодоления этой проблемы пользуйтесь папками с многочисленными отделениями, выполненными в виде гармошки, с системой напоминаний (см. гл. 4).

Основные справочные файлы

Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если их действительно стоит там хранить. Простая отсылка в главную картотеку всех документов по текущему проекту после его завершения является ошибкой. Ведь папка, относящаяся к этому проекту, за время его выполнения могла обрасти другими вспомогательными рабочими материалами, которые уже не имеют какого-либо значения. Если вы хотите, чтобы ваша система работала четко и надежно, безжалостно избавляйтесь от мусора.

Организация вашей системы регистрации и хранения документов

Сначала определитесь относительно количества разделов, по которым вы хотите сгруппировать свои папки. Естественно, это будет зависеть от характера вашей работы, но, как правило, следующие категории присутствуют во всех системах такого рода: персонал, клиентура, проекты или администрирование. Будет целесообразно, если вы воспользуетесь цветовой кодировкой папок внутри каждого раздела с тем, чтобы облегчить себе поиск в картотеке. Особенно это удобно, если вы пользуетесь алфавитной системой регистрации и хранения документов. Алфавитный порядок обычно является самым удобным при организации хранения отдельных файлов в рамках категории или раздела.

При выборе названий отдельных папок используйте как можно более подробное описание, но при этом учитывайте вопрос управления картотекой. Следует избегать как разделения быстро заполняемых документами папок на несколько новых, так и того, чтобы у вас в системе хранились папки всего с несколькими документами. Ни то, ни другое не благоприятствует быстрому поиску нужных деловых бумаг, что, собственно, и является основной причиной организации вашей системы их регистрации и хранения. Если папки, содержащиеся в одной из папок раздела, будут слишком объемными от распирающих их документов, то пропадает весь смысл организации вашей системы, потому что это то же самое, что хранить документы в виде кип на своем столе. Не пытайтесь определиться относительно последующей ценности всех документов, проходящих через ваши руки, иначе вы окажетесь в таком положении, что некоторые папки вашей системы останутся пустыми. Однако помните, что ваша система будет с течением времени расширяться, поэтому оставьте свободное пространство между папками и разделами. Названия папок должны быть краткими и простыми, и постарайтесь избегать туманных описаний. Папки категории «разное» по своей сути являются черными дырами. Для хранения материалов выбирайте соответствующее им оборудование. Для больших по объему отчетов и периодических изданий лучше пользуйтесь папками с ячейками или прочными скоросшивателями, а не навесными папками из мягкого материала. Подумайте, стоит ли хранить журналы и другие периодические издания целиком. Если вы будете вырезать из них нужные вам материалы, то их хранение займет гораздо меньше места и их будет легче отыскать.

Регистрация и хранение документов

Если вы уже совершили все операции по обработке документов, изложенные в главе 4, значит те документы, хранение которых не имеет смысла, в вашей системе отсутствуют. Ниже я хочу привести несколько дополнительных указаний по дальнейшему совершенствованию вашей системы регистрации и хранения документов:

· В верхней части каждого документа, предназначенного для хранения, проставьте наименование папки, в которую вы хотите его отправить. Эта операция поможет вам избежать повторного чтения документа и определения целевой папки, когда вы действительно займетесь его отправкой на хранение.

· Если вы испытываете затруднение относительно того, куда отправить документ, постарайтесь определить ту тему, какой он соответствует, с тем чтобы в будущем у вас не возникло проблем с его поиском.

· Всегда держите под рукой список ваших папок, это поможет вам определиться, куда отправить тот или иной документ, и удержит вас от создания новых папок, тематика которых будет перекликаться с тематикой уже имеющихся.

· Не следует регистрировать и принимать на хранение распечатки документов, уже имеющихся на хранении в компьютере. Организуйте удобную структуру директорий для ваших компьютерных файлов с надежной системой резервного копирования. Такие документы легче искать и проще вносить в них изменения. Кроме того, это занимает гораздо меньше свободного пространства.

· Не следует регистрировать и принимать на хранение материалы, доступ к которым вы можете свободно получить из других источников, таких как: исполнитель документа, центральный архив или справочные ресурсы Интернета.

· Выработайте в себе устойчивую привычку относительно регистрации и хранения документов. Регулярное выполнение мероприятий по регистрации и хранению документов приведет к выигрышу во времени, так что вам никогда не придется иметь дело с огромным объемом документации, подлежащей регистрации и обработке. По возможности старайтесь осуществлять регистрацию и обработку документов ежедневно.

· Если вас так и подмывает отправить в мусорную корзину документ, который вы даже не удосужились пробежать глазами, спросите себя, а стоит ли это делать.

· Если в вашем офисе существует проблема, связанная с бесследным исчезновением некоторых папок, вам следует завести простую, но эффективную систему контроля их выдачи. Рядом с вашей картотекой повесьте конверт с готовыми формата А4 бланками выдачи документов. В бланке должны быть следующие три графы: имя, должность, дата. Любое лицо, обращающееся к вам за той или иной папкой, должно заполнить этот бланк и поместить его на освободившееся от папки место.

Если вашу систему регистрации и хранения документов ведет кто-либо другой, вы испытываете непреодолимое желание свалить целиком и полностью всю эту скучную работу на него. Однако помните, что информация, содержащаяся в картотеке, принадлежит вам, поэтому стоит хотя бы ознакомиться со структурой этой системы, с тем чтобы, когда вы маркируете документ, знать, что отправите его в конкретную папку, а не в какую-то черную дыру. Данный процесс мысленного распределения документов поможет вам в случае необходимости их найти.

Сортировка папок и удаление из них ненужных документов

Если вы не будете регулярно уделять должного внимания системе регистрации и хранения документов, то быстро можете утерять контроль над папками, содержащимися в ней. Срок хранения материалов в огромной степени зависит от характера содержащейся в них информации. Некоторые документы устаревают в течение нескольких недель, другие не теряют своей актуальности годами. Процесс изъятия тех материалов, которые должны быть отправлены в мусорную корзину или на хранение в архив, может быть очень обескураживающим. Если, работая с папкой, вы замечаете, что в ней содержится устаревший материал, изымите его, но при этом постарайтесь не отрываться от вашей текущей задачи для того, чтобы заняться длительным процессом пересортировки документов.

Постарайтесь спланировать время для ревизии своей системы. Здесь существуют два пути, а именно: путь «большого скачка» и путь внесения незначительных, но частых изменений. Первый из них подразумевает проведение тщательной ревизии системы, скажем, раз в три месяца. Второй - пересортировку нескольких папок в конце каждого рабочего дня. Оба пути имеют свои недостатки. Если вы перегружены работой, а кто сейчас не перегружен, то «большой скачок» может постоянно откладываться на неопределенное время, пока в системе на самом деле не возникнет серьезная проблема. Недостаток второго способа заключается лишь в том, что на выработку привычки по проведению таких мероприятий у вас уйдет значительное количество времени.

Как бы то ни было, в любом случае вы должны быть безжалостны по отношению к мусору, но при этом не давать себе увязнуть в трясине внезапно возникающих побочных задач. Если в процессе работы вы обнаружите, что некоторые материалы были неправильно размещены или одну папку следует объединить с другой, отправьте эти материалы туда, куда они должны быть отправлены, но воздержитесь от искушения сразу приняться за пересортировку соответствующей папки, если эта папка еще не проходила обработку. Всему свое время.

Создание электронной картотеки бумажных документов

В организациях все большее распространение завоевывает совместное использование картотек, созданных в бумажном и электронном виде. Преимущества такой системы заключаются в том, что она экономит время и пространство по сравнению с традиционной системой регистрации и хранения документов, а также в значительной степени облегчает их поиск.

Обсуждение вопроса систем хранения документов в масштабах компании выходит за рамки данной книги, но, хочу сказать, что в настоящее время такие системы недороги, а методы их использования просты. Вы можете использовать их в стандартных персональных компьютерах для работы с маломасштабной персональной системой регистрации и хранения данных. Кроме компьютера, вы должны иметь соответствующее программное обеспечение и два элемента аппаратных средств: средство ввода документов в память компьютера (сканер) и устройство хранения большого объема информации, такое, например, как пишущий дисковод компакт-дисков. Такие устройства в настоящее время недороги и продаются, зачастую, вместе с бесплатным комплектом программного обеспечения, позволяющим создать систему регистрации и хранения данных. На компакт-диске вы можете хранить большие объемы информации, а с помощью пишущей аппаратуры записывать, стирать и переписывать ее по многу раз почти таким же образом, как вы делаете это с обыкновенной дискетой (рис. 7. 1).

Некоторые виды программного обеспечения позволяют вам хранить все виды электронных файлов вместе - файлы отсканированных документов, файлы, выполненные в текстовых редакторах и в виде электронных таблиц, документы электронной почты или документы, загруженные из Интернета. С помощью тематической категории, ключевых слов или даты создания отыскать их можно в мгновение ока. Однако следует помнить, что регистрация бумажных документов в традиционной системе еще не потеряла своего значения. Поэтому вам не следует использовать электронную систему регистрации и хранения данных как предлог, чтобы оставить традиционную систему для выбора, что должно регистрироваться, а что отправляться в мусорную корзину. Не сканируйте тех документов, которые были исполнены на вашем собственном компьютере. Отсканированные документы сохраняются в файлах в сжатом виде; для хранения таких файлов требуется гораздо больше места, чем для файлов такой же длины, выполненных в текстовом редакторе. Если вы будете таким образом загружать бумажные копии документов, первоначально выполненных в одном из текстовых редакторов, на свой компьютер, то при их последующей записи на компакт-диск вы обнаружите, что диск заполняется в полном объеме быстрее, чем вы бы того хотели.

Организация компьютерных файлов

Основные компьютеры организации ваших компьютерных файлов мало чем отличаются от организации системы регистрации и хранения бумажных документов. Вам надо добиться простого и логичного объединения файлов по тематическим группам, что обеспечит минимальные затраты времени на их последующие поиски. Что правда, то правда, средства поиска на вашем компьютере значительно уменьшат вероятность того, что тот или иной файл затеряется среди себе подобных, что не редкость при работе с системой регистрации и хранения бумажных документов, но вам не следует надеяться только на поисковые способности компьютера. Логичная организация папок и подпапок, а также имен файлов позволит вам быстро обращаться к требуемым документам:

1. Решите для себя, какая папка будет для вас папкой первого уровня. Я предпочитаю создавать новую папку на новый рабочий год. Это позволяет легко осуществлять архивирования и предотвращает потерю контроля над подпапками, содержащими стандартные документы.

2. Внутри своей основной папки задайте имена тематическим подпапкам для создаваемых вами стандартных документов. В зависимости от характера вашей работы такие папки могут носить следующие названия: письма, протоколы, служебные записки, отчеты и т.д. Создайте также подпапки для основных проектов, по которым предполагается вести различную документацию, включая электронные таблицы. В моей папке за 1999 г. есть подпапка для настоящей книги.

3. С помощью вашей прикладной программы задайте компьютеру параметры на размещение вашей документации. При щелчке мышкой по команде «Открыть» или «Сохранить» вы хотите задать компьютеру задачу, найти вашу папку первого уровня хранения (например 1999), но возможно, что ваш компьютер не настроен на выполнение именно такой операции и вы захотите изменить существующие параметры. Такие изменения можно осуществить с помощью закладки «Параметры» пункта меню «Сервис». Если, например, вы пользуетесь «Microsoft Word», вы должны соблюдать следующую последовательность: сначала вы идете в пункт меню «Сервис», затем в закладку «Параметры», после этого выбираете закладку «Размещение файлов» и изменяете существующее расположение файлов для ваших документов.

Выбор имен файлов

Здесь я снова хочу коснуться темы простоты и доступности. Вы должны присваивать своим файлам такие имена, которые что-то для вас значат, чтобы облегчить их (файлов) последующий поиск. Никто не хочет терять время и досадовать на то, что, когда открываешь какой-то файл, тот оказывается совсем не тем, что ты искал. Если ваша программа автоматически предлагает вам присвоить файлу имя, содержащееся в строчке заголовка оформляемого вами документа, вы можете с этим согласиться, но будьте осторожны, когда вы набираете целый ряд документов с одними и теми же заголовками. Такие документы, как письма, протоколы, служебные записки, лучше всего сохранять, присваивая им имена и даты исполнения (Блоггс 15 - 12 или Безопасность 30 - б), с тем чтобы другие документы, относящиеся к тому же лицу или совещанию, можно было с легкостью идентифицировать. Операционные системы вплоть до «Windows 95» имели следующий недостаток: при сохранении файлов вы не могли присвоить им имя, превышающее 8 символов. Если вы только недавно перешли на другую систему, то у вас могла сохраниться привычка сокращать имена, присваиваемые файлам, чего при работе с современными операционными системами делать не требуется.

Резервное копирование

Когда вы имеете дело с компьютерной информацией, в отличие от информации на бумажных носителях, вам не надо слишком тщательно заботиться о ее сохранении или удалении. Однако при этом не следует забывать о ее резервном копировании. Мало что может сравниться с тем стрессом при работе в офисе, который возникает в результате потери всей кропотливо наработанной в течение многих дней, недель и даже месяцев информации без всякой надежды на ее восстановление И все же, несмотря на то, что процесс резервного копирования не представляет никаких особых сложностей, просто поразительно, как много компетентных пользователей компьютеров страдает от того, что им не удается с достаточной регулярностью выполнять эту операцию.

Что обычно должно подвергаться резервному копированию?

Вряд ли вам взбредет в голову копировать все, что находится в вашей системе. Если на компьютере произойдет аварийный отказ, служебные программы можно переустановить. В основном резервное копирование должно осуществляться в интересах сохранения созданных вами файлов, а они, как правило, много места не занимают. Определитесь в отношении размещения ваших ключевых массивов данных - документов Word, файлов электронных таблиц, файлов баз данных, файлов ПИС и т.д. Чтобы успешно осуществить процесс резервного копирования важных для вас файлов и папок в процессе одной простейшей операции, а не выбирать их по одному, следует воспользоваться программой резервного копирования Windows или каким-либо другим программным обеспечением, выполняющим подобные функции.

Куда осуществлять резервное копирование

В настоящее время существует множество носителей, которые с успехом можно использовать для осуществления резервного копирования. Возьмите, например, гибкие дискеты, это, конечно, старая технология, но и они до сих пор применяются, когда дело касается сохранения небольших по объему файлов. Другие устройства, рассчитанные на хранение информации больших объемов, такие как зип-дисководы или дисководы компакт-дисков, в настоящее время недороги, а их использование не может вызвать никаких затруднений даже у начинающих пользователей. Если вы работаете в сети, то вполне возможно, что на вашем сетевом дисковом накопителе имеется средство резервного копирования. Основное условие правильного понимания данного процесса заключается в том, что вы не должны хранить копии своих файлов на одном жестком диске с их оригиналами, а если существует хоть малейшая опасность воровства, вы обязаны хранить резервные копии всей своей информации подальше от своего компьютера. Оптимальное размещение резервных копий в настоящее время предлагают некоторые сайты Интернета. За небольшую плату они снабдят вас удаленным местом для хранения вашей информации, доступ к этому месту осуществляется, естественно, через Интернет при помощи пароля. Теоретически, если вы не забудете пароль, ваша информация будет находиться в полной безопасности. Она будет защищена от всех стихийных бедствий, а также от воровства и аварийных отказов компьютера.

Заключение

Для эффективного хранения информации требуется следующее:

· ясность в отношении того, что стоит хранить, а что нет;

· простая, логичная структура подлежащего хранению материала, которая должна соблюдаться постоянно;

· выбор функциональных названий для папок и заголовков для подпапок;

· проведение сортировки папок и удаление устаревших материалов;

· частое и надежное резервное копирование электронных видов информации.