Учет и анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками

2

Содержание

Введение

I. Теоретические и методологические основы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

1.1 Понятие учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

1.2 Задачи учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

1.3 Документальное оформление учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

II. Организация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в АО «Гидропромстрой»

2.1 Организационно-экономическая характеристика АО «Гидропромстрой»

2.2 Порядок ведения учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в АО «Гидропромстрой»

2.3 Документальное оформление поступления от поставщиков

III. Пути улучшения состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками в АО «Гидропромстрой»

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

В настоящее время большое внимание уделяется расчетам с поставщиками и подрядчиками. Это обусловлено тем, что постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчетов.

Одним из наиболее распространенных видов расчетов являются расчеты с поставщиками и подрядчиками за сырье, материалы, товары и прочие материальные ценности.

В условиях нестабильной рыночной экономики риск неоплаты или несвоевременной оплаты счетов увеличивается, это приводит к появлению дебиторской задолженности. Часть этой задолженности в процессе финансово - хозяйственной деятельности неизбежна и должна находится в рамках допустимых значений.

Сомнительная дебиторская задолженность свидетельствуют о нарушениях клиентами финансовой и платежной дисциплины, что требует незамедлительного принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий. Своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля.

Все выше сказанное обусловило выбор темы курсовой работы: «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками и пути его совершенствования».

Целью работы является изучение учета и анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также совершенствование учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

В соответствии с поставленной целью необходимо решать следующие задачи:

раскрыть сущность и формы расчетов с поставщиками и подрядчиками;

- исследовать порядок документального оформления операций по учету расчетов;

отразить особенности синтетического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками;

раскрыть понятие дебиторской и кредиторской задолженности, а также значение и задачи экономического анализа.

- предложить пути совершенствования бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками применительно для исследуемого предприятия.

Объектом исследования данной работы является Акционерное Общество «Гидропромстрой». На этом предприятии при расчетах с поставщиками, подрядчиками, прочими дебиторами и кредиторами встречаются расчеты по договорам купли-продажи, договору комиссии, договорам мены, взаимозачетные операции. При отражении таких операций в бухгалтерском учете бухгалтеры иногда допускают ошибки.

При исследовании постановки учета на предприятии использованы данные текущего бухгалтерского учета и отчетности АО «Гидропромстрой», инструктивные материалы, положения по учету.

Курсовая работа состоит из трех глав.

В первой главе излагаются теоретические и методологические основы построения бухгалтерского учета и экономического анализа расчетов с поставщиками и подрядчиками, раскрывается экономическая сущность расчетов с поставщиками и подрядчиками, отражаются задачи бухгалтерского учета и экономического анализа расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Вторая глава отражает порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Дается краткая организационно - экономическая характеристика предприятия, раскрывается методика построения и техника ведения аналитического учета. Излагается назначение, содержание и порядок ведения записей в учетных регистрах аналитического и синтетического учета.

В третьей главе предложены пути совершенствования бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками применительно для АО «Гидропромстрой».

I. Теоретические и методологические основы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

1.1 Понятие учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляются через хозяйственные связи. Хозяйственные связи представляют собой совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями средств производства. Рациональная система хозяйственных связей предполагает минимизацию издержек производства и обращения, полное соответствие количества, качества и ассортимента поставляемой продукции потребностям производства, своевременность Хозяйственные связи между предприятиями могут быть прямыми и опосредованными (косвенными), длительными, и краткосрочными.

Прямые представляют собой связи, при которых отношения по поставкам продукции устанавливаются между предприятиями-изготовителями и предприятиями-поставщиками прямо, непосредственно.

Опосредованными считаются связи, когда между этими предприятиями имеется хотя бы один посредник. Поставки продукции потребителю могут осуществляться смешанным путем, т.е. как напрямую, так и через посредников.

Как прямые, так и опосредованные связи могут носить длительный и краткосрочный характер. Длительные хозяйственные связи - прогрессивная форма материально-технического снабжения. В этом случае предприятия имеют возможность развивать на долгосрочной основе сотрудничество по совершенствованию выпускаемой продукции, снижению ее материалоемкости, доведению до мировых стандартов.

Поставщики и подрядчики - это организации, поставляющие сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.).

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляют после отгрузки им товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг либо одновременно с ними с согласия предприятия или по его поручению.

Без согласия организации в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефонов, почтово-телеграфные услуги.

В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. В Положении о безналичных расчетах в Республике Казахстан предложены следующие формы расчетов:

1) На основе платежного требования-поручения. Оно принимается банком покупателя к исполнению только при наличии средств на расчетном счете покупателя и при его письменном согласии оплатить полностью или частично платежное требование-поручение. При этой форме расчетов поставщик на отгруженную продукцию оформляет платежное требование-поручение и пересылает его плательщику, который, ознакомившись с ним, принимает решение об оплате. Приняв решение оплатить, плательщик подписывает его, скрепляет подписи печатью и сдает в свой банк. Банк плательщика списывает деньги с его расчетного счета и переводит их в банк поставщика для зачисления на счет поставщика. Бухгалтерские записи списанных и зачисленных сумм производятся на основании выписок банка с расчетного счета.

2) Аккредитивная форма применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчетов в соответствие с положением о поставках продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления. Особенности аккредитивной формы расчетов состоит в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Аккредитив - это поручение отделения банка покупателя, отделению банка поставщика, об открытии специального аккредитивного счета, для немедленной оплаты поставщика на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении и в пределах указанной в заявлении суммы. Выплаты по аккредитиву производят в течение срока его действия в банке поставщика в полной аккредитива или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приемо-сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара. Аккредитив может быть выставлен за счет собственных средств и за счет банковского кредита.

3) Наиболее распространенной формой безналичных расчетов в АО «ГПС» являются платежные поручения. Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя денег. В нем обязательно указывают назначение подлежащих перечислению сумм. Платежное поручение передается в учреждение банка плательщика в порядке последующего акцепта после получения получателем товарно-материальных ценностей или оказанных ему услуг. Расчеты платежными поручениями могут быть срочными, досрочными и отсроченными. К срочным платежам относятся: авансовые платежи; платежи после отгрузки; частичные платежи при крупных сделках. Долгосрочный и отсроченный платежи могут иметь место в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения сторон.

4) Расчеты чеками. Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку по перечислению указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчетов все шире используется при одногородних расчетах.

5) Расчеты в порядке плановых платежей производят в тех случаях, когда между подрядчиком и заказчиком сложились устойчивые хозяйственные и расчетные отношения, а взаиморасчеты носят регулярный характер. Сущность данной формы заключается в том, что заказчик оплачивает будущую продукцию равными суммами и в сроки, установленные соглашением.

6) Вексель- это ценная бумага, удостоверяющая безусловное обязательство векселедателя уплатить по наступлению срока указанную в нём сумму векселедержателю (владельцу векселя). Вексель является не только формой расчёта, но и одним из видов коммерческого кредита, так как оплата по векселю происходит не сразу, а через определённое время, в течении которого сумма по векселю находится в распоряжении векселедателя.

Существуют два вида векселей: простой и переводной. В простом векселе участвуют две стороны: векселедатель и векселедержатель. Переводной вексель выписывается поставщиком. Он содержит приказ векселедателя плательщику уплатить определённую сумму предъявителю векселя или лицу, указанному в векселе, или тому, кого он укажет по истечении срока векселя. Переводной вексель должен быть акцептован плательщиком, и только в этом случае он приобретает юридическую силу.

1.2 Задачи учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является важным элементом в системе бухгалтерского учета.

Основными задачами этого учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Республики Казахстан при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями;

- своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

1.3 Документальное оформление учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Хозяйственные связи - это необходимое условие деятельности предприятия, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки, а так же реализации продукции (работ, услуг). Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком.? В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки материальных ценностей (выполнения работ услуг); порядок расчетов (условия платежей) между предприятием и поставщиками (подрядчиками).

Гражданский кодекс определят понятие договора, как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских прав и обязанностей. При равноправных хозяйственных связях поставщиков и покупателей товаров, их полной хозяйственной самостоятельности, резко повышается роль договоров поставки, которые являются основным документом, определяющим права и обязанности сторон по организации поставки товаров.

Договора могут заключаться в устной письменной или нотариальной форме. В хозяйственной практике договор является основой деловых отношений двух и многосторонних, обличенных в письменную форму, с соответствующими правилами (печать, необходимые реквизиты сторон и т.п.)

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Договора могут заключаться на 5, 3 и 2 года, на год или иной период (краткосрочные, сезонные, а также на разовые поставки).

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется так называемая пролонгация, т.е. продление договора. Однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемых товаров.

Поставщик на отгруженные материалы выписывает расчетные документы и передает их покупателю для оплаты. Эти документы поступают в отдел снабжения (маркетинга), где их проверяют на соответствие с договором, регистрируют в книге поступления грузов и дают акцепт. Затем они передаются в бухгалтерию для учета и оплаты. С этого момента у предприятия возникают расчеты с поставщиком. По мере поступления материала на склад, выписываются приходные документы, которые передаются по реестру в бухгалтерию.

Являясь основным атрибутом договора, цена товара и сумма каждой поставки, определяется в тенге с учетом НДС, включая тару. Цена единицы товара устанавливается в соответствии с действующими ценами завода-изготовителя на момент подписания счет-фактуры.

К основным обязанностям поставщика относят: поставку продукции на условиях договора, обеспечение сертификатами качества на поставленный товар, производить замену товара ненадлежащего качества, кроме случаев, когда недостатки товара возникли после передачи его покупателю, вследствие нарушения покупателем правил пользования товаром или его хранения, либо действия третьих лиц, либо непреодолимой силы. Доставка продукции покупателю производится транспортом поставщика по кольцевому завозу.

К основным обязанностям покупателя относят: получить товар на склад, осуществить проверку при приеме товара по количеству, качеству и ассортименту, в присутствии представителя продавца, составить доверенность на получение товара, подписать накладные, счет-фактуру. Продавец вправе изменять ассортимент и комплектность товара при поставке следующих партий товара при получении согласия покупателя. Покупатель предварительно дает заявку на следующую партию товара, определяет ассортимент и количество продукции.

Все споры, разногласия и вопросы по договору решаются путем переговоров, при не достижении согласия споры передаются на разрешение в Арбитражный суд, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Любая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом, который служит основанием для отражения ее в бухгалтерском учете.

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура. Ее выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности. В документе заполняются следующие реквизиты: поставщик и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, дата и др. В нем указывают наименование отгруженных ценностей по их видам, единицу измерения, количество, цену и сумму, а также сумму, на которую отпущено всего товаров. В документе делают ссылку на договор, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают номера квитанций и накладных по отпускаемым (отгружаемым) материальным ценностям.

Допускаются некоторые отступления от общего порядка их составления, позволяющие искусственно увязать суммы начисленного НДС, подлежащие начислению в соответствии с выставленными счетами-фактурами. Так, получение денежных средств в виде предоплаты в счет предстоящих поставок товаров оформляется поставщиком составлением счетов-фактур и записями в книге продаж. При отгрузке товаров счет-фактура выставляется повторно.

Основной целью формирования обобщающей информации по счетам-фактурам, выставленным поставщиками и подрядчиками, являются определение суммы НДС, подлежащей предъявлению бюджету.

Затраты по ремонту основных средств отражаются соответствующими первичными документами по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные ими работы по капитальному и другим видам ремонта и других расходов.

Затраты по законченному ремонту основных средств подрядным способом отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета расходов по содержанию и эксплуатации оборудования и других основных средств в корреспонденции с кредитом счетов учета расчетов с подрядчиками. Затраты по законченному ремонту основных средств хозяйственным способом отражаются по дебету счетов по учету издержек производства (обращения) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат.

Материалы должны передаваться подрядчику по приемо-сдаточному акту или накладной, которые подписываются специально уполномоченным представителем подрядчика, имеющим специальную доверенность.

II. Организация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в АО «Гидропромстрой»

2.1 Организационно-экономическая характеристика АО «Гидропромстрой»

Акционерное общество «Гидропромстрой», сокращенно АО «ГПС», является юридическим лицом, имеет утвержденный Устав и Учетную политику (Приложение 2. 1. 1, 2. 1. 2), имеет в собственности обособленное имущество, отражаемое на его самостоятельном балансе (Приложение 2.1.3).

Предприятие имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством.

Основными видами деятельности являются:

1. Проектные работы для строительства;

2. Производство строительных материалов, изделий и конструкций;

3. Строительно-монтажные работы;

4. Экспертные работы.

Ведение бухгалтерского учета на предприятии осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер (план счетов, методические указания, комментарии).

Акционерное общество «Гидропромстрой» применяет автоматизированную форму учета, созданную на базе использования компьютерной программы «1С: Бухгалтерия».

Местонахождение АО «ГПС» Республика Казахстан, ВКО, п. Шульбинск, Промзона, Административно-бытовой корпус.

Объявленный капитал АО «ГПС» в соответствии с действующим законодательством РК 50 000 000 тенге. Уставный капитал, оплаченный на дату перерегистрации в органах юстиции составляет 5 652 000 тенге. Количество объявленных простых акций общества составляет 12500 штук. Количество акций, размещенных на дату перерегистрации в органах юстиции составляет 1413 штук.

АО «ГПС» имеет достаточную производственную базу. В нее входят: здания администрации, производственные склады для хранения стройматериалов, здания и гаражи, автотранспорт. Также предприятие обладает значительной товарно-материальной базой, достаточными денежными средствами, имеет инвестиции.

В развитии хозяйственной деятельности предприятия и повышении эффективности использования его ресурсов ведущая роль принадлежит трудовым ресурсам - темпы роста производительности труда одного работника опережают темпы роста его фондовооруженности.

В составе источников средств предприятия значительную роль занимают заемные средства (14 000 тыс. тенге).

Анализируя работу АО «ГПС» за 2006 год, выяснили, что в целом предприятие работало неплохо. Читая данные баланса за 2006 год (Приложение 2. 1. 3) обнаруживаем, что кредиторская задолженность снизилась на 23655 тыс. тенге или на 44%. Нераспределенный доход увеличился на 502 тыс. тенге, прибыль текущего года составляет 7840 тыс. тенге. Задолженность должностным лицам уменьшилась на 544 тыс. тенге или на 69%. Произошло увеличение долгосрочных активов в общем на сумму 7180 тыс. тенге (9%).

Анализ текущих активов отмечает их увеличение на 42648 тыс. тенге, в том числе обнаружено:

- увеличение товаров на 1513 тыс. тенге, их доля в общем итоге текущих активов составляет 4,3%,

- увеличение материалов на 17228 тыс. тенге, их доля в общем итоге текущих активов составляет 38,5%.

При этом задолженность по налогам увеличилась на 1823 тыс. тенге, что составляет 146%. Прочая кредиторская задолженность увеличилась на 1229 тыс. тенге, или на 72%. Начисленные расходы к оплате возросли на 11273 тыс. тенге, что составляет 291%.

По данным показателям финансовое состояние предприятия АО «ГПС» в целом можно охарактеризовать как устойчивое, несмотря на увеличение отдельных показателей, что обеспечивается высокой долей оборотных (мобильных) средств, и предполагает стабильность его деятельности в дальнейшем.

2.2 Порядок ведения учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в АО «Гидропромстрой»

Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между АО «ГПС» и поставщиками - договоров - поставки (Приложение 2. 2. 4), где оговариваются вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, коммерческие условия поставки, количественные, качественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), сроки отгрузки материальных ценностей, порядок расчетов, ответственность и срок действия договоров, указываются реквизиты поставщика и покупателя с оттисками печатей обоих сторон.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной (Приложение 2. 2. 7), товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой (Приложение 2. 2. 6)).

Накладная в организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортном. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере». Счет фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками (Приложение 2. 2. 6).

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Поступающие в АО «ГПС» товарно-материальные ценности кладовщик должен принять по количеству и качеству. После приемки ТМЦ на склад, кладовщик составляет приходный ордер с присвоением номенклатурного номера, учет сырья ведут в разрезе наименований. Поступившее на предприятие сырье приходуют по фактическим ценам. Все накладные на приход сырья ежедневно сдаются на проверку в бухгалтерию.

После оплаты поступивших ТМЦ поставщикам, данные из счета - фактуры заносятся в книгу покупок для того, что бы в конце месяца вывести общую сумму НДС за месяц.

Для отражения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 3310 - «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», где отражаются операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками за приобретенные активы и полученные услуги, включая расходы по доставке или переработке запасов со сроком оплаты менее года, и прочая краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам. (В соответствии с Новым Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 23 мая 2007 года N 185 (вступает в силу с 01.01.2008 г.)

По кредиту счета 3310 отражается:

- стоимость приобретенных товарно-материальных запасов, внеоборотных активов и др., а также стоимость услуг по их доставке и переработке на стороне - в корреспонденции с соответствующими счетами учета ТМЗ, внеоборотных активов и др.;

- стоимость принятых работ и потребленных услуг - в корреспонденции со счетами 7110 - «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», 7210 - «Административные расходы»;

- сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам) - в корреспонденции со счетом 1420 «Налог на добавленную стоимость»;

- сумма обнаруженных недостач сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества при приемке на склад поступивших акцептованных (оплаченных) ТМЗ и внеоборотных активов, а также несоответствие цен, обусловленных договором, и арифметические ошибки - в корреспонденции со счетом 3390 «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность»

По дебету счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» отражаются суммы оплаченных счетов и суммы зачетов по предварительно выданным авансам в корреспонденции с соответствующими счетами учета денежных средств (1010, 1030, 1040, 1050) и счетом 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников».

А также Новым типовым планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 4110 - "Долгосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам", где отражаются операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками за приобретенные активы и потребленные услуги, включая расходы по доставке или переработке запасов со сроком оплаты свыше одного года, и прочая долгосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам.

Поступившие счета - фактуры в АО «ГПС» вначале регистрируют в «Журнале учета поступающих грузов». По мере поступления ценностей на склады или приемки выполненных работ и оказанных услуг в журнале отмечают номера приходных документов и проставляют дату поступления запасов на склады или запросов, связанных с розыском непоступивших грузов. Периодически данные журнала сверяют с данными учетных регистров, которые ведут по счету 3310 - «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам». По журналу контролируют также суммы материальных ценностей, находящихся в пути. Записи в журнале производятся отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно - трнспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. В графе «Примечание» записывают данные об оплате счета, отказе от акцепта или сумме частичного акцепта и др. В журнал записывают только акцептованные счета - фактуры.

Акцептованные счета с указанием регистрационного номера по журналу учета поступающих грузов передают в бухгалтерию. Здесь их данные записывают в журнал по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, который бухгалтерия заполняет в три этапа.

На первом этапе записи в журнал делают при поступлении акцептованных счетов - фактур и других расчетных документов. При этом записывают регистрационный номер и номер платежного требования - поручения, наименование поставщика, сумму акцепта счета - фактуры. Затем счет - фактуру поставщика передают отделу снабжения или таможенной службе для получения груза у местных поставщиков или на железнодорожной станции, складах временного хранения - при поступлении ценностей от прочих поставщиков.

На втором этапе запись в журнал производят на основании поступивших в бухгалтерию со склада приходных документов. В журнале указывают номера этих документов, стоимость поступивших ценностей по учетным или договорным ценам и их фактическую стоимость согласно платежному требованию-поручению в разрезе корреспондирующих счетов по учету товарно-материальных ценностей или затрат на производство.

Приходные документы должны быть тщательно проверены, и соответствовать количеству материальных ценностей в платежном требовании - поручении. Если при приемке грузов выявляют недостачу или порчу ценностей, по вине поставщика или транспортной организации, то на основании актов о приемке материалов и расчета суммы претензий, сумму претензий списывают с кредита счета 3310 в дебет счета 3390 «Прочая кредиторская задолженность». Если недостачу материальных ценностей устанавливают до акцепта расчетно-платежных документов, то на ее сумму уменьшают акцепт соответствующего расчетно-платежного документа.

В журнале отражают также операции по учету расчетов с поставщиками по выполненным работам и оказанным услугам. При записи в журнал данных счета - фактуры, предъявленного за работы и услуги, указывают, за что он предъявлен, а записи по дебету соответствующих счетов - потребителей работ и услуг производят на основании разметки корреспондирующих счетов, сделанной бухгалтерией на счетах - фактурах поставщиков.

На третьем этапе в журнале отражают оплату счетов - фактур. Отметки об оплате делают на основании выписок по расчетному и другим счетам в банке. При этом указывается дата оплаты счета, и с какого счета произведена оплата (1010, 1030, 1040, 1050).

В конце месяца в журнале подсчитывают итоги и выводят остатки по неоплаченным счетам. Заключение журнала производят по четырем строкам: итого за месяц, сторно материалов в пути на начало месяца, материалы в пути на конец месяца, всего по журналу.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, как и весь бухгалтерский учет ведется бухгалтерией АО «ГПС», при помощи компьютерной программы «1С: Бухгалтерия», которая действует и разработана по особенностям предприятия, синтетический учет ведется в журнале - ордере № 6 (Приложение 2. 2. 12).

Журнал-ордер № 6 предназначен для учета операций и событий по кредиту счетов подразделов 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», 4110 «Долгосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам».

Записи по кредиту соответствующих счетов подразделов 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», 4110 «Долгосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» производятся на основании предъявленных поставщиками и подрядчиками и принятых к оплате счетов-фактур (расчетных документов), а по неотфактурованным поставкам - согласно сопроводительным документам на груз.

На основании счетов-фактур, принятых к оплате в журнале-ордере в разрезе поставщиков и подрядчиков, производятся следующие записи.

В графу 2 “Остаток по неоплаченным счетам на начало месяца” переносятся суммы оставшихся на начало месяца неоплаченных или частично оплаченных счетов-фактур или других расчетных документов с журнала-ордера № 6 за предыдущий месяц.

В графах 6-10 отражается стоимость поступивших товарно-материальных запасов в корреспонденции со счетами учета товарно-материальных запасов по фактической себестоимости.

Итоговая сумма поступивших товарно-материальных запасов подсчитывается по каждому поставщику или подрядчику и отражается в графе 11 “Сумма акцепта по счетам или неотфактурованные поставки”.

При отражении в учете поступивших товарно-материальных запасов их стоимость показывается по графе 4 “Стоимость поступивших товарно-материальных запасов”.

Поступившие запасы, по которым счета-фактуры не предъявлены к оплате (неотфактурованные), отражаются в журнале-ордере раздельно по каждой поставке. Вместо номера счета-фактуры в этом случае проставляется буква “Н” (неотфактурованные поставки). По поступлении счетов-фактур на запасы, принятые в порядке неотфактурованных поставок, ранее записанная сумма их учетной стоимости сторнируется, а на основе полученных счетов-фактур производятся записи в общем порядке.

Излишки, выявленные при приемке товарно-материальных запасов, показываются по отдельным строкам как неотфактурованные поставки.

Суммы недостач и претензий против отфактурованного количества при приемке на склад акцептованных (оплаченных) товарно-материальных запасов, а также несоответствие цен, обусловленных договором, и арифметические ошибки корректируются посредством бухгалтерской справки и дополнительной проводкой в корреспонденции с группы счетов 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность», 2180 «Прочая долгосрочная дебиторская задолженность».

Суммы по расчетным документам на запасы, отгруженные или переданные поставщиками, но не прибывшие в течение месяца на склад организации, отражаются в графе 12 «За не прибывший груз» по каждой поставке отдельно. Если груз не прибыл и на конец месяца, то сумма из графы 12 в конце месяца переносится в графу 19 «За не прибывший груз». Сумма акцепта, как отраженная в прошлом месяце, в журнале-ордере, открываемом на отчетный месяц, не показывается. В отчетном месяце по поступлению груза, числившегося на начало месяца в пути, производятся необходимые записи (в общем порядке) с показом суммы сторно в графе «За не прибывший груз» по тем же строкам, где было выведено сальдо.

Наряду с данными о суммах, причитающихся за отгруженные поставщиками и поступившие запасы, принятые работы или оказанные услуги, в графах 13-26 «Отметки об оплате и прочих операциях» отражаются суммы оплаты (обороты по дебету соответствующих групп счетов 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», 4110 «Долгосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам») отдельно по каждой поставке на основе денежных документов (выписок банка, кассовых ордеров и др.)

В конце месяца, суммы, оставшиеся неоплаченными, а также суммы по неотфактурованным поставкам, подсчитываются отдельно по каждому счету- фактуре или другому заменяющему его документу и заносятся в графу 18 «Остаток по неоплаченным счетам на конец месяца».

Итоговые данные журнала-ордера должны быть увязаны с соответствующими данными по группам счетов Типового плана. Итог по графе “Сумма акцепта по счетам или неотфактурованные поставки” должен равняться итогам сумм, отнесенным в дебет соответствующих групп счетов, плюс суммы за не прибывший груз. Итоги сумм оплаты и прочих операций за отчетный месяц плюс суммы, оставшиеся неоплаченными, должны равняться итогу графы «Сумма акцепта по счетам или неотфактурованные поставки» плюс задолженность поставщикам и подрядчикам на начало месяца.

При наличии счетов-фактур не только по приобретенным товарно-материальным запасам, но и счетов (или других расчетных документов) за принятые работы или оказанные услуги, необходимые по ним данные могут накапливаться в отдельных бланках журнала-ордера: в одном могут быть про изведены записи в связи с расчетами за отгруженные поставщиками запасы, в другом - за прочие работы и услуги.

Записи в журнале-ордере за произведенные подрядчиками работы и оказанные услуги производятся на основании предъявленных счетов (других документов) по мере приемки работ или оказания услуг. Порядок отражения в журнале-ордере необходимых данных по счетам за выполненные работы и оказанные услуги аналогичен порядку, изложенному в пояснениях к записям по счетам-фактурам на поступившие запасы.

Итоговые суммы дебетового (оплата) и кредитового (акцепт) оборота в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Аналитический учет по счету 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» можно вести разными способами: на карточках суммового учета, по наименованию поставщиков. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 3310. Учет можно вести также по поставщикам, у которых остались незаконченные расчеты (сальдо) (Приложение 2. 2. 9, 2. 2. 10).

При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по: поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам; срок оплаты которых не наступил; поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставщикам; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам с просроченным оплатой.Рассмотрим корреспонденцию счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, представленную в таблице № 1:

Таблица № 1. Основная корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, согласно Новому Типовому плану счетов бухгалтерского учета

№п/п	Содержание операции	Корреспонденция счетов
1	Отражены документально подтвержденные затраты по принятым к оплате счетам подрядчиков	7110, 7210, 8010	3310
2	Отнесен НДС в зачет на основании счета-фактуры	1420	3310
3	Оплачены услуги подрядной организации	3310	1010, 1040, 1070
4	Отражены затраты по приобретению запасов	1310, 1330	3310
5	Приняты к оплате счета поставщиков за выполненные работы и оказанные услуги по незавершенному строительству, относимые на стоимость незавершенного строительства	2930	3310
6	Отражение курсовой разницы при изменении рыночного курса иностранной валюты (отрицательная курсовая разница)	7430	3310, 3390
7	Отражение курсовой разницы в результате изменения рыночного курса иностранной валюты (положительная курсовая разница)	3310	6250
8	Оплата расходов по реализации, общих и административных расходов	3310	1010, 1040, 1050, 1070
9	Штрафы, пени и неустойки, подлежащие уплате по хозяйственным договорам	7210	3310
10	Возврат запасов, не соответствующих условиям поставки	3310	1310, 1330
11	Уменьшение кредиторской задолженности за счет ранее оплаченного аванса	3310	1610
12	Списание невостребованной суммы кредиторской задолженности, в том числе по истечении срока исковой давности	3310	6280
13	Краткосрочная задолженность переведена на счет долгосрочной задолженности	3310	4110
14	Отражение курсовой разницы в результате изменения рыночного курса иностранной валюты (положительная курсовая разница)	4110	6250
15	Отражение курсовой разницы в результате изменения рыночного курса иностранной валюты (отрицательная курсовая разница)	7430	4110
16	Списание невостребованной кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности	4110	6280

2.3 Документальное оформление поступления от поставщиков

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления в АО «ГПС» регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

Если товары получает материально-ответственное лицо АО «ГПС» вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность (Приложение 2. 3. 5), которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д.

Приемка товаров по количеству в организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп АО «ГПС», что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии) (Приложение 2. 3. 8).

При закупке товара или его приемке руководителям организации необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной.

Учет первичных документов по приходу товаров в АО «ГПС» ведется в «Журнале поступления товаров», в котором указывается название приходного документа, его дата и номер, краткая характеристика документа, дата регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

После проверки, приемки и таксировки, принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в "Журнале поступления товаров", бухгалтер АО «ГПС» переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов АО «ГПС» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

В АО «ГПС» поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

III. Пути улучшения состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками в АО «Гидропромстрой»

Развитие рыночных отношений повышает ответственность и самостоятельность предприятий в выработке и принятии управленческих решений по обеспечении эффективности расчетов с поставщиками и подрядчиками. Увеличение или снижение дебиторской задолженности приводят к изменению финансового положения предприятия. Так, например, значительное превышение дебиторской задолженности над кредиторской может привести к так называемому техническому банкротству. Это связано со значительным отвлечением средств предприятия из оборота и невозможностью гасить вовремя задолженность перед кредиторами. На основании этого необходимо проводить мониторинг и анализ состояния расчетов. Для проведения анализа используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных операций, которая требует своевременного и полного отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах.

Для улучшения организации расчетов с поставщиками и покупателями на АО «ГПС» рекомендуются провести следующие мероприятия:

Ю создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов с поставщиками. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

Ю необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчикам, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов дебиторов, кредиторов. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по столбцам - сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;

Ю постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

Ю контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

Ю в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

Ю на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким образом, вышеизложенные предложения будут способствовать совершенствованию организации расчетов и их учета, снижению дебиторской задолженности и укреплению финансового состояния Акционерного Общества «ГПС»

Заключение

Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляются через хозяйственные связи. Хозяйственные связи представляют собой совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями средств производства. Рациональная система хозяйственных связей предполагает минимизацию издержек производства и обращения, полное соответствие количества, качества и ассортимента поставляемой продукции потребностям производства, своевременность.

На основе проведенного исследования учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в АО «ГПС» можно сделать следующие выводы:

Финансовое состояние АО «ГПС» в целом можно охарактеризовать как устойчивое, что обеспечивается высокой долей оборотных (мобильных) средств, и предполагает стабильность его деятельности в дальнейшем.

Форма бухгалтерского учета: компьютерная с элементами журнально-ордерной технологии обработки учетной информации. В штат бухгалтерии АО «ГПС» входят 4 бухгалтера. Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии регламентируется приказом по АО «ГПС».

В соответствии с Новым Типовым планом счетов предусмотрен счет 3310 - "Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам", где отражаются операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками за приобретенные активы и полученные услуги, включая расходы по доставке или переработке запасов со сроком оплаты менее года, и прочая краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам. Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется по каждой организации, поставщику.