Аудит расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение

1. Анализ нормативных документов учета расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

2. Экономическая характеристика ОАО "Ольховатский сахарный комбинат"

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

3.1 План аудита расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

3.2 Методика аудита с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

3.3 Отчет аудитора по проверке расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является ОАО «Ольховатский сахарный комбинат».

Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Цель аудита курсовой работы -- установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

- определить нормативные и законодательные документы учета расчетов с подотчетными лицами;

- оценить уровень существенности, внутренний контроль и аудиторский риск;

- составить план и программу аудита;

- рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

- проанализировать полученный материал и сделать выводы.

В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные пособия российских авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

Методологической и технической основой послужили:

Ш Федеральный закон «О бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.23.07.98)

Ш Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 24.03.2000г.)

Ш Гражданский кодекс Российской Федерации.

Ш Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с 01.02.2002г.

Ш Налоговый кодекс РФ части I и II, утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001)

Ш Федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.

Ш Стандарты по аудиторской деятельности.

Ш План счетов и инструкция по применению плана - счетов.

Ш Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Источниками конкретной информации для проведения исследования являются годовая бухгалтерская отчетность предприятия за 2008 г.

Ш форма № 1 "Бухгалтерский баланс";

Ш форма № 2 "Отчет о прибылях и убытках";

Ш данные аналитического и синтетического учета;

Ш первичные документы.

1. Анализ нормативных документов учета расчетов с подотчетными лицами

В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.

Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.

В организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства, источником информации, используемой при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами, являются учетные регистры.

В организациях, применяющих упрощенную журнально-ордерную форму учета, источником информации являются учетные регистры.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После указанных процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одним из направлений получения аудиторских доказательств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11 «Положения о порядке ведения кассовых операций». При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Согласно п. 11 «Порядка ведения кассовых операций предприятия» могут выдавать своим работникам наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, «Инструкцией по применению плана счетов» предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В соответствии с п. 11 «Порядка ведения кассовых операций» выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги в рублях под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Согласно ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

-- расходы по проезду;

-- расходы по найму жилого помещения;

-- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

-- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

В соответствии с «Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490, гостиницы оказывают как основные, так и дополнительные услуги. Сумма НДС, предъявленная гостиницей за дополнительно оказанные услуги, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 71.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), которые принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Причем в п. 44.3 Методических рекомендаций по применению гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2000 № БГ-3-03/447 (далее - Приказ МНС № БГ-3-03/447), разъяснено, что при определении перечня услуг, которые могут быть включены в состав расходов на командировки при исчислении НДС, подлежащего вычету, организациям следует руководствоваться п. 7 ст. 171 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК. При этом необходимо учитывать, что в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК перечисляются расходы, относящиеся к расходам на командировки в целях исчисления налога на прибыль организаций.

В целях бухгалтерского учета расходы организации по выплате суточных работнику являются расходами по обычным видам деятельности и включаются в состав коммерческих расходов (п. 5,7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № ЗЗн). На основании п. 18 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности), при выполнении условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99. Командировочные расходы признаются в бухгалтерском учете после утверждения авансового отчета работника.

В целях исчисления налога на прибыль расходы на командировки, в частности суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК), и являются косвенными расходами, формирующими налоговую базу по налогу на прибыль текущего месяца (ст. 318 НК).

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций применяются нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия», в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Следовательно, суточные, выплаченные работнику сверх установленной нормы, включаются в налоговую базу по НДФЛ. Налогообложение производится по налоговой ставке 13% (ст. 224 НК). Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ организация обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Удержание начисленной суммы налога может быть произведено организацией при выплате работнику очередной заработной платы, что отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДФЛ».

В соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, не подлежат обложению единым социальным налогом (ЕСН). Суточные сверх норм, которые, как было сказано выше, не уменьшают налогооблагаемую прибыль, также не подлежат обложению ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

Сумма выплаченных работнику суточных не облагается также страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование в силу того, что в соответствии с п. 2 ст. 10 Закона о пенсионном страховании объектом обложения страховыми взносами является объект налогообложения по ЕСН, установленный в гл. 24 «Единый социальный налог» НК РФ.

Датой совершения операций по командировочным расходам в иностранной валюте в части суточных является дата утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2000).

Основанием для снятия наличной иностранной валюты с текущего валютного счета в уполномоченном банке и покупки в уполномоченных банках дорожных чеков является заявка клиента.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:

приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;

приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.

Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.

Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ [3] валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

В пункте 2.1. Положения содержится запрет на покупку юридическими лицами наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Иными словами, речь в данном пункте идет о ситуациях, когда организация выдает подотчетному лицу (например - кассиру) наличные средства в рублях, а приобретенную наличную иностранную валюту приходует в кассу.

Приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченному банке.

Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а при невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

Обычно аванс на командировочные расходы выдается в валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, предприятие может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета (пересчет) редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу ЦБ РФ.

Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

Выдаваемая в качестве аванса сумма включает суточные в пределах норм.

Оприходование в кассу приобретенных дорожных чеков отражается по дебету счета 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы», в корреспонденции со счетом 52 «Валютные счета».

На израсходованные командированными лицами суммы, полученные путем обналичивания дорожных чеков (на основании авансового отчета с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы), счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат на производство.

В соответствии с положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 , командированному работнику возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Согласно п. 4.3 Положения ЦБР № 62 в случае неполного использования командируемым лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности может им погашаться путем внесения в кассу клиента наличной иностранной валюты.

Возникающие в бухгалтерском учете в результате пересчета иностранной валюты в рубли курсовые разницы зачисляются в соответствии с п. 13 ПБУ 3/2000 на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы. Они согласно Инструкции по применению Плана счетов учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

2. Экономическая характеристика ОАО "Ольховатский сахарный комбинат"

Открытое акционерное общество “Ольховатский сахарный комбинат” существует 01.01.2002 г. по настоящее время.

Основной целью Общества является получение прибыли путем удовлетворения потребностей субъектов гражданских правоотношений в продукции, работах и услугах оказываемых Обществом. В основном данное предприятие специализаруется на производстве и реализации сахара, а также различных видов побочной продукции. На предприятии применяется автоматизированный бухгалтерский учет с сохранением журнально-ордерной системы учета. Учет затрат на производство ведется на определяется “Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) и порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли”, утверждено постановлением Правительства №5 52 от 5.08.1992 с учетом дополнений и изменений, а также Законом РФ “О налоге на прибыль предприятий и организаций”.

Для организаций значение основных фондов очень велико. От их количества, стоимости, технического уровня, эффективности использования зависят конечные результаты деятельности потребительского общества: совокупный оборот, прибыль и рентабельность, финансовое состояние.

Таблица 1. Доля внеоборотных активов в общей массе активов ОАО "Ольховатский сахарный комбинат"