Документирование управленческой деятельности

1. наименование государственного арбитража, в который подается заявление;

2. полное наименование и адреса спорящих организаций;

3. цену иска, если иск подлежит оценке;

4. название документа и его номер;

5. текст заявления;

6. приложения;

7. подписи и дату.

Текст заявления включает следующие элементы:

- описание обстоятельств, на основании которых истец основывает свое требование, и доказательств, подтверждающих эти обстоятельства;

- обоснованный расчет взыскиваемой или оспариваемой сумм;

- точное указание нормативных актов, на основании которых предъявляется иск;

- информацию о принятых истцом мерах для урегулирования разногласий между спорящими на добровольных началах (с указанием содержания и даты отправления другой стороне своих предложений) и их результаты (с указанием содержания и даты полученного ответа);

- содержание требований истца к ответчику.

В приложении должен содержаться перечень документов, подтверждающих:

1. обоснованность иска;

2. принятие истцом мер к непосредственному урегулированию спора с ответчиком;

3. направление ответчику копии искового заявления и приложенных к нему документов;

4. уплату государственной пошлины в установленном порядке.

Истец может указать в заявлении и другие сведения, если считает, что они необходимы для правильного решения споров. Исковое заявление подписывается руководителем организации или его заместителем. Ответчик вправе до принятия решения по хозяйственному спору арбитражем предъявить к истцу встречный иск для рассмотрения его совместно с первоначальным иском. При этом встречный иск должен быть связан с первоначальным.

ЛЕКЦИЯ 9.

«ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»

План:

1. Общие положения

2. Прием и обработка входящих документов

3. Распределение поступивших документов

4. Рассмотрение и исполнение документов

5. Прохождение и обработка исходящих и внутренних документов

6. Учет объема документооборота

7. Организация доставки документов

1. Общие положения

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. При этом документы не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а постоянно учитываются, обрабатываются, с ними совершаются определенные делопроизводственные операции.

Основные принципы организации документооборота заключаются в следующем:

q прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

q следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

q порядок прохождения и процесс обработки основных категорий документов должны быть максимально единообразными.

Таким образом, основная задача в рациональной организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

В документообороте выделяются три документопотока:

q входящие документы;

q внутренние документы;

q исходящие документы.

Для упорядочения документооборота и выбора оптимальных маршрутов движения документов в учреждении или на предприятии разрабатываются маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных групп и видов документов. Схемы позволяют установить маршруты документов, определить места операций по их обработке.

2. Прием и обработка входящих документов.

Это первый этап работы с полученными документами.

Во многих учреждениях, организациях и на предприятиях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях) либо секретарем. Централизация приема документов позволяет ускорить доставку документов к месту их исполнения, автоматизировать участок приема и обработки документов.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получив почту, экспедиция или секретарь начинает ее обработку с проверки правильности доставки. Затем проверяется целостность принятых конвертов; все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес общественных организаций. После вскрытия конверта нужно проверить, все ли вложения, указанные в документе, на месте. Кроме того, следует проверить, не содержится ли в поступлении документов, направленных не по адресу (т.е. ошибочным является адрес, указанный не на конверте, а на самом документе), все ли количество указанных в приложении документов имеется в наличии, а также комплектны ли документы в общем конверте, обозначения для которых указаны на внешней стороне отдельных конвертов или упаковок.

Конверт сохраняется только в следующих случаях:

q если на документе отсутствует дата;

q если налицо несоответствие между записью на конверте и его содержимым;

q если на конверте имеются служебные отметки (секретно, ценные, заказные, срочные и с извещением о вручении);

q значительного повреждения конвертов;

q когда документ-вложение имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично»;

q если адрес отправителя есть только на конверте.

Учет входящих документов начинается с проставления регистрационного штампа.

Заканчивается обработка документов в экспедиции их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Последние раскладываются в сортировочном устройстве по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

3. Распределение поступивших документов.

Основная задача предварительного рассмотрения - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут особенно тщательному анализу.

При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие необходимую квалификацию и полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть референты или помощники руководителя, заведующие делопроизводственной службой, референты по делопроизводству, секретари.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Радиограммы, телеграммы и другие срочные документы предаются в первую очередь.

4. Рассмотрение и исполнение документов

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Последующие резолюции должны детализировать порядок исполнения документа или уточнять его исполнителя.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом и сокращения срока его исполнения с него изготавливаются копии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция, проставленная руководителем на документе, должна быть отражена в регистрационных карточках для информации делопроизводственной и контрольной служб.

Поступив к исполнителю, документ находится у него в работе до полного решения вопроса. В это время он хранится в рабочей папке исполнителя. Когда работа над документом полностью завершена и, если требуется, составлен ответный документ, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

5. Прохождение и обработка исходящих и внутренних документов

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций.

Начинается работа над исходящим документом с составления его проекта. На этой стадии исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования ГОСТов к оформлению документов. Перепечатанный и сверенный проект документа передается исполнителю для дальнейшего оформления - согласования, визирования, подписания.

Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов и, следовательно, подписания соответствующих документов. Право подписания таких документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличия всех приложений, необходимых виз. После подписания документы передаются на отправку.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Они проходят следующие стадии:

q подготовка проекта документа;

q перепечатка;

q согласование;

q визирование;

q подписание;

q исполнение.

Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако различные виды внутренних документов будут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) проходят через юридический отдел; протокол не требует составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к тому руководителю, на имя которого они написаны и т.д. Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (протоколы, приказы), часто требуют размножения и рассылки в структурные подразделения.

6. Учет объема документооборота

Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. В учреждении должны учитываться все документы, независимо от авторства, содержания, объема, количества копий.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции (секретарь). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ должен быть учтен только один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет составлять таблицы, показывающие динамику его роста по годам, месяцам, дням недели, объемы потоков документов, поступающих в структурное подразделение. Анализ этих данных используется при определении штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

7. Организация доставки документов

Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях при большом объеме документооборота целесообразно использовать технические средства.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день (в крупных учреждения до четырех, в остальных - не менее двух), сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок, реестров для доставки корреспонденции и т.д.)

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. Такие делопроизводственные подразделения, как экспедиция, канцелярия, машбюро, копировально-множительная служба, входят в каждый маршрут.

ЛЕКЦИЯ 10.

«РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

План:

1. Задачи и общие правила регистрации документов

2. Систематизация документов

3. Формирование дел

4. Подготовка документов к архивному хранению

1. Задачи и общие правила регистрации документов

Важнейшей составной частью делопроизводства является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в специальной учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Непременным условием рациональной организации учета документов является соблюдение принципа однократной регистрации. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте. Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций, снижает затраты на оборудование, позволяет подготовить высококвалифицирован-ный делопроизводственный персонал.

Основным руководящим документом, определяющим работу делопроизводителя, является должностная инструкция.

В индивидуальную должностную инструкцию целесообразно включить следующие разделы: общая часть, функции, обязанности, права работника, взаимоотношения, ответственность работника, оценка работы. Формулировки инструкции должны быть четкими, исключающими возможность различных толкований.

В общей части излагаются: основная задача работника, порядок его назначения и освобождения от должности, профессиональные требования к нему (образование, стаж работы), непосредственная подчиненность, нормативные документы, которыми он обязан руководствоваться в своей работе.

В разделе «Функции» указывается закрепленный за работником участок работы и приводится перечень видов выполняемых им работ при осуществлении возложенных на него функций. Например, организация текущего хранения документов слагается из: подшивки документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформления обложек дел, организации хранения дел в шкафу, выдачи во временное пользование документов и дел и т.д.

В разделе «Обязанности» перечисляются: порядок, сроки, методы выполнения конкретных действий, поручений. Например, работник обязан подшивку документов в дела производить в день сдачи документа исполнителем.

Разделы «Функции» и «Обязанности» должны содержать как можно больше материала методического характера с указанием того, как выполняется та или иная операция.

В разделе «Права» перечисляются права работников для реализации порученных им функций. Например, в каком виде секретарь получает документ для перепечатки и в каких случаях может вернуть его для доработки.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, от каких подразделений или конкретных работников и в какие сроки исполнитель получает информацию и документы и кому и в какой срок передает, с кем согласовывает и т.д.

Завершает должностную инструкцию раздел «Оценка работы». В нем даются критерии, позволяющие оценить, как работник выполняет свои функции. Основные критерии - качество работы и своевременность выполнения. Здесь же определяется ответственность работника за некачественное выполнение своих обязанностей.

Должностную инструкцию утверждает руководитель.

2. Систематизация документов

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

q заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

q заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

q заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.

Состав заголовка дела образуют следующие элементы:

q название вида (переписка или журнал) или разновидности документов (приказы, протоколы);

q название организации или ее структурного подразделения;

q адресат или корреспондент документа;

q краткое содержание документов дела;

q название территории, с которой связано содержание документов дела;

q даты, к которым относятся документы дела;

q указание на копийность документов дела.

Номенклатура дел организации должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

q номер структурного подразделения организации по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

q порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих ОРД, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

3. Формирование дел

Формирование дел - это группировка, распределение документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

q номинальный признак - название разновидности документов (приказ, протоколы, указания и т.д.);

q предметно-вопросный - за основу берется содержание документа (например, «Документы по управлению»);

q авторский - предполагает группировку в дела документов одного автора;

q корреспондентский - в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса;

q географический - в случае объединения в одном деле документов нескольких корреспондентов;

q хронологический - группировка документов за какой-либо определенный период.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

q документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

q копии отделять от подлинников;

q годовые планы и отчеты - от проектов;

q включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

4. Подготовка документов к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводится ежегодно.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию.

Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела, составление заверительной надписи дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела на авторские свидетельства и т.д.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного хранения указываются: наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск.

ЛЕКЦИЯ 11.

«ДОКУМЕНТЫ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА»

Все документы организации никогда не бывают нужны всем ее сотрудникам. Исключением являются устав организации, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор администрации с сотрудниками. Остальные документы имеют ограниченный круг распространения среди тех сотрудников, которым они нужны для выполнения своих должностных обязанностей. Но в любой организации есть документы, утечка информации из которых нежелательна. Эти документы и сведения считаются конфиденциальными.

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность организации.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно массовый носитель защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее утечки (разглашения), обязательный объект защиты, т.е. конфиденциальна информация, а затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Обеспечение конфиденциальности документной информации содержит три аспекта:

определение состава информации, которую целесообразно отнести к категории конфиденциальной;

определение круга сотрудников, которые должны иметь доступ к той или иной конфиденциальной информации и оформление с ними соответствующих взаимоотношений;

организация делопроизводства с конфиденциальными документами.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения (коммерческую тайну), в организации должен быть составлен «Перечень сведений, составляющих конфиденциальные сведения». Перечень вводится в действие приказом руководителя в виде приложения к нему. На основании перечня составляется список документов, подлежащих защите информации и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.

Сотрудники организации должны под расписку ознакомиться с этим приказом, самим перечнем и списком документов. Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, они должны пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации, быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать секреты организации и в течение определенного времени после увольнения.

Делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при этом целесообразно использовать утвержденное правительством в 1994 году «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» или более раннюю, 1973 года, инструкцию о порядке учета, обращения и хранения конфиденциальных документов и дел.

Инструкция должна начинаться с уточнения о том, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности. Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет этих документов, как и их хранение, следует централизовать.

Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:

фиксирование факта поступления или издания документа;

фиксирование местонахождения документа;

справочно-информационную и контрольную работу по документу;

предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.

Для решения этих задач целесообразно вести помимо учета поступающих документов, а также исходящих и внутренних, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо подчистки. Исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая запись, росписью. Выдача документов сотрудникам осуществляется с распиской за получение и возврат документов.

При пересылке конфиденциальных документов по внутренней компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа.

При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:

все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии таковых);

черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;

документы, послужившие основанием для составления данного документа.

В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо выполнить следующее:

q не пропустить в организацию конфиденциальные документы других предприятий, присланные по ошибке;

q убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались по пути следования от отправителя до адресата;

q удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;

q предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

q исключить возможность ознакомления сотрудников организации с не предназначенными им конфиденциальными документами.

Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на конвертах не ставится гриф конфиденциальности из-за нежелания отправителя обращать на корреспонденцию внимание посторонних лиц. Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции следует поручать доверенным квалифицированным сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации.

Конфиденциальные документы могут приходить по факсимильной, телеграфной и телетайпной связи, электронной почте. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также должны просматриваться этими сотрудниками с целью определения возможной их конфиденциальности.

Все поступившие конфиденциальные документы подлежат обязательному учету. Номер поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении дополнительно проставляется число листов основного документа и приложений. При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов необходимо решить следующие задачи:

1. исключить возможность вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату;

2. ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;

3. подтвердить факт отправки документа и его учет;

4. исключить ошибочную отправку документа, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета (конверта). На внутреннем пакете указываются гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, может ставиться пометка «Лично», внутренний пакет опечатывается по склейкам.

Внешний конверт оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача документов курьером фиксируется в специальной разносной книге или расписке. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа следует зашифровать.

При работе с документами, содержащими информацию, связанную с государственными секретами, Указом Президента РФ № 20 от 14.10.92 г. определено, что до издания новых законодательных актов, регламентирующих обеспечение защиты государственных секретов, следует руководствоваться ранее принятыми нормативными актами по этому вопросу.