Міністерство освіти і науки України

Новоград-Волинський економіко-гуманітарний коледж

Відділення «Правознавство»

РЕФЕРАТ

на тему: “ Документація в кадрових службах”

м. Новоград-Волинський - 2006

Зміст

Вступ

1. Загальна характеристика документації з кадрових питань

2. Основні вимоги до організації кадрової документації

Список літератури

Вступ

Як відомо, мовою ділових паперів є офіційно-діловий стиль. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом досліджень різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.

Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо)

Достовірне історичне письмове джерело.

Матеріальний об'єкт в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Отже, документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формулою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку і використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування - шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль - збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

1. Загальна характеристика документації з кадрових питань

До організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань.

Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Документація з кадрових питань - це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Згідно із статтею КЗпП України робітники і службовці реалізують право на працю шляхом укладання трудового договору на підприємстві. Трудовий договір можу бути укладено як усно, так і в письмовій формі.

Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

Щоб полегшити пошук інформації по кадрах, у великих установах заводять алфавітні картки на кожного працівника, у які заносять всі необхідні дані, що стосуються трудової діяльності. Окремі картотеки складаються на інженерно-технічних працівників і службовців, осіб з вищою і середньою спеціальною освітою, неповнолітніх, військовозобов'язаних, працівників із зниженою працездатністю. Ведуться також журнали по переміщенню кадрів. Усе це допомагає у навчанні. Складанні виду звітів, довідок, зведень до вищестоящих органів.

У документуванні з кадрових питань все ширше застосовують засоби оперативної техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів, контроль виконання наказів по кадрах.

Заяви. При вступі на роботу громадяни подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.

Заява - це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити заяви:

Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім'я яких подається заява).

Адресант (назва установи або посада та ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

Назва виду документу.

Текст.

Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

Дата

Підпис

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду документу, текст, підпис, дата. У заяві не прийнято писати прийменник “від”.

Накази. Значну підгрупу документі по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.

Наказ - це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Кадровими наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: “Щодо особового складу”. Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу залучають індекс “К” або “ВК”. На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах.

Уніфікований наказ - це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами оперативної техніки.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу;

в) з якого числа оформляється на роботу;

г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).

д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами)

б) загальна кількість робочих днів.

в) дата виходу у відпустку і повернення

г) період, за який надано відпустку.

У наказах про звільнення працівників зазначають:

а) дату звільнення

б) мотивування

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.

Реквізити наказу:

Назва виду документу

Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника

Місце видання

Номер

Індекс

Дата

Заголовок до тексту

Текст, що складається з двох частин:

констатувальної, де констатуються та аналізуються факти;

розпорядчої, де подаються розпорядження, заохочення, стягнення.

Підпис керівника установи

Печатка

Трудова книжка - це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст.48 Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін. До неї заносяться відомості про трудову діяльність та заохочення. Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, на якому працює працівник. Трудова книжка повертається у тому випадку, коли працівник звільняється з роботи. У разі втрати трудової книжки видається дублікат за місцем останньої роботи. Трудова книжка може видаватися працівникові з відділу кадрів на короткий час. Трудова книжка ведеться тільки за основним місцем роботи. . працівникам, які працюють по сумісництву, трудові книжки не ведуться. Особи, які вперше поступають на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом, військовий квиток, а звільнені з місця позбавлення волі зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Особова картка - це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома). На підставі паспорта записуються прізвище, ім'я, по-батькові; рік та місце народження, домашню адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік. Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов'язкові в особовій картці - дата заповнення і підпис її власника. На зворотній стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.

Особовий листок з обліку кадрів - це обов'язковий документ що запов-нюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.

Реквізити особливого листка з обліку кадрів:

Назва виду документу

Прізвище, ім'я, по-батькові; дата і місце народження

Фотографія того, хто заповнює документ

Відомості про наукові ступені, вчені звання

Якими мовами володіє

Трудова діяльність

Державні нагороди

Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки

Відомості про родину

Паспортні дані

Домашня адреса

Особистий підпис

Дата заповнення

Трудова угода - це документ, яким регламентуються стосунки між устано-вою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.

Реквізити трудової угоди:

Назва виду документу

Заголовок

Місце складання

Дата

Текст з переліком повноважень і зобов'язань сторін.

Юридичні адреси сторін

Підписи

Печатка установи

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються безпосередньо на підприємстві.

Контракт - це правовий документ, що засвідчує повну домовленість між підприємством, організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності. Згідно із Законами України “Про підприємство”, “Про власність” громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити контракту:

Назва виду документу із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов'язків, на управління підприємством)

Дата й місце підписання

Орган, що наймає працівника

Посада, прізвище, ім'я, по-батькові того, кого наймають

Текст

Підписи сторін - укладачів контракту

Печатка. Що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту:

Загальні положення

Функції та обов'язки керівника (фахівця)

Компетенція і права керівника (фахівця)

Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівця

Відповідальність сторін, вирішення спорів.

Зміна і розірвання контракту

Адреси сторін та інші відомості

Контракт складається у двох примірниках - по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту

Автобіографія - це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Основні реквізити автобіографії:

Назва виду документу.

Текст, в якому зазначається:

прізвище, ім'я, по-батькові;

дата народження;

місце народження;

відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

відомості про громадську роботу;

короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)

Дата написання

Підпис

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити характеристики:

Назва виду документу

Заголовок (прізвище, ім'я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);

Текст, який містить такі відомості:

трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

висновки;

призначення характеристики (при потребі);

Дата складання

Підпис керівника установи

Печатка

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Графік відпусток. Кожна організація чи установа перед початком кожного року зобов'язана складати графік відпусток. Проект його готує відділ кадрів, який попередньо погоджується з керівниками підрозділів. Графік відпусток погоджується і затверджується керівником підприємства і ознайомлюється з усіма працівниками.

Доручення - це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб'єкта, дії доручення поділяються на:

особисті (особа доручає особі);

офіційні (установа доручає особі чи установі);

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

Назва виду документа

Текст

Дата

Підпис особи, яка склала доручення

Завірення підпису

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення;

Штамп

Номер

Дата

Назва виду документу

Текст

Зразок підпису особи, якій видано доручення

Підпис керівника установи

Печатка

Текст доручення містить такі відомості:

прізвище, ім'я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні - назва установи), яка видає доручення;

прізвище, ім'я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення;

назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;

напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;

термін дії доручення;

назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.

Розписка - це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі і отримання документів, товарів, грошей.

Реквізити розписки:

Назва виду документа;

Текст, що містить:

прізвище, ім'я, по-батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

прізвище, ім'я, по-батькові та посада особи, яка передала цінності;

у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість - словами і цифрами);

відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності

підстава передачі і отримання цінності;

Дата

Підпис особи, яка отримала цінності

Завірення підпису (у приватній розписці)

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа - представник установи - отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

2. Вимоги до організації кадрового діловодства

Однією з основних частин спеціального діловодства є кадрова документація. Ведеться вона за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Термін "кадри" у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрова документація визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрова документація ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8. Механізація, автоматизація і комп'ютерна обробка даних з особового складу.

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:

- чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

- правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;

- визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

- підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби;

- раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ.

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру робіт умовно поділяють на такі зони:

1. управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

2. робота з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

3. роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

4. очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

5. зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

Як свідчать розрахунки, оптимальний розмір приміщень кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. чоловік становить близько 150 кв. метрів.

Умови праці - це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров'я та працездатність людини у процесі праці. Це передусім санітарно-гігієнічні умови (освітлення, тиша, температура, вологість) та комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, столи-приставки для персональних ЕОМ, крісла, картотека, канцелярські предмети, телефонні апарати, факс, ксерокс тощо).

Обладнання робочих місць співробітників кадрової служби має здійснюватися відповідно до посадових категорій та інструкцій. Рекомендується врахувати такі вимоги:

1. Встановлювати меблі, обладнання, полиці для документів так, щоб ними можна було зручно користуватись.

2. Розташовувати предмети та засоби праці з урахуванням виконуваних операцій.

3. Матеріали, котрі не потребують термінової обробки, зберігати у спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, складати їх у місця, доступні іншим співробітникам.

4. Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених місцях, щоб добитись автоматизму рухів. Матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти.

5. Для швидкого та безпомилкового знаходження документів використовувати швидкозшивачі різних кольорів.

Використання спеціальних меблів відіграє важливу роль у поліпшенні робочих місць працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці.

Для роботи інспектора відділу кадрів необхідних письмовий стіл. Звичайно використовують двотумбові столи 78 см заввишки та розмірами поверхні 78x156 см. Бокові тумби можуть бути обладнані пристосуванням для зберігання картотеки. Робочий стіл мусить бути обладнаний необхідними засобами оргтехніки. У верхньому лівому ящику столу повинна знаходитись касета з клейкою стрічкою, зшивач, пристрій для дрібних канцелярських предметів. У правому верхньому ящику можна розмістити реєстраційну чи контрольну картотеку.

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

- про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

- про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

- про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

- про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

- про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з гопань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.

Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.

Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

- особисті та особові документи працівників;

- організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація. До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації -стадії: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організашйно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).

Список літератури

Діденко А.Р. Сучасне діловодство. - К.: Знання, 1999 - 254 с.

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папері. - К.: А.С.К., 2002 - 400 с.

Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - Донецьк.: Сталкер, 1997р. - 352 с.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К.: Вища школа. 1997р. - 270 с.

Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ Зразки найважливіших документів української мовою. - К.: Техніка 1992 - 399с.