Экспертиза ценности документов и сроки их хранения

8

СОДЕРЖАНИЕ

1. Экспертиза ценности документов и сроки хранения документов

2. Технология работы с внутренними документами

Список использованных источников

Приложения

1. Экспертиза ценности документов и сроки хранения документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев» (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.)

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы определяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчиненных или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в «Основных правилах работы ведомственных архивов». 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены «Примерные положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации» и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации». На основе Примерных приложений должно быть разработано положение об экспертной комиссии (ЦЭК) конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. В состав ЦЭК входит также представитель государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель, и секретарь комиссии ми утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и быту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.д.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, в фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов. Дублетная документация подлежит уничтожению. На постоянное хранение отправляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его так же следует оставить на хранение.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждения документов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности.

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

- Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

- Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Конечно, типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующиеся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, то им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь, и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Наряду с перечислениями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отработанные к уничтожению, составляют акт. Форма актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья.

2. Технология работы с внутренними документами

Организация работы с документами предприятия предполагает:

1. обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

2. обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами предприятия) в соответствии с их потребностями;

3. обеспечение соблюдения установленной на предприятии технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах, в т. ч. в процессе:

- документооборота;

- создания и эксплуатации информационно-поисковых систем (ИПС) по документам;

- осуществления контроля за исполнением документов;

- подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение (уничтожение).

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия. В общем случае порядок движения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование проекта документа (при необходимости -- корректировка по результатам согласования);

5) представление документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию (при необходимости -- также на тиражирование);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе;

8) помещение в дело.

Содержание работ и нормы времени на их выполнение представлены в табл. 1 Нормы времени на работы по ДОУ управленческих структур М.: Минтруд России, 2002.

Содержание работ и нормы времени на обработку внутренних документов предприятия

Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе.

При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе, ответственный исполнитель, как правило, использует:

1) нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы по данному вопросу;

2) документы служебной переписки;

3) справочные документы (служебные записки, акты, отчеты и пр.).

В необходимых случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях, выписках и пр. На основании указанных записей формируется черновик документа. После набора текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется. Уточненный вариант черновика документа оформляется в соответствии с установленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.

Контрольный экземпляр ответственный исполнитель хранит у себя до минования в нем надобности. Первый экземпляр, если это необходимо, направляется на согласование. Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (в виде виз и замечаний) или в "Листе согласования" (если проект подлежит согласованию с 4 и более должностными лицами или структурными подразделениями).

По результатам согласования в проект документа вносятся дополнительные уточнения. Проект документа вновь распечатывается, после чего представляется на подпись (утверждение) руководителю предприятия (через делопроизводство или секретариат). Проекты организационно-распорядительных документов после содержания проектов законодательству РФ, а затем -- в службу ДО У, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Полностью оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа "Инв. № " и внесения данных о документе в журнал учета) и, если это необходимо, тиражирование. Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном порядке передается должностному лицу в структурное подразделение), осуществлявшее подготовку соответствующего проекта.

Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в практической работе. По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.

Список использованных источников:

1. ГОСТ Р6.30- 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

2. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 № 23. М., 2002г.

3. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. -М.:МЦФЭР, 2003.- 496 с. - (Приложение к журналу «Справочник кадровика», 5 - 2003).

4. Библиотека РГИУ. Современное делопроизводство. - Режим доступа: http://www.i-u.ru/biblio/archive/kirsanova_deloproisvodstvo/

Приложение 1

Оформление распоряжения

ООО «Климат-Сервис»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

13.01.2001г. № 31

О перераспределении

служебных помещений

В связи с производственной необходимостью:

1. Отделу маркетинга переместить сотрудников из комнаты № 17 в комнату № 21.

Ответственный - начальник отдела Смирнов А.И. Срок исполнения - 15.01.2001г.

2. Отделу рекламы освободить комнату № 21, разместив сотрудников на имеющихся площадях. Ответственный - начальник отдела Антонов В.И.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Директор подпись И.О. Иванов

Приложение 2

Выписка из приказа по личному составу

Фирма «Рассвет»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

15.06.2001 №8/к

О премировании

3. За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения премировать главного бухгалтера фирмы Корастелева И.Г. в размере 3000 руб.

Подпись (кто подписал приказ)

ВЫПИСКА ВЕРНА:

Инспектор отдела кадров

Подпись Иванов А.А.

20.08.2001г.