Организация внутреннего аудита кассовых операций и безналичных расчетов

2.2 АУДИТ РАСЧЕТА НАЛИЧНЫМИ

Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятии. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.

Штейнман М.Я. считает, что «… внутрихозяйственный контроль - один из видов экономического контроля. Осуществляемый в пределах своей компетенции всеми отделами и службами, руководителями и специалистами предприятия, он позволяет вовремя выявлять отрицательные отклонения и нарушения технологии производства, факты хищений и злоупотреблений, если они имели место» Штейнман М.Я., Гайдуцкий П.И. Внутрихозяйственный контроль на сельскохозяйственных предприятиях. - М.: Агропромиздат, 1990 - 143 с..

Однако организация внутрихозяйственного контроля оставляет желать лучшего, контроль на предприятии организован формально, не все специалисты относятся добросовестно к выполнению своих обязанностей.

Белов Н.Г. Белов Н.Г. Контроль и ревизия в сельскохозяйственных предприятиях. - М.:Агропромиздат. 1988. классифицирует формы контроля по времени осуществления на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций и направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.

Особая роль в обеспечении соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Главный бухгалтер должен организовать такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины. Для этого через него или через его заместителя должны проходить все денежные документы, прежде чем окончательно совершится денежная операция.

Как государственный контролер главный бухгалтер должен ежедневно следить за всеми хозяйственными операциями, связанными с движением денежных средств.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналыордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналамордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

Согласно порядка ведения кассовых операций в ходе осуществления контроля денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе предприятия путем инвентаризации, по результатам которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведут ли в хозяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренных Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут на ООО “ЖБК-1”, как это предусмотрено инструкцией Центробанка.

При ревизии приема наличных денег, полученных в учреждении банка, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.

Для выявления полноты оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк. При наличии каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру хозяйства об их немедленном устранении.

Все чековые книжки должны храниться в сейфе у главного бухгалтера и заполняются до выезда кассира из хозяйства.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда. Поэтому в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют, также, с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены шариковой ручкой без каких-либо подчисток, помарок или исправлений), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается производить по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые документы должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами «получено» и «оплачено».

На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой- у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50, кредит счета 99 «Прибыли и убытки»), а недостачу относят на виновное лицо (согласно новому плану счетов дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит 73-2).

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналыордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналамордерам, ведущиеся по дебету счетов , а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

В первую очередь проверяется правильность оформления первичных документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и без помарок или исправлений даже оговоренных. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней , включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

Для обобщения информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно составлять ведомость следующей формы.

Ведомость составляется по данным отчетов кассира, журнала регистрации приходных и расходных документов, а также журналов-ордеров 1, 01, ведомостей 1 и В-4 либо соответствующих машинограмм.

Приведенная ведомость подписывается проверяющим (ревизор, аудитор и др.) главным бухгалтером предприятия.

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Одновременно проверяется полнота отражения по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета предприятия. Для этого целесообразно использовать ведомость следующей формы.

В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарноматериальные ценности и др., использую при этом отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН2) штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и др., а также в расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей в дошкольных детских учреждениях и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге.

Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

2.3 АУДИТ ОПЕРАЦИЙ ПО РАСЧЕТНЫМ СЧЕТАМ

Цели проведения аудита по операциям на расчетном счете:

Правильность оформления расчетных документов в банке.

Целесообразность совершенных операций.

Соответствие перечисленных сумм кредиторской задолженности или формам оплаты согласно договора.

Соответствие остатка денег на расчетном счете с балансом предприятия.

Правильность обобщения всех хозяйственных операций на синтетических и аналитических счетах и их формирование в журнале-ордере №2 и в Главной книге.

Прежде всего аудитор устанавливает, сколько на предприятии имеется расчетных счетов, и при наличии нескольких таких счетов необходимо проверить, как ведется аналитический и синтетический учет по каждому из них.

Основная информация по расчетному счету содержится в банковских выписках и приложенных к ним первичных документах. Аудитор должен проверить, подтверждена ли каждая операция, отраженная в выписке, соответствующими первичными документами.

При аудите операций по расчетному счету необходимо обратить внимание на следующее:- соответствие сумм в выписках банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;- правильность и полноту зачисления денег, сданных в банк наличными;- правильность отражения конвертации рубля;- наличие штампа банка на первичных документах, приложенным к выпискам (в случае выявления документов без штампа банка, проводится встречная проверка в банке);- обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи, а также достоверность почтовых адресов получателей (депонированной зарплаты, алиментов и т.п.);- правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке;- полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним (остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке).Если в выписке будут обнаружены подчистки и не оговоренные в письменном виде исправления, нужно провести встречную проверку в учреждении банка.

Для проведения внутренней проверки бухгалтеру понадобятся:

первичные документы:

· договор на расчетно-кассовое обслуживание с банком;

· выписки по лицевым счетам;

· платежные поручения;

· мемориальные ордера;

· платежные требования-поручения;

отчетность:

· бухгалтерский баланс;

· сведения о рублевых счетах в банках и иных кредитных учреждениях, действующих на территории РФ;

· отчет о движении денежных средств (форма № 4).

Внутренний аудит операций по расчетному счету целесообразно начать с проведения инвентаризации денежных средств на всех банковских счетах организации. Для этого нужно сверить остатки, отраженные в бухгалтерском учете, с данными банковских выписок.

В настоящее время применяются формы бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 13 января 2000 г. № 4н.

Затем следует сопоставить обороты по кредиту счетов 51 “Расчетный счет” с оборотами по дебету корреспондирующих счетов по данным Главной книги. И наконец, нужно проверить соответствие сальдо по счету 51 “Расчетный счет” в Главной книге (на начало года и на конец соответствующего отчетного периода) данным, отраженным по строке 262 граф 3 и 4 бухгалтерского баланса.

Если учет в организации ведется на компьютерах, данные первичных документов сличаются с данными распечаток по счетам 51.

Убедившись в правильности переноса данных и отсутствии механических ошибок, следует перейти к следующему этапу внутреннего аудита -- проверке правильности документального оформления хозяйственных операций.

В первую очередь нужно проверить достоверность и полноту представленных вашей организацией в налоговый орган сведений о рублевых счетах по состояние на последнюю отчетную дату.

За нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке с предприятия взыскивается штраф в размере 5 тысяч рублей.

Зачастую в целях минимизации налогообложения предприятия открывают несколько расчетных счетов в различных банках. Поэтому вполне может случиться так, что при составлении отчетности бухгалтер просто-напросто забудет указать сведения по какому-либо из этих счетов. В свою очередь налоговая инспекция скорее всего расценит такую ошибку как умышленное непредставление информации и применит в отношении вашей организации штрафные санкции.

Наиболее трудоемкой является проверка полноты всех первичных документов по расчетному счету: банковских выписок и приложенных к ним платежных поручений.

Выписки вместе с платежными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности, раздельно по каждому открытому счету. Проверяется соответствие исходящего и входящего сальдо по банковским выпискам в те дни, когда имелось движение по расчетному счету. Исходящее сальдо по выписке предыдущего дня должно соответствовать входящему сальдо по выписке следующего дня.

Если в ходе проверки обнаруживается, что часть банковских выписок или первичных документов отсутствует либо на отдельных платежных поручениях нет банковских отметок об исполнении, то по договоренности с банком нужно устранить эти недостатки или восстановить утраченные документы.

2.4 НАЗНАЧЕНИЕ АУДИТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ И СЧЕТАХ В БАНКЕ

Назначением аудита операций по банковским счетам предприятия является определение соответствия проводимых операций действующему законодательству, проверка правильности отражения операций по банковским счетам в бухгалтерском учете и балансе предприятия и наличия всех первичных документов, на основании которых проводились операции по банковским счетам (договор, счет, платежное поручение и т.д. ).

При проведении аудиторских проверок банковских счетов предприятия следует руководствоваться следующими основными нормативными документами:

Указом Президента РФ от 23 мая 1994 года № 1006 “Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей”;

письмом Центробанка РФ от 9 июля 1992 года № 14 “Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации”;

письмом Госналогслужбы РФ № ВГ-4-13/23н, Минфина РФ № 46, Центробанка РФ № 171 от 2 июня 1995 года “Об изменении пункта 2 порядка применения положений Указа Президента РФ от 23 мая 1994 года № 1006”;

Планом счетов ( Инструкцией по применению Плана счетов).

Вся деятельность предприятия, связанная с оборотом наличных денег, также является важным объектом аудиторских проверок. Целью аудита кассы и кассовых операций является проверка соблюдения предприятием действующего законодательства в сфере хранения денежной наличности, ведения и учета операций с денежной наличностью.

В практике большинства аудиторских фирм присутствует проверка кассовых операций и связанных с ними документов сплошным методом. Но вместе с этим следует отметить, что аудит кассовых операций не аналогичен ревизии кассы. Так, внезапные проверки касс являются прерогативой служб самого предприятия или ревизионных групп контролирующих органов, а не внешнего аудита ( если только проведение ревизии не предусмотрено договором с предприятием). Не является целью внешнего аудита и определение лиц, виновных в выявленных нарушениях, аудиторы устанавливают только факт самого нарушения.

Наконец, еще одним отличием аудиторской проверки от ревизии является то, что аудиторы не только выявляют недостатки в деятельности предприятия, но и по возможности дают свои рекомендации по улучшению работы. Вместе с тем, аудиторские фирмы в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом, особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется рядом нормативных документов:

Указом Президента РФ от 23 мая 1994 года № 1006 “Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей”;

письмом Центробанка РФ от 4 октября 1993 года № 18 “Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации”;

письмом Госналогслужбы РФ № ВГ-4-13/23н, Минфина РФ № 46, Центробанка РФ № 171 от 2 июня 1995 года “Об изменении пункта 2 порядка применения положений Указа Президента РФ от 23 мая 1994 года № 1006”;

Планом счетов ( Инструкцией по применению Плана счетов);

письмом Центробанка РФ от 17 февраля 1994 года № 14-4/35 О разъяснениях по применению “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации”;

письмом Центробанка РФ от 16 марта 1995 года № 14-4/95 О разъяснениях по отдельным вопросам “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации” и условия работы с денежной наличностью.

Кроме того, для проведения аудита кассовых операций необходимо руководствоваться Рекомендациями по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации” утвержденными письмом Центробанкка РФ 30 сентября 1994 года № 113.