Учет денежных средств

Для учета движения денежных средств на регистрационных счетах, открытых в органах Государственного казначейства Украины, используется счет 32 «Счета в казначействе».

К счету 32 «Счета в казначействе» открываются следующие субсчета.

321 «Регистрационные счета» учитывается движение денежных средств, выделенных распорядителю денежных средств для содержания учреждения и на централизованные мероприятия.

322 «Лицевые счета» учитывается денежных средств, выделенные из бюджета главному распорядителю денежных средств или распорядителю средств второй степени для дальнейшего их распределения и перечисления на регистрационные счета.

323 «Специальные регистрационные счета для учета средств, полученных как плата за услуги» учитываются средства, поступившие на имя учреждения как плата за услуги, предоставляемые бюджетными учреждениями в соответствии с функциональными полномочиями; средства, получаемые бюджетными учреждениями от хозяйственной и / или производственной деятельности; плата за аренду имущества бюджетных учреждений; средства, получаемые бюджетными учреждениями от реализации имущества.

324 «Специальные регистрационные счета для учета средств, полученных по другим источникам собственных поступлений» учитываются средства, поступившие на имя учреждения для выполнения отдельных поручений, а также гранты, дары, благотворительные взносы, инвестиции, которые в соответствии с действующим законодательством получают бюджетные учреждения.

325 «Специальные регистрационные счета для учета депозитных сумм» учитываются движение депозитных денежных средств бюджетных учреждений, поступивших во временное распоряжение и с наступлением соответствующих условий, подлежащих возврату или перечислению по назначению.

326 «Специальные регистрационные счета для учета других поступлений специального фонда» учитываются средства учреждений, относящиеся к другим поступлениям специального фонда бюджета.

Субсчета 321 - 326, 328 «Прочие счета в казначействе» используются распорядителями денежных средств, переведенными на обслуживание в органы Государственного казначейства Украины.

По дебету субсчетов счета 32 отражается зачисление денежных средств на регистрационные счета, а по кредиту - их списание.

Таблица 1.3. Корреспонденция по счету 32 «Счета в казначействе».

№ п/п	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
1	2	3	4
1	Получение ассигнований из общего фонда:
	учреждениями, которые содержатся за счет средств государственного бюджета	321	701
	учреждениями, которые содержатся за счет средств местного бюджета	321	702
2	Получение ассигнований из специального фонда (кроме собственных поступлений)	326	713
3	Перевод средств распорядителям более низкого уровня	701,702,713	321,322,326
4	Списание со счетов остатков средств, выделенных ассигнований, не потраченных в текущем году	701,702,713	321,322,326
5	Поступление на текущие счета учреждения сумм, которые относятся к плате за предоставленные услуги, аренду и реализацию имущества в соответствии	323	364,675
	с действующим законодательством Украины
6	Получение спонсорских, благотворительных взносов и другой гуманитарной помощи (в том числе поступление в натуральной форме)	324	712
7	Расходование спонсорских и благотворительных взносов	364,675	324
8	Перечисление части полученных доходов в соответствии с действующим законодательством Украины учреждению более низкого уровня	711,712	323,324
9	Перечисление сумм поставщикам согласно предъявленным счетам за материальные ценности и предоставленные услуги, за электрическую энергию и коммунальные услуги, за заказ транспорта на доставку материалов и продуктов питания и т. п.:
	в порядке плановых платежей	361	321,323,324, 326
	путем предварительной оплаты	364	321,323,324, 326
	после поступления материальных ценностей, получения услуг	675	321,323,324, 326
10	Перечисление в Государственный бюджет Украины налогов и других платежей в соответствии с действующим законодательством Украины	641,642	321,323
11	Перечисление средств учреждению-закупщику за материальные ценности по операциям централизованного снабжения, которые проводятся за счет собственных поступлений специального фонда сметы, когда учреждение-закупщик является бюджетным учреждением	684	323,324
12	Перечислены средства для проведения операций по централизованным закупкам материальных ценностей по собственным поступлениям	364,675	323,324
	учреждением-заказчиком учреждению-закупщику, когда последнее является хозрасчетным учреждением
13	Оприходованы бланки строгой отчетности (аккредитивы, чековые книжки, талоны на бензин, мазут, питание, путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, сообщения на почтовые переводы, таможенные марки, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и т. п.). Стоимость бланков (без НДС)	331	321,323
	Одновременно производится запись на забалансовом счете 08	08	-
14	Получение в кассу наличности с текущих счетов по приходным кассовым ордерам	301,302	321,323,324, 326
15	Поступление сумм на текущие счета учреждения на погашение недостачи, нанесенных убытков и т. п.	321,323	363
16	Поступление средств за питание работников по месту работы, содержание детей в детских дошкольных заведениях	323	301,364,674
17	Зачисление на текущие счета средств, которые поступили в кассу учреждения	323,324	301
18	Зачисление платы за телефонные переговоры и других средств, которые в соответствии с действующим законодательством Украины относятся на возмещение кассовых расходов	321,323	301,364
19	Зачисление средств на депозитный счет	325	672
20	Возврат средств с депозитного счета	672	325
21	Поступления на текущий счет учреждения средств, полученных от реализации необоротных активов (кроме зданий и сооружений) и других материальных ценностей (в том числе списанных), за сданные в виде утиля и отходов черные, цветные металлы,	323	364,675
	драгоценные металлы (в том числе отходы от использования фотоматериалов и кинопленки), драгоценные камни в размерах, которые в соответствии с законодательством Украины относятся в распоряжении учреждения
22	Перечисление с текущих счетов по поручению работников: сумм заработной платы, стипендий, удержаний из заработной платы за товары, проданные в кредит; в учреждения банков на вклады; по договорам добровольного страхования; профсоюзным организациям членских профсоюзных взносов и др.	661,662,663,664, 665,666,667,668	321,323,324, 326
23	Возврат на счета учреждения сумм неполученных средств заработной платы, стипендии, алиментов и т. п.	321,323,324,326	661,662,668
24	Перечисление сумм взносов по расчетам по страхованию	651,652,653,654	321,323,324, 326

Для учета операций по движению денежных средств на регистрационных (лицевых) счетах открытых в органах Государственного казначейства Украины, используется накопительная ведомость движения денежных средств общего фонда в органах Государственного казначейства Украины (учреждениях банков) ф. № 381 (мемориальный ордер №2). В тех случаях, когда на имя бюджетной организации открыто несколько регистрационных (лицевых) счетов, накопительные ведомости ведутся отдельно по каждому счету с присвоением мемориальным ордерам номеров 2-а, 2-б, 2-в, 2-г. В учреждениях, где по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, учет движения денежных средств ведется на карточках ф. № 292-а (в книге ф. № 292) по каждому регистрационному (лицевому) счету. Операции по движению средств общего фонда в иностранной валюте оформляются отдельными мемориальными ордерами по видам валют. Записи операций в мемориальном ордере № 2 осуществляются на основании ежедневных выписок из регистрационных (лицевых) счетов, открытых в органах Государственного казначейства Украины, с приложенными к ним оправдательными документами по каждой сумме (платежные поручения и т. п.). Типовая форма мемориального ордера № 2. Бюджетные учреждения для учета сумм полученного финансирования ведут карточку аналитического учета полученных ассигнований. Форма карточки приведена в Порядке составления карточек и книг аналитического учета бюджетных учреждений, утвержденном приказом Государственного казначейства Украины от 06. 10. 2000 г. № 100. Карточка открывается на год. Заполнение карточки начинается с того, что по строке «Утверждено сметой на год» указывается размер бюджетных ассигнований, утвержденных сметой бюджетной организации в разрезе кодов экономической классификации расходов. Если в течение года размер бюджетных ассигнований корректировался, то в карточке отдельной строкой указываются такие изменения. Заполнение раздела карточки «Поступило ассигнований» производится на основании выписок банка (органа Государственного казначейства) в разрезе кодов экономической классификации расходов. В карточке также ведется учет сумм отозванных ассигнований, которые записываются со знаком «минус» или пастой шариковой ручки красного цвета. В карточке подписывается общая сумма полученных ассигнований за месяц (за вычетом сумм отозванных ассигнований) и с начала года, а также определяется остаток годовых бюджетных назначений.

РАЗДЕЛ II. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ ПО УЧЕТУ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

2.1 Описание прикладного программного обеспечения, используемого на предприятии

Сегодня применение компьютера для бухгалтерского учета стало необходимостью, т.к. бухгалтер должен не только точно вести учет внутри предприятия, но и своевременно предоставлять всевозможные виды отчетности (причем безошибочной) в различные инстанции для оценки финансовой деятельности предприятия со стороны государства. А создавать отчет, будучи ежедневно загруженным большим объемом повседневной работы, очень сложно, поскольку на обработку огромного количества документов и выполнение арифметических расчетов уходит много времени и сил. Кроме того, существуют различные внеплановые проверки, когда могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Также без компьютера очень проблематично отыскивать различные неточности и производить многочисленные пересчеты в случае ошибок. При этом бухгалтер должен регулярно отслеживать изменения законов и постановлений, регламентирующих ведение бухгалтерского учета, и при необходимости оперативно вносить соответствующие коррективы. Например, при вступлении в силу какого-либо законодательного акта не составит труда скорректировать отчетность или расчеты с помощью компьютера.

Организация в основном применяет ведение бухгалтерского учета в оболочке DOS (дисковая операционная система) но в данное время уже осваивается новый программный продукт 1С: Бюджет.

Ведение бухгалтерского учета в DOSе уже не является актуальным, так как сейчас постоянно меняются законы, нормы налогообложения и правила оплаты труда, и в данную программу все приходится вводить вручную. В отличие от нее 1С: Бюджет сопровождается постоянными обновлениями, что исключает ручное введение изменений.

В свою очередь, администрация получает широкий набор средств оценки и контроля деятельности предприятия, может более регулярно получать различные отчеты и проводить сверки.

Все это обуславливает широкое внедрение систем автоматизации бухгалтерского учета.

Сегодня у бухгалтера существует большой выбор программ по автоматизации учета. Все эти программные средства имеют различное назначение и технические решения. Часть из них предназначены для решения лишь локальных задач, другие позволяют осуществлять полнофункциональный учет.

Некоторые программы допускают выбор компонентов информационных технологий - архитектуры сети, инструментальных средств проектирования и т.п., другие же содержат технические и программные решения, не подлежащие модификации.

Большинство современных систем автоматизации бухгалтерского учета работает под управлением Windows, предназначено для эксплуатации в сети и полностью совместимо с другими программными продуктами фирмы-разработчика.

Система программ 1С: Бюджет предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. Она также позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы.

Система программ 1С: Бюджет фирмы «1С» включает в себя платформу и прикладные решения, созданные на ее основе. Пользователь использует непосредственно прикладные решения, разработанные на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Система программ 1С: Бюджет может применяться в самых разнообразных областях:

· автоматизация деятельности производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания;

· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов, регламентированной отчетности;

· управленческий учет и построение аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

· расчет зарплаты и управление персоналом и другие области применения.

Прикладные решения предназначены для автоматизации типовых задач учета и управления на коммерческих предприятиях и в бюджетных организациях.

Система содержит следующие блоки:

· 1С: Бюджет 7.7;

· Зарплата и управление персоналом;

· Управление производственным предприятием.

Программа 1С: Бюджет предназначена для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях. Представляет собой компоненту Бухгалтерский учет с установленной типовой конфигурацией (одной или несколькими), но может также использоваться с друими (индивидуальными) конфигурациями.

1С: Бюджет позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:

· операции по банку и кассе;

· основные средства и нематериальные активы;

· материалы, товары и услуги;

· учет производства продукции;

· учет валютных операций;

· взаиморасчеты с организациями;

· расчеты с подотчетными лицами;

· расчеты по зарплате и др.

Кроме того, имеется возможность использовать несколько планов счетов одновременно, вести многомерный и многоуровневый аналитический учет, многовалютный учет по неограниченному числу валют, вести учет для нескольких предприятий одновременно.

Проводки могут как вводиться вручную, так и формироваться автоматически на основании введенной первичной информации либо программных расчетов.

1С: Бюджет позволяет автоматизировать подготовку и обработку любых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов на оплату и счетов-фактур, накладных, доверенностей и прочие.

В программу включен набор стандартных отчетов:

· оборотно-сальдовая ведомость, в том числе по счету в разрезе объектов аналитического учета;

· шахматная ведомость;

· главная книга;

· журнал-ордер и ведомость по счету;

· анализ счета - за период и по датам;

· карточка счета;

· карточка операций по объекту аналитики и др.

1С: Бюджет также включает набор форм бухгалтерской и налоговой отчетности. Эти формы ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно распространяются среди зарегистрированных пользователей.

1С: Бюджет может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Разнообразные возможности этой системы позволяют использовать ее как средство полной автоматизации учетов от ввода первичных документов до формирования необходимой отчетности.

Система 1С: Бюджет обладает достаточно широкими возможностями организации учета:

· учет по нескольким планам счетов;

· синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

· многомерный аналитический учет;

· многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;

· валютный учет и учет покрытия валют;

· количественный учет.

1С: Бюджет может быть использована для ведения следующих разделов бухгалтерского учета:

· учет основных средств и нематериальных активов;

· учет операций по банку и кассе;

· учет материалов и МБП;

· учет валютных операций;

· учет товаров, услуг и производства продукции;

· учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;

· учет расчетов по зароботной плате;

· учет расчетов с бюджетом;

· другие разделы учета.

Работа программы 1С: Предприятие будет рассмотрена на примере реализации 1С: Бюджет с конфигурацией базы данных Бухгалтерский учет для Украины, предназначенной для малых и средних предприятий, занимающихся производством продукции, торговой деятельностью, оказанием услуг.

В конфигурации реализована стандартная методология бухгалтерского и налогового учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Украины.

Для решения этих задач конфигурация включает:

· план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета практически для всех разделов бухгалтерского учета;

· справочник валют, используемый при ведении валютного учета;

· набор справочников для формирования первичных документов и ведения списков объектов аналитического учета;

· набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций;

· набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации;

· набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;

· специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета;

· набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.);

· специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.

Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов бухгалтерского учета:

· учет операций по расчетному счету;

· учет кассовых операций;

· учет ТМЦ на складе и в розничной торговле;

· расчеты с поставщиками и покупателями;

· расчеты с подотчетными лицами;

· учет необоротных активов;

· начисление и выплата заработной платы;

· учет валютных операций;

а также налогового учета:

· учет валовых доходов и валовых расходов;

· учет балансовой стоимости валюты;

· учет балансовой стоимости основных средств.

2.2 Документальное оформление хозяйственных операций и учету денежных средств с использованием прикладного программного обеспечения

Основным документом, регламентирующим порядок проведения безналичных расчетов, является «Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. №22».

Документ «Платежное поручение», не может быть началом цепочки взаиморасчетов. Но механизм ввода на основании в этом документе предусмотрен. Его можно ввести на основании документов «Заявление на аккредитив», «Приходная накладная», «Счет входящий», «Услуги сторонних организаций», а также другого документа «Платежное поручение». Сам документ может служить основанием для ввода другого платежного поручения. Механизм ввода на основании экономит время и силы бухгалтера и позволяет избежать многих ошибок. По возможности им следует пользоваться.

Новое платежное поручение можно ввести путем добавления строки в журнал «Банк» или командой «Документы - Банк - Платежное поручение». Есть кнопка для его создания и на панели «Документы».



Рисунок 2.1. Платежное поручение

Экранная форма документа (рисунок 2.1) содержит необходимые для оформления бланка платежного поручения реквизиты. Большинство их заполняется из справочников. Некоторые реквизиты, например «Счет» и «Заказ», используются для ускорения ввода информации в банковскую выписку. Назначение реквизитов ясно из их названий. Это текст, который будет указан в поле «Назначение платежа» платежки.

Для сокращения ввода текста можно пользоваться справочником «Назначения платежей», окно которого (рисунок 2.2) открывается при заполнении поля «Кратко».

Рисунок 2.2. Назначение платежа

Этот справочник служит только для сокращения вводимой с клавиатуры информации. Например, выбрав элемент «Оплата полученных ТМЦ» (с кодом 1), вы введете в поле «Назначение платежа» текст-заготовку, показанную на рисунке. Останется только добавить в поле недостающую информацию о номере и дате выписки счета-фактуры. Дописывать фразы «В т.ч. НДС», «Без НДС» не нужно: они будут добавлены автоматически, исходя из значения реквизита «Вид НДС». Если вы не хотите использовать справочник «Назначение платежей», поле «Кратко» можно очистить, нажав клавиши Shift + F4. Оформление платежных поручений для уплаты налогов и сборов имеет свои особенности.

Рисунок 2.3. Налоги и отчисления

Список всех налогов и отчислений, их ставки и другие реквизиты содержатся в справочнике «Налоги и отчисления». Несколько реквизитов этого справочника специально предназначены для составления платежных поручений. Нужно открыть справочник и в группе «НДС» элемент «НДС в бюджет» (рисунок 2.3).

Это специальный элемент справочника, предназначенный для выбора в проводках по перечислению налога и при составлении платежных поручений. У большинства налогов специальных элементов для выбора в платежках нет. Налог на добавленную стоимость является исключением, так как ставка этого налога зависит от вида хозяйственной операции. Открыть окно реквизитов этого элемента (рисунок 2.4) с помощью мыши или клавиш Ctrl + Enter. Ставку налога и предел, до которого эта ставка действует, для этого элемента справочника не назначают: он не предназначен для расчета суммы налога. В поле «Счет» обязательно нужно ввести номер бухгалтерского субсчета, который будет участвовать в проводках.

Рисунок 2.4. Уплата НДС в бюджет

Все получатели платежей должны быть указаны в справочнике «Контрагенты». Бюджеты различных уровней и социальные фонды - не исключение. Открыть справочник «Контрагенты», щелкнув мышью на кнопке «…» в правой части поля «Получатель» (рисунок 2.4).

Рисунок 2.5. Контрагенты

С помощью клавиши F9 введем в него группу с названием «Получатели налогов» и создадим в ней новый элемент: Финуправление в Оболонском р-не г. Киева (рисунок 2.5).

Рисунок 2.6. Получатели налогов

Теперь нужно заполнить его банковские реквизиты. Порядок их ввода такой же, как и для любого контрагента. Банк выбираем из справочника «Банки», областные управления Государственного казначейства в него включены. Окно с заполненными реквизитами показано на рисунке 2.6.

Рисунок 2.7. Платежное поручение

Если появилась возможность использовать вновь введенного получателя налога при оформлении банковских документов. Чтобы можно было выбрать не только получателя налога, но и сам налог, в окне документа нужно отметить флажком «Оплата налога/отчисления».

Вид налога вводим в одноименное поле, его получателя (финуправление) - в поле «Контрагент». Платежные поручения на перечисление налогов заполняются регулярно, поэтому «заготовку» текста назначения платежа целесообразно сохранить в справочнике.

Согласно п. 2.2 Инструкции № 22 все текстовые элементы бланков должны быть выполнены на украинском языке. Поэтому в документе «Платежное поручение» предусмотрена только одна форма бланка. Документ будет составляться на украинском языке независимо от значения константы «Формы на украинском».

Если использование копировальной (самокопировальной) бумаги невозможно, то на всех тождественных экземплярах расчетного документа в правом верхнем углу должны быть поставлены порядковые номера экземпляров (1, 2, 3 и т.п.). В «1С: Бухгалтерии» это предусмотрено. После щелчка на кнопке «Печать» откроется диалоговое окно для ввода количества экземпляров. Какое число вы укажете, столько платежек (рисунок 2.8) и будет напечатано.

Рисунок 2.8. Платежное поручение

Согласно п.1.13 Инструкции № 22 при осуществлении расчетов могут применяться аккредитивная, инкассовая, вексельная формы расчетов, а также формы расчетов по расчетным чекам и с использованием расчетных документов на бумажных носителях и в электронном виде.

С ростом объема внедрений систем «клиент-банк», а также в связи с тем, что платежи сейчас «проходят по банку» за один день, такие формы расчетов, как аккредитив и инкассо, теряют свое значение. На практике чаще всего пользуются платежными поручениями, иногда - платежными требованиями. Однако в группе «Банк» имеются и другие документы:

· платежное требование;

· платежное требование-поручение;

· заявление на аккредитив;

· инкассовое поручение.

Формы всех этих документов заполняются аналогично описанной выше форме поручений.

Банковская выписка в «1С: Бухгалтерии» является аналогом бумажной (во многих случаях - и электронной) выписки банка. Это единственный документ из группы «Банк», предназначенный для формирования проводок по счетам бухгалтерского и налогового учета. Как и приходный и расходный кассовые ордера, «Банковская выписка» способна определить и зарегистрировать валовые доходы / расходы по первому событию, налоговые обязательства и налоговый кредит по НДС. Но, как и все денежные документы, банковская выписка не может выступать в роли заказа (начала цепочки взаиморасчетов). Новый документ можно ввести командой «Документы - Банк - Банковская выписка» или путем добавления строки в журнал «Банк». Документ допускает ввод на основании другой банковской выписки. Использовать этот режим нет смысла: в новый документ не переносятся значения реквизитов старого документа. Вводить часто повторяющиеся выписки лучше копированием, с помощью кнопки

«Копировать» на панели инструментов журнала «Банк» или клавиши F9.

Рисунок 2.9. Банковская выписка

В шапке экранной формы документа (рисунок 2.9) имеется всего одно поле, которое заполняют вручную: «Расчетный счет». Поле «Бухгалтерский счет» заполняется автоматически, по реквизитам справочника «Счета нашей фирмы».

Табличная часть у этого документа очень широкая, последняя ее колонка на рисунке 2.9 не поместилась. Ниже перечислены состав и назначение полей табличной части:

1. Поле «N» заполняется автоматически при вводе в таблицу новой строки.

2. В поле «+/-» указывают характер операции: приход денег на счет (дебет, «+») или расход (кредит, «-»). В «бумажной» выписке банка приход денег на счет клиента показывают по кредиту, расход - по дебету банковского счета, т.е. выписка составляется «с точки зрения банка».

3. Поле «№ ПП» предназначено для ввода номера платежного поручения, заполнять его не обязательно.

4. В колонке «Счет» указывают номер бухгалтерского счета, корреспондирующего с субсчетом 311 (312).

5. Поле «Вид НДС» служит для выбора режима обложения НДС.

6. Поле «Вид прихода / расхода денег» применяется СПД на едином налоге. Это поле заполняют выбором из перечислений «Виды прихода денег» и «Виды расхода денег». СПД на обычной системе налогообложения могут этот реквизит не заполнять.

7. Поля «Субконто» и «Заказ» в общем случае заполняются аналитическими признаками счета, указанного в поле «Счет». Если строка регистрирует расчеты с контрагентом, в этих полях будет указан контрагент и заказ. При регистрации перевода денег с одного банковского счета на другой в поле «Субконто» будет указан счет (элемент справочника «Наши денежные счета»), а поле «Заказ» останется незаполненным, и т.д.

8. Поле «Сумма +» служит для ввода суммы с НДС, величина этого налога отображается в поле «НДС». Однако перед заполнением этих полей общая сумма по строке выписки вводится в поле «Сумма платежа». Это поле досталось в наследство от так и не введенных спецсчетов по НДС. Предполагалось, что при регистрации движения средств между «обычным» и специальным счетами предприятия будут заполняться поля «Сумма платежа» и «НДС», а поле «Сумма» останется незаполненным.

9. В поле «Д / Р» указывают, относится ли платеж к валовым доходам, расходам или не учитывается в их составе. Если это поле установить в состояние «+» (т.е. доход) или «-» (расход), нужно заполнить следующее поле «Субконто Д/Р» выбором из справочника «Валовые доходы / расходы». Сумма валовых доходов / расходов программа рассчитывает самостоятельно.

10. После «Обязательное зачисление НДС» также предназначено для учета этого налога на специальном счете. В этом поле нужно было указывать субсчет бухгалтерского счета 319 «Ожидаемые платежи по спец. счету НДС».

11. Если поле «Указ. отгрузки?» (т. е. «Указать отгрузку») установить в значение «Да», станут доступными поля «Сумма отгр.» и «НДС отгр.» для ручной корректировки суммы первого события. По умолчанию поле устанавливается в значение «Нет», и банковская выписка рассчитывает сумму первого события автоматически.

12. Поле «Операционная курсовая разница» позволяет отнести курсовую разницу к операционной или неоперационной.

13. В поле «Содержание» переносится текст «Назначение платежа» из платежных поручений идругих банковских документов.

Автоматизация заполнения выписки.

Табличную часть банковской выписки можно автоматически заполнять двумя способами. Первый способ - подбор по заказам (рисунок 2.10).

Рисунок 2.10. Отбор заказов по контрагенту

Окно журнала «Подбор заказов» открывается кнопкой, расположенной в нижней части экранной формы документа (рисунок 2.9). Если в настройках параметров системы на закладке «Журнал» отмечен пункт «При открытии журнала переходить в конец», вы увидите в журнале последние введенные документы. Журнал можно и отфильтровать по контрагенту. Щелкнув мышью на выбранном заказе, вы введете в табличную часть все необходимые данные, включая сумму заказа. Оплата заказа на покупку вводится со знаком «-» (расход средств) в колонке «+ / -», на продажу - со знаком «+».

Другой вариант предусматривает автоматическое заполнение таблицы по зарегистрированным в ИБ документам «Платежное поручение». После щелчка на кнопке «Заполнить по платежкам» откроется выпадающее меню, предлагающее внести в таблицу все платежки, зарегистрированные на дату документа, либо за произвольный период.

Рисунок 2.11. Выбор периода

После выбора любого варианта заполнения на экране появится диалоговое окно с вопросом «Удалить строки?». Щелкнув на кнопке «Да», вы сотрете все ранее введенные строки, кнопки «Нет» и «Отмена» завершают диалог. Поэтому, если планируется заполнять выписку и по платежкам, и другими способами (вручную, подбором по заказам), начинать нужно с заполнения по платежкам. При заполнении по платежкам за произвольный период на экране выводится окно его выбора (рисунок 2.11). Заполнение за период применяют, если некоторые платежные поручения не были исполнены банком в день выписки.

При любом варианте автозаполнения таблицы ее поля можно отредактировать: удалить лишние строки, изменить суммы и т.д.

Рисунок 2.12. Приход / расход

В окне банковской выписки можно получить информацию о состоянии банковского счета, по которому вводятся данные. Эта информация очень важна для самопроверки правильности ввода документа.

Щелчок на кнопке «?» раскрывает выпадающее меню (рисунок 2.12), из которого можно выбрать, что именно вывести:

- приход / расход по табличной части;

- остаток на начало дня;

-остаток на конец дня.

Рисунок 2.13. Остаток на конец дня

Остаток на начало дня и остаток на конец дня выводится по данным бухгалтерского учета. Пока документ не проведен, остатки на начало и конец дня будут совпадать. Для их получения документ исполняет запрос к ИБ и выводит результат его исполнения в расположенной рядом с кнопкой «?» строке (рисунок 2.13). Цифры прихода / расхода по табличной части формируются по другому принципу, без использования данных бухгалтерского учета. В строку «Приход» попадет арифметическая сумма по колонке «Сумма +» всех строк табличной части, поле «+ / -»которых установлено в значение «+». Расход по выписке строится по строкам со знаком «-» (рисунок 2.14).

Рисунок 2.14. Приход / расход

Таким образом, обороты по выписке за день можно построить и по непроведенному документу.

Рисунок 2.15. Операции

Документ «Банковская выписка» можно провести, не закрывая его окна. После щелчка мышью на кнопке «Провести» станет активной кнопка «Открыть операцию» в его заголовке. Операция документа, показанного на рисунке 2.9, приведена на рисунке 2.15. Проводкой Дт 311 - Кт 6811 (первая строка на рисунке 2.15) зарегистрировано получение предоплаты от котрагента. Поскольку это первое событие в налоговом учете, второй проводкой Дт 643 - Кт 6415 зарегистрированы налоговые обязательства по НДС и проводкой по счету ВД - валовой доход. В четвертой и пятой строках выписки содержатся проводки по уплате в бюджет НДС и налога на прибыль.

Работа документа «Банковская выписка» определяется рядом констант.

Константа «Проводки по кассе только кассовыми ордерами», установленная в значение «Да», запрещает регистрировать проводки по кассе всем документам. Банковская выписка - не исключение. Даже если вручную ввести строку, отражающую получение наличных с расчетного счета, проводка вида Дт 30 - Кт 31 сформирована не будет. Но такие строки иногда вводят и при установке константы в значение «Да», исключительно для того, чтобы сравнить обороты документа с оборотами в «бумажной» выписке банка. Установив в значение «Да» константу «Проверять ли дубли строк», вы включите режим проверки документов на наличие в их таблицах двух строк с одинаковыми контрагентами и заказами. Такой документ не будет проведен, в информационном окне появится сообщение, аналогичное показанному на рисунке 2.16.

Рисунок 2.16.

Но эта проверка не распространяется на строки, отражающие другие операции, например на строки, фиксирующие перечисление налогов.

Константа «Выделять авансы» определяет порядок учета полученных и выданных авансов на бухгалтерских субсчетах. Операция, показанная на рисунке 2. 15, сформирована при значении «Да» константы. Поэтому документ использовал проводку Дт 311 - Кт 6811 «Расчеты по авансам полученным (в национальной валюте)», а не проводку Дт 311 - Кт 361 «Расчеты с отечественными покупателями».

При обработке строк банковской выписки, влияющих на состояние взаиморасчетов с контрагентами, документ самостоятельно определяет сумму валовых доходов / расходов по первому событию. Достаточно указать только, к валовым доходам или расходам относится строка. Если установить в значение «Да» константу «Автоматическое создание налоговых накладных», то при получении предоплаты на сумму первого события будут автоматически сформированы документы «Налоговая накладная». Их будет столько же, сколько строк, порождающих валовой доход, имеется в банковской выписке. Все налоговые накладные будут видны в журнале «Книга продаж», но будут иметь статус непроведенных. В их табличной части будет только одна строка - со служебным ТМЦ «Авансовый платеж». Для учета таких налоговых накладных при построении отчета «Книга учета продажи» их обязательно нужно провести вручную.

Если же автоматическое создание налоговых накладных запрещено, их создают с использованием механизма ввода на основании. Сначала программа выведет на экран окно со списком видов документов, которые можно ввести на основании выбранного. Это окно такое же, как и во всех остальных случаях ввода на основании. А после выбора из списка документа «Налоговая накладная» будет выведено окно, образец которого показан на рисунке 2.17.

Рисунок 2.17. Налоговая накладная

В этом окне предоставлены все строки банковской выписки, регистрирующие получение аванса. Выделите нужную строку и щелкните на кнопке «ОК». Программа построит налоговую накладную и откроет в отдельном окне ее экранную форму со всеми заполненными реквизитами. Останется только провести налоговую накладную, щелкнув на кнопке «ОК». Банковская выписка, «породившая» налоговую накладную, будет указана на ее закладке «Дополнительно», в реквизите «Документ-основание».

Программа проверяет, существует ли налоговая накладная с такими же контрагентом, заказом и видом НДС, введенная на основании выбранной банковской выписки. Если накладная уже есть, будет предложено ее открыть. Эту проверку легко «обмануть», введя налоговую накладную вручную или просто очистив реквизит «Документ-основание» автоматически сформированной налоговой накладной. Для сброса значения реквизита рядом с ним расположена кнопка «Х». Однако вполне вероятно, что налоговые накладные при этом «задвоятся»: будут два раза учтены в отчете «Книга регистрации продажи» и налоговых обязательствах по НДС. Так что бухгалтер обманет не «1С: Бухгалтерию», а самого себя.

2.3 Обоснование экономической целесообразности используемого прикладного программного обеспечения

Для создания автоматизированного рабочего места бухгалтера предлагается следующая конфигурация, представленная в таблице 2.1.

Таблица 2.1

300 ?
№	Код	Наименование	Ед.	Кол-во	Сумма
1	17214	AMD Socket AM2 ATHLON 64X2 4800+	шт.	1	639,00
2	14878	Принтер Samsung ML-1520	шт.	1	610,00
3	15212	MSI K9N Ultra 2F (S.AM2, nForce 560,4*DDR2, PCI-E, SATA, RAID, AC97 8ch, GigLAN.ATX)	шт.	1	438,00
4	13810	Модуль памяти DDR II 1024 Mb, 667 MHz Kingston	шт.	2	260,00
5	14730	PCI-E: GEFORCE-PCX 8600GTS DirectX 10/256 MB DDR3(128bit) + TV XPERTVISION	шт.	1	998,00
6	10130	Жесткий диск 160.0g 7200 Serial ATA II Samsung 8Mg (NCQ)	шт.	1	298,00
7	13195	Дисковод DVD-RW/+RW LG Silver	шт.	1	172,00
8	16320	Корпус ATX Midle Tower HKC 7002S, 350W	шт.	1	248,00
9	12334	Клавиатура Sven standart	шт.	1	46,00
10	12345	Mouse A4 tech	шт.	1	26,00
11	12381	Монитор 19”TFT, LG 931BF (LS19MEDSBQ)	шт.	1	1480,00
12	12346	Программный продукт 1C Base versia	шт.	1	1000,00
Всего с НДС:	6212,00

Данная конфигурация состоит из компьютера, программного обеспечения 1С и принтера для распечатывания изготовленных документов. Такая конфигурация является целесообразной (или наиболее оптимальной), так как она является достаточно мощной для работы современных программ и относительно недорогой.

Автоматизация рабочего места бухгалтера современной программой 1С имеет много преимуществ. Среди них:

· исключение ошибок в бухгалтерском учете;

· ускорение бухгалтерской обработки данных;

· составление программой необходимых проводок и отчетов;

· экономия на Фонд оплаты труда и т.д.

Предложенная автоматизированность рабочего места бухгалтера предусматривает программное соответствие с программным обеспечением государственного казначейства, что очень важно для бюджетных организаций.

РАЗДЕЛ III. НОРМЫ И ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ КОНТОРСКОГО СЛУЖАЩЕГО

Планировка рабочего места предполагает размещение предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000мм по фронту и 300мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда, и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимно перекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500мм по фронту и 500мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925мм); удобная (от 925 до 1675мм); верхняя удобная (от 1675 до 1925мм); верхняя неудобная (от 1925мм и выше).

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий бухгалтера. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

· на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

· каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишнее движения и затраты времени. В практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

· канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и др.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

· все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

· документы, с которыми работает конторский служащий, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

· документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

· движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Организация рабочего места конторского служащего с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Большую часть рабочего времени конторский служащий работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на компьютере, чтения.

Рабочее место - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов.

Плоскость стола мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, листок с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности.

Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для персонального компьютера лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

Требования к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ:

· конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы;

· высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725мм;

· рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500мм, глубину на уровне колен - не менее 450мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650мм;

· конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления;

· рабочий стул (кресло) должен быть подъемно- поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья;

· поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений;

· клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей;

· для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держатся на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движение мыши;

· центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составляет не менее 40 - 50см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран;

· по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди;

· от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

Рабочий стол конторского служащего и стол для персонального компьютера лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т. к конторскому служащему приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

Кресло для работы конторского служащего должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит, конторскому служащему быстро переключатся, от работы с техникой к работе с документами, т. е будет отвечать практически задачам работы конторского служащего.

Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Конторский служащий должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находиться на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

· средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

· средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

· средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

· средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

· средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

· специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

В состав рабочего места конторского служащего обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у конторского служащего хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы.

Желательно оснастить рабочее место конторского служащего специальным переговорным устройством, которое позволит, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

В состав рабочего места конторского служащего должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей.

Рабочее место конторского служащего должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

· Санитарно - гигиенические, характеризующие микроклимат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;