Автоматизация бухгалтерского учета

3

Содержание

Введение

1. Автоматизация бухгалтерского учета

1.1 Актуальность автоматизации бухгалтерского учета

1.2 Преимущества автоматизированного учета

2. Учет товарно-материальных запасов

2.1 Учет материалов

2.2 Учет поступления товаров

2.3 Учет реализации товаров и готовой продукции

Заключение

Список использованной литературы

Введение

За последние десять лет компьютер прочно вошел во все области деятельности человека. Автоматизация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности. Появилось огромное количество специализированных бухгалтерских программ.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять корректный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; предоставлять возможность обращения к данным и отчетам прошлых периодов (вести архив).

Для того чтобы обеспечить все это, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы.

Основными задачами автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии являются:

* упрощение работы бухгалтера;

* ускорение обработки информационных потоков бухгалтерской документации и создание условий для повышения оперативности бухгалтерской информации;

* уменьшение количества счетных работников занятых обработкой учетной информации;

* сократить объем и повысить целесообразность расходов на ведение бухгалтерского учета.

* свести к минимуму возможность ошибок в ведении учета. Все это делается для облегчения работы бухгалтера и создания для него возможностей проводить анализ и планирование деятельности.

В настоящее время особое значение придается прогнозированию использования товарно-материальных запасов. Для прогнозирования бухгалтер проводит анализ фондоотдачи товарно-материальных запасов за определенный период и путем использования базы знаний формирует предложения по управлению. С этой точки зрения особо важны вопросы эффективного использования товарно-материальных запасов (выявление ненужных товарно-материальных запасов) и вопросы роста сбыта продукции на существующем парке товарно-материальных запасов.

Таким образом, комплексный подход к учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов позволяет оперативно получить все необходимые данные за определенный период и существенно повышает уровень управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие компьютеризированного учета движения товарно-материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица выпускающего продукцию.

1. Автоматизация бухгалтерского учета

1.1 Актуальность автоматизации бухгалтерского учета

Сегодня от бухгалтера ожидают не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального использования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли. Однако давать их, будучи ежедневно загруженным нелегкой, рутинной работой (особенно когда речь идет о довольно большом предприятии), крайне сложно. Много времени и сил уходит на обработку немалого количества документов, контроль оформления той или иной хозяйственной операции или сделки, на выполнение утомительных арифметических расчетов, проверку данных на смежных участках учета, не говоря уже о поиске причин различных неточностей и нестыковок. Кроме того, бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы.

Непременной составляющей работы бухгалтеров также является подготовка многочисленных справок и отчетов, как для внутреннего использования, так и для представления в различные инстанции. И, наверное, даже самый далекий от бухгалтерии человек, наслышан о том, как тяжело бывает готовить квартальные и годовые балансы. Ясно, что справиться с названным выше объемом задач, причем в строго определенные налоговыми органами сроки (не допустив при этом ни единой ошибки), без использования компьютерных технологий, проблематично. Именно потому все большее число бухгалтеров либо уже используют, либо стремятся приобрести специализированные компьютерные системы.

За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. Это легко объяснимо - компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты, позволяет автоматизировать сложные операции. Компьютеризация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности человека. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов. Если еще 10 лет назад основным инструментом аналитика и бухгалтера был калькулятор, то теперь практически ни одно предприятие не может обойтись без компьютера.

С внедрением компьютеров появилось множество специальных компьютерных программ, отвечающих нуждам бухгалтеров и других финансовых работников, компьютер стал главным помощником менеджера и финансового директора.

Зачастую в бизнесе информация и деньги - синонимы. В крупных компаниях накоплено огромные объемы данных о заказчиках, рынках сбыта, финансах, конкурентах. Если раньше эти сведения хранились на бумаге, - то теперь они хранятся в электронной форме - в виде баз данных. Но ценность любой информации определяется не только ее количеством, но и возможностью ее правильного представления. Ведение бухгалтерского учета в таких компаниях осуществляет большое количество работников, зачастую выполняющих "лишние" операции, которые может выполнять компьютер. С другой стороны в маленьких фирмах, где штат работников небольшой на бухгалтерию ложится как задачи бухгалтерского учета, так и финансового анализа. Все это приводит к широкому распространению компьютерных технологий в области бухгалтерского учета.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

1.2 Преимущества автоматизированного учета

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами.

Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.

Ниже приведены преимущества компьютерной обработки данных от неавтоматизированной Харитонов С.А. «Компьютерная бухгалтерия в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета», 2000..

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Компьютерные системы позволяют ввести дополнительные меры для поддержания контроля за использованием конфиденциальной информации на необходимом уровне. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности уменьшения появления ошибок и неточностей в бухгалтерских документах.

3. Возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

4. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Рассматривать современную комплексную информационную систему как “электронные счеты” - большое заблуждение. Широкая функциональность и интегрированность программного продукта, эффективные методики оказания услуг, таких как консалтинг, внедрение системы, обучение персонала предприятия-заказчика, техническая поддержка эксплуатации системы, позволяют утверждать, что подобная система - мощный инструмент создания рациональной управленческой схемы.

Рынок бухгалтерских программ в нашей стране достаточно развит. Лидирующее положение на рынке бухгалтерских программ занимает компания "1С" - в феврале 2000 года ей принадлежало свыше 50% рынка. В прошлом году начались продажи "1С:Предприятия 8.0" - новой версии 1С:Бухгалтерии, которая обладает массой дополнительных возможностей.

Существует также большое количество других бухгалтерских программ, которые не имеют широкого распространения. Эти программы позволяют вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала.

2. Учет товарно-материальных запасов

2.1 Учет материалов

Для отражения в учете операций, связанных с оформлением поступления в организацию материалов, приобретенных за плату у поставщиков, в системе предназначен документ «Поступление материалов». В реквизите «Склад» выбором из справочника «Места хранения» указывается склад, на который принимаются материалы. В табличную часть документа переносится информация из накладной поставщика. Здесь указывается наименование материала, количество, цена за единицу, сумма, НДС и общая сумма. Заполнение табличной части может производиться автоматически с использованием справочника «Материалы». При проведении документа автоматически формируются проводки по соответствующим объектам аналитического учета. Конкретный субсчет счета 1300 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы».

Если поставщику был перечислен аванс (предоплата), то дополнительно формируется проводка по дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению нематериальных активов в программе предусмотрен тот же механизм, что и в аналогичных предыдущих случаях. При проведении автоматически формируются проводки по дебету тех же субсчетов, которые были выбраны в документе-основании, в корреспонденции со счетом, указанным в табличной части в графе «Корр.счет», чаще всего он аналогичен значению корреспондирующего счета в документе-основании. Если в табличной части документа-основания были указаны несколько материалов, то дополнительные расходы распределяются между отдельными материалами пропорционально их стоимости (Количество * Цена).

Если контрагенту был перечислен аванс (предоплата), то дополнительно формируется проводка по дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Для оформления операций, связанных с передачей материалов в производство, в программе предназначен документ «Передача материалов в производство».

Количество материалов нужное для выпуска продукции можно подобрать автоматически способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» по нормам определенным для выпуска этой продукции на предприятии. После заполнения формы документа следует сформировать и распечатать требование-накладную.

При проведении будут сформированы проводки по кредиту счета 1300 «Материалы» в корреспонденции со счетом, указанным в шапке документа. Конкретный субсчет счета 1300 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы». Сумма каждой проводки определяется исходя из способа учета себестоимости единицы материала, даты проведения операции и количества отпущенного материала.

Для отражения в учете операций по продаже материалов, потребности в которых в настоящее время не имеется, в типовой конфигурации предназначен документ «Отгрузка материалов на сторону». После заполнения формы документа следует сформировать и распечатать ее. Проведение документа необходимо производить после того, как материалы будут фактически отпущены со склада.

2.2 Учет поступления товаров

В «1C: Предприятии» аналитический учет ведется в разрезе номенклатуры и мест хранения в количественном и стоимостном измерителе.

Аналитический учет ведется в разрезе номенклатуры, комитентов и договоров, в количественном и стоимостном измерителе. Для отражения в учете операций, связанных с поступлением в организацию товаров, в программе предназначен документ "Поступление товаров». Заполнение основных реквизитов не представляет сложности и указано выше. В верхней части экранной формы документа указывается: номер и дата документа на поступление в организацию товаров; информация о поставщике, складе, на который товар принят, и назначении товара. В справочнике «Договоры» указывается наименование первичного документа и срок платежа. Последний реквизит используется для анализа сроков задолженности при составлении бухгалтерского баланса.

Для заполнения табличной части используется справочник «Номенклатура».

В реквизите «НДС» указывается сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая уплате поставщику по конкретному товару. По умолчанию она рассчитывается от стоимости товаров (графа «Количество» * графа «Цена») по ставке налога, указанной в реквизите «Ставка НДС» элемента справочника «Номенклатура». При необходимости рассчитанную сумму НДС можно скорректировать непосредственно в графе «НДС» табличной части формы документа. Значение графы «Всего» подсчитывается автоматически по формуле (Количество * Цена) + НДС. При проведении документа для каждой строки табличной части формируются проводки, состав которых определяется значением реквизита «Тип товара» для каждого товара в отдельности и значения реквизита формы документа, определяющего, для каких целей приобретен товар.

2.3 Учет реализации товаров и готовой продукции

Для автоматизации учета готовой продукции в программу включены документы, предназначенные для отражения операций по передачи готовой продукции на склад и ее реализации покупателям. Документы, предназначенные для отражения операций по реализации, в настоящей конфигурации унифицированы, т. е. они могут использоваться как для готовой продукции, так и для товаров.

Для оформления операций, связанных с передачей готовой продукции на склад, в системе предназначен документ «Передача готовой продукции на склад». При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки по дебету счета 1320 «Готовая продукция» и кредиту счета 8000 «Производство» в разрезе его субсчетов.

Для оформления операций, связанных с отпуском товаров и отгрузкой продукции собственного производства покупателям, в системе предназначен документ "Отгрузка товаров, продукции". Документ формирует печатную форму «Товарная накладная». Этот документ используется в конфигурации, как для реализации товаров, так и для реализации продукции. Если отгружается товар, полученный на комиссию, то в нижней части формы документа дополнительно запрашиваются сведения о комитенте и договоре.

Если в этом реквизите для отпускаемой номенклатурной единицы установлен тип «продукция», то при проведении документа себестоимость списывается со счета 1320 «Готовая продукция». Для номенклатурной единицы с типом «Товары» все зависит от значения реквизита «Тип товара».

Себестоимость списывается со счета 1330 «Товары». Код субсчета при этом уточняется по значению реквизита «Тип товара». При проведении автоматически формируются проводки, состав которых зависит от типа номенклатуры, типа товара и вида отгрузки.

Если оформляется накладная на продажу продукции, то формируются следующие проводки Фирма “1С” «Руководство по установке и запуску», 2005:

1. По дебету счета 1210 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 6010 «Доход от реализация продукции (работ, услуг).

2. По дебету счета 6010 «Реализация продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 1320 «Готовая продукция». Сумма проводки рассчитывается как произведение средней плановой себестоимости на количество отгруженной продукции.

3. По дебету счета 6010 «Реализация продукции (работ, услуг)» в корреспонденции со счетом 1420 «Налог на добавленную стоимость» на сумму налога на добавленную стоимость.

Если в договоре с покупателем предусмотрено, что переход права собственности на продукцию наступает не в момент отгрузки, то в форме ввода документа следует установить вид отгрузки «Отгрузка». Сумма проводки рассчитывается как произведение средней плановой себестоимости на количество отгруженной продукции.

Если формируется накладная на отгрузку товаров, то при проведении формируются те же проводки, что и приведенные выше, но вместо счета 1320 «Готовая продукция» используется счет 1330 «Товары». Конкретный субсчет устанавливается по значению реквизита «Тип товара» элемента справочника «Номенклатура».

Документ «Накладная» является основанием для ввода документов «Корректировка отгрузки», «Реализация отгруженной продукции» и «Счет-фактура выданный».

В тех случаях, когда после отгрузки товаров, облагаемых налогом с продаж, меняется форма оплаты с безналичной на наличную, и наоборот, проводки расходной накладной следует скорректировать. Для этого в программе предназначен документ «Корректировка отгрузки». Документ вводится только на основании документа «Отгрузка товаров, продукции».

При проведении документа для тех товаров, которые включены в корректируемый перечень, сторнируются ранее введенные проводки, а затем формируются новые проводки. При этом автоматически пересчитываются суммы проводок и устанавливаются признаки аналитического учета.

Для отражения в учете операций по реализации следует использовать документ «Реализация отгруженной продукции». Данный документ вводится только на основании документа "Отгрузка товаров, продукции». Документ вводится в момент получения документов, подтверждающих факт перехода права собственности на отгруженную продукцию (товары) к покупателю (отчет комиссионера, поступление оплаты за реализованный товар и др.).

Для автоматического определения расчета полной фактической себестоимости и определения конечного финансового результата в программе предназначен документ «Закрытие месяца».

К выполняемым документом действиям относятся:

1. Списание на счет 8010 «Основное производство» общепроизводственных расходов.

В документе предусмотрено, что, если на счете 8010 «Основное производство» учитываются затраты по нескольким видам деятельности, то при проведении документа общепроизводственные расходы распределяются по видам деятельности пропорционально расходам на оплату труда. Если расходы на выплату заработной платы на счете 8010 «Основное производство» не отражались, то при проведении документа общепроизводственные расходы распределяются по видам деятельности пропорционально общей сумме затрат.

2. Списание на счет 8010 «Основное производство» общехозяйственных расходов.

В документе предусмотрено, что, если на счете 8010 «Основное производство» учитываются затраты по нескольким видам деятельности, то при проведении документа общехозяйственные расходы распределяются по видам деятельности пропорционально расходам на оплату труда. Если расходы на выплату заработной платы на счете 8010 «Основное производство» не отражались, то при проведении документа общехозяйственные расходы распределяются по видам деятельности пропорционально общей сумме затрат. Если учетной политикой организации предусмотрено списание общехозяйственных затрат непосредственно в дебет счета 6010 «Реализация продукции (работ, услуг»), то выполняемое действие следует отключить.

3. Списание расходов со счета 8010 «Основное производство». В зависимости от характера деятельности (реквизит элемента справочника «Виды деятельности») при проведении будут формировать различные проводки.

4. Списание издержек обращения, а также списание отклонений от плановой себестоимости. В обоих этих случаях формируются соответствующие проводки.

6. Определение конечного финансового результата. При выполнении этого действия формируются проводки по дебету (прибыль) или кредиту (убыток) счета 6010 «Реализация продукции (работ, услуг)». Введенный документ при необходимости можно оформить "перепроводкой" - один из терминов данной программы. При этом ранее сформированные проводки автоматически удаляются и формируются новые.

Заключение

Материальные средства, выполняющие в производственном процессе роль предметов труда, участвуют в нем однократно и переносят всю свою стоимость на себестоимость изготовляемой продукции единовременно. Для осуществления непрерывного технологического процесса производства предприятия должны создать соответствующие запасы материалов, полуфабрикатов, топлива и т.д. на складе. В настоящее время на предприятии огромное значение придается вопросам автоматизации решений задач по учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов на программном продукте 1С-бухгалтерия. Он базируется на создании ведении информационной базы о наличии товарно-материальных запасов, формируемых на основании инвентарной карточки.

В настоящее время на предприятии огромное значение придается вопросам автоматизации решений задач по учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов на программном продукте 1С-бухгалтерия. Он базируется на создании ведении информационной базы о наличии товарно-материальных запасов, формируемых на основании инвентарной карточки.

Функции 1С-бухгалтерии по учету товарно-материальных запасов заключается в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций http://www.1С.kz:

· автоматизация документирования первичной информации;

· оперативное управление, контроль за наличием и движением товарно-материальных запасов;

· расчет себестоимости товарно-материальных запасов.

Технологический процесс обработки информации состоит из следующих этапов:

· подготовка первичной информации;

· создание инвентарной картотеки на момент внедрения;

· создание нормативно-справочной информации на момент внедрения;

· создание набора данных движения товарно-материальных запасов;

· проведение расчетов и внесение информации в хранимую базу;

· расчет себестоимости и затрат;

· формирование информации для последующего использования;

· проведение контроля и анализа результативной информации;

· принятие управленческих решений по имеющейся информации.

Руководитель, бухгалтер и аудитор могут проанализировать или получить значение любого необходимого показателя из информационной базы за необходимый период времени.

Список использованной литературы

1. Харитонов С.А. «Компьютерная бухгалтерия в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета», 2000.

2. Фирма “1С” «Руководство по установке и запуску», 2005

3. http://www.1С.kz