Требования к документу
Особенности составления документа - зафиксированной на материальном носителе информации, которая имеет юридическую силу. Основные параметры требований, предъявляемых к структуре документа (заголовок, подпись), оформлению текста и таблиц в документе.
Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
Вид | реферат |
Язык | русский |
Дата добавления | 25.12.2009 |
Размер файла | 19,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Саратовский государственный университет имени Н.Г. Чернышевского
Колледж управления и сервиса
РЕФЕРАТ
На тему: Требования к документу.
Саратов 2009 г.
Содержание
Введение
1.Требования к структуре текста документа
2.Требования к оформлению текста документа
3.Оформление таблиц
Заключение
Список литературы
Введение
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т. е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.
В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.
От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.
1. Требования к структуре текста документа
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетание мс глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д. ). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");
от третьего лица единственного числа("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
25. 01. 2000
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
25. 01. 2000
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
2. Требования к оформлению текста документа
Текст документа печатается через 1, 5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.
Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1, 5-2 межстрочными интервалами
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3межстрочными интервалами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:
от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;
6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОК ПО и ОК УД, для печатания слова«Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр. ) на расстоянии не менее 10 м мот верхнего края листа.
3. Оформление таблиц
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки графи строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ1. 5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.
При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.
4. Пример оформления бланка образца приказа по основной деятельности
ТОО «Маяк»
ПРИКАЗ
08. 01. 02 №2
Г.Москва
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01. 02. 02.
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с01. 02. 02 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
4. Секретарю-референту Ивановой А. И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г. О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные подразделения до 01. 02. 02.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П. А.
Директор предприятия /С. Т. Борисов /
Визы
В дело 01-08
Подпись10. 01. 02.
Список литературы.
1. Андреева В. И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.
2. Богатеев Р. Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999
3. Кузнецова Т. В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.
4. Овчинникова Н. В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001
Подобные документы
Изучение сущности и классификации документа - зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Определение документа в законодательных и нормативных актах. Эволюция традиционного документа в электронный.
курсовая работа [208,8 K], добавлен 20.06.2010Классификация, Реквизиты и оформление документов. Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки. Состав реквизита "подпись документа". Оттиск печати на документе. Электронная цифровая подпись как аналог собственноручной подписи.
курсовая работа [78,5 K], добавлен 01.09.2008Структурные элементы делового документа. Требования ГОСТов к оформлению документов. Правила регистрации документов путем проставления индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Схема документооборота на предприятии.
контрольная работа [21,8 K], добавлен 16.11.2009Мощность понятия "факсимиле". Электронная цифровая подпись как реквизит документа. Шифрование электронного документа на основе симметричных алгоритмов. Юридическая сила, возможности и особенности применения факсимильной и электронной цифровых подписей.
контрольная работа [25,9 K], добавлен 14.12.2013Процесс создания документа с использованием различных способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Орудия, используемые человеком для создания документов. Текстовый документ и его характерные черты. Способы кодирования информации.
презентация [1,2 M], добавлен 20.04.2016Классификация документов в организации ОП ООО "Русский модерн". Функция документа как присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Хранение информации на материальном носителе. Эффективная организация документопотока.
курсовая работа [17,9 K], добавлен 11.03.2009Целевое назначение, присущее документу. Информационная емкость документа. Информационная, социальная, коммуникативная, управленческая, культурная, историческая и правовая функции документа. Качественная и количественная характеристика информации.
презентация [640,5 K], добавлен 24.09.2013Текст як реквізит документа. Оформлення всього документа та титульної сторінки. Рубрикація — членування тексту на складові частини. Правила оформлення заголовків та підзаголовків. Примітки, додатки, виноски та підстави до тексту та прийоми виділення.
контрольная работа [23,4 K], добавлен 01.02.2009Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.
презентация [284,8 K], добавлен 02.07.2012Документ, как носитель информации. Составление и оформление документации. Объяснительная записка, гарантийное письмо, протокол производственного совещания, заявление на отпуск, предоставление отпуска. Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
контрольная работа [318,7 K], добавлен 10.11.2008