Процес проведення інвентаризації ТМЦ у ВАТ "Стальмонтаж" передбачає:

- переваження, обмірювання, підрахунок комісія проводить у порядку розміщення цінностей у данім приміщенні, не допускаючи безладного переходу від одного виду цінностей до іншого, При зберіганні товарно- матеріальних цінностей у різних ізольованих приміщеннях в одного матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно по місцях зберігання. Після перевірки цінностей вхід у приміщення пломбується й комісія переходить у наступне приміщення;

- інвентаризаційні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що перебувають у шляху, на не оплачені в строк покупцями відвантажені товари й цінності й на, що перебувають на складах інших підприємств;

- кількість цінностей і товарів, що зберігаються в неушкодженім упакуванні постачальника, може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі частини зазначених цінностей;

- на прибуткових документах на товарно-матеріальні цінності, що зробили на об'єкт і прийняті під час його інвентаризації, матеріально- відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться оцінка після інвентаризації з посиланням на дату опису, де зазначені ці цінності;

- на видаткових документах про товарно-матеріальні цінності, які відпущені зі складу при інвентаризації з дозволу керівника підприємства й головного бухгалтера, у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться оцінка. Вони заносяться в окремий опис у такому ж порядку, як і для цінностей, які зробили під час інвентаризації;

- допускається складання групових інвентаризаційних описів малоцінних і швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, із вказівкою в них відповідальних за ці предмети осіб ( по яких ведуться особисті картки).

Дані про наявність тих або інших товарно-матеріальних цінностей із вказівкою назви, ознак, включаючи номенклатурний номер, одиницю виміру й кількість фактично виявлених натуральних одиниць, заносяться в інвентаризаційний опис. На кожній сторінці опису повинні бути підпису членів комісії й матеріально відповідальних осіб, а також повинна записуватися цифрами й словами загальна сума натуральних одиниць, відбитих на даній сторінці.

На останній сторінці опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності враховані й відбиті в інвентаризаційному описі правильно й повністю, ніяких пропусків і не включених в опис предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості екземплярів, один з яких видається матеріально відповідальній особі.

Обов'язкове проведення інвентаризації при зміні матеріально-відповідальних осіб.

У ході інвентаризації визначається фактична наявність виробничих відходів, виявляються відхилення від фактичного обліку й причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом з результатами робочої комісії здають у бухгалтерію для визначення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія становить порівнювальну відомість (додаток Я).

Порівнювальна відомість призначена для відбиття результатів інвентаризації. У неї заносяться тільки ті цінності, по яких установлено відхилення фактичних даних бухгалтерії в ту або іншу сторону.

До початку робіт зі складання порівнювальної відомості бухгалтерія ретельно перевіряє правильність усіх підрахунків, наведених в інвентаризаційних описах або актах. Виявлені в підрахунках або цінах і таксуванню помилки виправляються й засвідчуються підписами всіх членів комісії й матеріально відповідальних осіб. По цінностях, які перебувають на відповідальнім зберіганні, складається окрема порівнювальна відомість.

Складання порівнювальної відомості супроводжується наступними розрахунковими процедурами:

- здійснюється взаємний залік надлишків і недостачі внаслідок пересортиці;

- розрахунки природних втрат (у виняткових випадках по особистому дозволу керівника проводяться уточнюючі записи, наприклад, знайдена арифметична помилка або інші неточності в роботі).

У результаті порівняння облікових даним з фактичними можуть виявитися:

- фактичний залишок і бухгалтерський збігаються;

фактичний залишок менше бухгалтерського (недостача);

фактичний залишок більше бухгалтерського (надлишок).

У порівнювальній відомості виконуються наступні розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік надлишків і недостач внаслідок пересортиці; розрахунки природних втрат (у виняткових випадках з особистого дозволу керівника проводяться уточнюючі записи, наприклад, при виявленні арифметичної помилки або інших неточностей у роботі); визначаються кінцеві результати інвентаризації.

Якщо вартість недостач виявляється вище вартості надлишків, то різниця у вартості повинна бути віднесена на винних матеріально-відповідальних осіб.

Якщо відсутні виробничі відходи коштують їх надлишків, що дешевше перекриваються, то різниця ставиться на зменшення собівартості продукції (витрат на проведення, робіт, послуг, витрат проведення).

Надлишки виробничих відходів, не зараховані як пересортица, оприходуются з віднесенням їх вартості на зменшення собівартості продукції (витрат на проведення, послуг, витрат обігу). Недостачі в межах норм природних втрат списуються на собівартість продукції, робіт, послуг, витрат обігу. Недостачі понад списані як природні втрати, а також недостачі виробничих відходів, по яких не могло бути природних втрат, відносять по роздрібних (ринковим) цінам на рахунки матеріально-відповідальних осіб. По мотивованих розв'язках інвентаризаційної комісії вартість недостач може бути віднесена на інших винних фізичних або юридичних осіб шляхом пред'явлення до них претензій через суд або арбітраж, якщо вони не погоджуються погасити віднесену на їхній рахунок заборгованість по поверненню нанесеного матеріального збитку.

Фактичні залишки, виявлені при інвентаризації, переносять у складський облік і облікові записи бухгалтерії.

Інвентаризація у ВАТ "Стальмонтаж" проводиться комісією, яка призначається керівником, на підставі наказу керівника. До складу комісії входить представник бухгалтерії. Перед проведенням інвентаризації матеріально відповідальна особа пише розписку. Усі виробничі відходи й вторинні матеріали відбиті в первинних документах. На момент проведення інвентаризації й протягом усього строку склад пломбується, і матеріально відповідальна особа допускається тільки з комісією. У результаті проведення інвентаризації здійснюється підрахунок наявності виробничих відходів на складі в розрізі номенклатурних номерів. Але допускається пересортовування виробничих відходів. Після прорахунку наявності виробничих відходів складається інвентаризаційний опис або акт, де відображається фактичну наявність виробничих відходів і ставляться підписи всіх членів комісії. Опис іде в бухгалтерію, де проставляється ціна, сума, а дані переносять у порівнювальну відомість, де є дані про документальну наявність і відхиленнях.

Надлишки прибуткуються й відповідна сума зараховується на фінансові результати організації; недостачі майна і його псування в межах норм природних втрат ставляться на витрати проведення й обігу, понад норми - на винних осіб. Якщо винні не встановлені або суд відмовив у стягненні з них збитків, то збитки списуються на фінансові результати організації.

Запаси відображаються в бухгалтерському обліку й звітність по найменших з 2-х оцінок первічної вартості або чистої вартості реалізації. Запаси відображаються по чистій вартості реалізації, якщо на дату балансу їх ціна знизилася або вони зіпсовані, застаріли або втратили спочатку очікувану економічну вигоду. Чиста вартість реалізації визначається по кожній одиниці запасів вирахуванням з очікуваної ціни продажів очікуваних видатків на завершення проведення й збут.

Сума, на яку первісна вартість запасів перевищує чисту вартість їх реалізації, і вартість повністю втрачених запасів списується на видатки звітного періоду з відбиттям зазначеної вартості в забалансовому обліку. Після того, як установлені особи, які повинні відшкодувати втрати, що підлягає відшкодуванню сума зараховується до складу дебіторської заборгованості й доходу звітного періоду.

Якщо чиста вартість реалізації запасів, які були раніше знижені в ціні і є активами на дату балансу, надалі збільшується, то на суму збільшення чистої вартості реалізації, але не більш суми попереднього зменшення, сторнирується запис про попереднє зменшення вартості цих запасів, із цього випливає, що забалансова вартість запасів ніколи не перевищить їхню первічну вартість.

Згідно п.1.4. Порядку №124 у випадку переоцінки матеріальних ресурсів сума уцінки віднімається із суми, відбитої в графові "Залишок на початок періоду" відповідних відомостей про балансову вартість ТМЦ. У такий спосіб ПБО 9 передбачає лише уцінку запасів і не передбачає проведення дооцінки. Виключенням явля6ется лише випадок, коли чиста вартість реалізації тих запасів, які раніше були знижені в ціні, надалі збільшується. У такій ситуації ПБО 9 допускає проведення дооцінки запасів, але в межах раніше проведеної уцінки. У податковому обліку сума проведеної дооцінки запасів додається до суми, відбитої в графові "Залишок на початок періоду" відповідних відомостей про балансову вартість ТМЦ.

Бухгалтерський облік недостач і надлишків ведеться на рахунку 947 "Недостачі й втрати від псування цінностей". Облік розрахунків з особами, на яких накладають стягнення за заподіяні збитки здійснюється на рахунку 375 "Розрахунки по відшкодуванню заподіяних збитків".

Якщо винний установлений, облік розрахунків по відшкодуванню підприємству заподіяних збитків у результаті недостач і втрат від псування цінностей, недостач і розкрадання коштів ведеться на субрахунку 375 "Розрахунки по відшкодуванню заподіяних збитків". По дебету цього рахунку здійснюється узагальнення (нагромадження) виявлених сум недостач або псування ТМЦ у кореспонденції із кредитом матеріальних рахунків класу 2 "Запаси". По кредиту ведеться нагромадження утриманих із зарплати сум заборгованості винних у недостачі або псуванні ТМЦ осіб у кореспонденції з рахунком 661 "Розрахунки по заробітній платі". При втриманні такої заборгованості слід керуватися Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, недостачі, псування матеріальних цінностей. Якщо винні не встановлені на час виявлення недостачі або псування ТМЦ, облік таких недостач здійснюється на рахунку 947 "Недостачі й втрати від псування цінностей". На цьому рахунку здійснюється нагромадження недостач ТМЦ, виявлених у процесі заготовки, переробки, зберігання й реалізації.

У додатку Х дані бухгалтерські проведення по регулюванню інвентаризації разниц по ТМЦ.

Отже, контроль над своєчасним вступом матеріалів здійснюється відділом постачання й бухгалтерією, а вживання оперативних заходів по розшукові вантажу покладає на відділ постачання.

2.3 Інвентаризація дебіторської заборгованості

У зміцненні фінансового становища й платоспроможності підприємств різних форм власності в умовах ринкової економіки й твердої конкурентної боротьби важлива роль належить контролю над станом розрахункової дисципліни, динамікою дебіторської й кредиторської заборгованості, у тому числі й оформленої векселем. Перевірка розрахункових операцій з різними дебіторами підприємства є складовою частиною контролю, що постійно здійснюється, фінансовій-господарсько-фінансової діяльності й здійснюється в нерозривному зв'язку з іншими операціями (касовими, банківськими, товарними, виробничими, операціями по капітальних вкладеннях і т.д.). Це пояснюється тим, що багато із зазначених і інших операцій прямо або побічно впливають на розрахункові взаємини, між підприємствами. У якості джерел інформації для контролю розрахункових операцій з дебіторами підприємства використовуються: бухгалтерський баланс (форма №1 "Баланс"), облікові регістри й первинні документи по облікові розрахунків з покупцями й замовниками, різними дебіторами, розрахунків по отриманих авансах від покупців і замовників, внутрішньогосподарських розрахунків.

Завданнями контролю розрахунків з дебіторами є:

- контроль над своєчасністю, повнотою, обґрунтованістю й законністю проведених розрахунків;

- контроль над раціональністю застосовуваних форм розрахунки з покупцями й іншими дебіторами;

- контроль документообігу по облікові розрахункових операцій;

- виявлення винних у здійсненні своєчасних розрахунків по зобов'язаннями підприємства.

Для виконання цих завдань контроль проводиться в три стадії: попередній (здійснюється до здійснення операції шляхом оформлення й підписання первинних документів (додатка Ц - Ю) і має своєю метою попередження порушень); поточний контроль (здійснюється в ході процесу господарської операції, наприклад, проведення інвентаризації, і має своєю метою своєчасне усунення порушень); наступний контроль (проводиться після здійснення господарської операції й має своєю метою виявлення порушень, безгосподарності й вживання заходів по усуненню). Розрахункові операції досліджуються суцільним методом, хоча він і вимагає багато часу.

Така перевірка вимагає глибокого аналізу як облікових записів, так і звітних, а також знань різних варіантів і способів розкриття можливих порушень і незаконного утвору дебіторської заборгованості. Для кожного типу господарських операцій можна привести приклади їх типового помилкового обліку. Існує сім конкретних цілей, що коштують перед системою внутрішньогосподарського контролю, досягнення яких дозволяє перешкодити виникненню помилок у записах. Система внутрішнього контролю підприємства повинна бути досить надійної для забезпечення відомого ступеня впевненості в тому, що:

- враховані господарські операції дійсно мали місце (реальність). Система внутрішньогосподарського контролю не дозволяє в бухгалтерських записах відбити фіктивні або неіснуючі господарські операції;

- на операції належним чином отриманий дозвіл (схвалення). Якщо має місце несанкціонована господарська операція, то це може привести до зловживання, результатами якого може стати розтрата, розкрадання, заниження прибутки і т.д;

- зроблені господарські операції відбиті в обліку (повністю). Не повинні бути пропущені в облікових записах господарські операції, що мали місце;

- господарські операції адекватно оцінюються (оцінка). Адекватна система внутрішнього контролю містить у собі також процедури, що дозволяють уникати помилок при підрахунках і обліку сум господарських операцій на різних етапах облікового процесу;

- господарські операції належним чином рознесені по рахунках (класифікація). Якщо необхідно підготувати якісну звітність, інформація в регістрах повинна бути адекватно класифікована згідно із Планом рахунків. Так потрібно, щоб фінансову звітність можна було вважати складеної об'єктивно. Класифікація містить у собі й такі категорії, як підрозділ і продукт;

- господарські операції відображаються вчасно (своєчасність). Відбиття господарської операцій або до, або після того, як вони зроблені, підвищує ймовірність неправильного запису невірної суми. Якщо запізнений запис зроблений наприкінці періоду, у фінансовій звітності буде неточність;

- записи про господарські операції належним чином включені в регістри, підсумки по них правильно підсумовані й узагальнені (підсумовування й узагальнення). У багатьох випадках дані по окремих господарських операціях підсумуються й узагальнюються перед тем, як вони знаходять висвітлення в журналах - ордерах. Потім інформація з журналів переноситься в Головну книгу, де вона зводиться й використовується для підготовки фінансової звітності. Незалежно від методу, застосовуваного для обліку й обробки інформації про господарську операцію, слід застосовувати адекватний контроль для гарантії правильності такого узагальнення.

Контроль розрахункових операцій починається з аналізу інвентаризацій, проведених відповідно до діючого порядку ведення обліку в Україні.

Інвентаризаційна комісія, створена за письмовим наказом керівника підприємства, установлює строки виникнення заборгованості, реальність (обґрунтованість) заборгованості, винних (або обставин) у випадках пропуску строків давнини. З усіма дебіторами підприємство обмінюється виписками з особових рахунків. Ці виписки інвентаризаційна комісія використовує для підтвердження реальності заборгованості.

На рахунках синтетичного й аналітичного обліку розрахунків з дебіторами повинні залишитися тільки підтверджені виписками з особових рахунків суми.

Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки з метою контролю повинні також установити:

- тотожність розрахунків з дебіторами;

- суми дебіторської заборгованості, по яких пройшов строк давнини;

- особливий контроль над строками по заборгованості оформленій векселем;

- вжиті заходи по ліквідації простроченої заборгованості підприємства перед дебіторами;

- законність списання незатребуваної дебіторами заборгованості.

Результати інвентаризації розрахунків оформляються актом. У ньому відзначаються найменування перевірених рахунків по облікові розрахунків, суми виявленої непідтвердженої дебіторської заборгованості, дебіторської заборгованості, по якій пройшов строк оплати і яким пройшов строк позовної давнини.

По цих видах дебіторської заборгованості до акту інвентаризації додається довідка, у якій приводяться найменування й адреси підприємств-дебіторів, сума й причини заборгованості, час виникнення й на підставі яких документів це підтверджується.

Дані проведеної інвентаризації розрахунків підприємства звіряються з даними бухгалтерського обліку, відбитими в "Баланс" формі №1, головній книзі, а також з аналітичними даними по розрахункових рахунках і рахункам синтетичного обліку (регістри обліку). При перевірці розрахунків з дебіторами також перевіряють повноту аналітичного обліку. Дані аналітичного обліку перевіряються позиційно по кожному запису, при цьому з'ясовуються наявність виправдувальних документів, їх юридична повноцінність, наявність документів, що підтверджують оприбуткування матеріальних цінностей або отриманих послуг.

Перевірці підлягають господарські операції підприємства з дебіторами, відбиті в журналі №3 і відомості до нього, у відомості розрахунків з іншими дебіторами підприємства.

На ВАТ "Стальмонтаж" контроль над формуванням і погашенням дебіторської задолжености здійснюється бухгалтерією підприємства. Достовеpность ДЗ пpовіpяєтся шляхом звірки її суми по кожній статті балансу на дату пpовіpки із сумами заборгованості, відображеної в облікових pеєстрах і пеpвинних документах. Заборгованість підзвітних осіб є однієї зі складових ДЗ. Т.к. підзвітні особи pазходують грошові засобі без попереднього контролю, необхідно пpоанализувати, не допускалися чи порушення pозрахункової дисципліни, а також пpавильно чи офоpмлені опpавдальні документи. Контроль розрахунків кредитних операцій по прибуткових і платіжних документах дозволяє встановити не тільки правильність, але й своєчасність розрахунків. Для цього на ВАТ "Стальмонтаж" порівнюють дату приймання про відвантаження продукції, зазначену в приймально-здавальних документах, з датою перерахування грошей підприємству.

Однієї з головних завдань внутрішньогосподарського контролю є дотримання норм податкового обліку дебіторської заборгованості. Щодо податкового обліку ДЗ діють норми Законів України " Про оподаткування прибутку підприємств" і " Про податок на додану вартість ". Відповідно до Закону (2,34) платник податку має право зменшити суму валового доходу звітного періоду на вартість відвантажених товарів (виконаних робіт, зроблених послуг) у випадку, якщо покупець таких товарів (робіт, послуг) затримує без узгодження із платником податків оплату їх вартості. Для здійснення зазначеного зменшення необхідна наявність трьох умов:

- затримка платежу здійснюється боржником без узгодження із платником податку;

- затримка в оплаті повинна перевищувати 30 днів від дати, певної умовами договору;

- платник податку звернувся до суду із заявою про стягнення заборгованості або про визнання боржника банкрутом, або якщо за поданням платника нотаріус учинив виконавчий напис про стягнення боргу або закладеного майна .

У випадку якщо протягом наступних податкових періодів суд не задовольняє позов платника податків або задовольняє його частково, платник повинен збільшити валовий дохід відповідного податкового періоду на вартість відвантажених товарів (виконаних робіт, зроблених послуг) або її частина, не визнану судом. А також нарахувати пеню, виходячи з діючої облікової ставки НБУ, збільшеної в 1, 2 рази.

Повідомлення про зменшення валового доходу й копія рішення суду про прийняття справи до проведення висилаються в податковий орган за правилами, установленим центральним податковим органом. У випадку ухвалення судового рішення на користь платника його валові доходи збільшуються на суму заборгованості, фактично відшкодованої боржником. Однієї з особливостей покриття безнадійної заборгованості банками й небанківськими фінансовими установами є обов'язок створення ними страхового резерву.

У випадку, якщо дебітор повністю або частково погашає безнадійну заборгованість, попередньо віднесену платником податків до складу валових видатків або відшкодовану за рахунок страхового резерву, платник податків збільшує валовий дохід на суму компенсації, отриманої від дебітора.

У випадку якщо фізична особа-дебітор, визнаний у судовому порядку безвісно відсутнім або померлим, оголошується, кредитор зобов'язано здійснити відповідні заходи щодо стягнення заборгованості з такої особи. У випадку якщо така фізична особа або фізична особа, щодо якого органами слідства оголошений розшук, знайдене й оплачує заборгованість, яка була попередньо включена платником податків до складу валових видатків або відшкодована за рахунок страхового резерву, платник податків збільшує валовий дохід на суму коштів, отриманих від дебітора.

Списання з балансу ДЗ із терміном позовної давності, що закінчився, випливає провадити після прийняття всіх необхідних заходів до її стягнення, ретельної перевірки причин виникнення шляхом пред'явлення претензій, позовів в арбітражний суд до дебіторам - юридичним особам і до суду до дебіторам - фізичним особам.

При списанні з балансу ДЗ із терміном позовної давності, що закінчився, по товарним операціям слід нарахувати ПДВ на відпускну (продажну, кошторисну) вартість відвантажених ТМЦ, готової продукції, виконаних робіт, зроблених послуг.

Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Ця заборгованість повинна відображатися за балансом не менш трьох років з моменту списання для спостереження за можливістю її стягнення у випадку зміни майнового стану боржника.

Сумнівна й безнадійна заборгованість може вплинути на прибуток підприємства, а отже, і на об'єкт оподатковування раніше, чим пройдуть строки позовної давнини. За умови дотримання порядку, передбаченого статтею 12 Закону (2) віднесення на фінансовий результат може бути здійснене не після закінчення строків позовної давності.

У питанні внесення змін у податковий облік щодо відбиття в ньому ДЗ ( у зв'язку з переходом на нові стандарти) на сьогоднішній день слід виходити з наступного. Оскільки інформація про прийняття Верховною Радою розв'язків по цьому питанню отсутствует, застосування в податковому обліку ДЗ норм П(с)БУ 10 поки неможливо.

На базовім підприємстві внутрішньогосподарський контроль дебіторської заборгованості здійснюється по так званій "системі АВС", що забезпечує ефективний контроль над рухом і своєчасною інкасацією ДЗ. До критерію "А" ставляться найбільш великі й сумнівні види дебіторської заборгованості ("проблемні кредити"). До критерію "В" ставляться кредити середніх розмірів, а до критерію "З" - інші види ДЗ, що не виявляють серйозного впливу на результати фінансової діяльності.

Проводиться контроль повноти відбиття інформації про реалізацію й ДЗ, у процесі якого перевіряється, на чи всі відвантажені товари виставлені рахунки й чи зареєстровані вони в обліку; на чи всі повернуті товари й визнані претензії покупців зроблені відповідні виплати й запису в обліку, а також, чи зареєстровані всі отримані аванси.

Крім того, на базовім підприємстві контролюється реальність записів, тобто з'ясовується, чи відповідають відвантаженим товарам виставлені рахунки, а виплаченим компенсаціям - здійснені повернення продукції або визнані претензії.

Контроль правильності розрахунків на ВАТ "Стальмонтаж" забезпечує виписку рахунків відповідно до затверджених цін, кількості відвантажених товарів, установленими законодавством податками й іншими обов'язковими платежами, швидке встановлення рахунків, по яких оплата викликає сумнів і відправлення рахунку за товари й самих товарів на адресу того самого підприємства (особи).

Крім перерахованих вище функцій, контроль ДЗ на базовім підприємстві забезпечує відповідність і своєчасність облікової реєстрації, внаслідок чого всі рахунки реєструються бухгалтером одночасно зі здійсненням поставки (у тому самому обліковому періоді).

На стадії формування й первинної реєстрації даних контроль ДЗ на ВАТ "Стальмонтаж" включає перевірку наявності наказів, договорів, заяв для оформлення дебіторської заборгованості й своєчасності документального оформлення.

На стадії використання первинної інформації при її обробці - ранжирування ДЗ по строках її виникнення й погашення. На стадії використання узагальнених зведених даних і показників - ведення картотеки нагадувань і ретельну перевірку обґрунтованості сум, що значаться на рахунках.

Внутрішньогосподарський контроль ДЗ дозволяє не тільки зменшити саму ДЗ, але й видатки на її втримування. Основної складовій контролю є розв'язок про надання кредиту. Важливим моментом при цьому є постійне втримання ДЗ на прийнятному рівні. Система контролю в цьому випадку має величезне значення, тому що без неї сума ДЗ може перевершити припустимий рівень і тим самим знизити прибуток підприємства. Тому часто виникає потреба в коррективних діях, у зв'язку із чим добре налагоджена система контролю за ДЗ іноді є єдиним способом контролю над ситуацією на даному напрямку.

3 АВТОМАТИЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

3.1 Теоретичні основи автоматизації

У період перехід до допомоги ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки в Україні. Автоматизація підвищує не тільки якість обліку, але і якість бізнесу підприємства.

Використання персональних комп'ютерів для автоматизації бухгалтерського обліку є важливою складовою частиною системи інформаційного забезпечення всієї діяльності підприємства. Сам по собі бухгалтерський облік складається з безлічі рутинних операцій, пов'язаних з багаторазовим виконанням тих самих арифметичних дій, підготовкою різноманітних по формах звітних і платіжних документів і перенесенням даних з одних документів в інші. Комп'ютерна програма дозволить заощадити його час і чинності за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку й звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи, способи допомогти підготувати й скоротити в електронному виді первинні й звітні документи, а також бланки часто повторюваних форм із уже сформованими реквізитами підприємства.

В Україні, для автоматизації бухгалтерського обліку, використовується значна кількість програмних продуктів, найбільш популярними з яких є: "Вітрило", "БЭСТ", "Флагман", "1С: Бухгалтерія", "Галактика".

"1С: Бухгалтерія" - універсальна бухгалтерська програма. Вона може бути настроєна самим бухгалтером на особливості б/у на своєму підприємстві, на будь-які зміни законодавства й форми звітності. За рахунок своєї універсальності система "1С: Бухгалтерія" може бути використана для ведення будь-яких розділів обліку на підприємствах різних типів.

Основними компонентами інформаційної моделі бухгалтерського обліку "1С: Бухгалтерія 7.7" є константи, довідники, перерахування, бухгалтерські рахунки, операції, проведення, документи, журнали, звіти й обробки.

Константи призначені для зберігання постійної й умовно-постійної інформації, такий як повне найменування організації, її юридична адреса, прізвища керівника, головного бухгалтера, дата реєстрації, основна ставка ПДВ і так далі.

Довідники призначені для зберігання відомостей про безліч однотипних об'єктів, таких як співробітники підприємства, контрагенти, номенклатура продукції й товарів, підрозділу, валюти і так далі. Кожний тип об'єктів характеризується своїм довідником. Довідники можуть довільно поповнюватися на етапі роботи з інформаційною базою, а їх состав. структура й правила обробки визначаються на етапі конфігурування .Довідники можуть мати до 10 рівнів вкладеності. Використання багаторівневих класифікаторів дозволяє потрібним образом структурировать інформацію. основним призначенням довідників є зберігання умовно-постійної інформації, у них можуть утримуватися періодичні реквізити, для яких зберігається вся історія змін, включаючи відомості про дати, коли ці зміни були внесені.

Окремий запис довідника називається елементом реквізиту "Код" і "Повне найменування", а також набір реквізитів, що вимагаються для зберігання допоміжної інформації.

"1С: Бухгалтерія 7.7" дозволяє використовувати так звані підлеглі довідники, кожний елемент яких привязывается до певного елемента довідника - власника, що створює значні зручності при перегляді й аналізі інформації.

Перерахування використовується для опису наборів постійних значень (не змінюваних користувачем у процесі роботи з інформаційною базою). Види перерахувань і склад їх значень повністю визначаються на етапі конфігурування системи.

Рахунку і їх властивості в "1С: Бухгалтерія 7.7" можуть визначатися як при конфігурації системи, так і безпосередньо при роботі з інформаційною базою. На етапі конфігурування задаються найбільш важливі рахунки, які використовуються при автоматичнім формуванні проведень по документам. властивості рахунків певних при конфігуруванні системи, не можна змінити в режимі роботи з інформаційною базою.

В "1С: Бухгалтерія 7.7" може підтримуватися кілька незалежних планів счетов. що дозволяє вести паралельний облік по декільком методикам. Кожний план рахунків містить коди й найменування вхідних у нього рахунків і визначає властиві їм властивості.

В "1С: Бухгалтерія 7.7" при описі рахунку необхідно вказати ознаку контролю залишку, який використовується для виявлення помилок у відбитті операцій на рахунках.

Поняття забалансового обліку в "1С: Бухгалтерія 7.7" суттєво ширше, чим у традиційному бухгалтерському обліку. Тут крім забалансових рахунків, певних у Плані рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарчої діяльності підприємств, можна використовувати допоміжні забалансові рахунки, необхідні для технологічних цілей.

"1С: Бухгалтерія 7.7" дозволяє крім обліку в національній грошовій одиниці вести паралельний облік майна й зобов'язань підприємства в декількох іноземних валютах, для чого конкретним рахункам повинен бути зіставлена відповідна ознака. По таких рахунках підсумкова інформація накопичується не тільки по рахункові в цілому, але й по кожній валюті окремо.

Об'єкти аналітичного обліку, пов'язані з конкретним рахунком, можуть ураховуватися не тільки у вартісному, але й у натуральнім вираженні. У цьому випадку по об'єктах аналітичного обліку даного рахунку накопичується підсумкова інформація в натуральнім вираженні.

Операції й проведення використовуються для відбиття даних про господарську діяльність підприємства в системі бухгалтерського обліку. Кожна операція містить одну або кілька проведень, що повністю відображають відповідні факти господарської діяльності, ситуації. На відміну від попередніх версій не можна вводити перевірки окремо від операцій.

Документи використовуються для відбиття в інформаційній базі різних дій, пов'язаних з господарською діяльністю підприємства. Більшість документів "1С: Бухгалтерія 7.7" збігається з набором реально використовуваних типових форм первинних документів. Однак можуть використовуватися й спеціальні форми, необхідні для технології функціонування системи комп'ютерного обліку, призначені для автоматичного формування проведень у типових господарських ситуаціях або виконання регламентних робіт при підведенні підсумків періоду.

Документи діляться на види, кожний з яких призначений для зберігання специфічної інформації у факті господарської діяльності певного типу, має візуальна вистава й може містити необмежена кількість реквізитів у шапці й табличної частини, які заповнюються при його введенні в інформаційну базу.

Реквізитний склад документів, їх екранна й друкована вистава, порядок заповнення граф і їх обробки, а також правила формування господарських операцій, що відображають інформацію документа на рахунках бухгалтерського обліку, повністю визначаються на етапі конфігурування. У процесі конфігурування можна створити практично необмежена кількість видів документів. Існує можливість "зв'язування" документів шляхом підпорядкування одного іншому. Ця властивість зручна при організації перегляду документів.

Журнали використовуються для введення, редагування й перегляду документів, операцій і проведень. Кожний журнал представляється у вигляді списку, зовнішній вигляд якого визначається при конфігуруванні системи. Для всіх журналів установлюється інтервал видимості, який дозволяє виводити на перегляд тільки дані, що ставляться до певного тимчасового періоду. Крім інтервалу видимості можуть бути задані й інші критерії відбору користувачів, що цікавлять, даних.

Журнал операцій дозволяє переглядати й обробляти як усі операції, так і їх вибірки, складені по певних умовах. При роботі з журналом операцій можна переглядати проведення, що ставляться до конкретних операцій.

Звіти призначені для одержання інформації, що містить бухгалтерські підсумки або детальну інформацію, відібрану за різними критеріями.

Стандартні звіти використовуються для загального аналізу бухгалтерських підсумків і руху коштів по рахунках ( оборотно - сальдова відомість, журнал - ордер, Головна книга, шахова відомість, аналіз рахунку), а також для аналізу підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют, об'єктів, аналітики в розбивці по різних періодах.

Спеціалізовані звіти орієнтовані на відбиття інформації з конкретних розділів обліку (касова книга, книги продажів, покупок).

Регламентовані звіти дозволяють формувати записи для податкових інспекцій і інших інстанцій (баланс, податкова звітність, звіти в позабюджетні фонди). Їхній склад і втримування визначаються різними державними органами.

В "1С: Бухгалтерія 7.7" розподіл рахунків на стандартні, спеціалізовані й регламентовані є умовним, оскільки для створення всіх типів звітів використовується єдиний механізм, а правила їх формування й форма вистави повністю визначаються в конфігурації системи.

В "1С: Бухгалтерія 7.7" не підтримується механізм тимчасового розрахунків. Він може виконуватися безпосередньо в процесі формування звіту для кожного користувача.

Найважливішою особливістю технології роботи з вихідною інформацією "1С: Бухгалтерія 7.7" є можливість одержання різноманітних розшифрувань показників рахунку безпосередньо при роботі з ним, тобто для якого-небудь показника, що зацікавив користувача, може бути побудована допоміжна форма, що представляє детальну інформацію про те, на підставі яких данних він був отриманий. Утримування деталізації залежить від конфігурації, суті рахунку й того конкретного показника, який потрібно розшифрувати. У викликаному звіті також можна проводити деталізацію. На нижньому рівні розшифрування користувач може переглянути список проведень, що сформували значення відповідного показника, і внести в нього зміна. При поверненні з розшифрування ці зміни можуть бути враховані, а значення показника перелічене.

Обробка - це процедура, призначена для внесення змін в інформаційну базу системи. Порядок використання обробки аналогічний порядку використання звітів. Різниця полягає в тому, що при побудові рахунку будується та або інша вихідна форма, але сама інформаційна база при цьому не зміняться. На противагу цьому обробка призначена для виконання дій, покликаних внести зміни в дані, і для виконання різних сервісних або регламентних дій.

Модель системи рахунків "1С: Бухгалтерія 7.7" суттєво розширена в порівнянні з попередніми версіями. Тут використовується найбільш загальна схема організації системи рахунків, що дозволяє вести багаторівневий, багатомірний аналітичний облік, який може бути організовано двома способами. Перший спосіб припускає використання багаторівневої системи субрахунків. Число рівнів субрахунків практично не обмежене. Можливість кодування субрахунків обмежена тільки довжиною кола рахунку, яка визначається на етапі конфігурування системи. Другий спосіб організації аналітичного обліку в "1С: Бухгалтерія 7.7" полягає в застосуванні аналітичних рахунків. Для позначення об'єктів аналітичного обліку в програмі використовується термін "субконто". перелік усіх доступних видів субконто визначається на етапі конфігурування системи.

Ведення аналітичного обліку по чету визначається відповідним настроюванням, що задається в плані рахунків, на одному рахунку можна вести облік у розрізі декількох видів субконто.

Можливість одержувати підсумки рахунку в будь-якій необхідній для аналізу угрупованню називається багатомірним обліком. Види субконто, полагоджені тому або іншому рахунку, можуть бути визначені як при конфігуруванні програми, так і при настроюванні плану рахунків на етапі роботи з інформаційною базою. Однак можливість підключити до рахунку одночасно два, три або більш видів субконто можна визначити тільки на етапі конфігурування системи.

За рахунок ієрархічної побудови довідників і відповідної до інтерпретації описуваних ними об'єктів у програмі може бути організований багаторівневий аналітичний облік. Субконто дозволяє детально розкрити інформацію про кошти підприємства, що враховуються на рахунках бухгалтерського обліку. Використання субконто представляє більш гнучкі можливості по організації аналітичного обліку, чому багаторівневі субрахунку.

Операції можуть уводитися вручну на основі типових операцій або за допомогою документів, для яких у конфігурації визначені правила формування проведень.

При ручнім уведенні всі параметри операції задаються безпосередньо користувачем. Для полегшення ручного введення застосовується механізм типових операцій, які автоматизує введення стандартних або частини використовуваних операцій. При введенні операції з використанням типової операції дані автоматично заповнюються на основі її шаблону. При необхідності зачіпаються відсутні значення операції (об'єкти аналітики, валюта, кількість) і розраховуються суми проведень по певних у шаблонові формулах. Операції можуть формуватися автоматично на основі документа. Сформована в такий спосіб операція швидкого пов'язана із цим документом. Правила формування операцій на основі документів повністю задаються в конфігурації системи. На відміну від них типові операції визначаються безпосередньо на етапі роботи з інформаційною базою.

"1С: Бухгалтерія 7.7" дозволяє вести бухгалтерський облік декількох організацій. Ця властивість забезпечується двома основними способами. Перший заснований на можливості використання декількох інформаційних баз, у яких утримуються дані різних організацій. У цьому випадку при запуску системи пропонується вибрати ту інформаційну базу, з якої користувач припускає роботи в теперішній момент. Другий спосіб - ведення бухгалтерського обліку декількох підприємств в одній інформаційній базі, для чого використовується так званий роздільник обліку. ідентифікатор, що представляє якийсь, який заноситься в кожне проведення й дозволяє одержувати бухгалтерські підсумки по кожнім такому значенню окремо. Фактично це дозволяє одержати кілька незалежних балансів по даним однієї інформаційної бази.

3.2 Дослідження комп'ютерних технологій на прикладі обліку основних коштів

Облік основних коштів залишається одним з найбільш складних і трудомістких ділянок бухгалтерського обліку й при комплексній автоматизації роботи бухгалтерії. Далеко не в усі популярні пакети програми для автоматизації проведення входить відповідна підсистема. І навіть якщо програм обліку основних коштів у пакеті є, потенційному користувачеві має бути переконатися, що з її допомогою можна буде реалізувати всі специфічні процедури його підприємства.

Варто звернути увагу на особливості проведення "операції модернізації". Справа в тому, що можливі різні алгоритми її обліку, скажемо, балансова вартість міняється в тому ж місяці, коли здійснювалася модернізація, а зношування тільки в наступному; обоє показника змінюються в поточному або тільки наступному періоді. Непогано, якщо програм дозволяє реалізувати всі зазначені варіанти.

Важливо відзначити, що ведення обліку основних коштів вручну стає менш привабливим, оскільки сполучене зі значною трудомісткістю. Частина, через недолік часу, бухгалтер робить проведення, що відображають без належного оформлення первинними документами. Подібних порушень можна уникнути, якщо вести облік у комп'ютерній програмі "1С:Бухгалтерія".

Етапами ведення обліку в даній програмі є:

- виявлення й зміна облікової інформації;

- реєстрація господарських операцій;

- нагромадження облікової інформації;

- узагальнення інформації й формування регламентованих звітів (баланс, звіт про фінансові результати й ін.)

У плані рахунків для обліку витрат, що збільшують первинну вартість основних коштів (модернізація, капітальний ремонт), передбачений балансовий рахунок №15 "капітальні інвестиції". По дебету рахунку збираються витрати, із кредиту рахунку описуються первісна вартість об'єкта при передачі його в експлуатацію, а також сума витрат, що покриваються за рахунок джерел інвестицій. Для порівняння витрат по конкретних видах капітальних вкладень в основні кошти на рахунку 15 відкриваються субрахунку другого порядку. Аналітичний облік ведеться в розрізі об'єктів і видів робіт.

На кожний об'єкт або групу об'єктів основних коштів у бухгалтерії ведеться інвентарна картка за формою ОС-6. Для того, щоб одержати інвентарну картку в "1С:Бухгалтерії", потрібно в довіднику "Основні кошти" знайти, що цікавить об'єкт і нажати на кнопку "інвентарна картка". Тут повинна бути інформація з документів на заповнення об'єкта, його переміщення, дообладнування, модернізації, а також документів по капітальному ремонту (ОС-2).

Витрати, здійснення яких було проведено для підтримки об'єктів основних коштів у робочому стані (ремонт), ураховуються по дебету рахунку 91, 92, 93. В "журналі операцій" вони корреспондируются з рахунками 20 "Виробничі запаси", "Розрахунки по заробітній платі" і ін. Програма "1С:Бухгалтерія" дозволяє автоматично створювати оборотно-сальдові відомості по цих рахунках.

Використання системи "1С:Бухгалтерія" дозволяє в повному обсязі автоматизувати всі операції, пов'язані з обліком основних коштів, включаючи формування проведень і складання первинних документів.

Прийняття необоротних активів до бухгалтерського обліку означає введення їх в експлуатацію й оформляється в типовій конфігурації за допомогою документа "Уведення в експлуатацію". Заповнення діалогової форми документа "Уведення в експлуатацію" слід почати з вибору опції "Уведення в експлуатацію необоротних активів", виду необоротних активів у реквізиті "Вид необоротних активів" і того місце зберігання (матеріально-відповідальної особи), за яким вони будуть значитися.

У табличній частині документа вказується наступна інформація: аналітика рахунку капітальних інвестицій, по якій була врахована первісна вартість об'єкта, що вводиться в експлуатацію; найменування об'єкта, переданого в експлуатацію, елемент довідника "Необоротні активи"; кількість об'єктів, що вводяться в експлуатацію; одиниця виміру; ціна без ПДВ обраного активу; підсумкова сума без ПДВ по рядкові. Друковану форму акту введення в експлуатацію активів можна одержати за допомогою кнопки "Печатка". Кнопка "ОК" служить для збереження й проведення документа.

При проведенні документа буде сформований необхідний набір проведень по прийняттю об'єктів на баланс організації, а також збільшенню балансової (первічної) вартості відповідних груп виробничих основних фондів (нематеріальних активів) по податковому облікові.

У процесі своєї господарської діяльності кожне підприємство може проводити ремонт, модернізацію, інші види робіт з основними коштами з метою підтримки їх эксплутаційних якостей, підвищення ефективності використання, а також продовження терміну служби.

Бухгалтерський облік ремонту й модернізації основних коштів повинен виявити обсяг і собівартість виконуваних ремонтних робіт, правильно відбити зміна балансової вартості об'єктів основних фондів. Для цієї мети в типовій конфігурації передбачений документ "Модернізація необоротних активів". Заповнення електронної форми документа слід почати з вибору в реквізиті "Необоротний актив" об'єкта, ремонт (модернізація) якого була зроблена й тієї матеріально-відповідальної особи, за яким закріплений зазначений об'єкт. Далі необхідно вказати спосіб проведення (власними чинностями підприємства або підрядним способом) робіт над обраним об'єктом. При оформленні справжнім документом ремонту або модернізації необоротного активу, що належить виробничим фондам підприємства по податковому облікові, стають доступними група реквізитів "Зміна бал. вартості (податковий облік)". Після включення прапорця "Указати вручну" можливий перегляд і редагування межі тієї суми, у рамках якого підприємство має право віднести свої витрати на ремонт (модернізацію) до валових видатків і який у даний момент становить 5% сукупної балансової вартості груп основних виробничих фондів. При проведенні документа витрати, що перевищують зазначений межу, будуть віднесені на збільшення балансової вартості відповідної групи основних фондів по податковому облікові. Стаття валових видатків у проведенні по віднесенню суми витрат, що не перевищує встановлений законодавством рівень віднесення витрат до складу валових видатків підприємства, вказується в реквізиті "Валові видатки".

Якщо ремонт (модернізація) основних коштів здійснюється через організацію-підрядника, у діалоговій формі документа з'являється закладка "Додатково". Включений прапорець "ПДВ на витрати" є ознакою того, що підприємство не має право включити суму ПДВ, сплачену організації-підрядникові за проведені роботи (зроблені послуги) до складу податкового кредиту. Якщо прапорець відключений, при проведенні документа буде використаний стандартний механізм визначення сум і формування проведень " по першій події". Заповнення табличної частини документа слід почати з вибору в графові "Рахунок" бухгалтерського рахунку, що листується по кредиту з рахунком, на який будуть списані витрати на ремонт (модернізацію) основного кошту. Для відбиття щомісячного нарахування амортизації по всіх матеріальних і нематеріальних активах у бухгалтерському обліку й щоквартального - у податковому обліку в типовій конфігурації передбачений документ "Нарахування зношування". Варіант виконання документа - нарахування амортизації по податковому облікові або по бухгалтерському задається за допомогою вибору відповідної опції його діалоговій формі. Нарахування амортизації по бухгалтерському облікові проводиться одночасно по всіх матеріальних і нематеріальних необоротних активах по методу, зазначеному для кожного об'єкта в реквізиті "Метод розрахунків зношування" у довіднику "Необоротні активи".

При обраному методі прямолінійного списання для розрахунків сум зношування використовуються такі параметри як ліквідаційна вартість, тобто сума, яку підприємство очікує одержати за актив після завершення строку його корисного використання, і властиво очікуваний строк корисного використання активу. Якщо для об'єкта обраний метод "зменшення залишку", то для розрахунків сум амортизації використовується так звана ежемесячна норма амортизації. Сума амортотчислений визначається при такому методі як добуток балансової (залишкової) вартості об'єкта і його норми амортизації. Нарешті, при обраному методі "сума одиниць" для розрахунків суми зношування використовуються такі параметри як ліквідаційна вартість об'єкта, розрахунковий обсяг виробництва, а також обсяг виробництва поточного місяця. Усі параметри, необхідні для застосування того або іншого методу нарахування зношування повинні бути задані для кожного об'єкта у формі елемента довідника "Нематеріальні активи". Там же повинен бути визначений рахунок і аналітика витрат, на який буде віднесена сума нарахованого зношування в кореспонденції з відповідним субрахунком рахунку 13 "Зношування необоротних активів".

Таким чином, програма 1С: відрізняється від інших програм зручністю в роботі, швидкістю проведення операцій, використанням наочних можливостей WindowsтІнтерфейсу (меню, вікна і т.д.) і легкістю освоєння. Є можливості ведення обліку для однієї організації на декількох комп'ютерах і на одному комп'ютері для декількох організацій. Програма дозволяє використовувати численні оформлювальні можливості Windows для створення гарних і наочних вихідних документів

ВИСНОВКИ

Одним з основних вимог, пропонованих до бухгалтерського обліку, є вірогідність його показників. Однак у процесі зберігання й відпустки товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю й даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розбіжності, що не піддаються обліку (внаслідок природних втрат при зберіганні, пересортиці, несправності весоизмерительных приладів, зловживань матеріально відповідальних осіб і ін.). Усунення цих розбіжностей забезпечується за допомогою інвентаризації.

Під інвентаризацією розуміють спосіб виявлення (з наступним обліком) господарських коштів і їх джерел, не оформлених поточної документацією, для забезпечення вірогідності показників обліку й контролю над схоронністю цінностей.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності господарських засобів (шляхом зважування, перерахування, обмірювання й т.п.) і зіставлення отриманих результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дозволяє встановити розбіжність між даними обліку й фактичною наявністю засобів, тобто їхні надлишки або недостачу (якщо вони мали місце), яке оформляють відповідними документами й ухвалюють на облік.

Залежно від повноти охоплення перевіркою майна підприємства інвентаризацію розрізняють повну й часткову. Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства й стан розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (кошти в касі, матеріальні цінності на складі й т.п.).