Документирование управленческой деятельности

В автобиографии обычно указывают:

1. имя, отчество и фамилию автора;

2. число, месяц и год рождения, место рождения;

3. сведения о родителях (ФИО, место работы);

4. образование и специальность по образованию;

5. вид трудовой деятельности;

6. последнее место работы и должность;

7. награды и поощрения;

8. участие в общественной жизни;

9. семейное положение и состав семьи;

10. домашний адрес и телефон;

11. дату;

12 личную подпись.

В настоящее время при устройстве на работу оформляется резюме, которое является визитной карточкой работника. Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. В отличие от автобиографии, где приводятся сведения биографического характера в хронологической последовательности, в резюме его автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т.д.

В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Следующий пункт - образование. Необходимо указать учебное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соискатель закончил несколько учебных заведений, то их указывают в хронологической последовательности. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы (обычно в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, занимаемая должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, водительские права и т.п.).

2. Состав и последовательность расположения документов в личном деле

На каждого сотрудника учреждения, организации, предприятия в отделе кадров заводится личное дело.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника. Личные дела являются важным источником для изучения деятельности учреждений, организаций и предприятий.

В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2) заявление о приеме на работу, направление или представление;

3) анкета или личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании;

6) выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении);

7) дополнение к личному листку по учету кадров;

8) дополнение к личному делу по учету поощрений;

9) справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного характера группируются отдельно от личных дел. Не помещаются в личное дело также выписки из приказов о наложении взысканий, о поощрениях, об изменении фамилии в связи с тем, что эти записи делают в дополнение к личному листку по учету кадров и в дополнение к личному делу по учету поощрений.

Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.

В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел - сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй - данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, награждениях и др. сведения.

При формировании личных дел учреждению разрешается изготовлять копии необходимых документов. Снимать копию можно только с подлинника. В нотариальных конторах имеются бланки для снятия копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан.

3. Доверенности, расписки

К документам по личному составу относят и такие документы личного характера, как доверенность и расписка.

Доверенность - документ, который организация или предприятие выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей.

Доверенности оформляются на трафаретных бланках, подразделяются на официальные и личные.

Реквизиты официальной доверенности:

1. название вида документа;

2. полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;

3. дата выдачи доверенности;

4. номер;

5. срок действия доверенности;

6. должность, ФИО лица, которому доверяется получить ценности;

7. серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товароматериальные ценности, и документ, являющийся основанием;

8. перечень и количество товароматериальных ценностей;

9. образцы подписи получателя доверенности;

10. подписи руководителя организации и главного бухгалтера;

11. печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Реквизиты личной доверенности:

1. название вида документа;

2. ФИО лица, выдавшего доверенность;

3. ФИО лица, которому выдана доверенность;

4. содержание доверенности;

5. наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

6. подпись лица, выдавшего доверенность;

7. дата выдачи доверенности;

8. должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

9. дата удостоверения подписи;

10. печать.

Для юридической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. В противном случае этот документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи.

При получении денег или материальных ценностей по доверенности необходимо предъявить паспорт или заменяющий его документ.

Расписка - письменный документ, подтверждающий какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждения или частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения:

1. наименование документа;

2. должность, ФИО лица, дающего расписку;

3. сумму денег или наименование материальных ценностей;

4. дату;

5. подпись автора.

Полученную сумму в расписке указывают цифрами, а в скобках - прописью (словами). В этом документе категорически не допускается каких-либо исправлений или подчисток. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

4. Трудовые книжки

Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. Порядок заполнения этого документа регламентируется КЗоТ и другими нормативными актами.

Если до поступления на работу в данную организацию гражданин не имел трудового стажа, то трудовая книжка заводится впервые (не позднее недельного срока начала его работы); если же он работал, то обязан предоставить трудовую книжку администрации. Трудовая книжка заводится только один раз. Законом запрещается передача трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. Это уголовно наказуемые правонарушения.

Трудовая книжка выдается работнику при увольнении под расписку. В случае утери трудовой книжки ее дубликат выдается по последнему месту работы.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В том случае, если работник предварительно решает вопрос о переходе на другую работу, а также при оформлении на работу по совместительству, ему выдается заверенная выписка из его трудовой книжки (заверяется подписями руководителя, начальника отдела кадров и гербовой печатью учреждения).

Все записи в трудовой книжке следует производить в строгом соответствии с формулировками приказов по личному составу, на основании которых записи вносятся. В трудовой книжке нельзя допускать помарок, подчисток и других исправлений. Если все же возникает необходимость исправления записи, то эти исправления специально оговариваются и удостоверяются подписью и печатью.

В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);

2) сведения о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение).

В трудовую книжку вносятся также сведения о награждениях, поощрениях и т.д. Взыскания в трудовые книжки не записываются.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, о назначении, перемещении, увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки.

В том случае, если трудовая книжка (особенно раздел «Сведения о работе») заполнена, выдается вкладыш, в котором продолжается ведение записей. На самой книжке делается надпись «Выдан вкладыш серия ______ № ________».

При увольнении все записи, вносимые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя учреждения или специально уполномоченного лица и печатью.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

ЛЕКЦИЯ 5.

«Служебная переписка»

План:

1. Введение

2. Правила оформления служебных писем

3. Некоторые виды писем

4. Разновидности служебных писем

1. Введение

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Посредством письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах мира письма составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.

Письмо - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).

2. Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными реквизитами.

Если документ адресуют в два адреса, то два первых экземпляра письма печатают на бланке, а отпуск - на обычной бумаге, т.е. всего три экземпляра. Отметки о согласовании документа помещают в письме на отпуске.

В некоторых случаях письма могут заверяться печатью.

Существуют типовые и трафаретные письма.

Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений и т.д.).

Текст составления трафаретного делового письма сводится к :

q ограниченному выбору готовых стандартных синтаксических конструкций;

q заполнению бланка письма;

q построению предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций.

В трафаретных текстах исключаются слова, не несущие полезной нагрузки, смысловые повторы, канцеляризмы. Например, неверное выражение: "Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать...", в данном случае правильным будет следующее предложение: "Просим выслать..." (Неверно: "При этом высылаем Вам копию договора..." - верно: "Высылаем копию договора...").

Язык служебных писем отличают следующие особенности:

- нейтральность тона изложения;

- неличный характер изложения;

- унификация (трафаретизация);

- типизация речевых средств и стандартизация терминов;

- сужение диапазона используемых речевых средств;

- высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Одноаспектные письма - письма, не требующие ответа. Многоаспектное письмо можно представить как сумму нескольких аспектов. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы.

Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Каждое последующее предложение абзаца связано с предыдущим.

Примеры:

а) письмо-запрос:

"Институт русского языка им. А.С. Пушкина готовит сборник статей "Русский язык за рубежом". Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации об изучении русского языка среди нефилологов (инженеров).

Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля сего года статью на эту тему".

б) сопроводительное письмо:

"Направляем подробное описание автоматических систем управления. Получение просим подтвердить."

в) письмо-ответ:

"Вашу просьбу об изменении срока поставки станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин)... Поэтому станки типа... будут поставлены в сроки, указанные в договоре."

Требования, предъявляемые к тексту служебного письма:

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

1. Кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

2. Полным. Несмотря на краткость служебного письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.д.

3. Точным и объективным. Служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения. Тон изложения должен быть нейтральным. Текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру.

Текст служебных писем в большинстве случаев состоит из двух частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо документ, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название документа, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок.

Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

3. Некоторые виды писем

Письма могут классифицироваться по функциональному признаку:

1. письма, требующие письма-ответа:

q письмо-просьба;

q письмо-обращение;

q письмо-предложение;

q письмо-запрос;

q письмо-требование.

2. письма, не требующие ответа:

q письмо-предупреждение;

q письмо-напоминание;

q письмо-приглашение;

q письмо-подтверждение;

q письмо-отказ;

q сопроводительное письмо;

q письмо-извещение;

q гарантийное письмо;

q информационное письмо;

q письмо-распоряжение.

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит..." и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.

В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

· повторение просьбы, на которую составляется ответ;

· обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

· констатация отказа.

В претензионных письмах адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.

Циркуляры - письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения. Они носят чаще всего распорядительный характер.

Сопроводительные письма. Составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если прилагаемые документы включают несколько листов.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Письмо-напоминание. Следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в данном письме являются формы глагола "напоминать".

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

Письма-приглашения. Могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

Письма-предложения. Может представлять собой, например, заявления предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-разрешения. Содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

Письма-подтверждения. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Письма, исходящие из вышестоящих учреждений, организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Учреждения обмениваются письмами, содержащими просьбы, приглашения, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и т.д.

4. Разновидности служебных писем

Разновидностью служебных писем являются телеграммы, телексы, факсы, телефонограммы.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Они передаются по телеграфу через отделения связи. Телеграммы визируются, подписываются и регистрируются по правилам оформления служебных писем.

Реквизиты телеграммы:

q наименование вида документа;

q отметка о категории телеграммы - определяет срочность обработки, передачи и доставки телеграммы адресату («шторм», «воздух», «авария», «правительственная», «срочная»). В первую очередь обрабатываются телеграммы, касающиеся безопасности человеческой жизни.

q отметка о виде телеграммы - «с уведомлением о вручении», «с доставкой на художественном бланке», «с оплаченным ответом», «заверенная»;

q адрес - может быть полным, сокращенным или условным;

q текст - не употребляют союзов, предлогов, местоимений;

q регистрационный номер;

q ссылка на номер входящего документа;

q подпись - должна соответствовать напечатанной фамилии, заверяется печатью организации;

q наименование организации-автора;

q наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ;

q дата.

Телексы передают по специальным аппаратам - телетайпам по сети абонентского обслуживания. Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

Телексы имеют следующие составные части:

q номер телекса;

q адрес получателя;

q дата отправления;

q текст;

q подпись;

q наименование и адрес отправителя.

Оформление телексов несколько отличается от оформления телеграмм. Часто язык телексов мало чем отличается от языка письма. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная формула вежливости, как правило, сохраняются точки и запятые.

Телефакс (факс) - это устройство, позволяющее передавать любую информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, фотографии, чертежи) и получать эту информацию в виде факсимильной копии по телефонным каналам связи или радиоканалам. Для передачи информации по телефаксу необходимо знать номер и код получателя.

Если организация имеет телефакс, то его номер проставляется на бланке служебного письма.

Современные факсимильные аппараты используют обычную бумагу. Получаемые копии - факсимиле (факсы) обладают юридической силой. Поэтому документы, предаваемые с помощью факсимильной связи, должны быть оформлены в соответствии с правилами оформления вида документа.

Телефонограмма - это разновидность служебного письма, переданного по телефону; могут оформляться на чистых листах бумаги, на специальных бланках, в журналах.

Датой телефонограммы является дата ее передачи, номер в телефонограмме может быть только исходящим, текст не должен превышать 50 слов, не должен содержать трудно выговариваемых слов и сложных оборотов.

Подписываются телефонограммы руководителем организации или ответственными исполнителями.

При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируется информация о передающем и принимающем (фамилия, должность, номер телефона).

ЛЕКЦИЯ 6.

«ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

План:

1. Объяснительные и докладные записки

2. Справки

3. Акты

1. Объяснительные и докладные записки

Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия, организации, учреждения объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.

Различаются также объяснительные записки, которые в соответствии со своим названием прилагают к некоторым документам, например, к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае - дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах.

Объяснительные записки оформляются рукописным способом на чистом листе бумаги в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, они имеют унифицированную форму. На объяснительной записке проставляют только дату ее подписания. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные.

Реквизиты объяснительной записки:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата;

4. заголовок к тексту;

5. текст;

6. подпись;

7. адресат.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки бывают:

- внутренние;

- внешние.

Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется рукописным способом на чистом листе бумаги и подписывается составителем. На внутренней докладной записке проставляют дату подписания, а индекс не проставляют.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения или структурного подразделения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем учреждения (структурного подразделения), имеет дату и исходящий номер, заголовок к тексту.

Реквизиты докладной записки:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. место составления;

4. дата;

5. заголовок к тексту;

6. текст;

7. подпись;

8. адресат.

2. СПРАВКИ

Справка - документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких-либо фактов, событий.

Справки составляют по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений по ней.

Справки, составляемые внутри учреждения, подписывает составитель, а справки, составляемые по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель учреждения.

Справки оформляются на общих бланках в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Правила их оформления и состав реквизитов сходны с оформлением докладных записок.

Если справка содержит несколько вопросов, то текст рекомендуется расчленить на подразделы. Число подразделов определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки может быть оформлен таблицей.

Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер, кроме того, ставится печать.

Справки личного характера (о факте работы, занимаемой должности, прописки, учебы и т.п.) оформляются, как правило, на трафаретных бланках, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером, заверяются гербовой печатью.

Основные реквизиты справки:

1) наименование учреждения;

2) адресат;

3) название вида документа;

4) дата;

5) индекс;

6) место составления;

7) заголовок;

8) текст;

9) отметка о наличии приложения (если есть);

10) подпись.

3. АКТЫ

Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В большинстве случаев этот вид документа составляется несколькими лицами с целью объективного фиксирования фактов или определенной ситуации (авария, хищения и т.п.) Однако возможно составление акта и одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор).

Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, экспертизе на новизну рационализаторских предложений или изобретений, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т.д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению вышестоящими организациями.

Характерной особенностью текста актов является то, что акты содержат выводы и предложения по фиксируемому факту. В них указываются документы, определяющие полномочия лиц-составителей.

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно указать ниже подписей лиц, составивших акт.

В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю, который расписывается об ознакомлении с содержанием акта.

Для некоторых видов актов (акты государственной приемочной комиссии, акты о выделении к уничтожению документальных материалов и т.д.) нормативными документами закреплена специальная форма, изменять которую нельзя. Акт имеет унифицированную форму.

Акт является основанием для издания администрацией учреждения, организации, предприятия соответствующих распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Основные реквизиты акта:

1) наименование предприятия;

2) код предприятия по ОКПО;

3) код формы документа по ОКУД;

4) название вида документа;

5) дата;

6) индекс;

7) заголовок к тексту;

8) гриф утверждения;

9) текст;

10) отметка о наличии приложения (если оно имеется);

11) подпись председателя и членов комиссии;

12) отметка о визировании;

13) отметка о контроле;

14) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст акта имеет сложную структуру, которая состоит из:

q вводной части;

q констатирующей части.

Вводная часть строится по схеме:

1. Основание:

2. Составлен комиссией в составе:

3. Присутствовали:

Если акт составлен комиссией, то вместо слова «Присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.

Как правило, акт составляют в трех экземплярах: первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело. Оформляется на общем бланке как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Предпочтительным является угловой вариант бланка.

ЛЕКЦИЯ 7.

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН»

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложения, заявления и жалобы граждан являются одной из важных форм участия населения в управлении государственными делами, средством выражения общественного мнения, источником информации о жизни государства и общества.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ - вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач (например, о совершенствовании деятельности государственных и общественных органов в области экономики и культуры, об улучшении работы государственного аппарата, организаций и предприятий, развитии законодательства).

ЗАЯВЛЕНИЕ - вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

ЖАЛОБА - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. В жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Например, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа.

Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства (административного, кадрового и т.д.) специально назначенным должностным лицом. Личную ответственность за состояние этого вида делопроизводства несут руководители учреждений, организаций и предприятий, которые обязаны проверять его постановку и принимать меры к совершенствованию этой работы.

Все предложения, заявления и жалобы граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются в день поступления. Это же относится к предложениям, заявлениям и жалобам, поданным при личном приеме. В необходимых случаях сохраняются конверты. Регистрация осуществляется на регистрационно-контрольных карточках, заполняется аннотационный лист. Число экземпляров регистрационно-контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и их анализа.

Картотеки формируются в алфавитном порядке фамилий заявителей, либо по тематике вопросов, затронутых в предложениях, заявлениях и жалобах граждан.

Регистрационный индекс предложения, заявления или жалобы слагается из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа (например, А-503, К-410). Он может быть дополнен другими обозначениями, необходимыми для систематизации, поиска, анализа и сохранности предложений, заявлений и жалоб граждан, например, буквами П (предложение), З (заявление) и Ж (жалоба).

Повторным предложениям, заявлениям и жалобам присваивается очередной регистрационный индекс (он указывается в графе «Дата, индекс поступления» регистрационно-контрольной карточки), а в графе «Предыдущие обращения от ______ N ________» указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб, а также на регистрационно-контрольной карточке делается пометка «Повторно». К этим документам подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными являются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Нельзя считать повторными предложения, заявления и жалобы, в которых поднимаются новые вопросы, даже если их автором является одно и то же лицо. Не являются повторными и документы, в которых содержатся дополнительные сведения.

Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в один и тот же государственный орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставленного через дробь. Например, повторное заявление гражданина Дубова А.В. должно иметь индекс Д-405/2.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителям в соответствии с действующим законодательством.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан могут даваться в устной и письменной форме. Их дают руководители учреждений и предприятий и другие уполномоченные должностные лица.

Если ответ дан в устной форме, в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая запись. Такая же запись делается и при письменном ответе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое будет помещена переписка по данному заявлению, предложению или жалобе. Например, А-231/05-24.

Своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан, а также исполнение принятых по ним решений контролируются. Контроль возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц.

Письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан берутся на особый контроль.

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Промежуточным следует считать ответ, который не исчерпывает существо вопроса, поставленного в предложении, заявлении или жалобе, а лишь информирует автора о ходе рассмотрения и решения заявления, предложения или жалобы.

Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений, жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

В государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях систематически осуществляются анализ и обобщение предложений, заявлений и жалоб граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Эту работу осуществляют руководители или по их поручению другие должностные лица.

Материалы для анализа и обобщения готовят лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям к 15 января текущего года.

Дела, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан и все относящиеся к ним материалы, формируются централизованно должностным лицом, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Это же лицо формирует картотеки регистрационно-контрольных карт. Формирование и хранение дел у исполнителей з а п р е щ а ю т с я.

На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Предложения, заявления и жалобы граждан, все документы, связанные с их решением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется на основе соответствующих положений ЕГСД.

Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на руководителей государственных органов, учреждений, предприятий и организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяются перечнями документов, образующихся в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения этих документов. Экспертная комиссия может принять решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений, заявлений и жалоб граждан. Такие решения комиссии утверждаются руководителем учреждения или предприятия.

Прием граждан, обращающихся с предложениями, заявлениями и жалобами, проводится в установленные дни и часы, информация о которых должна находиться на видном месте. Лицо, осуществляющее запись на прием, ведет карточки (журнал) учета личного приема граждан.

ЛЕКЦИЯ 8.

«СНАБЖЕНЧЕСКО-СБЫТОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

План:

1. Общая характеристика системы документации

2. Хозяйственные договоры

3. Претензионные письма

1. Общая характеристика системы документации

Значительное место в общегосударственной документальной системе занимает документация материально-технического снабжения и сбыта. Ее особенность заключается в том, что большое количество документов материально-технического снабжения является одновременно составной частью других систем документации, например плановой, статистической. Так, планы материально-технического снабжения (материальные балансы, планы распределения продукции производственно-технического назначения и т.д.) являются одновременно и плановой документацией. В ее составлении принимают участие как плановые, так и снабженческо-сбытовые органы. Часть документов, например различные письма, акты и др., одновременно входит в состав организационно-распорядительной документации.

Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту (УСД МТС) должна обеспечить:

q унификацию форм документов данной системы;

q информационную совместимость документации в автоматизированных системах управления;

q стабильность форм документов.

Большую группу документации материально-технического снабжения составляют документы, отражающие договорные связи по снабжению и сбыту продукции, а также переписка между снабженческо-сбытовыми организациями и коммерческими службами предприятий.

Быстрая и экономически выгодная отгрузка и транспортировка продукции от поставщиков к потребителям во многом зависят от качества документации, правильности и своевременности ее составления и оформления. Для этих целей используются следующие документы:

1. транспортные накладные;

2. кипные карты поставщиков;

3. квитанции транспортных организаций;

4. коммерческие акты;

5. акты приемки и завеса тары;

6. другие документы, многие из которых выполняют роль первичных документов в бухгалтерском учете.

Особую группу документации по снабжению и сбыту составляют претензионные письма, рекламации, исковые заявления и кассационные жалобы, возникающие в связи с невыполнением одной из сторон предусмотренных договорами обязательств.

2. Хозяйственные договоры

Договор - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Договор может быть заключен:

- между отдельными гражданами;

- между гражданами и организациями;

- между организациями.

Договоры бывают разнообразными. Гражданский кодекс предусматривает такие договоры, как поставка, купля-продажа, мена, государственная закупка сельскохозяйственной продукции у колхозов, заем, наем жилого помещения и т.д. Наиболее распространенными договорами между предприятиями и организациями являются договоры поставки, аренды помещений, подряда.

Договоры составляются в 2-3 экземплярах, подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих.

Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы.

Каждая часть, включая абзацы, должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.

Договор поставки является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по поставке всех видов продукции. Плановое задание по поставке продукции находит в договоре конкретное выражение, т.к. при этом уточняются количество поставляемой продукции, ее качество, ассортимент, сроки поставки и т.д.

Конкретная структура договорных связей определяется, как правило, органами, прикрепляющими покупателей к поставщикам. Опыт показал, что прямые связи наиболее эффективны при переходе на них предприятий с материальным производством стабильного, массового и крупносерийного характера.

Протоколы разногласий к договорам составляются в случае возникновения споров по тексту договора и прилагаемой к нему спецификации. Часто возникают споры, связанные со сроками отгрузки или поставки продукции, по сумме договора, по формам расчетных отношений и т.д.

Проект договора поставки обычно составляет поставщик и передает его покупателю. Если же покупатель не согласен с каким-либо пунктом или с несколькими пунктами договора, то он обязан составить протокол разногласий.

Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан включить в него все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Коммерческие акты. Транспортные организации несут имущественную ответственность за сохранность принятого к перевозке груза с момента его принятия к перевозке и до момента выдачи грузополучателю.

По прибытии груза на станцию назначения грузополучатель обязан произвести его осмотр, обследовать, были ли соблюдены правила транспортировки груза, обеспечивающие его сохранность, проверить исправность тары, соответствие наименования груза, веса, количества перевозимых мест данным, содержащимся в транспортном документе. При обнаружении нарушений грузополучатель обязан потребовать составления коммерческого акта.

Коммерческие акты составляются для удостоверения следующих обстоятельств:

- несоответствие между наименованием, весом или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозочном документе;

- порчи и повреждения груза;

- обнаружения груза без документов или документов без груза;

- возвращения железной дорогой похищенного груза;

- непередачи железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления документов о выдаче груза в товарной конторе (кассе). В этом случае коммерческий акт составляется по требованию грузополучателя.

Коммерческие акты составляются:

1) при выгрузке груза на местах общего пользования - в день разгрузки, а в соответствующих случаях - в день выдачи груза получателю;

2) при выгрузке на местах необщего пользования - в день выгрузки груза, при этом проверка груза должна производиться в процессе выгрузки или непосредственно после нее;

3) в пути следования груза - в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом.

Коммерческий акт подписывают: начальник станции (его заместитель), заведующий грузовым двором, приемосдатчик станции, грузополучатель, если он участвовал в проверке.

3. Претензионные письма

Письма, оформляющие обоснованные и подтвержденные документами требования одних предприятий к другим или к транспортным организациям в связи с необходимостью восстановления нарушенных имущественных прав и законных интересов, предусмотренных договорными обязательствами, называются претензионными.

Согласно действующему законодательству претензионные письма должны выполнять функцию урегулирования разногласий на добровольных началах, и поэтому их составление является обязательным этапом перед направлением иска в арбитраж. Следует иметь в виду, что предъявление претензий предприятиями, чьи имущественные права и законные интересы нарушены, является не только их правом, но и обязанностью.

Претензии могут быть предъявлены в отношении количества и качества продукции, расчетов, просрочки в поставке товаров, порчи и утраты грузов и других нарушений договорных условий.

Особое внимание должно быть уделено документированию доказательной части претензии. Так, к рекламации на качество продукции необходимо прилагать акт государственной экспертизы о недоброкачественности товара, расчет суммы уценки и штрафа с указанием количества и стоимости забракованного товара, транспортные накладные, коммерческие акты и другие документы, обосновывающие требование.

Претензии подписываются руководителем организации или его заместителем. Заявления о претензии предъявляются в установленные сроки.

Поставщик продукции, получив претензионное письмо, обязан своевременно рассмотреть его и в письменной форме сообщить покупателю о согласии удовлетворить претензию или об отказе это сделать с указанием мотивов. Претензии по количеству, качеству и комплектности продукции рассматриваются в течение одного месяца, а по другим основаниям - в течение двух месяцев. При этом предприятие-поставщик тщательно проверяет законность и обоснованность предъявленного требования. В необходимых случаях поставщик может производить выверку расчетов, экспертизу и другие действия. Непредставление заявителем дополнительной документации в срок не является основанием для отказа от рассмотрения претензии.

К претензионным письмам, связанным с утратой, недостачей, порчей или повреждением грузов, должны быть приложены:

- накладные и коммерческие акты (при частичной утрате или повреждении грузов);

- квитанции о приеме груза к перевозке с отметкой станции назначения о его прибытии (при полной утрате груза);

- документы, подтверждающие количество и стоимость отправленных и оплаченных грузов (счета поставщиков);

- расчет суммы претензии (при отсутствии такового в письме);

- другие документы, подтверждающие претензию.

Если претензия не может быть урегулирована сторонами на добровольных началах, то дело передается в арбитражный или народный суд. Основным документом в этих случаях является исковое заявление. Исковое заявление содержит следующие реквизиты: