Моделирование информационных процессов в работе бухгалтера

ПЛАН

1. Основы предварительной подготовки предпосылки рациональной организации информационного фонда и моделирование информационных процессов

2. Практическая часть

Список литературы

1. Основы предварительной подготовки предпосылки рациональной организации информационного фонда и моделирование информационных процессов

Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, криологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны жизни общества -- от материального производства до социальной сферы. Качественно новое обслуживание информационных процессов человеческой деятельности связано с использованием современной персональной электронно-вычислительной техники, систем телекоммуникаций, созданием сетей ЭВМ. В связи с этим общество на уровне государства должно решить ряд проблем информатизации. Пути решения наиважнейших из них были определены комплексом организационных, экономических и правовых мер в Указе Президента РФ от 20 января 1994 г. "Об основах государственной политики в сфере информатизации". Рассмотрим основные положения этого документа:

Создание и использование систем массового информационного обслуживания населения в различных сферах деятельности.

Создание и развитие основных компонентов инфраструктуры информатизации.

Обеспечение компьютерной грамотности, информационной культуры населения.

Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации во всех сферах жизни общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информационному обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных категорий пользователей. Наше общество стало открытым, а потому возросла потребность в достоверных, современных, полных, представленных в доступной для пользователя форме сведений. Информация пронизывает все стороны деятельности субъектов экономики и производства, предоставляет высшему менеджменту безотказный механизм управления при условии правильной постановки задач и обоснованного выбора их технологического решения. В результате законотворческой и регулирующей деятельности государства возросли требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической информации, вырабатываемой на уровне микро- и макроэкономических объектов. Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства -главного потребителя самой разнообразной, в том числе финансово-экономической информации. Для современных микроэкономических структур обладание информацией не менее важно, так как неопределенность в окружающей среде возросла в сто крат, что приводит нередко к сбоям в деятельности фирм, предприятий, корпораций, банков. Необоснованное принятие решений на любом уровне руководства может обернуться для хозяйствующих объектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Высокая потребность в информации для целей управления и бурное развитие информационных процессов выдвинуло, на первый план создание компонентов ее инфраструктуры. Информационная инфраструктура охватывает вычислительную технику, средства коммуникации, методическое и программное обеспечение, технологии, вспомогательные виды деятельности. С целью обеспечения достаточного уровня оснащенности вычислительной техникой идет интенсивное насыщение рынка вычислительных средств персональными компьютерами зарубежного и отечественного производства, доступными по цене и в то же время отвечающими современным техническим и технологическим требованиям. Рост объемов научно-технической, политической, экономической и любой другой информации, столь нужной для эффективной работы в соответствующих областях человеческой деятельности, вызывает необходимость широкого использования информационных технологий в управлении. Соответственно возрастает, и потребность в разработках автоматизированных систем различного характера как в научно-технической, так и в экономической областях. Количественное накопление подобных разработок сопровождается качественным оформлением и дифференциацией рынка информационно-технической продукции. Наиболее очевидной предпосылкой такою развития процессов информатизации является переход от преимущественного использования электронно-вычислительных машин морально устаревших серий ЕС и СМ к персональным компьютерам и информационно-вычислительным сетям, создание современных информационных систем и сетей основывается на средствах телекоммуникаций. Телекоммуникационный сервис по передаче данных создается в настоящее время на базе локальных и глобальных сетей. Причем если локальная сеть объединяет определенное количество компьютеров и созданных на их основе автоматизированных рабочих мест в пределах одного здания или офиса, то глобальные сети обеспечивают обмен информацией между локальными сетями, доступ к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов, услуги электронной почты, телетайпа, факса и телекса.

Сегодня руководитель и исполнитель на своем рабочем месте могут практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации. Такие преобразования в организации управленческого труда стали возможны благодаря существенным качественным изменениям в его технологии. Оформление потоков информации, применение методов обработки данных, представление баз данных -- все это приняло в настоящее время совершенно новые конкретные способы реализации.

Рыночная ситуация создала условия для постоянного роста платежеспособного спроса на программно-технические продукты. Первой потребностью любой фирмы, организации, банка становится фиксирование выполнения производственно-хозяйственных операций, обработка учетных данных, составление отчетности, оформление и систематизация маркетинговой информации, что формирует спрос на технические и программные средства, сложные автоматизированные информационные системы и технологии.

Переход информационных процессов на индустриальную основу ускорил развитие самой информационной отрасли, превратил разработку и внедрение программных технологий в один из видов бизнеса. Этому способствовало становление внутреннего компьютерного рынка благодаря поставкам компьютерной техники и программного обеспечения из зарубежных стран.

Произошло смещение акцентов и в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то сегодня актуальны прежде всего быстрое принятие решений, степень адекватности аналитических данных реальным процессам, возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций. Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров.

Формирование управленческих кадров новой формации, овладение ими экономико-математическими методами и необходимыми знаниями и умениями для реализации своих решений в соответствующей информационно-технологической среде является сложной проблемой. Прежде всего, это решение проблемы всеобщей компьютерной грамотности населения, которое базируется на перестройке учебного процесса, начиная со среднего образования и заканчивая высшим. Перспективным в этом плане является создание учебных комплексов на базе вузов, в которых обеспечивается программа непрерывного обучения "Школа-вуз". Ведется углубленная педвузовская подготовка учащихся общеобразовательных школ по специальным дисциплинам, а также по дисциплине " Информатика".

Одной из целей данной формы обучения является подготовка абитуриентов, имеющих углубленные знания в области применения ПЭВМ. При дальнейшем обучении в вузе студенты, получая знания по выбранной ими специальности, способны самостоятельно ставить и решать задачи компьютеризации отдельных участков своей профессиональной деятельности. Это способствует формированию у специалистов современного информационно-технологического мышления.

Не менее важным направлением решения проблемы всеобщей компьютерной грамотности населения является развитие сети переподготовки кадров с широким привлечением российских специалистов в области информатики и вычислительной техники, а также специалистов международных учебных центров.

Актуальность вопросов информатизации всех сфер общественно экономической жизни вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает. Внесение порядка в хаос и свободу рынка -- первая и пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. И здесь компьютерная технология незаменима, поскольку она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации. Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности.

Современная информационная технология реализуется в условиях спроектированных автоматизированных информационных систем! где в процессе их создания должны быть увязаны наиболее рациональные методы решения управленческих задач и человеко-машинная технология обработки информации. Поэтому остановимся на особенностях создания АИТ.

При проектировании автоматизированная информационная технология рассматривается в пяти взаимосвязанных аспектах.

Техническом -- как аппаратно-коммуникационный комплекс, имеющий конкретную конфигурацию и служащий для обработки и передачи информации.

Программно-математическом -- как набор статистических, математических, инфологических, алгоритмических и прочих машинно-ориентированных моделей, а также реализующих их компьютерных программ.

Методическом -- как совокупность средств реализации функций управления по отношению к экономическому объекту -- предприятию, объединению, региональному хозяйству и т. д.

4. Организационном -- как описание документооборота и регламента деятельности аппарата управления.

5. Пооперационном -- как совокупность технологических, логических и арифметических операций, реализуемых в автоматическом режиме.

Исходя из реальных условий конкретной предметной области формулируются основные требования к АИТ. Перечислим наиболее общие из них, характерные для современных АИС.

Соблюдение принципа системности при проектировании процедур накопления и обработки данных. Такой принцип предполагает подразделение информационных потоков на внешние и внутренние по отношению к объекту управления, учет структурно-динамических свойств протекающих в нем процессов, моделирование прямых и обратных связей с окружающей средой.

Использование децентрализованных средств сбора и предварительной обработки данных согласно принятой декомпозиции задач и распределения управленческих функций, что достигается с помощью технологии "клиент -- сервер", позволяющей системе функционировать в многозадачном режиме.

Охват основных этапов жизненного цикла управления, целеполагание, выработка альтернатив принятия решений, выбор наиболее рационального варианта управленческой стратегии, мониторинг и контроль исполнения решений.

Способность к адаптации всей системы и гибкое приспособление АИТ к изменениям рыночной среды, возможность быстрого переключения на разные режимы использования аппаратных и телекоммуникационных средств.

Ориентация АИТ на реализацию единой информационно-логической модели объекта управления в сочетании с необходимыми процедурами обработки данных и вывода результатов.

Синхронизация процессов переработки и выдачи информации с процессами принятия решений на всех уровнях за счет использования диалогового и планового (в масштабе реального времени) режимов эксплуатации АИТ.

Использование безбумажного документооборота, естественно-профессионального языка для общения специалиста с ПЭВМ, электронных подписей, машинных архивов и библиотек, удаленного доступа к массивам данных.

Возможность обработки больших объемов информации в регламентном и произвольном режимах, а также интеграции данных в соответствии с иерархией управления.

Наличие экспертной поддержки, учет неполноты информации, возможность получения прогнозных данных.

Названные свойства АИТ обеспечиваются применением современных высокоразвитых аппаратно-программных комплексов, средств связи и формулируются в процессе проектирования разработчиками системы. Такие пользователи-разработчики относятся к классу профессионалов. Для них существует множество инструментальных средств, облегчающих создание АИТ. Например, можно назвать системы Oracl, Visual C++, Gupta SQL, Windows, CA-Visual Objects, а также CASE-технологии, позволяющие конструировать сложные компьютерные системы из отдельных стандартизированных программных модулей.

Другой класс пользователей - специалисты проблемной области, которые применяют в своей деятельности программные средства с широкими технологическими возможностями, такие как WinWord, CorelDraw, Excel, MS Project, MS Access.

Наконец, к третьему классу относятся обычные индивидуализированные пользователи, которые чаще всего общаются с компьютером на упрощенном естественном языке при помощи различных ориентированных на широкую публику программных продуктов (Лексикон, Just Write, Designer и др.).

2. Практическая часть

Задание 1

Создать шаблон электронной формы "Лицевая карточка выдачи спецодежды". Заполнить лицевые карточки, сохранить их как документ.

Порядок действий:

1. Создала шаблон с помощью команды меню Файл - Создать

2. Ввела постоянную информацию электронной формы.

3. Вызвала панель инструментов Формы.

4. Добавила текстовые поля: Номер корточки, Фамилия, Имя, Отчество, Рост, Табельный номер, Дата поступления на работу, Количество.

5. Задала свойства полей формы

6. Добавила поля со списками:

- Пол, Размер одежды, Размер обуви, Цех, Участок, Размер головы, Должность;

- в ячейки первой строки таблицы: Наименование спецодежды, Параграф, Единица измерения, срок службы.

7. Для каждого поля со списками:

- выделила поле со списком;

- задала значения элементов списка, макросы, имя закладки поля со списком, запрет изменения элемента.

8. Выделила ячейки первой строки таблицы. Выполнила их копирование.

9. Выполнила команду меню Правка - Вставить ячейки.

10. Установила защиту для формы с помощью команды меню Сервис - Установить защиту: выбрала флажок Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля формы; - ввела пароль.

11. Закрыла файл формы с сохранением с помощью команды меню Файл - Закрыть, указала папку с шаблонами, ввела имя шаблона - Форма.dot.

12. Создала на основе шаблона электронной формы новый документ с помощью команды меню Файл - Создать, выбрать шаблон Форма.dot.

13. Заполнила поля карточки, выбор элементов полей со списком выполнила с помощью клавиши F4.

14. Сохранила новый документ с помощью команды меню Файл - Сохранить как, указала тип файла - Microsoft Word.

ЛИЦЕВАЯ КАРТОЧКА № 3253

УЧЕТА СПЕЦОДЕЖДЫ, СПЕЦОБУВИ

И ПРЕДОХРАНИТЕЛЬНЫХ ПРИСПОСОБЛЕНИЙ

Предусмотрено по утвержденным нормам

Наименование спецодежды, спецобуви, предохранительных приспособлений	Параграф	Ед. изм.	Кол-во	Срок службы
Бушлат	№13	шт.	1	12
Комбинезон	№13	шт.	1	12
Рукавицы	№13	пара	1	3
Валенки	№13	пара	1	36
Шапка-ушанка	№13	шт.	1	12

Начальник производства _____________________ /Арефьев А.И./

Бухгалтер _________________________________ /Карасева Л.В./

Ответственный по технике безопасности _____________ /Новиков В.Н.

Задание 2. Создать типовой документ накладная для оформления движения товарно - материальных ценностей.

Порядок действий:

1. Создала с помощью команды меню Файл - Создать шаблон новый документ.

2. Установила формат печатной страницы, размер для всех полей.

3. Задала форматы шрифтов и абзацев, табуляции - команда меню Формат:

- Формат шрифта: верхняя часть документа, название документа, основная табличная часть документа.

4. Выделила блоки ячеек для вставки границ - команда меню Формат - Границы и заливка, вкладка Границы.

5. Заполнила шапку таблицы.

6. Ввела название документа.

7. Выделила номер документа - команда меню Формат - Границы и заливка, вкладка Границы, применительно к выделенному тексту.

8. Создала таблицу с помощью команды меню Таблицы - Добавить - Таблицу.

9. Изменила шапки таблицы с помощью команд меню таблица - Объединение ячейки; Таблица - Разбить ячейки - число столбцов, число строк.

10. Ввела названия ячеек.

11. Создала шаблон документа Накладная:

- для оформленного бланка документа выполнила команду меню Файл - Сохранить как, указала тип файла - Шаблон (.dot), ввела имя шаблона - Накладная;

- проверила шаблон с помощью команды меню Файл - Создать. Для нового документа указала шаблон Накладная.

Организация ________________________________ Типовая форма №19

Предприятие ________________________________ Утвержденная Министерством

торговли РФ

ШИФР		" ____" _________________ 200 __ г.
Грузополучателя	Поставщика	Склада	Вида операции

НАКЛАДНАЯ № _______________

Отправитель _____________________________________________________________________________________

Получатель ______________________________________________________________________________________

Основание _______________________________________________________________________________________

Номер по порядку	Товар	Единица измерения	Количество	Количество (масса нетто)	Цена, руб. коп.	Сумма без учета НДС, руб. коп.	НДС	Сумма с учетом НДС, руб. коп.
	Наименование, характеристика, сорт, артикул товара		В одном месте	Мест, штук				Ставка, 18 %	Сумма, руб. коп.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
				ИТОГО:
		Всего по накладной

Отпуск разрешил ______ ________ __________ Груз принял ___________ __________ _______________

Должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи

Отпуск груза произвел ___________ ____________ ______________

должность подпись расшифровка подписи

Задание 3. создать титульный лист документа Бухгалтерский баланс. Сохранить титульный лист как элемент автотекста - Титул_Баланс.

Последовательность действий:

1. Создала новый документ с помощью команды меню Файл - Создать, указала шаблон Новый документ.

2. Ввела абзац 1 - гриф документа.

3. Выполнила форматирование абзаца 1 с помощью команды меню Формат - Абзац, указала Выравнивание по правому краю.

4. Ввела абзац 2 (название документа - Бухгалтерский баланс). Выделила абзац. Выполнила форматирование абзаца с помощью команды меню Формат - Абзац. Указала Выравнивание по центру. Выбрала команду форматирования шрифта - Формат - Шрифт, указала Начертание, размер.

5. Для абзаца 3:

- выполнила команду меню Формат - Абзац. Указала Выравнивание по левому краю, Интервал перед, Интервал после. Выполнила команду форматирования шрифта - Формат - Шрифт, указала Начертание, размер.

- для установки табуляции выполнила команду меню Формат - Табуляция. Позиции табуляции, выравнивание.

- ввела текст.

6. Выполнила аналогичные операции для последующего текста.

7. Выделила весь документ с помощью команды меню Правка - выделить все.

8. Создала элемент автотекста с помощью команды меню Сервис - Автозамена, на вкладке Автотекст указала имя элемента - Титул_Баланс.

9. Закрыла документ без сохранения с помощью команды меню Файл - Закрыть.

10. Создала новый документ с помощью команды меню Файл - Создать, выбрала шаблон Новый документ.

11. Вставила элемент автотекста с помощью команды меню Вставка - Автотекст - Обычный, выбрала элемент автотекста - Титул_Баланс.

12. Закрыла документ с сохранением с помощью команды меню Файл - Закрыть.

Задание 4. Создать главный документ, состоящий из нескольких текстовых документов.

Последовательность действий:

1. Создала новый документ с помощью команды меню Файл - Создать, указала шаблон Новый документ.

2. Сохранила документ с помощью команды меню Файл - Сохранить как, имя файла главного документа REPORT.doc.

3. Повторила пп.1 и 2 для создания всех файлов согласно заданной таблицы. Выполнила закрытие файлов с сохранением.

4. Перешла в главный документ, в режим структуры документа с помощью команды меню Вид - Структура.

5. Вставила в главный документ вложенные документы с помощью кнопки Вставить вложенный документ: в диалоговом окне Вставка вложенного документа выбрала файл Balans.doc, нажала кнопку Открыть;

- повторила действия для всех документов.

6. Внесла изменения в тексты вложенных документов.

7. Закрыла с сохранением главный документ REPORT.doc с помощью команды меню Файл - Закрыть.

8. Открыла вложенные файлы как самостоятельные документы с помощью команды меню Файл - Открыть, просмотреть изменения.

9. С помощью команды Файл - Закрыть закрыла вложенные документы.

10. С помощью команды Файл - Открыть открыла главный документ REPORT.doc.

11. Выделила фрагмент текста, нажала кнопку Разбить вложенный документ.

12. Выполнила нумерацию страниц - команда меню Вставка - Номера страниц.

13. Команда меню Вид - Обычный. Установила курсор в начало текста главного документа и вставила оглавление с помощью команды меню Вставка - Оглавление и указатели.

14. Закрыла главный документ REPORT.DOC с сохранением - команда меню Файл - Закрыть.

Название документа	Файл
Бухгалтерский баланс - форма №1 за 9 мес.	Balans.doc
Отчет о прибылях и убытках ф.№2 за 9 мес.	Forma2.doc
Справка к Отчету о финансовых результатах и их использовании. Приложение к форме №2	Spravka. doc
Приложение к бухгалтерскому балансу ф.№5	Forma5.doc
Пояснительная записка	Explic.doc
Аудиторское заключение	Audit.doc

Задание 5. Подготовить список основных средств (ОС) для проведения инвентарного учета товарно-материальных ценностей. В качестве источника данных используется база данных под управлением СУБД Acesse 2000, файл БД ОС. mdb, таблица Инвентарный объект ОС. Использовать информационную технологию слияния.

Последовательность действий:

1. Выполнила команду меню Сервис - слияние, вызвала диалоговое окно Слияние.

2. Подготовила основной документ для слияния, нажала в диалоговом окне Слияние кнопку Создать, указала:

- тип основного документа - Каталог;

- создала основной документ в новом окне.

3. Нажала кнопку Правка для редактирования основного документа.

4. Вставила в основной документ таблицу с помощью команды меню Таблица - Добавить - Таблица, указав размерность таблицы.

5. С помощью кнопки Диалоговое окно "Слияние" на панели инструментов Слияние вызвала окно, нажала кнопку Получить данные и определила источник данных:

- открыла источник данных;

- выбрала тип файлов - Базы данных MS Access;

- указала имя файла - OC.mdb;

- способ преобразования базы данных - DDE - способ;

- выбрала таблицу - Инвентарный объект ОС.

Нажала кнопку правка основного документа.

1. Разместила в ячейках таблицы поля слияния источника.

2. с помощью кнопки Диалоговое окно "Слияния" на панели инструментов Слияние вызвала диалоговое окно Слияние, нажала кнопку Отобрать записи источника.

3. Задала условия отбора на вкладке записей.

4. Задала на вкладке Сортировка записей ключи сортировки.

5. В диалоговом окне Слияние нажала кнопку Объединить. Указала:

- назначение - Новый документ;

- - диапазон записей источника - Все;

- строки, содержащие пустые поля данных, не печатать;

- нажала кнопку Объединить.

6. Полученный документ сохранила как файл.

Задание 6. Вставьте в документ выборку из базы данных основных средств в виде таблицы. Данные таблицы упорядочить по возрастанию кода структурного подразделения, дате ввода ОС в эксплуатацию. БД находится под управление СУБД Acesse, имя файл ОС. mdb, исходня БД - таблица Основные средства.

Последовательность действий:

1. Установила курсор в текстовом документе в место вставки БД.

2. Выполнила команду меню Вид - Панели инструментов, выбрала панель Базы данных.

3. Нажала кнопку Добавить базу данных.

4. В диалоговом окне База данных нажала кнопку Получить данные для определения источника данных:

- тип файлов - Базы данных MS Access;

- имя файла - OC.mdb;

- способ преобразования базы данных - Метод DDE;

- таблица - Основные средства.

5. В диалоговом окне База данных нажать кнопку Автоформат, выбрала формат преобразования источника.

6. В диалоговом окне База данных нажала кнопку вставить данные, указала вставку всех записей, Вставить данные как поле.

Список основных средств

Код	Основные средства	Количество	Подразделение	Ввод в эксплуатацию
6	Стул офисный	7	Офис	02.02.2007
4	Стол компьютерный	5	Офис	24.08.2007
5	Принтер лазерный	1	Офис	17.03.2007
9	Сканер	1	Офис	26.04.2007
10	Ксерокс	1	Офис	26.04.2007
2	Кондиционер	2	Офис	13.07.2007

Список литературы

1. Веретенникова Е.Г. Компьютер в работе бухгалтера: Windows. Word. Excel. 1C: Бухгалтерия: Самоучитель. Ростон н/Д., 2001. 157 с.

2. Грошев С.В., Кацюбинский А.О. Современный самоучитель профессиональной работы на компьютере: Практ. Пособие. М., 1999. 364 с.

3. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000. - СПб: Питер, 1999. - 1056 с.: ил.

4. Информатика / Практикум по технологии работы на компьютере / Под ред. проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 1997. - 384 с.: ил.

5. Информатика и информационные технологии: Лаб. Практикум / Авт.-сост. В.Н. Пичугин, Р.В. Федоров. Чебоксары: Изд-во Чуваш. Ун-та, 2003. 206 с.