ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ И АУДИТА

Содержание, задачи, классификация информационного обеспечения финансово-хозяйственного контроля и аудита

Информация -- это сведения о событиях, процессах, происходящих в хозяйственной деятельности людей, природе, обществе. Информация является объектом хранения, передачи и преобразования для использования в любой сфере человеческой деятельности. Различают информацию звуковую, текстовую, цифровую и др.

Сообщение -- форма представления информации. Каждая информация имеет свои формы представления, состоящие в изменении любой величины: высоты и частоты колебаний звука, интервала между импульсами и т. п. Эта переменная величина называется сигналом, то есть носителем информации.

Задачей информационного обеспечения является информирование участников контрольно-аудиторского процесса о состоянии подконтрольных объектов, функционировании их и соответствиях нормативно-правовым актам и законодательству в хозяйственном механизме предприятий. Кроме того, информационное обеспечение является средством коммуникации аудиторов и ревизоров по вопросам, касающимся их профессиональной деятельности.

Информационное обеспечение хозяйственного механизма усложняется в соответствии с ростом общественного производства в условиях рыночных отношений и ускорения научно-технического прогресса. Прежде всего увеличиваются объемы экономической информации о деятельности предприятий, концернов, корпораций, совместных предприятий, содержащей данные для исследования ревизией и аудитом. Рост объемов информации усложняет организацию и методику проведения ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности.

Экономическая информация -- это совокупность сведений, характеризующих производственную и финансово-хозяйственную деятельность.

Исходя из задач информационного обеспечения и роли в контрольно-аудиторском процессе в основу его классификации положена профессиональная информационная коммуникация, познавательность информации и содержание информационного обеспечения (рис. 1).

Рис.1. Классификация информационного обеспечения финансово-хозяйственного контроля и аудита

Профессиональная информационная коммуникация основывается на контактах работников, занятых в контрольно-аудиторском процессе.

Различают следующие виды профессиональной информационной коммуникации работников контроля:

рабочую -- между членами ревизионной бригады при осуществлении контрольных функций;

информационную прямую -- исследование информации о состоянии подконтрольных объектов и поведения их в динамических процессах производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий;

информационную косвенную -- изучение нормативно-правовых актов, регулирующих поведение подконтрольных объектов, методических указаний и инструкций по выполнению контрольно-аудиторских процедур, служебную переписку и т. п.;

информационную опосредованную -- изучение данных о производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий одной отрасли и сопоставление их с данными контролируемого предприятия, специальной литературы, а также информации радио, телевидения и кино.

В информационном контакте экономисты-контролеры, аудиторы используют принципы информатики -- науки, которая изучает строение и общие свойства информации, закономерности ее создания, преобразования, передачи и использования в разных сферах деятельности человека. Все виды информации, зафиксированной на материальных носителях (бумаге, перфокартах, перфолентах, магнитных носителях и др.), информатика рассматривает как документы, которые различаются по содержанию и особенностям обобщения информации.

Относительно финансово-хозяйственного контроля информация -- это совокупность любых сведений о состоянии и изменениях объектов контроля или соответствии их нормативно-правовым актам. Для целей информирования данные об объекте контроля преобразуются в информационные совокупности, характеризующие отклонения этих объектов от параметров, предусмотренных законодательством, плановыми заданиями, договорами, инструкциями и положениями, утвержденными государственными и хозяйственными органами управления.

По степени познавательности информацию в контрольно-аудиторском процессе делят на новую, отражающую новизну предложенного решения или обосновывающую причину недостатков, выявленных аудитом (например, результаты инвентаризации ценностей, факторного анализа выполнения плана производства и реализации продукции, проведенных аудитом), и релевантную, которая раньше была в аналогах, т.е. прототипе (отчетности о производственной и финансово-хозяйственной деятельности контролируемого предприятия). Описание прототипа должно касаться только той части подконтрольных объектов, в которой выявлены недостатки в их функционировании, использовании или хранении. Поэтому в акте ревизии или аудита освещение этих объектов на основе релевантной информации должно быть не столько исчерпывающим, сколько достаточным для доказательства истины. Так, нет необходимости в акте ревизии или аудита описывать подробно результаты выполнения плана производства и реализации всей продукции предприятия за контролируемый период, поскольку отчетность по ним есть у организации, назначившей аудит. Следует осветить причины невыполнения плана по отдельным видам продукции на основе данных, которые имеются в бухгалтерской отчетности, установить лиц, ответственных за недостатки в деятельности предприятия. Таким образом, новая информация, созданная в процессе проведения ревизии и аудита, и релевантная, имеющаяся в планах экономического и социального развития предприятия, бухгалтерской и статистической отчетности, в одинаковой степени являются объектами ревизии и используются в контрольно-аудиторском процессе.

По содержанию информационное обеспечение финансово-хозяйственного контроля и аудита делят на законодательное, плановое и нормативно-справочное, договорное, технологическое, организационно-управленческое и фактографическое.

Законодательное -- совокупность законов, регулирующих общественные и отдельные законотворческие отношения. Законодательство -- это деятельность высших органов государственной власти по изданию законов. В Украине законодательство осуществляется исключительно Верховной Радой Украины.

Законодательное обеспечение включает также законодательные акты по вопросам общественного, трудового, криминального и административного права, которые применяются в производственной и финансово-хозяйственной деятельности контролируемого предприятия.

Отдельную группу составляют нормативно-правовые акты, которые принимает исполнительная власть на выполнение действующего законодательства. К таким актам относятся Указы Президента Украины, постановления и распоряжения правительства Украины по вопросам экономического и социального развития государства.

Плановое и нормативно-справочное информационное обеспечение -- совокупность информации, которая имеется в планах экономического и социального развития контролируемого предприятия; нормы и нормативы расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов; образование фондов экономического стимулирования, целевых затрат и др.; размеры платежей в государственный бюджет, по социальному страхованию и т. д.

Планово-экономические данные разрабатывают непосредственно на контролируемом предприятии в пределах предоставленных ему прав Законом Украины «О предприятиях» и утвержденных норм и нормативов. Кроме того, они имеются в разных нормативных актах (инструкции, положения, методические указания), которые издаются государственными и хозяйственными органами управления (Минфином, Госкомстатом Украины, банками, комитетами) по планированию, учету, отчетности, контролю, статистике и др.

Договорное обеспечение -- хозяйственные договоры, контракты с субъектами предпринимательской деятельности, составленные контролируемым предприятием и утвержденные в установленном порядке. К ним относятся договоры на поставку сырья, товаров, реализацию продукции и т. п.

Технологическое -- техническая документация по технологии производства продукции, работ и услуг, международные и национальные стандарты, технические условия качества продукции, отраслевые стандарты, проектно-техническая документация и другие, используемые на контролируемом предприятии.

Организационно-управленческое -- состоит из структуры контролируемого предприятия, его юридически-правовой, хозрасчетной самостоятельности и организационно-распорядительных документов, утвержденных вышестоящей организацией, а также приказы, распоряжения, служебная переписка по вопросам производственной и финансово-хозяйственной деятельности. Кроме того, сюда относят организационно-распорядительные документы, которые издает руководство ревизируемого предприятия (штатное расписание, приказы и распоряжения), служебную переписку по вопросам его деятельности.

Фактографическое -- совокупность данных экономического характера о фактах (операциях), которые действительно произошли в производственной и финансово-хозяйственной деятельности, отражены в первичных документах, учетных регистрах бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также в отчетности о деятельности контролируемого предприятия, объединения.

Следовательно, классификация информационного обеспечения направлена на всестороннее информирование работников, занятых в контрольно-аудиторском процессе, о состоянии и изменениях в функционировании объектов финансово-хозяйственного контроля и аудита.

Экономическая информация, ее классификация и назначение в контрольно-аудиторском процессе

Экономическая информация о финансово-хозяйственной деятельности предприятий характеризует производственно-хозяйственный процесс, т.е. экономическую деятельность. Эти данные систематизируют и группируют для целей контроля по выполнению планов, использованию ресурсов предприятия.

Характеризуется экономическая информация тремя критериями: синтактикой, семантикой и прагматикой.

Синтактика -- структура экономической информации (символы алфавита языка информации, слова, предложения, правила их построения).

Семантика -- содержание экономической информации.

Прагматика -- полезность экономической информации, т.е. ее свойства (достоверность, своевременность, удобство восприятия и т. п.).

Экономическая информация имеет следующие особенности: отражает деятельность звеньев народного хозяйства (предприятий, объединений, отрасли) с помощью натуральных, условных и стоимостных измерителей; фиксируется как дискретная величина на материальных носителях (документах, магнитных лентах, дисках и т. п.); имеет линейную форму (записывается в виде строк). Кроме того, она является массовой и объемной, требует многоразовой группировки, арифметической и логической обработки для управления; бывает цифровой, буквенно-цифровой, алфавитной (буквенной); характеризуется продолжительностью хранения, цикличностью в возникновении и обработке в установленных временных пределах; выступает как активная относительно влияния на хозяйственный механизм.

Структура экономической информации обусловлена ее назначением в управлении и контроле хозяйственной деятельности. В зависимости от целей и задач влияния на управляемый объект экономическую информацию группируют в разные информационные совокупности, количественные изменения которых определяются номенклатурами, состоящими из позиций. В номенклатуру включают полный перечень предварительно сгруппированных позиций по определенной качественной однородности. Например, номенклатура статей затрат на производство промышленной продукции (сырье, материалы, заработная плата производственных рабочих, общепроизводственные расходы и др.) включает позиции по видам сырья и материалов, основной и дополнительной заработной плате и т. п. Эта информация используется при контроле выполнения сметы затрат на производство продукции, выявлении непроизводительных расходов и разработке мер по предупреждению разных потерь. Аналогично используется информация о содержании и структуре издержек в торговле и общественном питании.

Для удобства группировки информации каждой позиции номенклатуры издержек присваивают условные цифровые обозначения в виде кода (01 -- «Расходы на железнодорожные, водные и воздушные перевозки», 11 -- «Расходы на торговую рекламу», 18 -- «Расходы на тару» и др.).

Номенклатура и ее позиции -- это определенная система экономических показателей, которые являются объектами контроля и аудита.

Экономический показатель -- это информационная совокупность с минимальным составом реквизитов (признаков и реквизитов), оснований, например, показатель «цена товара» состоит из одного основания -- «собственно цена» и нескольких признаков: «наименование, рост, размер», «номенклатурный номер», «обозначение единицы товара» и пр.

Функционирование автоматизированных систем обработки информации (АСОИ) основывается на машинном преобразовании информации о хозяйственной деятельности предприятий. АСОИ используются в контрольно-аудиторском процессе в связи с ростом объемов информации до таких пределов, когда комплексно контролировать производственную и финансово-хозяйственную деятельность предприятия без ЭВМ невозможно.

Система машинного преобразования информации состоит из таких элементов: операция, информационная продукция, стадия обработки, информационная процедура, стадия обработки, информационный участок, информационный поток.

Операция -- это любое элементарное или сложное действие над информацией, направленное на ее трансформацию (преобразование) или передачу. Совокупность операций одного типа называют информационной процедурой. Последовательность выполнения процедур принято называть стадиями обработки. Однородные взаимосвязанные процессы по формированию и преобразованию информации, имеющие информационную самостоятельность в пределах информационных совокупностей, -- это информационные участки. Целенаправленное перемещение информации или документов в пределах информационной системы за тот или иной период называется информационным потоком.

Машинная обработка информации основывается на упорядочении массивов информации путем создания информационной системы. Массив -- это основная информационная совокупность, которая принимает участие в машинной обработке (производство продукции за месяц, табельные номера работников и др.). Совокупность данных об отдельном объекте множества составляет определенную информационную совокупность (поступление материалов на склад, начисление заработной платы за месяц и пр.).

Структура информационной системы включает в себя блок данных, файл, секцию файла, набор файлов, сгруппированных в банке данных.

Блок данных -- это совокупность данных, которые записываются или считываются техническими средствами как одно целое.

Файл -- совокупность данных, которая состоит из логических записей, касающихся одной темы (поступления товаров на базу, отпуска товаров в магазины).

Секция -- часть файла, которая записывается на один том данных, представляющий собой съемную физическую единицу носителя данных (например, катушка магнитной ленты, на которой зафиксировано поступление сырья и материалов от одного поставщика).

Набор файлов состоит из совокупности родственных файлов, т.е. тех, которые с определенной целью по выбранным признакам могут быть объединены в общую группу (файлы перемещения товаров на базе).

Банк данных является совокупностью наборов файлов, сгруппированных в массивах данных.

Если предприятие выполняет внешнеэкономические операции, то необходимо пользоваться международными стандартами кодификации данных при проведении аудита его деятельности.

Известно, что в практике международных организаций в процессе обмена информацией и при решении задач международных экономических, научно-технических, культурных, спортивных и других связей используются сокращения названий стран -- блоки буквенной и цифровой идентификации стран. Международная организация по стандартизации (ИСО) разработала коды для каждой страны. Для Украины традиционно используют такие блоки буквенной и цифровой идентификации:

двухбуквенный алфавитный код Украины -- UA, рекомендованный ИСО для международных обменов, который позволяет создавать визуальную ассоциацию с общепринятым названием Украины без какой-либо ссылки на ее географическое положение или статус;

трехбуквенный алфавитный код Украины -- UKR -- используется в особых случаях как более целесообразный;

цифровой порядковый код -- 804 -- присвоен Статистическим бюро Организации Объединенных Наций и используется для статистических расчетов.

Эти блоки зафиксированы для использования Международной организацией по стандартизации в стандарте ИСО 3166--88 «Коды для представления названий стран».

Организация Объединенных Наций в работе также использует эти блоки.

Принимая во внимание то, что эти блоки хорошо известны в мире, а также с целью унификации сокращенного названия нашей страны Госстандарт Украины по согласованию с Министерством иностранных дел Украины считает целесообразным закрепить в законодательном порядке использование министерствами, ведомствами, предприятиями и учреждениями алфавитных кодов UA и UKR и цифрового порядкового кода 804.

Экономическая информация, характеризующая состояние объекта контроля на нынешний момент, называется оперативной, а в течение планового периода -- текущей. Первая используется при контроле хозяйственных процессов в момент проведения их (количество и качество продукции конкретной партии поставки и др.), вторая -- после завершения (после окончания месяца, квартала). Так, качество продукции контролируют ежедневно и принимают оперативные решения, чтобы не допустить поступления в торговлю товаров, не соответствующих стандартам, деформированных и пр., а меры по укреплению договорной дисциплины можно разрабатывать после окончания месяца. Таким образом, оперативная информация используется для текущего (оперативного) контроля и регулирования процессов хозяйственной деятельности в случаях возникновения отрицательных отклонений от запланированных результатов, для выборочных наблюдений за отдельными хозяйственными операциями, экспериментальной проверки норм расходования сырья и материалов, хронометражных наблюдений за работой оборудования и т. п.

Оперативная информация о хозяйственных процессах является дискретной, поэтому потребность в ней возникает периодически. Не всегда ее фиксируют на материальных носителях с надлежащим оформлением подписями лиц, принимающих участие в осуществлении хозяйственной операции. Оперативную информацию можно группировать с помощью электрических импульсов, датчиков, передавать органам управления телефонными каналами, радиорелейными линиями и др. Поэтому в процессе контроля и ревизии ее используют в сочетании с текущей, проверяют достоверность, группируют в информационные совокупности.

Текущая экономическая информация обобщает результаты производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия и его производственных единиц в системе бухгалтерского учета непрерывно по отчетным периодам в течение календарного года (месяц, квартал). Ее отражают в бухгалтерской и статистической отчетности и используют для контроля выполнения планов, напряженности их, исследования факторов, отрицательно влияющих на результаты деятельности предприятия и его подразделений, а также для ревизии использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности общественной собственности.

Текущая экономическая информация о состоянии и использовании объекта контроля называется первичной. В процессе обработки для целей контроля и аудита ее преобразуют во вторичную. Она может быть также промежуточной и результатной. Так, информация о расходах конкретного вида материалов на производство, отражаемая в количественных и качественных измерителях и лимитно-заборной карте или требовании на расходование материалов (первичном документе), является первичной. Эта же информация, записанная в регистры бухгалтерского учета, является вторичной, а сгруппированная в накопительных ведомостях (машинограммах) в течение месяца по отдельным видам изделий -- промежуточной, систематизированная по статьям калькуляции после окончания квартала вместе с информацией о других затратах, касающихся этого изделия, по которой рассчитана его себестоимость, -- результатной.

Для контроля и аудита основной является первичная информация о хозяйственных процессах и явлениях, поскольку ее используют для установления законности расходования ресурсов и сохранности ценностей на предприятии, определения материально ответственных и должностных лиц, виновных в причиненных убытках. Поэтому к ней выдвигают дополнительные требования -- достоверность информации об объекте контроля и явлениях хозяйственной деятельности. От достоверности ее зависит качество промежуточной и результатной информации, отраженной в системе бухгалтерского учета, а также полученной в процессе проведения аудита.

Существуют также другие признаки классификации экономической информации, которую исследуют в процессе аудита по: способу отражения -- текстовая, цифровая, алфавитная, алфавитно-цифровая, графическая (чертежи, схемы, графики); насыщенности данных -- недостаточная, достаточная, излишняя; полезности использования -- полезная, бесполезная; способу подачи -- директивная, распорядительная, отчетная; признакам обработки -- обрабатываемая и необрабатываемая.

В зависимости от функций экономическую информацию делят по функциям использования в информационном обеспечении хозяйственного механизма предприятия, объединения, отрасли, а также в контроле и аудите.

Информацию, используемую для планирования производственной и финансово-хозяйственной деятельности во всех звеньях народного хозяйства и содержащую в себе плановые задания, называют плановой, или нормативно-справочной, а регламентирующую эту деятельность -- директивной. Разновидностью нормативной является расценочная, регулирующая (плановая), договорная и справочная информация.

Информацию, которая характеризует хозяйственные процессы, отраженные в бухгалтерском учете производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, объединений, используют как основной источник данных при проведении аудита. Ее называют учетно-экономической, а по содержанию -- фактографической.

В процессе аудита учетно-экономическую информацию преобразовывают с использованием вычислительной техники в информационные совокупности, характеризующие выявленные недостатки в деятельности контролируемого предприятия, объединения. Если другие виды экономической информации (плановую, договорную и др.) можно представить в виде схем, графиков, диаграмм и другими способами, то учетно-экономическую -- только в виде документа или его заменителя -- материального носителя (документов -- магнитных жетонов, дуаль-карт, магнитных карточек и лент и пр.).

В совокупности учетно-экономическая информация отражает определенные хозяйственные операции с помощью данных, которые постоянно изменяются. Поэтому их относят к переменной информации.

В зависимости от степени информационной детализации объектов учета различают аналитическую и синтетическую учетно-экономическую информацию. Аудит исследует объекты контроля по данным учетно-экономической информации, сформированной на аналитических счетах бухгалтерского учета, а синтетическую -- на синтетических счетах. Так, исследуя дебиторскую задолженность по подотчетным лицам, ревизия по данным синтетического счета «Подотчетные лица» устанавливает общую сумму задолженности в динамике за контролируемый период (синтетическая информация). Потом по данным аналитических счетов устанавливают, когда и по какому конкретному подотчетному лицу возникла дебиторская задолженность, ее сумму, причину непогашения (аналитическая информация). Выводы аудитор делает на основе синтетической и аналитической информации. По объекту аудита учетно-экономическую информацию делят на внутреннюю и внешнюю, входящую и исходящую, оперативную и текущую. Информация о контролируемом объекте (предприятие, объединение), образуемая на самом объекте, называется внутренней, а за его пределами -- внешней. Информация, поступающая на контролируемый объект, является входящей, а от него -- исходящей. По стабильности использования или хранения экономическую информацию делят на условно-постоянную (постоянную) и переменную. Информация, используемая хозяйственным механизмом без существенных изменений в течение нескольких отчетных периодов (квартал, год), называется условно-постоянной, или постоянной; в течение месяца -- переменной. Такое деление особенно важно при использовании ЭВМ в контрольно-ревизионном процессе, так как позволяет интенсифицировать труд аудиторов благодаря уменьшению объемов информации, готовящейся вручную. Так, задание к государственному заказу является постоянной информацией на год с разбиением ее по кварталам и месяцам, вводится в ЭВМ один раз и используется для контроля выполнения заказа в целом, по ассортименту и другим показателям по отчетным периодам, при этом учитывается переменная информация (производство продукции за день, декаду, месяц).

Экономическую информацию для целей контроля за ходом выполнения планов на предприятиях собирают много работников, а полезность ее иногда минимальна. Причиной обесценивания данных является то, что полученная информация часто не вкладывается в лаг управления. Новая производственная ситуация наступает раньше, чем приняты корректирующие решения в предыдущей ситуации. В связи с этим из-за того, что нет оперативной информации, нельзя обеспечить надежное функционирование контроля на разных уровнях управления, а, следовательно, принимать для этих целей научно обоснованные решения. Решение проблемы информационного обеспечения финансово-хозяйственного контроля состоит в повышении оперативности информации, используемой для управления, с помощью быстродействующих ЭВМ.

Прогрессивной альтернативой решения этой проблемы является создание информационного банка данных на внешних запоминающих приборах ЭВМ, обеспечивающих информационные потребности финансово-хозяйственного контроля в отрасли. Распределение информационной емкости банка по уровням управления отраслью можно представить в виде пирамиды, из которой видно, что в общем объеме экономической информации, используемой в хозяйственном механизме отрасли, учетно-экономическая информация на первом уровне составляет 65 % (рис. 2).

К вершине пирамиды, т.е. на более высоком уровне иерархии управления, потребность в первичной учетно-экономической информации уменьшается, поскольку существует возможность использовать информацию нижних уровней управления. Следовательно, изучая информационный аспект финансово-хозяйственного контроля, можно сделать вывод, что учетно-экономическая информация формируется в основе пирамиды и является базой информационного банка данных для принятия решений на разных уровнях управления отраслью. Поэтому ее необходимо использовать, прежде всего, при осуществлении контроля в отрасли.

Рис.2. Информационное обеспечение финансово-хозяйственного контроля и аудита

Для рационального использования банка данных ему необходимо придать определенную структуру. Создание структуры информации в банке данных требует решения, по меньшей мере, трех проблем методического характера. Первая состоит в том, чтобы установить информационные потребности финансово-хозяйственного контроля по уровням управления, определить, какие из потенциально возможных информационных совокупностей действительно необходимы для проведения комплексной ревизии и аудита предприятия. Вторая проблема состоит в определении объема данных, их назначения, получении информации, где они хранятся и как их получить ревизорам, аудиторам. Третья проблема -- это установление взаимоотношений между элементами информационного банка данных. Например, информация о сырьевых ресурсах в номенклатуре может быть элементом банка данных, который используется при контроле обеспечения плана производства сырьем, удовлетворения покупательского спроса, выполнения плана товарооборота, насыщенности товарами рынка и т. п. Следовательно, одна и та же информация может быть связана со многими массивами банка данных, т.е. с разными методическими приемами использования экономической информации в финансово-хозяйственном контроле и аудите.

Кодирование экономической информации и ее использование в контрольно-аудиторском процессе

Важной предпосылкой рациональной организации автоматизированного банка данных для обработки на ЭВМ учетно-экономической информации, которая используется в контроле и аудите, является классификация и кодирование системы учетных номенклатур. Не имея такой системы, невозможно правильно решить вопрос стандартизации информации, сокращения объемов начальных данных, рациональной организации массивов.

Система классификации -- это совокупность правил и результат распределения заданного количества объектов по определенным группам в соответствии с установленными признаками сходства или различия этих объектов.

Классификация -- процесс распределения заданного множества объектов учета в соответствии с принятой системой распределения на классификационные группы. Например, классификатор-ценник товарно-материальных ценностей содержит классификационные группы (класс, подкласс, группы, подгруппы, виды и разновидности).

Классификатор является систематизированной сводкой наименований классификационных групп и их кодовых обозначений.

Система кодирования -- совокупность правил, определяющих систему знаков и порядок использования их до представления, передачи, обработки и хранения информации. Процесс присвоения кодового обозначения объекту учета называется кодированием, а преобразование кодового обозначения в начальную форму информации -- декодированием.

В системе кодирования применяют алфавит кода -- знаки, используемые в системе кодирования, и основу кода -- количество знаков в алфавите кода.

В системе кодирования учетно-экономической информации используются цифровые, буквенные и смешанные (буквенно-цифровые) знаки, которые являются алфавитами кода.

Код (кодовое обозначение) -- это обозначение объекта учета знаком или системой знаков по правилам, установленным определенной системой кодирования. Длину кода можно представить в виде количества знаков в кодовом обозначении. Каждый из этих знаков определяет отдельную позицию учетной номенклатуры или информационной совокупности и является шифром длины. Например, в кодовом обозначении 44 112 (учет издержек предприятий розничной торговли) пять шифров:

44 -- счет «Издержки»;

1 -- субсчет «Расходы предприятий розничной торговли»;

12 -- «Расходы на тару».

Систему кодирования учетных номенклатур классифицируют по разным признакам.

По форме изображения различают буквенные, цифровые и смешанные (буквенно-цифровые) коды. Применение их обусловлено наличием вычислительной техники, периферийного оборудования и других технических средств для машинной обработки учетно-экономической информации.

В зависимости от знаковости коды делят на одно- и многозначные.

По количеству признаков, объединяемых одним кодом, коды бывают однозначные (простые) и многозначные (сложные).

По структуре построения коды делят на порядковые, серийные, поразрядные, или децимальные, шахматные (матричные), повторения, комбинированные (смешанные), штриховые.

Порядковый код -- это порядковая нумерация позиций номенклатуры, расположенных в заранее обусловленной последовательности. Порядковые коды простые и малознаковые. Они применяются при кодировании стойких однозначных номенклатур, например код предприятия одного объединения, код цехов предприятия. Однако эти коды не позволяют расширить номенклатуру, поскольку в случае количества признаков классификации, большего двух, усложняется группировка позиций высших разрядов.

Серийный код предусматривает для каждой группы объектов учета выделение определенной серии номеров и возможность возникновения новых объектов (кодирование основных фондов -- строения от 01 до 99, сооружения от 100 до 200, передающие устройства от 201 до 300 и др.).

Для двузначных номенклатур, где высшему признаку отводится серия номеров, внутри которой все учетные номенклатуры низшего признака кодируют по порядку, применяется серийная система кодирования. Ее преимущество состоит в относительной малознаковости кода, возможности пополнения новыми кодами при расширении номенклатуры сообщений определенной группы, не нарушая принятой классификации и не увеличивая знаковости. Серийные коды удобно использовать при сложных номенклатурах, которые четко группируются, подлежат изменениям и требуют получения многих итогов по разным признакам. Недостатками серийных кодов являются сложность кодирования многозначных номенклатур, необходимость выделения незаполненных позиций.

Поразрядный, или децимальный, код применяется для обозначения сложных номенклатур. При этом каждому классификационному признаку отводится определенное количество разрядов, зависящее от количества предметов кодируемой численности. Таким образом, кодируют товарно-материальные ценности.

Все материалы делят на классы, подклассы, группы, подгруппы и изделия. Для кодирования большого количества номенклатуры ценностей необходимо для класса два знака, для подкласса, группы, подгруппы и вида -- по одному, для товара -- четыре. Пример построения кода представлен на рис. 3.

Рис. 3. Структура кода товара, построенного по порядковой (децимальной) системой кодирования

Поразрядную систему целесообразно применять для кодирования больших многозначных номенклатур: товарно-материальных ценностей, расходов на производство, поставщиков и др.

Шахматный (матричный) код применяется в основном для обозначения двузначных номенклатур. Одни признаки размещают в столбики, другие -- по строкам, пересечение их образует код. Примером матричного кода может быть код причин и виновников внутрисменных простоев оборудования на фабрике-кухне (табл. 1).

При кодировании по системе повторения в коды позиций номенклатуры включают цифровые и буквенные обозначения, которые непосредственно характеризуют объект (размер, массу и др.). Например, по такой системе осуществляют кодирование винтов. Если диаметр винта 10 мм, а длина 50 мм, то код его будет 1050.

Система повторения очень простая, фактически она использует обозначения понятий, применяемых в практике учета и планирования.

Таблица 1.Кодирование внутрисменных простоев оборудования при матричном построении кода

При комбинированной (смешанной) системе кодирование осуществляется одновременно по нескольким системам, например разрядной и повторения, разрядной и серийной. Ее целесообразно применять для кодирования многопризнаковых номенклатур: если позиции одного признака кодирования -- по разрядной системе, то другой -- по системе повторения. Так можно осуществлять кодирование инструмента в ремонтных мастерских предприятий. Высший разряд кода обозначает вид инструмента (сверла, метчики). Позиция вида инструмента, закодированная по порядковой системе кодирования, предусматривает второй и третий знаки кода для размера инструмента по диаметру и кодируется по системе повторения.

Штриховой код -- это последовательность темных и светлых полосок (линий) разной ширины. Информацию несут относительные размеры ширины светлых и темных полосок и их сочетание. Применяется несколько типов штриховых кодов, но основной принцип построения их одинаков -- каждый продукт получает свой код идентификации в соответствии с правилами кодирования того или иного типа кода. Так, наиболее распространенный код Европейской системы кодирования товаров EAN, состоящий из тринадцати знаков, может применяться как в производстве продукции, так и в оптовой и розничной торговле. Для маркетинговой деятельности необходим потоварный учет реализации товаров в магазине розничной торговли. Это возможно только при условии использования штрихового кодирования товаров непосредственно на предприятиях, их изготавливающих, а также в торговых предприятиях. В торговом зале магазина оборудуют узлы расчета со сканирующими устройствами, которые автоматически считывают штриховой код реализуемого товара и передают в память микроЭВМ для последующей обработки согласно требованиям пользователей информации. Штриховое кодирование продукции (товаров) используют также при внутреннем и внешнем аудите, ревизиях и пр.

Штриховое кодирование товара -- экономный и надежный способ записи и хранения информации о товарах в форме, удобной для считывания ЭВМ. При автоматическом считывании штрихового кода с помощью устройств сканирования исчезает потребность в операторе. Скорость считывания кодов значительно больше, чем при подготовке и введении их оператором с клавиатуры, а надежность штрихового кода равна одной ошибке на 10 тыс. считанных символов.

Применение штриховых кодов обеспечивает в учете и контроле товаров скорость, надежность, гибкость в поиске и использовании информации для маркетинга, аудита, ревизии.

Классификация и кодирование учетных номенклатур используются в финансово-хозяйственном контроле и аудите для информационного поиска объектов, а также декодирования их в условиях функционирования АСОИ в процессе исследования.

Фактографическая информация и ее использование в финансово-хозяйственном контроле и аудите в условиях АСОИ

Фактографическая информация -- это описание фактов, сгруппированных по определенным системообразующим признакам. К ней относится учетно-экономическая и статистическая информация о деятельности предприятия, объединений, отрасли, народного хозяйства в целом. Предварительно ее группируют в системе хозяйственного учета по методам бухгалтерского учета, которые основываются на сплошном и непрерывном документировании хозяйственных операций и процессов, оценки их в стоимостном измерении и отражении в системе счетов и учетных регистров путем двойной записи, балансового обобщения и отчетности, калькуляции продуктов труда (продукции, работ, услуг). Метод бухгалтерского учета позволяет не только фиксировать факты хозяйственной деятельности и создавать фактографическую информацию, но и влияет через систему управления на совершенствование этой деятельности.

Данные бухгалтерского учета и отчетности трансформируются в статистической информации, образуя качественно новую информацию, которая обобщается в системе государственной статистики.

Фактографическая информация, отраженная в системе бухгалтерского учета, служит основой для исследований финансово-хозяйственного контроля и аудита по вопросам хозяйственной деятельности предприятий, предоставления кредитов, инвестиционных вложений, выполнения народнохозяйственных программ и др. На ней основаны доказательства фактов хозяйственных операций и процессов, создавших конфликтные ситуации в правоотношениях между объектами и субъектами права.

Методика работы с фактографической информацией подчинена основной цели контроля и аудита -- определению эффективности хозяйствования субъектов предпринимательской деятельности, соблюдения ими законодательства, выполнения обязательств перед государством и участниками предпринимательской деятельности, которые основываются на достоверных данных, непрерывных доказательствах истинности заключений и обеспечиваются нормами права.

Исследования фактографической информации подчинены основной цели контрольно-аудиторского процесса -- выявлению и устранению недостатков в хозяйственной деятельности предприятий, разработке и внедрению рациональных методов хозяйствования, которые основываются на рыночной экономике.

Методика исследования фактографической информации в контроле и аудите включает следующие процедуры: выбор данных, проверку достоверности их, исследование и использование в системе доказательств.

Широкое внедрение АСОИ на ЭВМ в народном хозяйстве создает необходимые предпосылки для использования фактографической информации, сгруппированной в автоматизированных банках данных (АБД), в исследованиях финансово-хозяйственного контроля и аудита.

Выбор данных -- это выбор показателей, характеризующих объекты контроля и аудита, соответствующие задачам на проведение контроля и аудита. К ним относятся показатели учета, приемки и использования материальных ценностей, средств, производства и реализации продукции, работ и услуг, оплаты труда и др. Для поиска, группирования и преобразования информации в соответствии с запросом пользователя -- ревизора, аудитора применяется диалоговый режим общения с ЭВМ.

Проверка достоверности начальных (первичных) данных разных уровней обобщения (производственная единица, предприятие, объединение) включает оформление первичных носителей информации, группирование их в определенные информационные совокупности, отражающие хозяйственные процессы. Особое внимание уделяется изучению вторичных данных, полученных в результате обработки первичной информации о процессах хозяйственной деятельности на ЭВМ.

В экономических исследованиях широко применяется метод вторичного группирования в зависимости от требований и задач исследований. При этом вопрос группирования данных рассматривается не как узкотехнический, а как вопрос экономической теории в исследованиях.

Практика доказывает, что в процессе экономических исследований вследствие неправильного вторичного группирования статистика не отражает реальных экономических явлений, а наоборот, искажает их. Это в одинаковой степени касается финансово-хозяйственного контроля и аудита. Если неправильно сформулирована постановка задачи, допущены ошибки в определении информационных файлов или нарушена другая адресность данных (код материально ответственных лиц, нумерация складов, кладовых и др.), то заключения контроля и аудита будут неправильными, могут противоречить другим доказательствам, которые существуют в маркетинге, что требует проведения дополнительных контрольно-аудиторских процедур.

Таким образом, достоверность данных в АСОИ проверяют по проектной документации, программе обработки и корректирования первичной информации на ЭВМ, созданной при разработке и внедрении АСОИ. Особое внимание уделяют сводной информации в машинограммах для пользователя, представленных на исследование ревизорам и аудиторам, в частности соблюдению корреспонденции счетов бухгалтерского учета; качественности первичных документов; соответствию форм машинограмм, утвержденных в проекте на создание АСОИ; наличию подписей лиц, ответственных за контроль достоверности данных, а на машинограммах учета -- подписи главного бухгалтера или лиц, его замещающих.

Исследование синтезированных данных, сгруппированных в системе бухгалтерского учета, бухгалтерской и статистической отчетности всех уровней обобщения, позволяет выявить сводные данные об отклонениях фактических показателей хозяйственной деятельности предприятий от действующего законодательства, а также убытки, перерасходы материальных и трудовых ресурсов вследствие осуществления хозяйственных операций. Синтезированные данные только указывают направление, в котором ревизору, аудитору необходимо углубить исследование. Так, проверив уровень расходов предприятия за период аудита по данным синтетического учета на счете «Основное производство», можно установить общую тенденцию снижения или увеличения фактических расходов против нормативных за исследуемый период. Углубление исследований в процессе аудита следует направить на изучение данных аналитического учета по отдельным статьям номенклатуры расходов, используя для этого информационные массивы, содержащиеся в АБД, а в случае необходимости получать в порядке поиска по запросам из внешних устройств АСОИ данные о нормах расходов, их видах и пр.

Аналитические данные о хозяйственных операциях исследуют на основе информации, зафиксированной на первичных носителях (документах) и сгруппированной в регистрах. бухгалтерского учета (оборотная ведомость аналитического учета продукции на счете «Готовая продукция»), а также систематизированной в АБД АСОИ. Так, исследование позволяет выявить необоснованное завышение цен на конкретные виды продукции, несоответствие артикулам, государственным стандартам и техническим условиям.

Применяя методы финансово-хозяйственного контроля и аудита, определяют факторы, влияющие на результатные показатели, проводят количественное и качественное их измерение. Так, исследуя издержки по статьям сметы, проверяют элементы расходов, включенных в конкретную статью, по первичным документам. Потом выявляют причины перерасходов сырья, электроэнергии, воды, заработной платы и др. Особое внимание уделяют проверке непроизводительных расходов. При этом используется нормативно-справочная (НСИ), планово-договорная и первичная информация, которая хранится в АБД и внешних накопителях памяти ЭВМ.

Исследуя выпуск продукции швейного производства, ревизор, аудитор могут выявить не только факты присвоения продукции клейма «Н» (новинка) с нарушением технических условий выпуска изделий, но и составить аналитические машинограммы, которые позволят вычислить, сколько выпущено такой продукции (в количественном и стоимостном измерении); на какую сумму предприятие завысило доход; в какой степени это повлияло на завышение заработной платы работникам; какую сумму необходимо внести в государственный бюджет от незаконно полученного дохода. Эти расчеты и сложение необходимых машинограмм автоматизированным способом по запросу аудитора может выполнять ЭВМ и выдавать их пользователю через алфавитно-цифровое печатающее устройство (АЦПУ) или через дисплей в диалоговом режиме.

Фактографическую информацию в системе доказательств и обоснования результатов финансово-хозяйственного контроля и аудита исследуют путем вторичного группирования показателей, полученных при изучении синтетических и аналитических данных по каждому объекту по специальным программам ЭВМ.

Следовательно, фактографическая информация является основой группирования заключений финансово-хозяйственного контроля и аудита, а использование АСОИ повышает ее научный уровень, способствует развитию маркетинга в условиях рыночных отношений.