4

ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт информатики и вычислительной техники

Кафедра ИнОУП

Курсовая работа

Документирование деятельности ООО «Согласие»

Выполнил:

ст. гр. 04ВД3

И.Х. Мустафина

Аннотация

Данная курсовая работа выполнена на базе материалов, собранных с помощью анкетирования в Обществе с ограниченной ответственностью «Согласие» (ООО «Согласие»). В первую очередь выполнен анализ документационного обеспечения управления предприятия.

Целью анализа является:

· анализ процесса документирования в ООО «Согласие»;

· проверка наличия и правильности составления и оформления документов;

· оптимизация документооборота.

А также разработаны бланки документов, табель унифицированных форм документов и альбом унифицированных форм документов.

Оглавление

• Введение
• 1. Анализ состояния ДОУ в ООО «Согласие»
• 2. Структура ООО «Согласие»
• 3. Организация работы с документами в ООО «Согласие»
• 3.1 Входящая документация
• 3.2 Исходящая документация
• 3.3 Внутренняя документация
• 4. Контроль исполнения документов
• 5. Подготовка и оформление документов в обществе с ограниченной ответственностью «Согласие»
• 5.1 Бланки документов
• 6. Разработка табеля унифицированных форм документов
• 7. Разработка альбома унифицированных форм документов
• Выработка рекомендаций по совершенствованию документационных процессов в ООО «Согласие»
• Заключение
• Список литературы

Введение

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в сфере делового общения. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Документы - это составная часть имиджа предприятия.

Документы - это визитная карточка предприятия.

1. Анализ состояния ДОУ в ООО «Согласие»

№ п/п	Вопрос	Место для ответа
1	Название организации (предприятия)	Общество с ограниченной ответственностью «Согласие»
2	Где (кем) осуществляется документационное обеспечение управления (ДОУ)?
	а) структурное подразделение	-
	б) секретарь-помощник руководителя	-
	в) отдельное «лицо»	Заместитель генерального директора
	г) другой вариант	-
3	Состав службы ДОУ (или людей, непосредственно работающих с документами):
	1) структура службы ДОУ:
	а) количество человек всего,	1
	б) названия должностей,	Заместитель генерального директора
	в) распределение обязанностей,	-
	г) наличие должностных инструкций,	+
	2) уровень подготовки специалистов:
	а) с высшим образованием (сколько человек)	1
	б) со специальным высшим образованием	-
	в) со средним образованием	-
	г) владеющих ПК	1
4	Какая нормативно-методическая база используется в работе?
	а) стандарты,	-
	б) положения, в том числе о службе ДОУ,	-
	в) инструкция по делопроизводству (указать дату утверждения),	-
	г) альбом форм документов,	-
	д) табель форм документов,	-
	е) номенклатура дел	-
5	Как изготавливаются бланки предприятия (организации)
	а) типографским способом	+
	б) на компьютере	+
	в) с помощью резинового штемпеля	-
6	Как организована регистрация документов?
	а) централизовано	-
	б) децентрализовано	-
	в) журналах	+
	г) на карточках	-
	д) с помощью автоматизированной системы	-
7	Есть ли утвержденный перечень нерегистрируемых документов?	+
8	Число документов, обрабатываемых службой ДОУ в год	550
9	Число документов, создаваемых непосредственно службой ДОУ	400
10	Как организован сроковый контроль?
	а) вручную,	+
	б) автоматизированным способом	-
	в) никак	-
11	Какие применяются сроки контроля?	-
12	Какие системы документации, обеспечивают деятельность организации?
	а) плановая	+
	б) финансовая	+
	в) организационно-распорядительная	+
13	Оснащение службы ДОУ или людей, работающих с документами (указать количество, если есть):
	а) компьютеры	1
	б) принтеры	1
	в) сканеры	1
	г)факсы	1
	д) копировальные аппараты	1
	е) телефоны	1
	ж) локальная сеть	-
	з) электронная почта	+
	и) выход в сеть INTERNET	+
	к) прочее	-
14	Какие программные средства используются в работе службы ДОУ?	WORD, EXCEL, 1С: Бухгалтерия
15	Есть ли элементы электронного документооборота и какие?	-

2. Структура ООО «Согласие»

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Согласие», сокращенное наименование: ООО «Согласие». Общество является коммерческой организацией. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке, указание его местонахождения и идентификационный номер налогоплательщика. Целями деятельности общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Предметом деятельности общества являются: закупка, переборка и хранение фруктов, овощей, соков и т.п., оптовая и розничная торговля.

Полный юридический адрес данной организации: Российская Федерация, город Пенза, ул. Металлистов, дом 8, тел: 32-45-67, факс 51-93-44. ИНН 5835048428.

Структурная схема ООО «Согласие» представлена линейной структурой. Генеральный директор ООО «Согласие» регулирует деятельность организации с помощью заместителя директора и главного бухгалтера. В подчинении заместителя директора находится транспортный цех, менеджер по закупкам. В подчинении главного бухгалтера - бухгалтерия и заведующий складом. В свою очередь заведующий складом руководит рабочими.

По моему мнению, линейная организационная структура является оптимальной для этой организации, так как: численность работников невысока, каждый сотрудник имеет только одного прямого начальника и избегает противоречивых приказаний от нескольких лиц. Это, в свою очередь, определяет согласованность действий исполнительства, оперативность принятия решений и простоту управления. Однако линейная организационная структура имеет и недостатки: трудная адаптируемость к изменениям внешней и внутренней среды предприятия, затруднено привлечение специалистов. Структурная схема организации приведена в Приложении А.

3. Организация работы с документами в ООО «Согласие»

В данной организации под понятием документооборот понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Делопроизводство в ООО «Согласие» осуществляет заместитель генерального директора.

Различают три основных потока документации:

· входящие документы, поступающие из других организаций;

· исходящие документы, отправляемые в другие организации;

· внутренние документы, создаваемые в учреждении и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

3.1 Входящая документация

Входящую документацию в данной организации представляют следующие виды документов: письма; электронная почта; факсы; приказы; распоряжения; каталоги, справочники, брошюры, профессиональная литература; приглашения на семинары, выставки, собрания; извещения о возможности поставки; подтверждения поставки.

Все документы, поступающие в учреждение, проходят первичное рассмотрение и регистрацию.

Регистрация документов имеет журнальную форму. Форма журнала регистрации входящей документации представлена на рисунке 1.

Nп/п (вх.номер)	От кого поступил документ	Краткое содержание документа	Зарегистрирован	Передан	Другие отметки
			номер	дата	кому	дата	роспись
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Рисунок 1 - Форма журнала регистрации входящей корреспонденции

Процентное соотношение доставки документов в учреждение представлено в виде диаграммы на рисунке 2: электронная почта - 50%, почта - 35%, факс - 15%.

Рисунок 2 - Доставка документов в учреждение

Основной объем поступающей в учреждение корреспонденции составляют документы: клиентов, головной организации, налоговой инспекции, банка.

Рисунок 3 - Поступающая корреспонденция

Их процентное соотношение представлено в виде диаграммы на рисунке 3: клиенты - 55%,головная организация - 30%,налоговая инспекция - 10%, банк - 5%.

3.2 Исходящая документация

Документы, подлежащие отправке в другие организации, сортируют, упаковывают, а также проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Большая часть документации отправляется посредством почтовой связи. Но в случае, когда ответ необходимо получить в короткие сроки - факсом.

Процентное соотношение отправки документов учреждением представлено в виде диаграммы на рисунке 4: электронная почта - 30%, почта - 25%, факс - 45%.

Рисунок 4 - Отправка документов

Основной объем отправляемой корреспонденции составляют письма, отчёты, бухгалтерские документы.

Форма журнала регистрации исходящей документации представлена на рисунке 5.

N п/п (исх. номер)	Наименование документа	Откуда поступил	Кому направлен (резолюция)	Дата направления	Другие отметки
1	2	3	4	5	6

Рисунок 5 - Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

3.3 Внутренняя документация

К внутренним документам относятся: приказы о приеме работника на работу; приказы о прекращении трудового договора; акты; заявления; распоряжения; договора и т.д.

Подготовкой внутренних распорядительных документов занимается заместитель главного директора и он отвечает за правильность оформления.

Подписывает и утверждает распорядительную документацию главный директор.

При составлении однотипных документов используются типовые формы документов (шаблоны).

Форма журнала регистрации внутренней корреспонденции представлена на рисунке 6.

Дата и регистрационный номер	Краткое содержание	Исполнители	Срок исполнения	Ход исполнения, отметка о хранении
1	2	3	4	5

Рисунок 6 - Журнал регистрации внутренней корреспонденции

Количественное соотношение входящих, исходящих и внутренних документов представлено в виде диаграммы на рисунке 7 и составляет: входящих - 100, исходящих - 300, внутренних - 150.

Рисунок 7 - Диаграмма документооборота

В организации есть перечень документов, не подлежащих регистрации: информационные письма; поздравительные письма и открытки; пригласительные билеты; прайс-листы; каталоги; брошюры; справочники; профессиональная литература.

5

4. Контроль исполнения документов

Контроль в ООО «Согласие» представляет собой одну из функций управления. Состоит в обеспечении современного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Заместитель главного директора ООО «Согласие» осуществляет контроль за сроками исполнения документов, обобщает работу по исполнению документов. Предоставив документы на подпись руководителю, заместитель директора заранее проверяет правильность их оформления, наличие виз, приложений.

Контроль за сроками исполнения включает в себя:

? постановка на контроль;

? проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

? регулирование хода исполнения;

? периодическая проверка хода исполнения;

? учет и обоснование результатов контроля исполнителя;

? информирование руководителя.

В ООО «Согласие» при проведении планерки дает указания присутствующим. Заместитель главного директора фиксирует сроки исполнения в журнале. Проконтролировав сроки исполнения, он отчитывается перед директором. В случае невыполнения поручений исполнителем в указанный срок, он должен предоставить объяснительную директору.

5. Подготовка и оформление документов в обществе с ограниченной ответственностью «Согласие»

Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может только располагая соответствующей информацией по этому вопросу. Чем быстрее он получит информацию и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение, способное повысить эффективность работы.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу принятия деловых решений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит более 60% рабочего времени.

Современный бизнес в значительной степени это непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются контракты, осуществляются проекты, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Мною было проанализировано несколько видов документов, используемых в ООО «Согласие». Примеры документов приведены в Приложении В. В результате анализа выявила ошибки в оформлении реквизитов каждого из них и оформила документы в соответствии с ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ

В данном документе были выявлены следующие недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

· дата документа. Дату документа оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -- четырьмя арабскими цифрами.

· номер документа. Номер документа оформляется по правому краю листа.

· место составления или издания документа. Место составления или издания документа располагается по центру листа (при продольном расположении реквизитов).

· заголовок к тексту. В приказе он отсутствует.

· подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

· отсутствует разделение текста приказа на констатирующую и распорядительную части.

· распорядительная часть приказа должна начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

· последний пункт распорядительной части должен содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

· проект приказа визируется указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

Письмо исходящее

В документе письмо были выявлены следующие недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

· справочные данные об организации. Нарушен порядок указания элементов почтового адреса.

· дата документа. Дата документа должна располагаться после справочных данных об организации.

· адресат. Нарушен порядок указания элементов почтового адреса.

· подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

· отметка об исполнителе. Реквизит отсутствует.

· чаще всего письма начинают с обращения к адресату и заканчивают устоявшейся фразой «С уважением».

Акт

В документе акт были выявлены следующие недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

· наименование организации. Наименование организации должно располагаться в верхней части листа.

· название вида документа. Название вида документа располагается после реквизита наименование организации.

· дата документа. Должна располагаться после реквизита наименование вида документа и не записывается в кавычках.

· номер документа. Реквизит отсутствует.

· заголовок к тексту. Располагается после реквизита место составления документа.

· гриф утверждения. Реквизит отсутствует.

· в тексте введения акта должно указываться основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Эта часть акта начинается словом «Основание», затем пишется слово «Составлен».

· подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Должностная инструкция

В должностной инструкции были выявлены следующие недостатки:

· отсутствие реквизитов «Заголовок к тексту»;

· неправильно оформлены реквизиты «Подпись», «Гриф согласования», «Наименование вида документа»;

· отсутствуют основные разделы.

Примеры исправленных документов приведены в Приложении В.

Основными средствами составления документов в настоящее время являются персональные компьютеры, вытеснившие с предприятия пишущие машинки, до недавнего времени широко применявшиеся. На рабочем месте заместителя главного директора имеется компьютер, который используется для создания и оформления документов; принтер, факс для передачи документации, телефон. Наиболее часто используемыми программными приложениями, с которыми приходится работать заместителю директора являются: Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook Express. Microsoft Word является одним из лучших текстовых редакторов, благодаря которому можно без особых усилий создавать текстовые документы, и благодаря персональному интерактивному корректору осуществлять проверку грамматических и синтаксических ошибок. С помощью графического редактора Microsoft Excel можно отобразить любую информацию в графическом виде, с помощью диаграмм. Это программное приложение используется для создания таблиц. Достаточно часто заместителю директора приходится работать с электронной почтой. Это становится возможным благодаря Outlook Express. С помощью данного приложение получение, создание и передача писем по электронной почте не составляет особого труда, тем самым скорость получения и обработки информации сокращается до минимума.

Очень часто заместитель директора отправляет и получает документы с помощью факсимильной связи. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

5.1 Бланки документов

Бланки документов ООО «Согласие» изготавливаются с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003.Устанавливаются два основных формата бланков документов -- А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее -- 20 мм, правое -- 10 мм, верхнее -- 15 мм.

Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Для ООО «Согласие» разработала следующие виды бланков: бланк для письма, бланк конкретного вида документов (приказов, актов), общий бланк.

Для уменьшения времени при составлении документов необходимо использовать бланки документов (Приложение Г).

6. Разработка табеля унифицированных форм документов

Табель унифицированных форм документов учреждения представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Процесс составления табеля позволяет проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). Применение табеля позволяет:

· исключить возможность неоправданного создания новых форм;

· установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

· учесть количество видов и форм документов.

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов;

2. выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника;

3. определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов;

4. отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям, а в табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля уже можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

Окончательно оформленный табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Разработанный табель унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Д.

7. Разработка альбома унифицированных форм документов

Альбом унифицированных форм документов учреждения представляет собой совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом унифицированных форм документов (вслед за Табелем унифицированных форм). Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и заполнением карт документов. Если разрабатывается только Альбом, то отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов, применяемых в организации. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов и др. В любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов.

При разработке Альбома выполняют следующие этапы:

· постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов);

· классификация форм документов с целью определения структуры Альбома;

· унификация форм документов;

· формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации.

Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать, что в соответствии с ГОСТом Р51141-98 под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2. Унифицированная система банковской документации;

3. Унифицированная система первичной учетной документации;

4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;

5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;

6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7. Унифицированная система документации по труду;

8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

9. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в организации унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.

В общем смысле под унифицированной формой документа понимается унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

При разработке унифицированных форм документов организации необходимо:

· определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

· установить последовательность расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления;

· унифицировать текст документов.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях. Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.

Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в нем.

Текст-трафарет является формой представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения, докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места.

Анкета является формой представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной - конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже.

Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом, числительным или словами «да», «нет».

Таблица такая форма представления текста, которая содержит описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков. Таблица имеет два уровня членения текста - вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка.

При разработке альбома унифицированных форм для ОАО «Кузнецкий элеватор» определила набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов, установила последовательность расположения реквизитов и правила их оформления, унифицировала текст документов. Унифицированный текст документа представила в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета. Разработанный альбом унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Е.

8. Выработка рекомендаций по совершенствованию документационных процессов в ООО «Согласие»

Проведя анализ процессов документирования в ООО «Согласие» определила основные недостатки и выработала рекомендации по совершенствованию документационных процессов:

1. Так как все функции по организации документационного обеспечения управления возложены на одного сотрудника - заместителя главного директора, а количество обрабатываемых документов с каждым годом увеличивается, то вскоре один сотрудник не будет справляться со всеми потоками документов, что приведет к неправильной организации работы с документами. Из этого следует вывод о том, что для обработки увеличивающегося потока документов, в дальнейшем, потребуется внедрение дополнительного сотрудника.

2. В процессе работы, связанной с документированием и организацией делопроизводства должны применяться следующие законодательные и нормативно -методические акты: Федеральный закон «Об информации, информатизации и о защите информации», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», ГОСТ Р.6.30-2003 г. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

3. Заместителю главного директора в своей деятельности можно порекомендовать использовать разработанный альбом унифицированных форм документов.

4. Основным недостатком в документационной деятельности данного предприятия является отсутствие специально оборудованного архива. Необходимо создать архив организации, для оперативного хранения документов.

Заключение

В настоящее время значительное увеличение объемов информации привело к повышению требований к организации информационно-документационного обслуживания во всех учреждениях, организациях и, что важно, в небольших учреждениях, таких как ООО «Согласие».

Правильная организация работы с документами - одна из важнейших функций в деятельности любой организации. Организация ДОУ в ООО «Согласие» осуществляется заместителем главного директора.

Результатом моего курсового проекта по дисциплине «Организации и технологии ДОУ» является закрепление и углубление полученных мною теоретических знаний, приобретение практических навыков по разработке таких нормативных документов как должностная инструкция и альбом унифицированных форм документов. В результате проведения анализа документов, используемых в ООО «Согласие» были найдены и устранены недостатки при их оформлении.

Список литературы:

1. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е издание, исправленное и дополненное - М.:ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.-528 с.

2. Л.Р. Фионова. Основы ДОУ: Конспект лекций.- Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 2003.-96 с.

3. ГОСТ Р6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». -М.: Госстандарт России, 2003.