Организация контрольно-ревизионной работы

План составляется руководителем контрольно-ревизионной службы за 1-1,5 месяца до начала планируемого периода, утверждается руководителем вышестоящей организации и хранится как документ, не подлежащий оглашению (т. е. каждая планируемая ревизия должна быть внезапной).

Если в штате ревизующей организации имеется несколько ревизоров, то нежелательно, чтобы один и тот же ревизор проводил подряд две ревизии на одном предприятии.

При определении очередности ревизий и тематических проверок необходимо учитывать:

-- время, прошедшее после предыдущей ревизии;

-- наличие растрат, хищений, недостач и других недостатков в хозяйственной деятельности;

-- поступление сигналов о злоупотреблениях или незаконных действиях;

-- материалы проверок, поступающие от финансовых органов, учреждений банков, статистических органов и т.д.;

-- данные текущей отчетности, поступившие в вышестоящую организацию.

На основании утвержденных планов руководитель контрольно-ревизионной службы составляет индивидуальные планы для каждого контролера. Эти штаны вручаются исполнителям не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода, с тем, чтобы они имели соответствующее время для подготовки.

При планировании контрольных мероприятий преимущество должно отдаваться комплексным ревизиям финансово-хозяйственной деятельности широкого круга специалистов и экспертов.

Ревизии, назначаемые в связи с уголовными делами, носят внеплановый характер и способом собирания доказательств, связанным с использованием специальных познаний, которыми обладает ревизор. И хотя они проводятся по единой методологии, такие ревизии имеют ряд особенностей, которые будут рассмотрены в 6 разделе работы.

5. Права, обязанности и ответственность ревизора

Для полноценного выполнения этой задачи ревизорам КРС законом «О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине» даны достаточные права и полномочия, которые определены в ст. 10 этого закона. Им предоставлено право:

1) ревизовать и проверять в подконтрольных учреждениях денежные и бухгалтерские документы, отчеты, сметы и другие документы, которые подтверждают поступление и расходование денежных средств и материальных ценностей, проводить проверки фактического наличия ценностей (денежных сумм, ценных бумаг, сырья, материалов, готовой продукции, оборудования и т.д.);

2) беспрепятственного доступа на склады, в хранилища, производственные и другие помещения для их обследования и выяснения вопросов, связанных с ревизией или проверкой, останавливать расходные операции по счетам в банках и иных финансовых учреждениях в случаях, когда руководство объекта, на котором нужно провести ревизию или проверку препятствует работники государственной контрольно-ревизионной службы выполнять свои обязанности;

3) привлекать на договорных основах квалифицированных специалистов соответствующих министерств, государственных комитетов, органов исполнительной власти, государственных фондов, предприятий, учреждений и организаций для проведения контрольных обмеров строительных, монтажных, ремонтных и других робот, контрольных запусков в производство, контрольных сырья, материалов и продукции, других проверок с оплатой за счет специально предусмотренных на эту цель средств;

4) требовать от руководителей ревизуемых или проверяемых объектов проведения инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, в необходимых случаях опечатывать кассы и кассовые помещения, склады, архивы, а при выявлении подлогов, иных злоупотреблений изымать необходимые документы на срок до окончания ревизии или проверки, оставляя в летах акт изъятия и копии или реестры изъятых документов,

5) получать от Национального банка Украины и его учреждений, банков и других кредитных учреждений необходимые сведения, копии документов, справки о банковских операциях и остатках средств на счетах ревизуемых или проверяемых объектов, а от других предприятий и организаций, в числе негосударственной формы и копии документов об операциях и расчетах с ревизуемыми или проверяемыми предприятиями, учреждениями, организациями. Получение от банков информации, составляющей банковскую тайну, осуществляется в порядке и в объеме, Законом Украины «О банках и банковской деятельности»;

6) получать от ревизуемых или проверяемых должностных и материально ответственных лиц письменные пояснения по вопросам, которые возникают в ходе ревизий и проверок;

7) предъявлять руководителям и другим лицам ревизуемых или проверяемых объектов требования по устранению выявленных нарушений законодательства по вопросам сохранения и использования государственной собственности и финансов, изымать в бюджет выявленные ревизиями или проверками сокрытые и заниженные валютные и иные платежи, ставить перед органами вопросы о бюджетного финансирования и кредитования, если полученные предприятиями, учреждениями и средства и займы используются с нарушением действующего законодательства;

8) взыскивать в доход государства средства, полученные подконтрольными учреждениями по незаконным сделкам без установленных законом оснований и с нарушением действующею законодательства;

9) накладывать в случаях, предусмотренных законодательными актами, на руководителей и иных должностных лиц, учреждений и организаций административные взыскания;

10) применять к предприятиям, учреждениям, организациям иным субъектам предпринимательской деятельности финансовые санкции.

Как видим, право контроля, предоставленное законом контрольно-ревизионной службе, распространяется на предприятия, учреждения и организации, получающие средства из бюджета.

Однако в тех случаях, когда необходимо провести встречную проверку у контрагента проверяемого предприятия, даже если это коммерческое предприятие, КРС имеет на это право. Оно предусмотрено п. 26 Порядка проведения государственной контрольно-ревизионной службой, утвержденного Постановлением Кабинета министров Украины от 20 апреля 2006 г. №550.

Основанием для проведения встречной проверки у субъектов деятельности является факт осуществления ими операций и расчетов с проверяемым органами КРС с.

Наряду с нравами у ревизоров КРС имеются и обязанности, определенные ст. 12 закона «О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине». Ревизоры обязаны строго придерживаться Конституции Украины, законов Украины, охраняемых законом прав и интересов граждан, предприятий, учреждений и организаций.

В случаях выявления злоупотреблений и нарушений действующего законодательства работники КРС обязаны передавать правоохранительным органам материалы ревизий.

При изъятии документов в ходе ревизии или проверки ревизоры обязаны немедленно уведомить об этом правоохранительные органы. Изъятые документы сохраняются до окончания ревизии или проверки, после либо передаются органам, либо возвращаются соответствующему (если правоохранительными органами не принято решение об изъятии этих документов).

Работники государственной контрольно-ревизионной службы обязаны соблюдать коммерческую и служебную тайну.

За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей они привлекаются к уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

6. Документальное оформление результатов ревизий и проверок

Обобщение результатов контроля комплекс из методических приемов по систематизации результатов проверок и ревизий, необходимых для составления заключительного акта и принятия решений по устранению выявленных недостатков в деятельности предприятия. При обобщении результатов ревизии используют следующие приемы: выявленных недостатков, документирование результатов промежуточного контроля и следственно-юридическое обоснование.

Группировка недостатков производится по мере их выявления каждым членом ревизионной бригады в группированном журнале ревизора, где для каждого объекта контроля (основные фонды, материальные ценности, денежные средства и т.п.) отводится несколько страниц, на которых производятся записи однородных недостатков. При этом указывается:

отчетный период, к которому относятся выявленные недостатки; наименование нормативного документа, который нарушен; - должностные лица, ответственные за допущенные недостатки: размер материального ущерба и ответственное лицо;

-- предлагаемые мероприятия, по устранению недостатков, ликвидации их последствий и предупреждения в будущем.

Документирование результатов промежуточного контра/я используется как методический прием при оформлении контрольных действий в процессе их выполнения на промежуточных стадиях. Для того, чтобы заключительный акт ревизии не был перегружен однородными фактами, их следует оформлять в специальных ведомостях и актах, таких как: акт проверки наличных денежных средств в кассе;

-- акт выборочной материальных ценностей; ведомость превышения лимита остатков наличных денег в кассе;

-- ведомость использования денежных средств не по назначению;

-- ведомость превышения лимитов наличного денежного обращения; ведомость переплаты по авансовым отчетам:

-- ведомость неполного удержания налогов из заработной платы;

-- необоснованность списания ценностей сверх норм естественной убыли;

-- расчет сумм штрафных санкций и т.п.

Эти ведомости, акты и справки подписываются контролером, руководителем и главным бухгалтером проверяемой заключительному акту ревизии.

Следственно-юридическое обоснование применяется тогда, когда необходимо обосновать сумму причиненного ущерба или установить ответственность должностных лиц проверяемого предприятия. При этом контролер выполняет определенные следственно- юридические действия. Он собирает доказательства, удостоверяющие юридические факты, т.е. такие, с которыми закон связывает возникновение, изменение или прекращение объекта с субъектом права. По источникам получения юридические доказательства на личные и вещественные, первоначальные и производные.

К доказательствам относятся такие, источниками которых являются люди (объяснения сторон и пояснения третьих лиц, заключения экспертов и т.п.), к вещественным относятся подлинники первичных документов, изъятые ревизором, решения инвентаризационных комиссий и др., подтверждающие правонарушения.

Первоначальными являются доказательства, полученные из первоисточников (первичных документов), к производным относятся учетные регистры, машинограммы, полученные путем обобщения данных первичных документов.

В получении доказательств важнейшей процедурой, выполняемой ревизором, является изъятие документов из текущего архива проверяемого предприятия. Изъятие документов ревизором проводится в порядке, предусмотренном действующим законодательством на основании постановления следственных или судебных органов. Вместо подлинника в делах предприятия оставляется копия изъятого документа.

Процедура изъятия документа оформляется специальным актом, составленным ревизором с участием руководителя и главного бухгалтера предприятия, а также понятых, т.е. лиц, не участвующих в контрольно-ревизионном процессе. Для того, чтобы не загружать акт описанием реквизитов документов, составляется отдельный реестр изымаемых подлинников документов, который служит приложением к акту.

В процессе выполнения следственно-юридических процедур обосновываются судебные иски на возмещение материального ущерба, причиненного проверяемому предприятию.

Согласно действующему законодательству, результаты оформляются актом, который руководителем и главным бухгалтером проверяемого предприятия. Акт комплексной ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия включает в себя промежуточные акты, аналитические таблицы и другие приложения.

При составлении акта необходимо соблюдать следующие основные требования:

в акте должны отражаться наиболее важные вопросы, имеющие значение при оценке результатов деятельности проверяемого предприятия, а также при определении ответственности должностных лиц и руководителей за нарушения и недостатки в работе;

установленные ревизией нарушения должны излагаться конкретно и объективно. При этом указываются, какие нормативные документы нарушены, характер нарушений, размер причиненного материального ущерба и виновные лица;

в акте не рекомендуется применять термины, содержащие юридическую квалификацию деятельности отдельных лиц («преступление», «злоупотребление», «хищение» и т.п.), а стараться использовать экономическую терминологию «недостача», «излишки», «материальный ущерб»;

излагать факты следует общедоступным языком, не злоупотребляя профессиональными бухгалтерскими терминами («сторно», и т.н.), шифрами бухгалтерских счетов, номерами статей баланса и т.д., поскольку пользователями акта являются работники разных специальностей и уровней подготовки.

Выявленные в ходе ревизии недостатки систематизируются в акте по их однородности в отдельных разделах, перечень и конкретное содержание которых регламентируется ведомственными инструкциями по ревизии финансово-хозяйственной деятельности объединений и предприятий.

Обычно акт комплексной ревизии содержит:

1. Вступительная часть, в которой указываются основания для проведения ревизии, тема ревизии, полное название объекта контроля, его местонахождение, сведения об организационно-правовой форме и форме собственности, даты начала и окончания ревизии, период, который подлежал ревизии, перечень должностных лиц, которые отвечали за финансово-хозяйственную деятельность объекта контроля в период, подлежащий ревизии.

2. Констатирующую часть, в которой приведена информация о результатах ревизии в разрезе каждого вопроса программы с указанием, за какой период, каким способом (выборочным, сплошным) и но каким документам проверены эти вопросы, а также заключение о наличии или отсутствии нарушений.

Вопросы программы могут охватывать следующие направления деятельности:

1. Ревизия выполнения планов производства и реализации продукции.

2. Контроль себестоимости продукции, ревизии издержек производства.

3. Ревизия операций с денежными средствами.

4. Ревизия операций с основными фондами.

5. Контроль операций материально-технического снабжения и ревизия использования материальных ресурсов.

6. Ревизия использования трудовых ресурсов и расходования средств на оплату труда.

7. Ревизия расчетно-кредитных операций.

8. Ревизия фондов, финансовых результатов и расчетов с бюджетом.

9. Ревизия капитального строительства.

10. Проверка состояния учета, отчетности и внутрихозяйственного контроля.

11. Проверка выполнения решений по результатам предыдущих проверок.

Для ревизий, проводимых по требованию следственных и судебных органов, предусмотрена более сокращенная структура акта.

Акт комплексной ревизии деятельности -- это документ, являющийся юридическим доказательством недостатков, нарушений законодательных актов, материального ущерба, выявленных в ходе контроля. Поэтому он должен составляться с учетом требований действующего законодательства и национальных стандартов, определяющих правила оформления документов. Это, прежде всего, относится к вступительной части акта, где обязательно должны быть указаны все перечисленные выше данные.

Руководитель предприятия и главный бухгалтер подписывают акт и одновременно прилагают к нему свои письменные замечания или возражения, составленные не позднее пяти дней со дня подписания акта. После акта следуют необходимые приложения.

Акт комплексной ревизии и приложения к нем должны быть сброшюрованы в специальных нанках и пронумерованы. Также должна быть опись всех материалов ревизии.

Материалы каждой ревизии принимаются от руководителя ревизионной группы руководителем контрольно-ревизионной службы, о чем на последней странице акта делается отметка -- «Акт ревизии принят», указывается дата приемки и подпись лица, принявшего акт. Одновременно проверяется задание на проведение ревизии, правильность составления акта и приложений. Об этом составляется справка, в которой указываются замечания по выполнению задания и составлению акта и даются предложения по улучшению качества ревизии.

По результатам финансово-хозяйственного контроля организация, которая провела ревизию или тематическую проверку, принимает управленческое решение по ликвидации выявленных недостатков в работе и на рушений нормативных и законодательных актов. Кроме того, принимаемые решения должны предусматривать мероприятия по обеспечению сохранности денежных средств и материальных ресурсов

Приказ издается в случаях, коша в процессе контроля выявлены серьезные нарушения в деятельности предприятий и отдельных работников. Состоит приказ из констатирующей и приказной части.

В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные стороны деятельности проверяемого предприятия. Особое внимание уделяется использованию выявленных резервов, ликвидации причин, которые отрицательно влияют на деятельность предприятия.

Приказная часть содержит решения по результатам контроля и подразделяется на два раздела.

В первом разделе руководитель, которая осуществляла контроль, в пределах данных ему полномочий налагает административные взыскания на виновников выявленных недостатков или лиц, допустивших хищения и материальный ущерб.

Во втором разделе приказной части излагаются конкретные мероприятия, на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение их в дальнейшем, и меры по возмещению причиненного ущерба.

Распоряжение по результатам контроля нарушения и недостатки незначительны, не связаны с корыстными целями определенных лиц и не являются причиной материального ущерба.

Приказ и распоряжение подписываются руководителем контролирующего органа после тщательной проверки акта ревизии и пояснений лиц, ответственных за финансово-хозяйственную деятельность предприятия, и объяснений материально ответственных лиц, у которых выявлены недостатки ценностей.

Материальный ущерб, причиненный работниками и выявленный в процессе контроля, должен быть возмещен в соответствии с установленной материальной ответственностью. Трудовым законодательством предусмотрено два вида материальной ответственности ограниченная и полная.

При ограниченной материальной ответственности работник возмещает ущерб в заранее установленных пределах. Полную материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством несут следующие работники в случае причинения ущерба по их вине:

-- если на работника возложена полная материальная ответственность за причиненный предприятию ущерб при исполнении трудовых обязанностей;

-- когда ущерб причинен действиями работника, содержащими признаки действий, преследуемых в уголовном порядке;

при заключении письменного договора о принятии работником полной материальной сохранности имущества, других ценностей, переданных ему на хранение;

-- если имущество и другие ценности были получены работником в подотчет по разовой доверенности

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием с работниками, 18-летнего возраста, занимающими должность или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или использованием в процессе производства материальных и денежных ценностей. Перечень должностей работников, с которыми заключаются договоры о полной ответственности, предусматривается специальными нормативными актами.

При совместном выполнении работниками работ, связанных с храпением, продажей (отпуском) и обработкой в процессе производства переданных им ценностей, когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника, вводится коллективная (бригадная) материальная ответственность. Письменный договор о материальной ответственности включается между предприятием и всеми членами коллектива (бригады).

Размер причиненного от недостач, порчи (уничтожения) и хищения материальных ценностей рассчитывается в соответствии с «Порядком определения размеров убытков от хищений, недостач, (порчи) материальных ценностей», утвержденным постановлением Кабинета министров Украины №116 от 22.01.1996т. Согласно этому документу, он определяется исходя из балансовой стоимости ценностей (с учетом начисленного износа), но не ниже 50% их балансовой стоимости на момент таких фактов, с учетом индексов инфляции, которые ежемесячно определяет Министерство статистики, соответствующих размеров налога на добавленную стоимость и акцизного сбора по формуле:

где:

Pj -- размер ущерба, грн.;

B_t -- балансовая стоимость материальных ценностей на момент установления факта их недостачи, порчи или хищения, грн.;

А -- амортизационные отчисления, грн.;

-- общий индекс инфляции, который рассчитывается на основании ежемесячно публикуемых Минстатом индексов инфляции;

НДС -- размер налога на добавленную стоимость, грн.; A_rt -- размер акцизного сбора, три.

Стоимость ущерба от недостач спирта этилового, питьевого спирта, который используется для изготовления вин и шампанского, спирта коньячного, соков спиртовых и спиртовых настоек определяется исходя из оптовых цен предприятия-изготовителя с учетом акцизного сбора (но установленным ставкам) и НДС. К определенным таким образом ценам применяется коэффициент 3.

Продовольственные товары, розничные цены на которые дотируются, оцениваются с добавлением к розничным ценам сумм дотаций.

Возмещение материального ущерба производится при наличии письменного согласия работника по распоряжению администрации путем удержания из заработной платы. В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления иска в судебные органы.

Важнейшей функцией финансово-хозяйственного является ликвидация недостатков в деятельности предприятия и их профилактика, способствующие повышению эффективности хозяйствования. Как правило, но результатам проведенных ревизий и контрольных проверок руководством предприятия с участием трудового коллектива разрабатываются мероприятия по ликвидации и предупреждению недостатков и нарушений в дальнейшей деятельности предприятия

Таким образом, финансово-хозяйственный контроль представляет собой совокупность методических приемов контроля хозяйственно-финансовых операций, совершаемых в производственной сфере с целью их нормативно-правового регулирования. Он обеспечивает возмещение материального ущерба, причиненного предприятию, создает необходимые условия для выявления недостатков и раскрытия экономических преступлений, способствует повышению эффективности производства, укреплению законности и правопорядка в сфере экономики.