Документооборот на предприятии

10

СОДЕРЖАНИЕ

1 Подготовка и передача дел в архив предприятия

2 Деловые письма - понятие, виды, составление и оформление

3 Практическое задание: составьте отзыв о работе практиканта

Список использованной литературы

1 ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив предприятия или в ведомственный архив (по принадлежности). Основанием для передачи служат оформленные надлежащим образом описи и акты. Очередность передачи определяется графиком, утвержденным руководителем предприятия. Сроки передачи дел, определенные графиком, заблаговременно доводятся до сведения руководителей структурных подразделений и лиц, ответственных за делопроизводство. С этой целью на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК) в составе 3-5 человек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает:

· проведение экспертизы ценности документов

· оформление дел;

· составление описей дел;

· составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности.

Экспертная комиссия является совещательным органом.

Свою деятельность она осуществляет на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия. Ее решения - как правило, в форме акта - утверждаются руководителем предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются соответствующими протоколами.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. В ходе экспертизы в структурных подразделениях и службе ДОУ предприятия осуществляется полистный просмотр дел. По результатам экспертизы составляются описи документов, подлежащих помещению на постоянное и долговременное хранение, а также акты о выделении документов и дел, не представляющих научно-практической и исторической ценности, к уничтожению. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям. Указанные дела до даты передачи на переработку хранятся в специально предназначенном для этой цели месте. Непосредственно перед передачей проверяется наличие дел, включенных в акт. Передача дел на утилизацию производится по приемо-сдаточной накладной, в которой, в частности, указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и их вес.

Процедура передачи дел на переработку (утилизацию) должна проводиться под постоянным контролем работника предприятия, ответственного за обеспечение их сохранности. Как правило, дела -- после заключительной проверки их наличия -- грузятся в автотранспорт предприятия и в сопровождении указанного работника доставляются к месту назначения.

Передача дел представителю специализированного предприятия производится под роспись в приемо-сдаточной накладной. На основании надлежащим образом оформленной накладной в акте делается отметка, подтверждающая факт передачи дел на переработку (утилизацию), после чего в учетные документы предприятия вносятся соответствующие изменения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личном составу (по кадрам), в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций подлежат передаче в архив предприятия не позднее чем через три года после их завершения делопроизводством (включая период их текущего хранения). Непосредственно перед передачей дел ответственным за делопроизводство в структурном подразделении (уполномоченным работником службы ДОУ) совместно с уполномоченным работником архива предприятия производится заключительная проверка правильности формирования и оформления дел, подлежащих передаче на временное хранение. Устанавливается соответствие количества дел, указанного в описи, количеству, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, а также их фактическому количеству. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению структурным подразделением (службой ДОУ) до запланированной даты передачи дел.

В день передачи дела, увязанные в связки с таким расчетом, чтобы после переноса их можно было быстро развязать для проверки наличия, к заранее назначенному времени доставляются в помещение архива. Передачу дел - поединично - производит ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении (уполномоченный работник службы ДОУ), а их прием - уполномоченный работник архива предприятия. Факт приема-передачи фиксируется в обоих экземплярах соответствующей описи посредством простановки в графе «Примечание» напротив каждого дела условного знака (например, галочки), свидетельствующего о наличии дела. Вместе с делами в архив предприятия передаются регистрационные картотеки, иная имеющаяся учетная документация. Наименования картотек должны быть включены в соответствующую опись.

Прием особо ценных дел сопровождается их полистной проверкой на предмет установления соответствия фактического количества листов в деле учетным данным. По окончании приема-передачи в конце каждого экземпляра описи указываются:

· количество фактически принятых в архив дел (цифрами и прописью);

· номера отсутствующих дел;

· дата приема-передачи дел.

После этого экземпляры описей подписываются лицами, производившими прием и передачу дел. Принятые дела подлежат размещению в хранилищах. Ответственность за организацию их надлежащего хранения и обеспечение сохранности в течение всего срока временного хранения несет руководитель архива предприятия.

2 ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА - ПОНЯТИЕ, ВИДЫ, СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

Оформление деловых документов осуществляется на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Оформление текста имеет большое значение. Недопустимо в составе текста использовать шрифты разного размера. В этом случае при ознакомлении с документом в сознании человека возникает дисбаланс в оценке важности различных структурных элементов данного документа. Исключением могут быть только рекламные материалы.

Информационно-рекламные документы являются официальными, и на них распространяются все соответствующие требования.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала, шрифтом Times New Roman 14.

Расстояние между отдельными реквизитами от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа - бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги.

Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги.

Выбор вида делового письма

Чем определяется выбор типа делового письма?

Нужный Вам тип делового письма, прежде всего, определяется целью сообщения. Хотите ли Вы предложить дополнительные услуги клиентам, ускорить оплату выполненных работ, уточнить условия контракта, избежать конфликта с покупателем или предъявить претензии поставщику в зависимости от конкретных целей коммуникации Вам необходимо выбрать тот или иной формат делового письма. Поэтому прежде, чем начинать готовить письмо необходимо подумать о том, чего именно Вы хотите добиться в результате.

Второй важный аспект, который будет влиять на форму и содержание Вашего сообщения это его получатель. В зависимости от того, кто является Вашим адресатом, Вы не просто выберете тип письма, но и, возможно, примете более глобальное решение по поводу того, стоит ли вообще писать этому адресату. Может быть, именно ему Вы можете позвонить по телефону, договориться о личной встрече или использовать другие средства коммуникации.

Прежде чем начать подготовку письма необходимо ответить на ряд вопросов: Какова тема Вашего письма? Кто его будет читать? Чего Вы хотите добиться этим письмом?

Каждое письмо, даже самое короткое, имеет четко определенную структуру. Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда нужно вступление? Действительно, всегда есть соблазн сразу перейти к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что Ваше письмо уже на столе у получателя в куче другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать время именно для Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет точно знать, о чем Ваше письмо.

Как лучше составить вступление?

Во-первых, включите во вступление краткий заголовок. Фактически это тема письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом.

Во-вторых, не забудьте о персональном обращении. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной должности и адреса в «шапке» письма, получателю всегда будет приятно увидеть свое имя во вступительной части. Например, «Уважаемая Светлана Ивановна!»

В-третьих, предусмотрите связь. Используйте начальные строки письма для ссылки на последний контакт с получателем, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма. Типовыми начальными строками могут быть:

«Не далее, как в своем письме от 16 марта ...», «Благодарю Вас за факс, датированный 3 апреля...», «Обращаюсь с письмом в связи со вчерашним совещанием...».

Как обычно заканчивают письмо?

Деловые письма принято заканчивать так называемыми завершающими фразами. В зависимости от темы письма и от степени Вашего личного знакомства с адресатом, эти фразы могут несколько отличаться. Если Вы не достаточно знаете адресата и обращаетесь к нему нейтрально, то закончить письмо лучше словами «С уважением», под которыми должна стоять Ваша подпись и должность.

Если Вы уже не первый раз общаетесь с адресатом и обращаетесь к нему по имени, завершающей фразой может быть принятое в мировой практике выражение «Искренне Ваш(а)», под которым также ставится Ваша подпись и должность.

Наконец, если за время переписки у Вас с корреспондентом установились отношения более теплые, чем просто формальные, допустимо в конце написать «С наилучшими пожеланиями» или «Всего наилучшего», а должность не указывать.

Стиль и оформление письма.

Что понимают под стилем делового письма? Стиль Вашего письма это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы: кому Вы пишите. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать в письме.

Как оформить бланк делового письма?

Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем. Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

Эмблему (логотип) организации

Наименование организации автора документа

Адрес организации

Дату документа

Регистрационный номер документа

Ссылку на номер и дату входящего документа

Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.

Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме? Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Встречают, как известно, по одежке. Поэтому «одежка» Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги.

Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком.

После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя в нижней. Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.

При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме. На что еще обратить внимание при оформлении письма? Как Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.

3 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ: СОСТАВЬТЕ ОТЗЫВ О РАБОТЕ ПРАКТИКАНТА

Образец отзыва по итогам практики

Отзыв о прохождении производственной преддипломной практики представляется на бланке организации с подписью ответственного лица за прохождение практики и печатью.

Отзыв руководителя практики организации о

качестве выполнения студентом программы практики

Инамова Н.А. проходила производственную преддипломную практику в Богословском отделении Сбербанка России (БОСБ РФ) с 21.01.2009 по 21.03.2009 гг.

За время практики в Богословском ОСБ РФ 8583 Инамова Н.А. ознакомилась со структурой организации, основными функциями подразделений. Были приобретены необходимые профессиональные навыки на рабочем месте операционно-кассового работника в филиалах 011, 015, 028, 032.

Инамовой Н.А. были изучены программы Ас - филиал, Ас - компенсация и другие. Инамова Н.А. проявила себя как добросовестный, исполнительный работник, имеющий хорошую теоретическую базу, полученную в процессе обучения в Уральском государственном экономическом университете.

Инамова Н.А. коммуникабельна, общительна и стрессоустойчива, что говорит о ней как о профессиональном работнике. За время прохождения производственной преддипломной практики она приобрела необходимые профессиональные навыки, собрала и обработала материал, необходимый для написания дипломной работы.

Инамова Н.А. программу производственной преддипломной практики выполнила и заслуживает положительной оценки.

Должность (не ниже начальника отдела) Подпись

Печать

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов (издание официальное, Госстандарта России, Москва; принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст, действует с 1 июля 2003 г.).

2. Басаков М.И. Как подготовить и правильно оформить деловое письмо / М. И. Басаков. М.: ИНФРА-М, 2004.

3. Картов В.В. «Система документооборота на предприятии», М., «Има-прес», 2000 г.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. М. - Новосибирск; ИНФРА-М; Сибирское соглашение, 2001 г.

5. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру: пер. с англ. / Р. Теппер. М.: Аудит; ЮНИТИ, 1997 г.