Экспертиза ценности документов и экспертные комиссии

План

Введение

1. Экспертиза ценности документов

2. Критерии оценки документов

3. Проведение экспертизы документов

4. Экспертные комиссии

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное либо практическое значение. А весомая их часть несёт в себе информацию разового характера. После её использования в оперативных целях такие документы теряют значение, и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие сохраняют свою значимость в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие бесценные сведения, следовательно они должны храниться постоянно.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка для дальнейшего хранения или использования. Она включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.

Цель данного вопроса - классификация документов в зависимости от ценности, раскрытие сущности их экспертизы, получение сведений об органах, её осуществляющих.

1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор для государственного хранения или установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется заключенной в них информацией. Отсюда, назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить ей государство, общество, науку либо отдельных граждан.

В обобщенном виде, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

* отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

* выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

* установление или изменение сроков хранения документов.

2. Критерии оценки документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности и целостности. А основными критериями их оценки являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Оценка происхождения. Устанавливает роль и место организации-составителя в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Оценка содержания. Выявляет значимость отраженного в документе события, значение содержащейся информации, ее повторение в других источниках, целевое назначение, вид или разновидность документа.

Оценка внешних особенностей документа - юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя и его физического состояния.

Рассмотрим данные критерии подробно.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы.

В процессе деятельности общества формируется огромное количество учреждений, организаций и предприятий. Это органы власти, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые компании, исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные либо другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется их значимостью в системе управления, науки, народного хозяйства и прочих отраслях. Поэтому, отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Также для архивов представляют научный интерес документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников.

2. Значимость содержания документов.

В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную, нужную лишь для текущей работы роль. К первой группе относится организационно-распорядительная документация учреждения либо вышестоящих органов. Документы второй группы имеют справочное назначение (оперативная, бухгалтерская отчетность) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

3. Время и место образования документов.

Данный критерий для экспертизы является важнейшим. В истории общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Войны, революции, реконструкция народного хозяйства. При оценке документов, созданных в такие периоды, ключевую роль приобретает и место их создания.

4. Подлинность и копийность документов.

При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Копии же должны быть заверены, иметь номер и дату. Работникам службы делопроизводства необходимо своевременно оформлять копии документов, особенно постоянного хранения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическая сила.

Главным образом, ей обладают правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии надлежащих реквизитов.

6. Дублетность.

Эта позиция играет большую роль в связи с широким распространением дублетных документов - размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе либо при помощи иной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего звена находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного - в областном), такое дублирование в масштабах Архивного фонда страны представляется целесообразным.

7. Поглощенность содержания.

Критерий применяется при экспертизе плановой либо отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, квартальных - годовыми, или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения. Следовательно, на государственное хранение отбирается сводный документ, отражающий содержание первичных.

8. Физическое состояние документа.

Используется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. При существовании экземпляра-копии его присоединяют к испорченному оригиналу.

3. Проведение экспертизы ценности документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводится отбор документов на постоянное или временное хранение, а также для уничтожения. Осуществляет его персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива, и данная процедура предполагает анализ фактического содержания находящихся в деле документов не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра. После чего определяется их научная либо практическая ценность с соответствующими сроками хранения.

Если в делах обнаруживаются документы одновременно постоянного и временного хранения, они подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от хранимых временно.

А кроме полистного просмотра, экспертиза проводится на основе номенклатур дел и перечней документов - систематизированных списков категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. В результате такой работы образуются четыре группы документов:

1. постоянного хранения в государственных архивах;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет);

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив, хранясь централизованно службой документационного обеспечения, и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Осуществляется оно после утверждения описей на дела постоянного хранения с разрешения архивного учреждения. Оформляется актами, а порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения под грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Наиболее же полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень, где существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых обозначены отметкой «ЭПК», просматриваются особо тщательно. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. А окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивной службы.

4. Экспертные комиссии

Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при их подготовке к последующему хранению и выделению на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). На уровне министерств и ведомств, центральных органов общественных организаций действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Их предназначение - отбор документов на государственное хранение с контролем и оказанием методической помощи подведомственным организациям.

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают директивы организационно-методического характера.

Экспертная комиссия учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя и обычно включает от трёх до пяти наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации предприятия. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя, а в работе ЦЭК также участвует представитель архивного органа.

Общий порядок организации их деятельности определен «Основными правилами работы ведомственных архивов» с «Примерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации и Экспертной комиссии (ЭК)». Данной правовой основой и должно руководствоваться конкретное учреждение при создании экспертной комиссии.

Полномочия, компетенция, деятельность ЭК регламентируется «Положением об Архивном фонде РФ», требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, и т.п. А в соответствии с пунктом 3.2.6. «Основных правил работы ведомственных архивов», главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

* участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

* организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Для государственных организаций или организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, осуществляющим контроль за сохранностью ценных документов. Негосударственные организации принимают решения по экспертизе ценности документов самостоятельно. Однако они тоже обязаны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению (согласно «Основам законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах»).

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает их только после рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если она приняла решение об:

* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

* изменении сроков хранения документов;

* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности экспертной комиссии и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря.

Заключение

С расцветом компьютерной эры всё больше организаций стало переходить на безбумажный документооборот. Полностью, обретая возможность сэкономить как значительные площади, ранее занимаемые архивохранилищами, так и на порядок время делопроизводства. Ведь при таком подходе документы выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных, контролирующих органов либо деловых партнеров.

Но в этой связи встает вопрос об организации экспертизы электронных документов. Если технология хранения их бумажных аналогов уже отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то здесь делопроизводство зачастую осуществляется стихийно. А неупорядоченное архивирование вызывает значительные затраты времени на поиск нужной документации; нередки случаи её потери. И тем не менее, автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить операции по подготовке дел к архивному хранению - составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на их выделение к уничтожению. Надо лишь научиться пользоваться прогрессивными методами делопроизводства. За ними будущее.

Список использованной литературы

1. Басаков М. И. Документы и документооборот в бухгалтерии: Практич. пособие / М. И. Басаков.- М: ИКЦ «МарТ» 2003.- 384 с.

2. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие: 2-е изд. испр. / М. В. Кирсанова.- М.: ИНФРА-М, 2002.- 288 с.

3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документация обеспечения управления) - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интер-синтез, 1999.- 320 с.