Обеспечение сохранности документов

Содержание

• Введение
• 1. Оценка значимости документов и сроки их хранения
• 2. Основы законодательства по архивному делу
• 3. Оперативное хранение документов и подготовка их к длительному хранению
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. В настоящее время информация рассматривается, как ресурс. Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фаз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствует увеличению объёма производства и повышению его эффективности.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Актуальность данной темы состоит в том, что важной функцией делопроизводительной службы является обеспечение сохранности документов.

Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов -- создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Цель данной работы: Изучить процесс обработки документов и обеспечение сохранности информационных ресурсов. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой задачи:

1) Изучить процесс обработки документов;

2) Определить оценку значимости документов и сроки их хранения;

3) Рассмотреть механизм оперативного хранения документов, а также изучить подготовку документов к длительному хранению дел;

1. Обработка документов

Организация работы с документами предполагает создании оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их жизненному циклу, начиная с момента создания до передачи на архивное хранение или уничтожение.

В документационном обеспечении предприятия с точки зрения особенностей обработки можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие) документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. 14, с. 40

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции.

Для исходящих документов добавляется операция «Отправка документов адресату» после их регистрации. Регистрация может проводиться для всех видов групп документов, прежде всего для входящих.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и только как исключение - исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов. Обработка поступающих документов.

Прием и обработка поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или работниками канцелярии. 14, с. 40 Поступившие документы проходят следующие этапы:

1. Первичную обработку,

2. Предварительное рассмотрение и разметку,

3. Регистрацию,

4. Рассмотрение документов руководством,

5. Направление на исполнение,

6. Исполнение и контроль исполнения,

7. Подшивку документов в дела.

Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях, письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях, совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и других материалах, не подлежащих регистрации.

Передача документов на рассмотрение руководству фирмы большинства документов должна осуществляться только после регистрации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя.

Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, табель унифицированных форм документов, номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.

Исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных предприятия и традиционным массивам документов, законодательным актам, актам Президента России, правительственным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам и библиотекам для получения необходимой информации. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь. Он проставляет буква «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документа. Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется -- проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы -- регистрационную карточку или банк регистрационных данных.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация) - автор документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело. Обработка отправляемых документов. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:14, с.43

1. согласование проекта документа,

2. проверка правильности оформления проекта документа

секретарем,

3. подписание документа руководителем,

4. регистрация документа,

5. отправка документа адресату,

6. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Важнейшей процедурой в обработке всех групп документов является регистрация. Она необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько систем регистрации документов в организации:

- централизованная, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации, поэтому является наиболее эффективной,

- децентрализованная, которая предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях),

- смешанная, когда часть документов с учетом специфики предприятия регистрируется централизованно, а другая - в структурных подразделениях.

Регистрация всегда должна быть однократной. Документы целесообразно регистрировать один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, документы, имеющие гриф ограничения доступа, контракты или договоры и т.д. При регистрации каждой группе документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров.

В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы и карточки (приложение 1). Гораздо чаще, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют и включают:

ѕ индекс (номер) документа,

ѕ дата документа,

ѕ автор документа - для входящих документов,

ѕ адресат - для исходящих документов,

ѕ резолюция,

ѕ исполнитель,

ѕ подпись исполнителя,

ѕ срок исполнения, отметка об исполнении,

ѕ номер дела.

Фирма по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации документов с помощью ПЭВМ можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПЭВМ может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

2.Оценка значимости документов и сроки их хранения

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только стадии документирования, понимаемого как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях; использования, включающего учет движения документов в текущей деятельности офиса; но и хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации.

Одни документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они утрачивают свою ценность в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В других запечатлены основные вехи в истории становления и развития учебного заведения, фирмы, корпорации, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Третьи содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может что-то и списать.

Четвертые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.

Последние как памятники истории и культуры наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, т. е. по документной терминологии, постоянно.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

На основе и в развитие работ архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли. Все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Государственной архивной службе. Поэтому «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения» (1988г.) следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в последнем состав и содержание документов организации должны быть отражены с большей полнотой и конкретизацией. 11, с.133

Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно. Сначала определяется категория самого офиса, например, в «Перечне типовых документов... » все организации разделены на сдающие документы на постоянное хранение в государственные архивы и на те, документы которых на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются.

Затем в зависимости от этого устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации l-й категории в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению пор учений» укажут срок хранения «Постоянно», а организации 2-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения - «10 лет».11, с.133

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например «Планы финансирования и кредитования»:

ѕ годовые - постоянно;

ѕ квартальные - 3 года;

ѕ месячные - 1 год.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности» означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива, а только затем руководства офиса.

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов.

Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения, например 3 года, 5 лет, время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения, в приведенном случае - 5 лет.

Исчисление сроков хранения документов, законченных в текущем году, независимо от реального времени его окончания начинается с 1 января следующего года. В соответствии с многогранностью оценки документов формируется состав экспертной комиссии.

3. Основы законодательства по архивному делу

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов. Основным законом является Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации. 1

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В соответствии Главой 4 со статьей 17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 №125-ФЗ, Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

4. Оперативное хранение документов и подготовка их к длительному хранению

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя.

Для них следует выделить специальные папки с надписями «Срочно», «На исполнение», «К заседанию», «На подпись», «На отправку» и т.п. Не лишним будет указать на папках также фамилию, инициалы, телефон исполнителя. Рабочие папки, в течение дня лежащие на столе исполнителя, после окончания работы следует убирать в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией. 4, с.266

Хранение папок с документами на открытых стеллажах приветствоваться не должно. Как вариант возможно кратковременное хранение документов в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности.

Папки с неисполненными документами должны храниться таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется только в папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель», «регистратор» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым - (сверху), а с более ранней - последним (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия про пускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве без пересистематизации. Возможно хранение документов в неподшитом виде в полностью закрывающихся папках, коробках.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа, вращающихся этажерках, на перемещающихся стеллажах. Следует запрещать хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования тем сотрудникам офиса, которым они могут понадобиться. Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя или устанавливается единообразной в целом по офису в инструкции по делопроизводству.

Исполненные бумажные документы группируются в дела с целью наиболее рациональной организации их хранения, которая обеспечит быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел».

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

ѕ распределения исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

ѕ расположения и оформления документов внутри дела;

ѕ оформления обложки дела.

В организациях формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем или делопроизводственной службой или децентрализовано - всеми структурными подразделениями организации. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируются в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируют на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо так же централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за делом со стороны руководства и архива.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, других контролирующих органов (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил.

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года за исключением судебных, личных дел, документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год; документов выборных органов, которые группируются за период их созыва и др. Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве (2030 в год) за ряд лет, оформив дело как переходящее.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу.

По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

Группировка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №... ». Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивку в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что соответствует 4 см в толщину, минимального объема дел не существует. При большом числе документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома или создают новые дела, меняя принцип их систематизации.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов.

Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Часто документы располагают по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае в целом сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ -ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан и другие документы.

ь Группировка в дела отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам, личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами.

Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллеги, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «отчет за 1999 г.», составленный в 2000 г., должен включаться в дела 1999 г. 14, с.142

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены.

Отчётные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле группируются по алфавиту.

Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на компьютерных носителях данных является файл данных.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Правила архивной службы определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан.

Оформление дел также подробно регламентировано Государственной архивной службой в Основных правилах работы ведомственных архивов (1988 г.).

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

1. название организации;

2. название структурного подразделения, где сформировалось дело;

3. индекс дела;

4. число листов в деле;

5. даты первого и последнего документов; срок хранения дела;

6. шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, число листов, крайние даты, уточненные заголовок и подразделение выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения должны быть сохранены в офисе:

1. до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

2. сдачи дел на государственное хранение;

3. ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Заключение

Итак, из всего вышеперечисленного следует сделать следующие выводы:

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова. В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев. Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов. Основным законом является Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределения исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; расположения и оформления документов внутри дела;

оформления обложки дела. Группировка в дела отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ). / Российская Газета - Федеральный выпуск -№3614 от 27.10.04г.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Издательство стандартов, 2003.

4. М.И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие. 4-е изд. перераб. и доп. -М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005 -336с.

5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2001 - 271 с.

6. М.М.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. - М.: Инфра-М, 2000.

7. В.А. Кудрявцев. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2004.

8. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000.

9. Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с

10. В.Н. Марков. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

11. А.В. Пшенко. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие / под. ред. А.В. Пшенко. - 2-е изд., стер. -М.: Издательский центр «Академия», 2003 -176с.

12. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. -- М.: Инфра-М, 2006 - 272 с.

13. А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. Оформление документов. - М.: Дело,1999-232 с.

14. Л.Р.Фионова.Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. - 95с.