Виды и оформление служебных документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ «ЭКОНОМИКА ПРАВО И ГУМАНИТАРНЫЕ НАУКИ»

КАФЕДРА «ЛИНГВИСТИКА»

РЕФЕРАТ

Тема: ”Виды и оформление служебных документов”

Проверил:

ассистент кафедры «Лингвистика»Коротаева А.А.

Выполнил:

студент гр. 2-79-1Ершов Д. С.

Ижевск, 2009

СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1.1 Приказ

1.2 Указание (распоряжение)

1.3 Протокол

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Словари определяют документ (от латинского documentum - поучительный пример, способ доказательства) как письменное свидетельство, доказательство.

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств).

Отсутствие любых документов, даже совершенно не важных на первый взгляд (или неверное их оформление), может привести к серьёзным проблемам (со своими работниками, с партнёрами по бизнесу, с контролирующими органами, с учредителями и т. п.). Каждый документ в зависимости от своего назначения заключает в себе конкретную информацию и поэтому может выполнять только совершенно определённые функции [4]. По своему назначению документы подразделяются на:

распорядительные, то есть предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий (например, приказ на выплату премии, платёжное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счёта);

оправдательные, то есть подтверждающие факт совершения определённых действий и обоснованность их совершения (например, авансовый отчёт);

комбинированные, то есть имеющие функции как распорядительного, так и оправдательного документа (например, платёжная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определённым лицам, а с другой - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);

документы бухгалтерского оформления, то есть документы, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учёта, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка).

В данном реферате будет представлена информация о распорядительных документах, о том, как оформляются приказ, указание (распоряжение) и протокол.

1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

С помощью распорядительных документов решают важнейшие вопросы управления. Основные виды распорядительных документов, которые выпускают органы управления, в соответствии с действующим законодательством и компетенцией:

приказы;

указания;

протоколы.

1.1 Приказ

Приказ - самый распространенный распорядительный документ на предприятии. Он предназначен для решения, каких - то конкретных задач.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:

определение задачи или проблемы;

сбор необходимой информации;

подготовка приказа;

согласование;

подпись приказа руководителем.

Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе [3]. При составлении проекта приказа необходимо:

увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, чётко, не допуская возможности его двоякого толкования;

определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объёма подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;

обеспечивать юридическое обоснование издания приказов (при необходимости иметь правильные ссылки), правильные написания наименований правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий и их сокращённых наименований.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты. Дата приказа - это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога «О», например: «Об утверждении…», «О создании…», «Об объявлении…», «Об итогах…» и т.д.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой-либо другой документ, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передаётся содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: «В соответствии…», «Во исполнение…», «В целях…», «Для…».

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: «Пункт 2 приказа от 22.09.2009 № 46 изложить в следующей редакции», и далее даётся новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: «В дополнение к приказу от 12.10.2007 №46».

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: «Приложение №1 к приказу по ООО «Принцип» от 09.01.2001 №2».

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

1.2 Указание (распоряжение)

Указание - распорядительный документ, издаваемый предприятиями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, и по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов [2].

Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю».

1.3 Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, советов, совещаниях. Наиболее распространены на коммерческих предприятиях протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и др. Если по договору простого товарищества общие дела ведутся совместно всеми товарищами, то решения оформляются либо протоколом, либо дополнительным соглашением к договору о совместной деятельности.

Протокол составляют на общих бланках предприятия или специально разработанных бланках.

В начале бланка указывают наименование предприятия, название документа - «Протокол», дату, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения мероприятия. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, проводившего заседание или собрание.

Например:

Протокол

заседания совета директоров 16.01.2001 №1

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

«Председатель» и далее в этой строке фамилия и инициалы председателя;

«Секретарь» и далее в этой строке фамилия и инициалы секретаря;

после слова «Присутствовали» указывают фамилии и инициалы присутствовавших в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных, если число присутствовавших меньше 10, или если общее число присутствовавших более 10, то общее их количество. В протоколах заседаний указывают все фамилии присутствовавших независимо от их количества;

в разделе «повестка дня» раскрывают по пунктам вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога «О», например: «Об утверждении ... «, «О создании ...», «Об объявлении ...», «Об итогах ...» и т. д.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

«СЛУШАЛИ:»;

«ВЫСТУПИЛИ:»;

«ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):».

Основное содержание докладов и выступлений помешается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст постановления строится по образцу текста приказа.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Пример. Составление протокола

17 января 2001 г. состоялось собрание акционеров ОАО «Открывающиеся двери», на котором присутствовало 146 акционеров, владеющих 146 голосующими акциями (у одного акционера одна голосующая акция). Собравшиеся акционеры принимали решение об увеличении уставного капитала, за это решение проголосовало 145 человек, а один - воздержался.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа [1].Главной особенностью служебных документов является то, что к ним существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

Поэтому, каждому работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт “Требования к оформлению документов” Само название стандарта говорит о том, что в нём установлен порядок оформления реквизитов документов. Следует помнить, что стандарт распространяется на “предприятия, организации и их объединения, независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности”.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой / Изд. 2е, перераб. и доп. - М.: ЗАО “Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. - 224с.

2. Стенюков М.В.Документы. Делопроизводство. - М., "ПРИОР", 2008.

3. Головач А.С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и

граждан»- Донецк,2006.

4. Касьянова Г.Ю., Антипов П.А. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте. - М.,2001.