Место бюджета движения денежных средств в системе управления организацией

О.А. Шевченко,старший менеджер департамента финансовогои управленческого консультирования компании "ФБК"

Увеличивающаяся роль бюджета движения денежных средств определяется усилением значения контроля за финансовыми потоками организации в условиях:

· повышения количества видов деятельности и номенклатуры производства в рамках одной организации;

· выделения различных видов деятельности в самостоятельные бизнес-единицы;

· перекрестного финансирования и субсидирования в рамках холдингов и многопрофильных организаций;

· усложнения структуры финансирования и увеличения объемов внешних заимствований.

Современная экономика характеризуется уменьшением цикла обращения денежных средств, когда свободные средства стараются вкладывать с целью приращения капитала. Накапливание больших объемов свободных денежных средств - расточительное и неэффективное использование ресурсов (упущенная выгода от прибыльного размещения свободных денежных средств).

Увеличение объемов внешнего финансирования потребовало полного и ежедневного контроля за денежными потоками внутри организации с целью определения недостатков и избытков финансовых ресурсов, способов и сроков возврата займов.

Вместе с тем увеличение масштабов деловой активности приводит к возникновению побочных негативных явлений:

· непрозрачности структуры финансовых потоков внутри организации, невозможности эффективного финансового менеджмента;

· невозможности оценить масштабы и временной интервал кассовых разрывов, поскольку в разных видах бизнеса финансовые потоки имеют различную цикличность и структуру;

· возникновению злоупотреблений, нецелевому использованию средств и отвлечению ресурсов дочерними структурами на непрофильную деятельность;

· постоянному финансированию материнской компанией убыточной деятельности ряда дочерних структур.

Отличие бюджета движения денежных средств от отчета о движении денежных средств.

Говоря о механизме контроля за движением денежных средств, нужно четко определить терминологию. Существуют два принципиально разных документа:

1. отчет о движении денежных средств (cash flow statement), который является итоговым отчетным документом в финансовом (или бухгалтерском) учете;

2. бюджет (прогноз, кассовый бюджет) движения денежных средств (cash budget), который является плановым и отчетным документом в управленческом учете (или в бюджетировании).

Распространенной ошибкой является отождествление этих двух документов. Различия этих документов вытекают из разных целей, стоящих перед системами учета, в рамках которых они формируются.

Цель формирования бухгалтерского отчета о движении денежных средств - дать пользователям информацию об источниках притока денежных средств и направлениях их расходования, остатках денежных средств на счете, т.е. о фактически произошедших событиях, причем данные за период только суммируются на конкретную отчетную дату и какая-либо корректировка не предполагается.

Цель формирования бюджета движения денежных средств - планирование, контроль исполнения плановых показателей и анализ данных о движении денег и их эквивалентов за период. Механизм формирования информации динамичен - он предусматривает возможность корректировки данных в процессе исполнения бюджета и анализа "плановые величины - фактические данные".

Успешно работающий менеджер должен иметь четкое представление о том, как измерить денежный поток, как им управлять и каковы источники денег. Управлять денежными потоками можно только в системе "плановые величины - фактические данные", что и позволяет делать механизм системы бюджетирования.

Структура, степень конфиденциальности и порядок формирования бюджета движения денежных средств определяются только внутренней нормативной документацией организации. В большинстве случаев он является конфиденциальным и закрыт для сторонних пользователей. Поэтому бюджет движения денежных средств имеет еще одну особенность - ограниченный круг пользователей; в первую очередь это менеджеры и руководители, в редких случаях - стратегические, но не портфельные инвесторы.

Бюджет движения денежных средств - эффективный инструмент планирования и контроля за денежными потоками, который дает руководству организации представление:

· за счет какой деятельности организация получает денежные средства и способна ли она стабильно получать денежные средства от текущей деятельности;

· насколько организация зависит от заемных источников финансирования;

· когда возникают кассовые разрывы и за счет чего они могут быть покрыты, когда и на каких условиях могут быть получены кредиты и займы;

· получает ли организация достаточно ресурсов для дальнейшего роста;

· о деятельности подразделения, что служит одним из критериев оценки работы их менеджеров;

· о причинах расхождений финансовых результатов (зафиксированных в отчете о прибылях и убытках) и изменениях объемов денежных средств (зафиксированных в отчете о движении денежных средств).

Кроме того, бюджет движения денежных средств позволяет связать воедино денежные потоки финансово взаимосвязанных структур, поскольку отчет о движении денежных средств отражает только финансовые потоки одного юридического лица.

Менеджеры подразделений получают информацию о финансировании статей бюджета организации и расчетах с контрагентами, а также имеют возможность не только управлять денежными потоками организации, но и планировать посредством данных об этих потоках затраты (сокращать их в период, когда может ожидаться нехватка денежных ресурсов и, наоборот, увеличивать при возможности их финансирования).

Стратегическим инвесторам (в случае предоставления им такой информации) бюджет движения денежных средств позволяет разрабатывать модели для оценки и сопоставления дисконтированной стоимости будущих потоков денежных средств различных компаний и реалистичность возврата средств.

Место бюджета движения денежных средств в системе бюджетов.

Бюджет движения денежных средств является только частью общего бюджета1 , одной из форм контроля за деятельностью организаций. Он не показывает финансовых результатов деятельности организации (для этого нужен прогноз прибылей и убытков), не дает представления об имуществе и капитале организации (для этого необходим прогнозный баланс).

· максимальная детализация наиболее важных статей в различных аналитических разрезах;

· формирование не только отчетных форм, но и планов, а также анализ исполнения бюджета;

· возможность внесения корректировок или перехода на иной уровень деловой активности либо другой бюджет с иными плановыми показателями (гибкость бюджета);

· отдельный учет внутреннего перемещения денег (поступлений средств из банка в кассу);

· использование денежных эквивалентов как платежных средств и неденежных форм расчетов, которые не применяются в российском бухгалтерском учете при формировании отчета о прибылях и убытках, а также возможность учета операций с векселями, взаимозачеты и бартерные схемы;

· введение статей, отражающих направления расходования свободных денежных средств (например, депозиты, резервы).

При отражении движения денежных средств необходимо отражать резервы1 , поскольку эти денежные средства временно отвлечены из оборота (в соответствии с правилами, установленными во внутренних нормативных документах), что влияет на способность организации погашать возникшую кредиторскую задолженность.

Принципы формирования внутренней управленческой отчетности позволяют установить правила ее подготовки, применительно к специфике бизнеса, так:

· организациям с большим объемом капитальных вложений необходимо отслеживать финансирование этих вложений не только пообъектно, но и в разрезе подразделений, видов вложений и т.д.;

· холдинговым структурам с большим объемом внутренних взаимозачетов нужно отражать денежные потоки между структурами, входящими в холдинг, как в доходной, так и в расходной части бюджета. При этом сумма зачета не должна влиять на итоговый баланс поступления и расходования денежных средств, поскольку и в доходах, и в расходах должна фигурировать одна и та же сумма, если иное не предусмотрено договором о зачете задолженности;

· структурам, осуществляющим большой объем бартерных операций, следует указывать стоимость товаров, переданных покупателями в обмен на реализованную продукцию, в составе денежных поступлений и выплат (в отчете о движении денежных средств такие операции не отражаются). В этом случае доходы от реализации полученных товаров должны быть показаны по строке реализации продукции в момент поступления средств от продажи в фактически поступившей сумме.

Способность бизнеса генерировать денежные средства в достаточном объеме - залог его развития. Однако и прибыльный бизнес (в соответствии с отчетом о прибылях и убытках) может испытывать хроническую нехватку денежных средств.

Способность создавать прибыль необходима для развития организации, но только если такая прибыль может быть быстро конвертирована в деньги. Статистика большинства развитых стран показывает, что 70% фирм, пострадавших от банкротства, имели прибыль, но прекратили существование из-за нехватки денег, а не из-за неспособности генерировать прибыль.

Результат формирования бюджета движения денежных средств не может быть отрицательным: организация не может выплатить больше денег, чем она привлекает в данном периоде. В случае нехватки собственных ресурсов организация берет кредиты и займы, что обязательно должно быть отражено при формировании документа. При разработке планов нужно помнить, что все планируемые к погашению обязательства должны быть покрыты денежными средствами (своими или заемными).

Отражение данных в бюджете доходов и расходов не предполагает автоматического их отражения в бюджете движения денежных средств. Критический момент процесса прогнозирования денежных потоков - оценка погашения дебиторской задолженности с учетом безнадежных долгов. Усложняется процесс тем, что эффект запаздывания поступлений платежей в оплату продаж в кредит распространяется на несколько временных периодов.

Если при расчете денежных поступлений учитывается безнадежная дебиторская задолженность, то при формировании кредиторской задолженности рассматривается необходимость оплаты всех обязательств. Таким образом, возникают разрывы:

· по суммам - между выручкой, отражающей всю отгрузку, и денежными поступлениями, с одной стороны, и выплатами по обязательствам (или всеми начисленными затратами) - с другой1;

· по времени - между выставлением/получением счетов и поступлением/выплатой денежных средств.

Механизм формирования бюджета движения денежных средств.

Данные в бюджете движения денежных средств напрямую не переходят из традиционных форм бюджета. Бюджет движения денежных средств связан с остальными бюджетами через поступление/выбытие денежных средств, т.е. движение обязательств: получение и выставление счетов; подписание актов выполненных работ и накладных на получение товарно-материальных ценностей; контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью через исполнение заключенных договоров. На рисунке 2 представлен механизм формирования бюджета движения денежных средств.

· о финансировании инвестиционной деятельности предприятий за счет потоков, например материнской компании;

· восстановлении реальных потоков при проведении взаимозачетов;

· перекрестном финансировании деятельности убыточных структур холдинга за счет прибыльных.

· Консолидированный бюджет движения денежных средств позволяет:

· сконцентрировать финансовые ресурсы на приоритетных направлениях. Так, если есть остатки по счетам у каждого предприятия, совокупный остаток может оказаться значительным и его можно использовать для активизации финансовой деятельности группы1, например инвестиционной;

· организовать внутригрупповое кредитование (перекрестное финансирование).

Основное негативное последствие перекрестного финансирования состоит в том, что члены группы начинают терять хозяйственную самостоятельность и в ряде ситуаций отчет о движении денежных средств не отражает реальную картину по отдельно взятому предприятию группы.

Существуют два варианта формирования бюджетов и организации финансовых потоков:

1. дочерние общества полностью находятся на самофинансировании;

2. в рамках холдинга существует перекрестное финансирование.

Предприятия холдингового типа в рамках централизации средств часто направляют основные денежные потоки (в первую очередь экспортные поступления) в доходы центрального аппарата. В дальнейшем эти средства перечисляются дочерним обществам в качестве займов или в счет взаимозачетов оплачиваются обязательства дочерних обществ.

Внутри холдинга картина движения денежных потоков на отдельно взятом предприятии может существенно отличаться от картины движения реальных денежных потоков, которые может генерировать данное предприятие как самостоятельная производственная единица. При покупке предприятия, исключаемого из холдинговой структуры, необходимо восстановить реальные денежные потоки и понять, какое количество денежных средств реально генерируется в основной деятельности предприятия.

Пример. Предприятие входит в холдинг. Часть договоров на реализацию продукции заключает материнская компания, которая в дальнейшем предоставляет по договору безвозмездный и беспроцентный заем дочернему предприятию. Половина средств, получаемых материнской компанией, фактически является доходами дочернего предприятия.

Денежные потоки предприятия как самостоятельной бизнес-единицы и структуры холдинга

Как видно из таблицы, приведенной в примере, чистый денежный поток в периоде отрицателен, т.е. предприятию не хватает собственных средств на покрытие расходов по операционной и инвестиционной деятельности. Покупателю этого предприятия придется пересмотреть ряд управленческих решений, например снизить операционные затраты или изменить инвестиционную программу.

Следует отметить, что планирование финансовой деятельности в части получения или возврата внешних заимствований не является еще последней точкой в планировании денежного потока: если у организации не хватает собственных средств, то оно должно брать столько, сколько нужно. Проценты по заемным средствам влияют на операционную деятельность, сокращая денежный поток, который можно направить на инвестиционную деятельность и погашение финансовых займов.

Все сказанное свидетельствует о том, что бюджет движения денежных средств - один из основных инструментов управления организацией и формирования управленческой отчетности.

Постоянное использование бюджета движения денежных средств позволяет менеджерам осуществлять анализ деятельности организации по системе "плановые величины - фактические данные" и дает действенные инструменты краткосрочного и среднесрочного управления организацией.

Благодаря механизму формирования бюджета движения денежных средств, основанному на контроле обязательств (дебиторской и кредиторской задолженности), менеджеры организации получают представление о структуре и объеме денежных поступлений в каждый момент времени, определяют кассовые разрывы и потребность в заемных средствах.

Если в бизнесе денег тратится больше, чем генерируется, то это должно вызвать у менеджеров беспокойство. Способность бизнеса к генерации положительного денежного потока в течение длительного периода свидетельствует о возможности долгосрочного развития организации.