Планування проведення ревізій, перевірок

Реферат на тему:

«ПЛАНУВАННЯ ПРОВЕДЕННЯ РЕВІЗІЙ, ПЕРЕВІРОК»

Планування контрольної роботи -- важлива умова її раціональної організації. Обґрунтоване планування забезпечує краще використання контрольно-ревізійних кадрів, робочого часу на проведення ревізій і перевірок, сприяє поліпшенню управління контрольно-ревізійними органами.

Плани складають у кожному контрольно-ревізійному органі в кінці звітного періоду на наступний рік або квартал на основі попередньої інформації про контрольно-ревізійну роботу, стану справ на підприємствах та з урахуванням необхідної черговості проведення контролю на підприємствах і деяких нормативів.

У планах передбачають перелік усіх підприємств і організацій, які підлягають ревізії, вказують відомості про попередні ревізії та перевірки, а також планові показники: ревізійний період, час і вид проведення ревізій і перевірок, виконавців. При цьому враховують, що комплексні ревізії і перевірки на підприємствах і в організаціях повинні проводитися не рідше одного разу в два роки з обов'язковим залученням всіх необхідних спеціалістів підрозділів і служб управління сільського господарства і продовольства (комбінату, об'єднання тощо). Тривалість ревізії планують з урахуванням стану економічної діяльності, розміру і спеціалізації підприємств, періоду після останньої перевірки, але, як правило, не більше ЗО днів.

План складають виходячи з реальних можливостей контролера перевірити на належному рівні відповідну кількість підприємств (8--9 ревізій на рік). Певний резерв часу необхідно передбачити для здійснення непланових ревізій, тематичних перевірок за вимогою правоохоронних та вищих органів управління, а також на підготовку до ревізій і перевірок та контролю за виконанням рішень, прийнятих за результатами попередніх ревізій і перевірок, проведення семінарів, нарад, на облік і звітність по контролю.

Насамперед планують ревізії і перевірки на тих підприємствах, в яких тривалий час їх не було, є сигнал про недоліки і зловживання або заяви на проведення ревізій за проханням керівництва через неблагополучну економічну ситуацію на підприємстві.

Кожна ревізія, передбачена в плані, повинна охоплювати період, починаючи з дати закінчення попередньої і закінчуватися на перше число, незалежно від дати її початку, тобто з першого числа початку по перше число кінця ревізійного періоду. Ця вимога забезпечує принцип безперервності контролю.

План складає начальник контрольно-ревізійного апарату, затверджує керівник органу, до складу якого входить підрозділ контролю. Строки проведення контролю та його виконавці розголошенню не підлягають, Інспекції (ревізії та перевірки) повинні мати раптовий характер.

Для усунення паралелізму і дублювання строки проведення ревізій і перевірок на підвідомчих підприємствах і в організаціях узгоджують з відповідними органами й установами державного контролю (Державна контрольно-ревізійна служба, Державна податкова інспекція та ін.). Зразок плану наводиться нижче.

Можуть бути й інші варіанти планів. Зокрема, рекомендують складати річний план з поквартальною розбивкою, в якому зазначають перелік підприємств, що підлягають ревізіям і перевіркам у плановому році, відомості про попередню ревізію і квартал проведення ревізії, а в доповнення до нього -- квартальний план, де вказують дату початку і закінчення ревізії, виконавців, затрати людино-днів та ін. Доцільність такого підходу до планування контролю зумовлена тим, що напередодні планового року важко передбачити, а головне забезпечити виконання заходів по конкретних показниках (дата, виконавці тощо).

Основні плани контрольної роботи доповнюють плануванням додаткових заходів: проведення нарад, семінарів, підготовка програм, рекомендацій по проведенню ревізій та перевірок, строки проведення цих заходів та виконавців. У більшості випадків у програмах відображують лише детальний перелік питань без зазначення строку їх перевірки і виконання але вказують спосіб та порядок їх перевірки, У цьому випадку програму можуть доповнити індивідуальним робочим планом перевірки господарських операцій. Програму складають на основі діючих інструкцій про проведення ревізій і матеріалів, які вивчають у процесі підготовки до ревізій і перевірок. Складання продуманої і чіткої програми -- один з важливих факторів підготовчої роботу до проведення ревізії. Особливо важливо передбачити перевірку питань, пов'язаних із змінами в законодавстві 1-а нормативних актах, новими законодавчими актами Ревізія -- це тривалий процес, який проводиться в кілька етапів: підготовка; проведення ревізійних процедур на об'єкті ревізії; систематизація матеріалів ревізії та оформлення її результатів; обговорення їх на обревізованому підприємстві; розгляд матеріалів ревізії та прийняття рішень вищестоящою організацією; контроль за виконанням прийнятих рішень за матеріалами ревізій.

Підготовку до ревізій починають із моменту затвердження плану документальної ревізії. Вона охоплює попереднє ознайомлення з матеріалами, що характеризують діяльність підприємства, яке підлягає ревізії, складання програми або робочого плану, систематизацію нових нормативних актів, підготовку макетів таблиць, відомостей та інших робочих документів по оформленню результатів ревізій.

Ревізор може одержати інформацію про дане підприємство з таких джерел: акт попередньої ревізії (перевірки); річні звіти, рішення балансової комісії при розгляді й обговоренні річного звіту; усна, письмова інформація від фахівців управління (об'єднання) -- агрономів, зооінженерів, начальника економічно-фінансового відділу та ін.; матеріали перевірок інших органів контролю, якщо налагоджена координація їх роботи і співробітництво; інформація від окремих підприємств та організацій, які мають ділові стосунки з підприємством, що підлягає ревізії; інформація з газет і журналів. Особливо важлива інформація актів попередніх ревізій і річного звіту. Ревізор звертає увагу на виявлені порушення й інші недоліки та обставини, за яких виникли порушення, робить попередній оглядовий аналіз показників звіту. На підставі цього виявляють вузькі місця, слабкі ділянки роботи підприємства і намічають напрями перевірки його виробничо-фінансової діяльності. Це дозволяє скоротити час на проведення ревізійних процедур безпосередньо на підприємстві, зосередити увагу на найважливіших питаннях, щоб забезпечити їх глибоку перевірку.

При вивченні матеріалів попередньої ревізії потрібно проаналізувати інформацію про виконання рішень згідно з наказом, листом, постановою, одержаною від підприємства, щоб перевірити її достовірність на місці.

У період підготовки до ревізії доцільно систематизувати нові положення законодавства та зміни в ньому, інструкціях та інших нормативних актах, щоб перевірити поінформованість про, них на підприємстві та правильність застосування цих нових положень. Потрібно також ознайомитись із службовим листуванням, вказівками і розпорядженнями вищих органів управління, звернути увагу на наявність заяв, доповідних записок, скарг та інших сигналів про недоліки і правопорушення на підприємстві. Замітки про зібрану інформацію потрібно нагромаджувати в спеціальному робочому зошиті. При призначенні комплексних ревізій до них готуються всі члени ревізійної бригади (групи).

На основі зібраних даних і одержаних завдань по перевірці конкретних ділянок роботи керівництво вищим органом управління складає програму і робочий план ревізії. Останній включає перелік ревізійних операцій (процедур), які потрібно виконати, в хронологічному порядку, прийоми і способи їх виконання та виконавців.

Доцільно заготовити макети робочих таблиць, проміжних актів, відомостей для оформлення результатів ревізії для скорочення часу на цю роботу на підприємстві. Крім того, вдало розроблені таблиці, відомості, в яких закладено алгоритм розрахунків певних показників та їх зіставлення, полегшують роботу на об'єкті ревізії, несуть навантаження програмованого забезпечення контролю, є доброю допомогою для молодших і менш досвідчених контролерів. Підготовчий період завершується інструктажем і обміном пропозиціями всіх членів ревізійної бригади перед виїздом на об'єкт ревізії. Інструктаж проводить начальник ревізійного відділу, керівник ревізійної бригади, головний бухгалтер, в окремих випадках -- керівник управління, об'єднання. Від якості підготовчої роботи значною мірою залежить ефективність ревізії. Цей етап -- один з важливих елементів наукової організації праці.

Призначення ревізії і перевірки оформляють наказом або розпорядженням керівника відповідного органу управління, в якому вказують вид ревізії, назву підприємства, період, за який необхідно перевірити виробничо-фінансову діяльність, прізвище та ініціали керівника та всіх членів ревізійної групи, строк проведення та подання матеріалів ревізій, кількість днів на перевірку кожному члену ревізійної групи. На основі наказу кожному з них виписують командировочне посвідчення із зазначенням місця, мети і строку відрядження. Керівнику ревізійної бригади вручають програму ревізії, копію наказу або виписку з наказу про проведення ревізії.

Прибувши на об'єкт ревізії (підприємство), керівник ревізійної групи пред'являє керівнику наказ про проведення ревізії. Керівник викликає головного бухгалтера та інших головних спеціалістів і керівників відповідних служб і проводить коротку нараду, на якій повідомляє про мету і завдання ревізії, дає відповідні розпорядження спеціалістам щодо участі в організації та проведенні ревізії на окремих ділянках, підготовки необхідної інформації тощо. Після цього члени ревізійної групи приступають до ревізії на своїх ділянках відповідно до програми.

На дошці оголошень або іншими засобами (по радіо, через керівників підрозділів) повідомляють про строки проведення ревізії та основне робоче місце ревізійної бригади. Одночасно вивішують скриньку для пропозицій і повідомлень працівників даного підприємства.

Зразу ж проводять інвентаризацію каси. В перші дні ревізії доцільно здійснити інвентаризацію і всіх інших матеріальних цінностей та худоби. До інвентаризації, яку проводять під керівництвом контролерів, залучають бухгалтерів та інших працівників, а також ревізійну комісію підприємства.

На початку ревізії роблять загальне обстеження підприємства: оглядають поля, ферми, підсобні цехи, сховища і склади матеріальних цінностей, гаражі, ангари та інші'місця зберігання сільськогосподарської техніки, будівельні майданчики, розміщення і склад виробничих підрозділів, з'ясовують, які форми організації праці й управління застосовують на даному підприємстві та ін. У результаті одержують загальну уяву про стан справ на підприємстві, уточнюють програму і завдання перевірки та загальний об-' сяг ревізійної роботи. Після цього приступають до ревізії програмних питань. Особливо складною і трудомісткою є перевірка документів, яку можна здійснювати у хронологічному, систематизованому, комбінованому порядку.

Хронологічна перевірка передбачає дослідження документів у послідовності, в якій вони підшиті, тобто за кожний місяць перевіряють всі документи: касові, банківські, по руху матеріальних цінностей та ін. Такий порядок перевірки рекомендують на невеликих підприємствах з незначною кількістю операцій.

Систематизовану перевірку здійснюють за однорідними операціями, згрупованими за економічною ознакою. Наприклад, за весь період, що підлягає ревізії, перевіряють всі касові документи, потім банківські і т. д. Такий порядок вивчення документів більш ефективний, ніж хронологічний, бо дозволяє зосередити увагу на певній ділянці роботи, що виконувалася протягом тривалого періоду, і виявити тенденції та типові відхилення. Тому систематизована перевірка використовується найчастіше,

Комбінований порядок дослідження документів передбачає поєднання хронологічного і систематизованого способу, використовуючи переваги кожного з них. Тому найефективніша комбінована перевірка, в основу якої покладено систематизований принцип. Вона зумовлена необхідністю зіставлення взаємопов'язаних операцій і дослідження їх у взаємозв'язку. Наприклад, вивчаючи касові операції, виникає потреба в залученні документів по розрахунках з підзвітними особами, по реалізації продукції, робіт та послуг за готівку тощо.

Важливий організаційний момент -- встановлення послідовності перевірки документів, яка зумовлена черговістю виконання відповідних господарських операцій і взаємозв'язком документів. Тому послідовність перевірки документальних джерел повинна бути такою, при якій кожний наступний етап випливає з попереднього, Наприклад, після ревізії коштів доцільно переходити до ревізії розрахункових операцій, а після цього -- до ревізії матеріальних цінностей, оскільки дані операції тісно взаємопов'язані.

При перевірці відповідних господарських операцій також .важливо дотримуватися певної послідовності, зумовленої порядком формування інформації, починаючи з відображення її в первинних документах і закінчуючи звітністю. З урахуванням цього можна перевіряти документи за принципом «від документа до регістра» або «від регістра до документа», тобто від часткового до загального, або навпаки. Вибір підходу в основному залежить від виду господарських операцій. Однак перевагу надають принципу «від загального до часткового». Цей вибір ґрунтується також на вибірковому способі перевірки документів, який є основним у ревізійній практиці. Наприклад, всі розрахункові операції доцільно починати з дослідження динаміки заборгованості в бухгалтерських регістрах за певний період. Виявивши організації або підприємства, які порушують розрахункову дисципліну, перевіряють первинні документи, враховуючи принцип суттєвості (матеріальності). Аналізуючи рух коштів по особових рахунках підзвітних осіб у журналі-ордері № 7 або в машинограмі, також можна виявити чимало порушень (видача коштів у підзвіт при наявності заборгованості підзвітної особи, наявність простроченої заборгованості, видача в підзвіт великих сум на придбання матеріальних цінностей, переавансування тощо), що беруть до уваги при виборі перевірки авансових звітів конкретних осіб. При перевірці виробництва, реалізації продукції слід починати з економічного аналізу, а потім переходити до перевірки записів у бухгалтерських регістрах, первинних документах по конкретних видах виробництва та реалізації продукції, рівень економічних показників якої низький або підлягає сумніву.

Оскільки касові і банківські операції згідно з Інструкцією потрібно перевіряти суцільним способом, то їх можна перевіряти за принципом «від документа до регістра». Вибір підходу залежить також від конкретних завдань і ревізійної ситуації на місці. У будь-якому випадку потрібно широко використовувати наскрізну перевірку господарських операцій, враховуючи, що викривлення інформації, приховування порушень може здійснюватися на всіх етапах її формування, починаючи з первинних документів і закінчуючи бухгалтерськими регістрами і звітністю.

Згідно з Інструкцією про проведення ревізій суцільним способом перевіряють всі документи і бухгалтерські реєстри по касових, банківських операціях і розрахунках з підзвітними особами. Вибірковій перевірці, як правило, підлягають всі інші господарські операції. Кількість документів, період, за який вони оформлені, встановлюють самі ревізори на місці. Однак для перевірки певних господарських операцій використовують документи періоду, найбільш характерного для цього роду операцій. Наприклад, перевірку операцій по оприбуткуванню продукції від урожаю логічно проводити за місяці її масового збирання (у липні -- вересні), виконання ремонтних робіт -- в осінньо-зимовий період і т, п. Розрахункові операції доцільно перевіряти за кожний останній місяць звітного кварталу. Найглибше слід перевірити господарські операції за останній місяць року, оскільки в грудні виконується така відповідальна робота, як інвентаризація, закриття рахунків, калькулювання собівартості продукції, складання річного звіту. При виявленні серйозних порушень і зловживань на окремих ділянках виробничо-фінансової діяльності проводять перевірку документів суцільним способом. Його ж використовують при наявності сигналів, заяв і скарг на конкретних матеріально відповідальних або службових осіб.

Таким чином, в основу вибіркового способу кладуть принцип суттєвості (матеріальності), суть якого полягає в тому, що насамперед зважають на такі факти, які визначають оцінку певних ділянок роботи або від яких залежить стан справ у конкретному випадку.

При перевірці документів використовують різні прийоми і способи в їх оптимальному поєднанні. Раціональна організація проведення ревізій визначається також широким застосуванням технічних засобів і особливо машинолічильної техніки, про що детальніше викладено вище.

Спеціалісти у складі ревізійної бригади при проведенні комплексної ревізії основну увагу звертають на перевірку організації і технології виробництва по галузях.

При організації економічного контролю потрібно враховувати особливості проведення ревізій і перевірок в умовах машинної обробки економічної інформації, яка набула значного поширення. Багато підприємств при плануванні й обліку використовують електронно-обчислювальні машини (ЕОМ) у централізованому порядку або персональні комп'ютери (ПЕОМ) безпосередньо на підприємствах. Тому в контролерів з'являється ряд нових функцій: вивчення діючої на підприємстві системи механізації та автоматизації планово-облікових робіт, перевірка правильності машинних носіїв інформації, забезпечення їх внутрішньогосподарського контролю та ін. Все це вимагає від контролерів спеціальної підготовки в освоєнні техніки експлуатації ЕОМ>,,і ПЕОМ, знання особливостей формування і використання інформації в умовах механізації та автоматизації обліку і звітності.

При проведенні ревізії (перевірки) на підприємствах, де запроваджена механізація обліку, контролеру необхідно вивчити: види обчислювальної техніки, яка використовується; програмне забезпечення; робочий кодифікатор облікових номенклатур; форму механізованої обробки економічної інформації та експлуатації техніки користувачами (індивідуальна, групова); порядок підготовки і передачі документів на механізовану обробку; види і зміст машинограм та ін. Особливу увагу контролер звертає на ефективність застосування способів контролю за правильністю складання і обробки інформації на різних етапах, починаючи з оформлення первинних документів і закінчуючи машинограмами. При механізації обліку помилки виникають через непристосованість окремих форм первинних документів до вимог механізації, неправильне оформлення документів, недостатній контроль за виконанням окремих операцій, порушення технологічних вимог експлуатації машин, навмисне викривлення інформації, неправильне шифрування документів, пропуск окремих документів, неправильне складання програм та ін. Конкретні причини помилок контролер з'ясовує під час ревізії чи перевірки, одночасно з'ясовуючи, які профілактичні заходи вживалися по запобіганню помилкам і притягненню винних до відповідальності.

Контролери визначають порядок приймання первинних документів від структурних підрозділів, дотримання графіку документообігу, здійснення бухгалтерією контролю за правильністю шифрування документів посадовими особами, правильність комплектування документів у пачки, своєчасність їх передавання на механізовану обробку.

При перевірці діючого порядку передачі первинних документів на машинну обробку виявляють канали і умови можливого повторного використання одного й того ж документа з метою привласнення коштів і матеріальних цінностей. Для попередження цього на всіх первинних документах після машинної обробки повинен бути штамп, або відповідна .відмітка, тобто застосовуватися спеціальна система гашення відпрацьованих документів. Контроль формування машинограм полягає у з'ясуванні правильності їх оформлення (наявність заголовків машинограм, штампів і підписів операторів, контролерів обчислювального центру). Далі перевіряють відповідність окремих машинограм первинним документам. Особливо ретельному контролю підлягають машинограми, в яких є виправлення помилок. Аналізують правильність кореспонденції рахунків і проводять взаємну звірку машинограм синтетичних і аналітичних рахунків.

На всіх етапах технологічного процесу машинної обробки економічної інформації перевіряють наявність контролю за виявленням помилок згідно з проектом механізації обліку. Для перевірки роботи комп'ютерних систем і вірогідності інформації машинограм за програмою машинної обробки документів виготовляють окремі машинограми в дублюючому режимі. Нарешті контролери перевіряють забезпечення збереження інформації в системі обробки даних, тобто організаційні заходи (система паролю), які призначені для виключення можливого несанкціонованого доступу до інформаційних масивів з метою знищення окремих даних або введення безпідставно додаткової інформації і таким чином викривлення її в корисливих цілях.