Описание и использование бланков служебных документов

2

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ №125 ГОРОДА ТРЕХГОРНОГО»

ПИСЬМЕННАЯ ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема:

Описание и использование бланков служебных документов

Руководитель работы:

Карпиюк Зинаида Федоровна

Выполнила работу учащаяся гр. №44

Дудина Светлана Владимировна

г. Трехгорный

2008 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Бланки служебных документов: назначение, правила изготовления, учета, использования и хранения

1.1 Оформление бланков документов

1.2 Разработка и изготовление бланков

1.3 Учет и хранение бланков

1.4 Классификация бланка

1.5 Бланк с использованием иностранных языков

1.6. Реквизиты

Вывод по главе

2. Практическая часть

2.1 Отдел ЗАГС Администрации города Трехгорного

2.2 Анализ исследуемого вопроса

Вывод по главе

Экономическая часть

Безопасные условия труда

Заключение

Список используемых источников и литературы

Приложения

Введение

В современных условиях офисного делопроизводства очень актуальна тема «Бланки служебных документов: назначение, правила изготовления, учета, использования и хранения». Они являются одним из главных видов деятельности в любом офисе, фирме, предприятии. С помощью бланков производится вся документация делопроизводства. Ведь бланк документа - это лист бумаги с воспроизведенными реквизитами, содержащими на нем постоянную информацию. Требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Он разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Таким образом, целью написания письменной экзаменационной работы является: углубленное изучение организации работы с бланками служебных документов;

В соответствии с поставленной целью выстраиваются следующие задачи:

1. Подобрать нужную информацию по данной теме с помощью учебно-методической литературы;

2. Систематизировать полученную информацию;

3. Обобщить изученный материал;

4. Применить практические навыки на работе;

5. Рассчитать себестоимость рабочего места секретаря-референта;

6. Ознакомиться с безопасными условиями труда на предприятии.

1. Бланки служебных документов: назначение, правила изготовления, учета, использования и хранения

1.1 Оформление бланков документов

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами (обязательные данные, которые должны содержаться в каком-либо документе; только наличие всех реквизитов в документе является основанием для признания его действительным), идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Формат бланков.

Формат - это линейные размеры (длина и ширина или высота) печатной формы, листа бумаги, выраженных в метрических или типометрических единицах.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для их изготовления используется два основных формата бумаги А4 и А5 - допускается также использование бумаги форматов А3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):



А3 - 297 х 420;	А5 - 248 х 210;
А4 - 210 х 297;	А6 - 105 х 148.

Поля бланков

Поле - это свободная от письма, печати полоса вдоль и поперек края листа бумаги.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

· левое - не менее 20;
· правое - не менее 10;
· верхнее - не менее 15;
· нижнее - не менее 20.

Шрифт

Шрифт - это комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Если документ составляется на компьютере, то при его подготовке рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) версии от 6.0 и выше. При печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты: Times New Roman Cyr (Times New Roman) размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Arial размером № 12, 13, 14.

Межстрочный интервал.

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, - это расстояние между строками в абзаце.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

· одинарный интервал - 12 пт;

· полуторный интервал - 18 пт;

· двойной интервал - 24 пт.

Текст бланков (и сам текст документа) рекомендуется печатать в формате А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами

1.2 Разработка и изготовление бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение 1), которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

· какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

· кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;

· как будут располагаться реквизиты на бланке.

1.3 Учет и хранение бланков

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверным предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. В соответствии с ГОСТ 6.30-97 эти бланки документов с изображением Государственного герба, герба субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией изготовление которых осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков - на карточках или журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков, с использованием следующих реквизитов:

при поступлении бланков:

· наименование вида гербового бланка;

· дата поступления;

· номер сопроводительного документа;

· наименование организации - поставщика гербовых бланков;

· количество экземпляров;

· серия и номер гербовых бланков;

при выдаче бланков:

· наименование вида гербового бланка;

· количество экземпляров;

· серия и номер гербовых бланков;

· наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

· расписка в получении;

· примечание (отметка об уничтожении и т.д.)

Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.

Если необходимо разослать документы на гербовом бланке, их разрешено тиражировать. В этом случае каждая копия документа заверяется печатью организации.

Бланки хранятся в металлических шкафах и (или) сейфах. В организации или у индивидуального лица, получающих бланки в большом количестве, допускается хранение их в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются.

Руководство организации обязательно должно назначить сотрудника, отвечающего за учет использования и хранение бланков. Назначение этого работника должно быть оформлено распорядительным документом. Контроль за этим участком работы осуществляет служба ДОУ.

Проверку работы с гербовыми бланками проводят постоянно, но не реже одного раза в год. Для этого создается комиссия, назначенная руководителем, о факте проверки делают отметки в регистрационно-учетной форме после последней записи. Секретарь должен знать, если комиссия находит нарушение, проводится служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителю организации.

Контроль за исполнением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.

1.4 Классификация бланка (приложение 2)

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

· расположению реквизитов;

· по автору документа;

· виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

· угловой;

· продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

· бланк организации;

· бланк структурного подразделения;

· бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Угловой бланк документа.

При угловом расположении (угловые бланки (приложение 3)) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрированным - начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;

· флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др.

Продольный бланк документа.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного расположения реквизитов (приложение 4), идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Общий бланк.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. (в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты).

Он в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов (приложение 5, 6, 7, 8, 9, 10)

Так же такой бланк изготавливается для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк Письма.

Особое выделение письма как вида документов и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

http://www.termika.ru/dou/enc/razd1/rekvizit02.html04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации";

09 - справочные данные об организации.

А также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.²

15 - адресат;

http://www.termika.ru/dou/enc/razd1/rekvizit17.html18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Бланк письма может, так же как и обычный бланк изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов (приложение 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Но все же наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция".

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк конкретного вида документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации";

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа,

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

http://www.termika.ru/dou/enc/razd1/rekvizit13.htmlhttp://www.termika.ru/dou/enc/razd1/rekvizit15.html18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов (примечание 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25).

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

1.5 Бланк с использованием иностранных языков

Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный язык), или на русском и иностранном (если организация осуществляет внешне экономическую деятельность), поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа. Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа - те же реквизиты организации - автора документа на русском языке. При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а потом - на иностранном.

Реквизиты следует печатать на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

1.6 Реквизиты

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и - над ними - одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках (приложение 26):

· федеральных конституционных законов и федеральных законов;

· указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

· постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

· постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

· постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

· решений Конституционного Суда Российской Федерации;

· решений Верховного Суда Российской Федерации;

· решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

· Президента Российской Федерации;

· Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

· Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

· Правительства Российской Федерации;

· Конституционного Суда Российской Федерации;

· Верховного Суда Российской Федерации;

· Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках (приложение 26):

· Администрации Президента Российской Федерации;

· полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

· федеральных органов исполнительной власти;

· Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

· Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

· Счетной палаты Российской Федерации;

· Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках (приложение 26):

· Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

· органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

· органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

· федеральных судов; - органов прокуратуры Российской Федерации;

· дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

В соответствии чего помещают реквизиты 01, 02, 03 на бланки.

Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами Субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Вывод по главе

Изучила организацию работы с бланками служебных документов. Рассмотрела все вопросы, связанные с правильным оформлением, изготовлением и разработкой бланков документов. Выяснила, как именно ведется учет и где именно хранятся бланки документов. Уточнила классификацию, назначение бланков документов. Систематизировала и анализировала точность использования различных бланков документов. Дала общую характеристику бланков документов.

2. Практическая часть

2.1 Отдел ЗАГС Администрации города Трехгорного

Я прохожу производственную практику в отделе ЗАГС Администрации города Трехгорный, начиная со второго курса и заканчивая четвертым.

17 августа 1953 г. В отделе записи гражданского состояния города Златоуст-20 была составлена актовая запись №1 о рождении Жулина Владислава. Начиная с 1988 г. Городским отделом проводятся торжественные регистрации новорожденных с вручением памятных подарков. В 1991 году городской отдел ЗАГС переехал из двух кабинетов административного здания в специально арендованное помещение. Декабрь 2005 г. Ознаменовался открытием в городе специализированного здания для регистрации актов гражданского состояния с современным интерьером, оборудованием и оргтехникой.

Основной функцией органов записи актов гражданского состояния является регистрация актов гражданского состояния.

Акты гражданского состояния - действия граждан или события, влияющие на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризующие правовое состояние граждан.

Государственной регистрации в порядке, установленным Федеральным законом № 143-ФЗ от 15 ноября 1997 года, подлежат акты гражданского состояния: рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть.

Структура подразделения отдела ЗАГС г. Трехгорного

Начальник отд. ЗАГС Тебенко В.С.

Ведущий специалист Н.Н. Лобова
Специалист I категории А.Ж. Каренгина

Практикантка (делопроизводитель) С.В. Дудина

Нормативно-правовая база органов ЗАГС основывается на положениях Федерального закона № 143-ФЗ от 15.11.1997 года «Об актах гражданского состояния», Гражданского кодекса РФ, Семейного кодекса РФ, Налогового кодекса РФ и принимаемых в соответствии с ними нормативно-правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ.

Государственная регистрация акта гражданского состояния производится органом записи актов гражданского состояния посредством составления соответствующей записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.

Формы бланков записей актов гражданского состояния и выдаваемых на основании данных записей актов гражданского состояния бланков свидетельств, порядок их заполнения, формы бланков иных документов, подтверждающие факты государственной регистрации актов гражданского состояния, а также формы бланков заявлений устанавливаются Правительством Российской Федерации (приложение 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38). Постановлением Правительства РФ от 17 апреля 1999 года № 432 утверждены Правила заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

В ЗАГСе производится учет бланков в книге выдачи свидетельств. Срок хранения этих книг установлен - 100 лет, акты гражданского состояния так же хранятся 100 лет, а потом передаются в госархив.

Регистрация входящих документов производится не только личная, но и письменная. Приходят документы из различных городов, сел, деревень и даже зарубежья.

2.2 Анализ исследуемого вопроса

В отделе ЗАГС г. Трехгорный существует свой архив, так как имеются документы с высоким сроком хранения. Книги актовых записей составляются в двух экземплярах и хранятся в разных архивах. В случае порчи одного экземпляра остается другой. Составляется опись дел ежегодно.

Гербовые бланки (строгой отчетности) поступают из госкомитета по делам ЗАГС Челябинской области по заявлению отдела ЗАГС города Трехгорного. Их получают по акту. Ответственность за бланки несет руководитель отдела В.С. Тебенко.

Для получения бланков заявлений делается заявка в типографию г. Трехгорный.

Имеется специальная программа «МАИС ИНСОФТ ЗАГС», которая формирует электронные бланки заявлений, не обращаясь в типографию. При подаче заявления, эта программа позволяет занести данные в компьютер. После чего данная информация распечатывается, как актовая запись о чем-либо, и как свидетельство о чем-либо.

Современный уровень организации позволяет ведение дел не только на бумажных носителях, но и на электронных.

Вывод по главе

За время прохождения производственной практики в отделе ЗАГС города Трехгорного я научилась принимать входящую корреспонденцию, работать с документами временного хранения до 10 лет и временного хранения с выше 10 лет, работать с архивом и архивными программами, подготавливать дела к передаче в архив, делать различные описи (общие, внутренние, конкретного дела), подшивать документы, работать с номенклатурой дел отдела ЗАГС.

Экономическая часть

Себестоимость рабочего места секретаря-референта включает в себя расходы по заработной плате, себестоимости основного и вспомогательного оборудования и прочие расходы.

Чтобы рассчитать себестоимость рабочего мечта секретаря-референта, необходимо использовать следующую формулу:

С = ФЗП + Соо + Пр,, руб.;

С- себестоимость рабочего места секретаря референта, руб.;

ФЗП - фонд заработной платы, руб.;

Соо - стоимость основного оборудования, руб.;

Пр - прочие расходы, руб.

1. Расчет фонда заработной платы (ФЗП)

Рассчитать фонд заработной платы можно по следующей формуле:

ФЗП = (Тс + П + Ук) х 12, руб.

Тс - тарифная ставка секретаря-референта, руб.

Тс = 2 400 руб.

П - начисляемая премия, руб.

Ук - уральский коэффициент, руб.

П = Тс х 30%, руб.

П = 2 400 х 30% = 2 400 х 0,3 = 720 руб.

Ук = (Тс + П) х 20%, руб.

Ук = (2 400 + 720) х 20% = (2400 + 720) х 0,2 = 624 руб.

ФЗП = (2 400 + 720 + 624) х 12 = 44 928 руб.

Таким образом, фонд заработной платы в год будет равен 44 928 руб.

2. Расчет себестоимости оборудования

Со = Соо + Сво, руб.

Со - общая стоимость оборудования, руб.

Соо - стоимость основного оборудования, руб.

Сво - стоимость вспомогательного оборудования, руб.

Соо = Ск + Сорг +См, руб.

Ск - стоимость персонального компьютера, руб.

Ск = 30 000 руб.

Сорг - стоимость, применяемой оргтехники, руб

Сорг = 5 000 руб.

См - стоимость офисной мебели, руб.

См = 20 000 руб.

Соо = 30 000 + 5 000 + 20 000 = 55 000 руб.

Сво = Соо х 10% руб.

Сво = 55 000 х 10% = 55 000 х 0,1 = 5 500 руб.

Со = 55 000 + 5 500 = 60 500 руб.

Таким образом, общая себестоимость оборудования равна 60 500 руб.

3. Расчет прочих расходов.

Пр = Нфзп + Кр, руб.

Пр - прочие расходы, руб.

Нфзп - начисления от ФЗП, руб.

Кр - коммунальные расходы, руб.

Нфзп = ФЗП х 26%

ФЗП = 44 928 руб.

Нфзп = 44 928 х 26% = 44 928 х 0,26 = 11 681,28 руб.

Кр = Со х 20% руб.

Со = 60 500 руб.

Кр = 60 500 х 20% = 60 500 х 0,2 = 12 100 руб.

Пр = 11 681,28 + 12 100 = 23 781,28 руб.

Таким образом, прочие расходы составят 23 781, 28 руб.

4. Смета расходов на организацию рабочего места секретаря-референта в органах ЗАГС

№ п/п	Статья расходов	Сумма, руб.
1	Фонд заработной платы, в том числе за месяц: - тарифная ставка = 2 400 руб.; - премия (30%) = 720 руб.; - уральский коэффициент (20%) = 624 руб.	44 928 руб.
2	Общая стоимость оборудования: - стоимость основного оборудования = 55 000 руб.; - стоимость вспомогательного оборудования (10%) = 5 500 руб.	60 500 руб.
3	Прочие расходы: - начисления от ФЗП (26%) = 11 681,28 руб.; - коммунальные затраты (20%) = 12 100 руб.	23 781,28 руб.
	Итого:	123 709,28 руб.

Безопасные условия труда

1. Требования безопасности перед началом работы

1.1. Температура воздуха в помещении должна поддерживаться в пределах 18-20°С.

1.2. Перед началом работы помещение должно проветриваться, что обеспечивает улучшение качественного состава воздуха.

1.3. Помещение с электронной техникой должно быть оснащено аптечкой первой помощи (она должна находиться в общественном месте и быть соответствующим образом укомплектована) и углекислым огнетушителем.

1.4. Проверить правильность установки рабочего места. Особо обратить внимание на экран монитора, который должен находиться на расстоянии не менее 50-70 см, экран должен быть перпендикулярным направлению взгляда и его центр должен быть на уровне глаз.

1.5. Осмотреть и привести в порядок рабочее место.

1.6. Для включения компьютера необходимо предварительно убедиться в целостности изоляции электропитающих кабелей, электропроводов и наличии заземления.

1.7. Убедиться в отсутствии засветок, отражении и бликов на экране монитора. Убедиться в отсутствии ярко освещенных предметов в поле зрения при переносе взгляда с экрана монитора на документ. Убедиться, что освещенность документов достаточна для четкого различения их содержания. При возможности, отрегулировать освещение и принять меры к исключению бликов и засветок на экране и в поле зрения. Свет должен падать с левой стороны рабочего стола.

1.8. Убедиться в отсутствии пыли на экране монитора и клавиатуре, при необходимости, протереть их специальной салфеткой (в помещении с электронной техникой влажная уборка должна проводиться ежедневно).

1.9. Запрещается приступать к работе в случае обнаружения несоответствия рабочего места, а также при невозможности выполнить подготовительные к работе действия.

2. Требования безопасности при выполнении работы

2.1. В течении рабочего дня содержать в порядке и чистоте рабочее место.

2.2. Соблюдать установленные режимом рабочего времени регламентированные перерывы в работе, выполнять рекомендованные физические упражнения.

2.3. Запрещается закрывать оборудование бумагами и посторонними предметами.

2.4. Не допускать попадания влаги на поверхности устройств.

2.5. Режимы труда и отдыха при работе должны организовываться в соответствии с требованиями СанПиН 2.2.2./2.4. 1340-03 в зависимости от вида и категории трудовой деятельности.

2.6. Продолжительность непрерывной работы с компьютером без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

2.7. При наличии ионизаторов, их использование допускается только во время перерывов в работе и при отсутствии людей в помещении.

3. Требования безопасности по окончании работы.

3.1. Произвести закрытие всех выполняемых на компьютере задач.

3.2. Отключить питание компьютера с учетом последовательных работ.

3.3. убрать со стола рабочие материалы и привести в порядок рабочее место.

4. Требования безопасности в аварийных ситуациях.

4.1. Обо всех неисправностях в работе оборудования и аварийных ситуациях сообщить непосредственной руководителю.

4.2. При обнаружении обрыва проводов питания или нарушении целостности их изоляции и других повреждений электрооборудования, немедленно прекратить работу и отключить питание.

4.3. При поражении работника электрическим током принять меры по его освобождению от действия тока путем отключения электропитания и до прибытия врача оказать первую медицинскую помощь.

4.4. В случае возгорания оборудования отключить питание, сообщить в пожарную охрану и руководителю, после чего приступить к тушению пожара имеющимися средствами.

Заключение

В результате своей работы углубленно изучила учебно-методическую литературу по теме бланки служебных документов: назначение, правила изготовления, учета, использования и хранения. Эти знания стимулируют и улучшают умения на производственной практике.

В процессе выполнения письменной экзаменационной работы поставленная мною цель была достигнута, путем решения задач:

1. Подобрала нужную информацию по данной теме с помощью учебно-методической литературы;

2. Систематизировала полученную информацию;

3. Обобщила изученный материал;

4. Применила практические навыки на работе;

5. Рассчитала себестоимость рабочего места секретаря-референта;

6. Ознакомилась с безопасными условиями труда на предприятии.

Выполненная работа дает понять, что в наше время без знания делопроизводства не обойтись не только специалистам, работающим на предприятии, но и простому гражданину, который сталкивается с разными видами бланков документов в обыденной жизни.

Список литературы

1. Ларин М.В, Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: МЦФЭР, 2003. - 112 с. - (Библиотека журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера", 1-2003).

2. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

3. Организация работы с документами: учебник/ Под ред. Проф. В.А. Кудряева. - 2 е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

4. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряева - 2-е издание, 2003г.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. - М., 2006. - Пункт 2.4.4

Приложения

Классификация бланка документа

Угловой бланк документа



Продольный бланк документа