Документ: понятие, виды, стандартизация, функции

Нормативно-методотическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) включает ряд документов, регулирующих процессы создания и функционирования документов. Эта база формировалась постепенно в соответствии с изменяющимися общественными и научно-техническими условиями.

Необходимость совершенствования системы управления и, следовательно, системы делопроизводства как одного из важнейших и эффективных способов управления возникла с развитием и усложнением производства в Советском Союзе. Особенно остро эта проблема обозначилась в конце 1930-х гг.: деятельность ведомств и организаций в вопросах документирования в то время не была согласованной, отсутствовал единый центр, организующий работу учреждений в области управления и делопроизводства. Все это актуализировало проблему координации деятельности органов управления, концентрации научных сил в общегосударственном масштабе. Однако осуществлению проекта помешали Великая Отечественная война и работы по восстановлению народного хозяйства. Необходимость решения проблемы рационализации делопроизводства вновь остро обозначилась лишь в конце 1950-начале 1960-х гг.

В 1959 г. было принято постановление правительства о создании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Эта работа потребовала концентрации усилий специалистов в сфере документоведения, что послужило одной из причин открытия в 1966 г. Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 4 сентября 1973 г. созданный документ был одобрен постановлением № 0435 Госкомитета стандартов Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендовал для применения министерствам, ведомствам и организациям, что стало началом нового этапа совершенствования делопроизводства в стране.

Таким образом, впервые появился общегосударственный нормативный акт, в котором были изложены единообразные правила работы с документами на всех этапах их функционирования; работники делопроизводственной сферы получили четкое представление о методике работы, упорядочивающей деятельность предприятий и ведомств по составлению и обработке управленческих документов.

Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (различить).

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования - орудие используемые человеком для создания документов:

· Простые средства (ручки, карандаши)

· Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника).

· Средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого вида документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.

Реквизит - обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос. госте (ГОСТ Р6.30-97).

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе.

Формуляр - совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе.

Наличие формуляра установленного в гос. стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой информации.

Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

· Безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

· Технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукции

· Экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизацию - иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД - совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация - установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества длкументов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов:

- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

- По происхождению (служебные и личные документы).

- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

- По месту составления (внутренние и внешние).

- По наименованию (проказы, указы, отчеты).

- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

В социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Среди функций документа выделяются общие и специфические.

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

- информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию - причина появления документов)

- социальная (документ является социально--значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)

- комунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)

- культурная (документ - средство закрепления и передачи культурных традиций).

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:

- управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые для реализации целей управления)

- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе)

- функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

Система документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований по оформлению.

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их создания исполнения или отправки.

В целях рациональные организации документа оборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемы е и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).

Документопоток - совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приема учета и систематизации документа с целью их поиска и использование в текущей деятельности учреждения.

Список используемой литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - 5-е издание - М.: Бизнес-школа ,1998 г.

2. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О.П. Сологуб. - 3-е изд., стер. - М.: Издательство «Омега», 2008 г.