Автоматизированные системы документооборота

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Аудит и бухгалтерский учет»

по теме: «Автоматизированные системы документооборота»

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение 3
• 1. Цели автоматизации процессов документооборота 4
• 2. Специализированные системы документооборота 12
• Заключение 30
• Список использованных источников 32
• ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время появилось большое количество публикаций на тему автоматизации документооборота. Как правило, их авторы рассматривают данную проблему сквозь призму конкретных реализаций в тех или иных программных продуктах. В результате у читателя не складывается целостной картины проблемы автоматизации работы с документами, так как автоматизация отдельных деловых процедур не затрагивает большой аспект организационных вопросов. А ведь именно эти вопросы выходят на первый план при анализе «что и как автоматизировать». Среди них можно выделить четыре основных блока:

· вопросы построения структуры организации и распределения служебных полномочий;

· организация взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц;

· организация порядка доступа и работы с документами;

· регламентация деловых процедур.

Перечисленные аспекты приводят к тому, что систему автоматизации работы с документами нельзя рассматривать оторвано от структуры предприятия. Иначе при внедрении это повлечет серьезные проблемы, вплоть до остановки деятельности предприятия.

Вышеперечисленное показывает актуальность темы автоматизации систем документооборота организаций, и, в частности, автоматизации регистрации документов.

1. Цели автоматизации процессов документооборота

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

· получение информации, ее обработка;

· анализ, подготовка, принятие решений;

· выполнение решений;

· учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как «документальное обеспечение управления» (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

· документирование и регистрация документов (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

· организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

· систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур) Методические материалы, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.// Под ред. Пестецова А.А. М., 2004 . С. 10..

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

· организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;

· организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

· организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;

· обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;

· создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;

· использование унифицированных форм представления и обработки документов;

· регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;

· регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;

· регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);

· списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;

· обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

· проверка правильности и своевременности исполнения документов;

· создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

· проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

· получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Движение документов осуществляется в виде потоков, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат движение документов и их обработка в пунктах обработки, на всех стадиях жизненного цикла документов.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

· обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

· обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

· единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

· объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

· использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) и регистрации документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;

· обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Исторически делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. В зависимости от менталитета и культуры того или иного народа, создавалась с годами и соответствующая система документоведения.

На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые в дальнейшем будем условно называть «отечественная» и «западная». Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

· четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

· отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.

· современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Еще одна особенность - относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.

Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

К системам автоматизации данной технологии относятся: «ДЕЛО» (компания «Электронные офисные системы») и система «Золушка-WIN».

Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от отечественных и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.

К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

· характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;

· отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;

· регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством.

Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.

К системам данного направления относятся следующие.

Русифицированные версии популярных западных систем:

· DocsOpen (PC DOCS);

· LinkWorks (DEC);

· Staffware (Staffware PLS);

· Lotus Notes (Lotus-IBM).

Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

· система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);

· система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);

· комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);

· система «Золушка-Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);

· решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen);

· решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);

· система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).

Разработки российских компаний:

· система LanDocs компании «Ланит»;

· система Effect Office компании «Гарант International»;

· система «Документ2000» компании Telcom Service;

· система «Крон» компании «Анкей»;

· система «Евфрат» компании Cognitive Technologies.

В следующем разделе будут подробно рассмотрены различные автоматизированные системы документооборота, которые, в частности, автоматизируют регистрацию документов.

2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» (ЗАО «Электронные офисные системы», ООО «Компания НетКом Текнолоджи») предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих операций:

· Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

· Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.

· Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

· Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.

· Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.

· Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.

· Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

· Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

· Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

· Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

· Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.

· Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.

· Хранение электронных образов документов.

· Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.

· Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система LanDocs (фирма АО «Ланит») предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные достоинства системы:

· высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);

· адаптивность (настройка на конкретные условия с помощью CASE-моделей);

· соответствие стандартам;

· открытость (легко интегрируется с офисными приложениями и корпоративными БД);

· доступность и легкость освоения конечными пользователями.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:

· Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.

· Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.

· Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).

· Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.

· Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

· Поддержка нескольких версий одного документа.

· Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).

· Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.

· Организация архивирования документов.

· Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.

· Регламентация прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN. Электронная канцелярия» (НТЦ «Институт развития Москвы»). состоит из трех функциональных компонентов программных систем.

«Служебная корреспонденция» характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель.

«Решения и распоряжения» отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

«Письма граждан» характеризуются тем, что связующим началом пакета писем является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система «Служебная корреспонденция» предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения. Система обеспечивает:

· регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке;

· регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;

· регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);

· контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;

· выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;

· подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

· поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);

· формирование истории движения документов;

· организацию доступа к электронным копиям документов;

· разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

Система управления документами «Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies») позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие функции:

· Регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами.

· Контроль исполнения документов.

· Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.

· Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования.

· Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.

· Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

· Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются следующие версии системы:

· «Евфрат» - персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;

· «Евфрат@SOHO» - система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;

· «Евфрат» - система автоматизации делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.

Так до внедрения системы «Евфрат» в ИФНС по г. Волгограду все входящие документы проходили следующий маршрут (см. рис.):



Весь документооборот осуществлялся в бумажном виде. Учет документов велся при помощи соответствующих журналов входящих, выходящих документов, приказов, и т.д. Контроль исполнения осуществлялся работниками общего отдела при помощи журналов контроля.

От системы документооборота требовалось:

1. Обеспечить учет и быстрый поиск документов.

2. Автоматизировать контроль исполнения.

3. Клиент не собирался уходить от оборота бумажных документов и, соответственно на систему налагалось требование поддержки «бумажного» документооборота.

4. Возможность оптимизировать систему под структуру организации.

После нескольких раундов консультаций, которые провел заказчик, в качестве системы документооборота был выбран «Евфрат». Причины, по которым выбор остановился именно на этом продукте, были следующие:

1. система имеет клиент серверную структуру. Все данные хранятся в едином месте, на сервере, что облегчает вопросы резервного копирования;

2. система позволяет быстро вводить документы с бумажных носителей, но при этом имеется возможность сохранить оборот бумажных документов и осуществить контроль за ним;

3. система удовлетворяла требованиям заказчика;

4. в системе имеются функции для программирования, т.е. можно писать разнообразные программы которые используют функции системы Евфрат;

5. система имеет небольшую, по сравнению с аналогами, стоимость.

Для автоматизации системы документооборота был приобретен Евфрат Document Server на 12 клиентов. Все лицензии были распределены по отделам. В каждом отделе был выделен сотрудник, имеющий право работать в системе Евфрат (раньше в обязанности этого сотрудника входило только регистрация документов и контроль исполнения).

На сервере Евфрат было заведено 12 групп и 12 пользователей в соответствии со структурой отделов. Пользователю «Общий отдел» был предоставлен уровень доступа 4 (самый высший), остальным пользователям был предоставлен уровень 3. Также каждый пользователь был включён в свою группу.

На рабочем столе пользователя «Общий отдел» было создано 12 папок - одна для каждого отдела. В эти папки помещаются документы для этих отделов, после соответствующего указания директора и зам. директора (эти указания даются в письменном виде секретарю общего отдела).

Для автоматизации регистрации документов в системе, были написаны несколько электронных форм.

Все формы были реализованы в виде отдельных EXE-файлов. Взаимодействие с системой Евфрат осуществляется при помощи Евфрат API.

Данная система находится на стадии опытной эксплуатации, но уже сейчас можно сделать следующие выводы:

1) Система Евфрат полностью вписалась в организационную структуру ИФНС по г. Волгограду;

2) Система обеспечивает учет бумажных документов;

3) Процесс получения новых документов стал более оперативный;

4) Уменьшилось время реакции на входящие документы;

5) Автоматизация контроля исполнения позволила улучшить качество исполнения распоряжений.

Это же отмечается и сотрудниками ИФНС по г. Волгограду. В частности, как отметил начальник отдела системного и технического оборудования ГНИ по г. Волгограду, Владимир Владимирович Поверенов «использование системы «Евфрат» позволило сократить время обработки документов более чем в пять раз; благодаря автоматизации контроля исполнения улучшилось качество исполнения распоряжений» Мирзоев А.Н. Система документооборота на базе программы «Евфрат» для ИФНС по г. Волгограду.// Учет и налоги. 2003.№4..

Комплекс PowerDOCS (компания «Весть АО») - интегрированный комплекс автоматизации делопроизводства и документооборота предприятий и организаций. В основе решения, предлагаемого компанией «Весть», лежит сочетание программных продуктов - системы управления документами DOCS Open, системы гибкой маршрутизации документов и заданий с контролем их исполнения WorkRoute II, а также системы для работы с образами бумажных документов DeltaImage.

DOCS Open - корпоративная система управления документами, обеспечивающая создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. DOCS Open позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов. Система обеспечивает конфиденциальность хранения данных.

WorkRoute II - система автоматизации деловых процессов. Основное назначение системы - создание электронных моделей деловых процессов (карт бизнес-функций), автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указать последовательные и параллельные маршруты прохождения документов по подразделениям и отдельным исполнителям, а также обеспечить участников процесса необходимыми материалами с соблюдением прав доступа к информации и в реальном времени проводить анализ состояния работ.

Модуль DeltaImage обеспечивает работу с изображениями, сканирование документов, сохранение их в многостраничном формате, просмотр, послойное нанесение на изображении информации пометок и поручений (по образу бумажных документов).

Основные области применения Power DOCS - комплексная автоматизация делопроизводства и управления предприятием, организация технологического и организационно распорядительного документооборота, обеспечение коллективной работы над проектами, ведение электронных архивов, создание систем промышленного ввода информации для сканирования, распознавания документов и работы с их образами. PowerDOCS позволяет автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также оперативно анализировать и корректировать деятельность всей организации.

Электронная система автоматизации документооборота и делопроизводства «Крон» (компания АО «Анкей») содержит следующие компоненты:

· подсистему документооборота;

· подсистему управления документами;

· почтовую подсистему;

· подсистему регистрации и исполнения документов.

Программный комплекс OfficeMedia (компания «InterTrust») предназначен для решения следующих основных задач:

· Упорядочение системы регистрации и хранения исходящей и входящей корреспонденции.

· Автоматизация, упорядочение и ускорение процесса документооборота в организации.

· Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства.

· Информационная поддержка контактов организации с внешними партнерами.

· Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них.

· Комплексное решение задач, связанных с организацией процесса заключения и оперативного контроля выполнения договоров.

· Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.

· Информационно-аналитическая работа.

· Управление проектами.

· Управление персоналом.

· Информационное обеспечение руководителей высшего звена и т.д.

Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Подсистема построена на модульном принципе и обеспечивает следующие основные функции:

· регистрация всех категорий документов, циркулирующих в организации;

· постановка на контроль документов и резолюций руководства организации;

· статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

· автоматическая доставка электронных документов исполнителям;

· создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition (компания «Оптима») входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Фирма «Оптима» официально объявила о начале продаж программного продукта Optima Workflow LAN Edition, предназначенного для автоматизации документооборота на предприятии. В отличие от системы Optima Workflow Enterprise Edition, поставляемой с 1996 года предприятиям под заказ, последняя представляет собой так называемое коробочное решение, доступное в установке и настройке. Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

· централизованное хранение документов в электронном виде;

· формализация процедур создания и обработки документов;

· единое управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

В базовой модели системы «Документ-2000» (фирма «Телком Сервис») организована поточная обработка документов. Весь документооборот делится на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам и подразделениям. Полностью автоматизируется работа с отправляемыми и внутренними документами.

Функции системы:

· Регистрация документов.

· Поддержка разработки документов.

· Подготовка версий проектов.

· Направление на рассмотрение, ознакомление, выполнение.

· Поддержка исполнения документов, назначение документу индивидуального маршрута движения.

· Поиск документов по атрибутам.

· Контроль прохождения документов.

· Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.

· Администрирование, разграничение прав доступа к документам, настройка, поддержка справочников, настройка маршрутов обработки документов.

· Поддержка экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам - корпоративным или индивидуальным. В кратчайшие сроки «Документ-2000» может быть переработан под какие-то особые требования заказчика.

Система управления документами Effect Office (фирма «Гарант International»)совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Система предназначена для малых и средних предприятий, с числом рабочих мест - до 100. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи. Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к «карточкам задания» со следующими реквизитами: отправитель; исполнитель; получатель ответа; схема движения; тема задания; сообщение; список ссылок на файлы документов (до 32).

Контрольные параметры: срок исполнения в днях и часах. Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором.

Система «ЭСКАДО» (компания «InterProCom LAN») ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем. Система обеспечивает следующие возможности:

· Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями.

· Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации.

· Создание, учет, хранение и обработка различных типов документов (входящие, исходящие, электронная почта и др.).

· Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержка различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.).

· Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота.

· Организация факсимильной / почтовой рассылки.

· Поддержка электронной подписи и факсимиле.

Система «Босс-Референт» (компания «Ай-Ти») разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим:

1) Учетная обработка всех видов документов.

В базах данных Notes можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система Lotus Notes обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа.

2) Уникальность номера.

В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети. Поддерживается работа с текстом документа. Среда Notes реализует встроенный мощный текстовой редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу.

3) Связность документов.

Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

4) Согласованность с другими подсистемами.

Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных. Поддерживается доступ на уровне ODBC.

5) Распределенный документооборот.

Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого ПК до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется.

5) Ограничение доступа.

Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Начиная с версии 4 система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Система LinkWorks (компания Digital Equipment Corporation LinkWorks - среда, в которой приложения, данные и процедуры представлены в виде объектов и взаимосвязей, отображающих реальные процессы документооборота в организации.

Система LinkWorks ориентируется на привычную среду офиса (банка) и позволяет перенести рабочий стол на экран компьютера. В системе имеются пиктограммы для представления приходящей и исходящей почты, текстовых и графических документов, электронных таблиц, «мусорной корзинки», «измельчителя бумаг», есть множество других приложений. Все они являются «объектами». Пользователь обращается к объектам нажатием кнопок мыши. Можно перемещать объекты на экране, помещать их в папки, извлекать из папок с приходящей почтой так же, как на обычном столе. Объекты со стола можно бросить в «мусорную корзинку» или полностью уничтожить, поместив их в «измельчитель бумаг».

С любым объектом в LinkWorks могут быть связаны программы обработки, метод доступа, права доступа, маршрут обработки и история обработки.

Объекты представлены пользователю на трех уровнях.

1. Инструменты: мусорная корзинка, часы, калькулятор, ежедневник и т. д. Эти объекты делают используемые офисные средства доступными непосредственно на экране.

2. Базовые объекты - фрагменты данных, к которым подключены прикладные программы. Ими могут быть текст, графика, электронные таблицы и т. п. или сочетание этих элементов. Такие объекты доступны на экране с помощью мыши. Обрабатывающие их приложения вызываются автоматически. Набор базовых объектов:

· адресная книга;

· изображение точечной графикой;

· календарь;

· база данных;

· упорядоченный список;

· изображение векторной графикой;

· документ в сверстанном виде;

· блокнот для записей;

· демонстрационная графика;

· система планирования и управления;

· инструмент поиска;

· электронная таблица;

· текстовый документ.

3. Составные объекты - окна, содержащие объекты. LinkWorks позволяет пользователю помещать любые объекты в такое окно для быстрой передачи данных из одной рабочей области в другую. Набор составных объектов:

· шкаф с объектами;

· секция картотечных «ящиков»;

· папка с объектами;

· раздел объектов по тематике;

· набор сопроводительных объектов.

Набор объектов и необходимое для их создания и обработки программное обеспечение определяются конкретными задачами.

Система Staffware (компания «Staffware PLS») предусматривает движение документа по определенным для него маршрутам. Сами маршруты описываются с помощью бизнес-функций. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные данные и порядок действий пользователя. Шаги бывают нормальными, автоматическими и событиями. Нормальные шаги определяют организацию взаимодействия с пользователем, экранные формы. Автоматические шаги применяются для автоматизации некоторых видов деятельности, например вызова нужного приложения, изменения базы данных. Событие управляет ходом выполнения (ветвлением) бизнес-функции. С помощью механизмов ожидания и напоминания обеспечивается синхронизация нормальных шагов.

Инструмент разработки бизнес-функций - графический построитель процедур Staffware. Данный инструмент предназначен для специалистов в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний аппаратной и программной платформы.

Для определения экранных форм применяется конструктор форм. В полях формы можно вводить запросы, ассоциированные с определенной процедурой. Данные в полях могут заполняться автоматически: дата, номер шага, различные ссылки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документов осуществляется в виде потоков, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. При автоматизации делопроизводства, автоматизации подлежат движение документов и их обработка в пунктах обработки, на всех стадиях жизненного цикла документов.

В теории документооборота сложились в основном две технологии: «отечественная» и «западная».

Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Все документы, поступающие в организацию, после регистрации направлялись на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывал резолюцию, в которой указывал ответственного исполнителя. Далее документ попадал к ответственному исполнителю, который либо исполнял документ, либо направлял его на исполнение своим подчиненным. Таким образом, документ, обрастая резолюциями, двигался вглубь к основанию иерархии. После того как документ исполнялся, он совершал обратный путь снизу на самый верх, где и докладывалось об его исполнении.

Западное делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме, когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям, без доклада «наверх».

Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от зарубежной является наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Таким образом, третье лицо (делопроизводитель) всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен.

Эти отличия и определяют разницу в подходах ведения делопроизводства у нас и за границей. Автоматизация делопроизводства и, в частности, регистрации документов, должна вестись с учетом этих принципиальных отличий.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Документирование управленческой деятельности на предприятии. Делопроизводство и корреспонденция./ Лысенко Ю.А. 2003. №3.

2. Документы делового общения./ Под ред. Рогожина М.Ю. РДЛ, 2002.

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2000.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2000.

5. Методические материалы, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.// Под ред. Пестецова А.А. М., 2004 .

6. Минченков А.П. Организационные вопросы автоматизации обработки документов.// Корпоративные системы. 2000. №4.

7. Мирзоев А.Н. Система документооборота на базе программы «Евфрат» для ИФНС по г. Волгограду.// Учет и налоги. 2003.№4.

8. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2001.