Использование информационных технологий в бухгалтерском учете

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального

образования

«Российский государственный профессионально-педагогический университет»

Институт информатики

Кафедра информационных технологий

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Информационные технологии в экономике»

(1-я часть)

Специальность 060800 Экономика и управление на предприятии (машиностроение)

ВВЕДЕНИЕ

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшению трудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать его оперативным, сократить сроки на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач бухгалтерского учета.

Разработаны типовые проекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета с применением различных типов ЭВМ для промышленности, сельского хозяйства, централизованных бухгалтерий, учреждений, находящихся на государственном бюджете, и других организаций.

В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователя бухгалтерских программ. Сегодняшняя простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для сведения баланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров на уровне не только пользователя, но и программирования (а сегодня это уже квалификационное требование) позволило кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерских программ. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных для всех участков бухгалтерского учета. Таким образом, в реальном масштабе времени попутно решается проблема составления баланса предприятия на каждый момент оформления первичных документов - внесения содержания и суммы хозяйственной операции в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учета решили проблему зависимости работы участков от времени доступа к единой базе.

Целью данной работы является изучение особенностей использования информационных технологий в бухгалтерском учете.

Задачи работы:

- рассмотреть этапы автоматизации бухгалтерского учета в России;

- выделить требования к бухгалтерской системе;

- проанализировать особенности компьютерной обработки данных;

- указать проблемы автоматизации бухгалтерского учета;

- рассмотреть классификацию бухгалтерских программ и систем;

- охарактеризовать следующие программы бухгалтерского учета: система «Главный бухгалтер»; «1С: Бухгалтерия» версия 7.5; «Инфо-Бухгалтер» версии 7.0; «Инфин-Бухгалтерия» версии 8.1; «Финансовый анализ» компании «Интеллект-Сервис»; комплексная система автоматизации бухгалтерского учета: ПАРУС - Бухгалтерия 4.32; комплексная система автоматизации учета персонала, труда и заработной платы: УПТЗ 4.32;

- выделить принципы выбора программ.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХУЧЕТА

1.1 Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

«В мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета» [6].

Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

«Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации» [7]. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

«Третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации» [7].

1.2 Требования к бухгалтерской системе

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

«Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив)» [9].

В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.

Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. «При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии новой» [8].

1.3 Особенности компьютерной обработки данных

«Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля» [4]. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

1.4 Проблемы автоматизации бухгалтерского учета

«Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плановиков и т. д.» [10]

Современное предприятие обладает значительным числом финансовых потоков. Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской деятельности. Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб.

Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:

простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;

широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;

понятное и емкое представление информации;

настройка и изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;

большой набор типовых операций и форм отчетности;

значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы бухгалтера. «Рассматривая основные функции типовой бухгалтерской системы, следует отметить, что для нее характерны» [3]:

учет любых финансово - хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;

полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;

возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);

автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов - ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;

создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;

различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;

возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется возможность:

быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;

рассчитывать зарплату;

вести учет основных средств;

анализировать финансовую деятельность.

При автоматизации бухгалтерского учета возникают некоторые проблемы. Автоматизация - достаточно длительный и сложный процесс. Создать программу, которая была бы одинаково пригодна всем пользователям, практически невозможно. Условия, в которых работают программы, и требования к ним непрерывно меняются. Например, изменилось законодательство, и программа, которая устраивала, уже не в полной мере отвечает предъявляемым к ней требованиям. Приходится обращаться к разработчикам с просьбой об изменениях.

Следующая по степени сложности проблема это выбор техники. «У разработчика программного продукта есть свои минимальные требования к той технике, на которой будет работать его программа» [6].

Для больших бухгалтерий требуется объединение всех баз данных, которые ведутся на различных рабочих местах, в единое поле для того, чтобы в любой момент можно было видеть общую картину финансового состояния предприятия, получать итоговые отчеты. Сетевой вариант системы позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет в любое время получать отчеты всех видов. Для того чтобы правильно выбрать систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно изучить рынок предлагаемых программных продуктов.

2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

2.1 Классификация бухгалтерских программ и систем

Автоматизация работы бухгалтерии имеет две главные задачи: обработка первичной учетной документации и формирование сводной отчетности. «Соответственно компьютерные бухгалтерские программы делятся на автономные функциональные и комплексные» [9].

Автономные функциональные автоматизированные рабочие места (АРМ) разработаны для автоматизации отдельных участков бухгалтерской работы.

Все программы автоматизации учета принципиально построены одинаково: имеется массив данных, называемый также базой данных, в которой записывается любая информация, необходимая с точки зрения бухгалтера, работающего на данном АРМ. В дальнейшем эта информация редактируется, включая математические операции, и печатается в требуемом виде.

Работая с бухгалтерской программой обработки базы данных, необходимо пользоваться и другими программными средствами - текстовыми редакторами, табличными процессорами, антивирусными программами и различными компьютерными тестами. Поэтому понятие “автоматизированное рабочее место бухгалтера” следует рассматривать шире, чем просто использование бухгалтерской программы на компьютере. АРМ бухгалтера должно быть оснащено функциями быстрого переключения из одной рабочей программы в другую с тем, чтобы более полно использовать мощности персонального компьютера.

«Программы комплексного бухгалтерского учета можно разделить на три группы: мини - бухгалтерия; интегрированная бухгалтерия; комплексная сетевая бухгалтерия» [1].

К группе «Мини - бухгалтерия» относится большинство программ, представленных на рынке компьютерного обеспечения. Сущность этих программ заключается в составлении на основе проводок бухгалтерских записей хозяйственных операций, оборотного баланса, сальдового баланса и ведении Главной книги. Т.к. правила формирования баланса едины для предприятий всех размеров и форм собственности, то и сами программы достаточно универсальны. По набору пользовательских функций программы делятся на четыре подгруппы:

программы, реализующие функции синтетического учета - ведение журнала операций на уровне бухгалтерских записей, формирование журналов - ордеров, оборотно - сальдового баланса, Главной книги и форм финансовой отчетности. Предназначены для главного бухгалтера и его заместителя почти любого предприятия;

программы, которые в дополнение к функциям первой подгруппы позволяют вести одно - или иногда двухуровневый бухгалтерский учет. Они созданы для малых предприятий с упрощенной системой ведения учета;

программы ведения сводного учета для крупных предприятий. Характерная черта - развернутый многоуровневый аналитический учет. Такие программы могут быть полезны и для небольших предприятий, имеющих собственное производство;

головные модули функциональных комплексов. Их отличительной особенностью и главной задачей является прием бухгалтерских записей от программ, специализированных для ведения различных разделов учета с целью осуществления сводного учета. Аналитические функции не являются обязательными, так как могут быть вынесены в специализированные программы комплекса. Такие программы могут работать автономно только с учетом дополнения соответствующими специализированными комплексами.

В основе программ группы «Интегрированная бухгалтерия» лежит та же база оборотного баланса, дополняемая надстройкой в виде модулей, реализующих в привычном виде учет заработной платы, материалов и т. д. Как правило, освоив программу оборотного баланса, бухгалтер начинает замечать несоответствие между богатыми возможностями по синтетическому учету, легкостью получения баланса и примитивному отражению, например, зарплаты лишь в виде бухгалтерских записей. Неразумно, имея компьютер, считать налоги на бумаге или посредством других программ, например табличных процессоров. Все вполне можно уместить в одной программной среде, разработав соответствующий сервис. Интегрированная бухгалтерия включает: количественный и суммовой учет; дополнительные модули: учет материальных ценностей, основных средств, заработной платы, банк - касса, договоры с юридическими и физическими лицами; единую базу данных; одно автоматизированное место.

Любая интегрированная система ограничена по численности личного состава предприятия, по размерам справочника материалов объемам оперативной памяти. В программах комплексной сетевой бухгалтерии одно рабочее место дробится на несколько мест и машин. Комплекс включает: отдельные функционально законченные АРМ; наличие интерфейса передачи информации (в том числе через дискеты) для сведения баланса; развернутый аналитический учет.

Сетевые системы можно разделить на следующие подгруппы:

базовый комплекс, состоящий из традиционного набора АРМ - учет материальных ценностей, учет основных средств, учет заработной платы, головной модуль «Оборотный баланс» и иногда «Склад»;

расширенный комплекс, который дополняется АРМ «Банк», «Касса», «Подотчетные лица», «Дебиторы - кредиторы», «Учет затрат на производство», «Сбыт» и т. п.;

специализированный комплекс, который может включать нетрадиционный набор АРМ, как правило, это специализированные отраслевые комплексы.

Особенностью сетевых версий бухгалтерского учета является возможность сетевого обмена данными внутри каждого АРМ и между различными АРМ. Дело в том, что на средних и крупных предприятиях, даже в условиях установки отдельной машины под каждое АРМ, начинают сказываться ограничения, связанные с медленным вводом информации по сети. «Поэтому в сетевой версии появляется возможность как бы расщепления каждого функционального АРМ на произвольное множество себе подобных, что дает возможность организации всего обмена данными по сети и одновременной работы различных АРМ с доступом к любой разрешенной информации» [1].

Рассмотренная выше классификация бухгалтерского программного обеспечения ориентируется на возможности персональных компьютеров. Поэтому следует отметить, что там, где с задачей автоматизации бухгалтерского учета не справляется сетевая версия, лежит предел использования персональных компьютеров. «Для решения более сложных задач используются рабочие станции, мини - и максиЭВМ» [4].

Российский рынок бухгалтерского и финансового программного обеспечения достаточно стремительно развивается вслед за мировым. В России интерес к указанному рынку претерпел несколько стадий. Первая из них относится к первым шагам перестройки. Поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших машин и созданием «на коленке» программ - самоделок для комплектации ими продаваемых «программно - аппаратных комплексов», основная ценовая нагрузка в которых падала на программное обеспечение.

Вторая стадия связана с рождением в России большого числа коммерческих структур, которые требовали ведения быстрой и простой бухгалтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на потребности рынка. Среди этих фирм выделяются по степени распространенности их продукции «1C» («1C: Бухгалтерия»), «Хакер Дизайн» («Финансы без проблем»), ДИЦ («Турбо - бухгалтер»). Многие фирмы и группы программистов разрабатывают в это время такого рода программы под заказ. В дальнейшем наиболее успешные из этих разработок появились на рынке, в том числе разработки фирм «Инфо Софт», «Паритет Софт», «Инфин», «Парус», «Атлант - Информ» и др., регулярно представляемые на выставках «SofTool» отечественные разработки ПО. «Эти программы позволяли работать бухгалтерам разной квалификации, включая и тех, кто недавно переквалифицировался из многочисленной армии инженеров» [2].

Третья стадия развития рынка ПО для бухгалтерского учета связана с переходом от упрощенного учета к профессиональному. В современных разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных сетях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, анализу финансовой деятельности. Рынок отреагировал на эти потребности, и, анализируя его современное состояние, можно отметить наличие большинства из указанных возможностей в современных системах.

Можно утверждать, что на подходе четвертая стадия Развития ПО для бухгалтерии, связанная с переходом от чисто бухгалтерского к управленческому учету. Эта тенденция наиболее зримо прослеживается на зарубежном рынке ПО для крупных предприятий, но начинает проявляться и в России.

Итак, состояние современного рынка ПО для бухгалтерии и аудита можно охарактеризовать как интенсивно развивающееся. Наметилась специализация ПО по группам потребителей в зависимости от их потребностей. Основные группы на российском рынке характеризуются табл. 1.

Таблица 1. Группы потребителей ПО

Класс системы	Группа потребителей	Основные характеристики	Фирмы -разработчики
Мини-бухгалтерия	Бухгалтерия в 1-3 человека. Без специализации	Ввод и обработка бухгалтерских записей. Печать первичных документов и отчетности	«ПаритетСофт» «ИнфоСофт» «Инфин» «1С»
Универсальные системы (миди- бухгалтерия)	Численность бухгалтерии невелика. Предусмотрены все разделы учета	Усиленная аналитика. Реализация основных компонентов натурального учета. Учет труда и заработной платы	«1С» «Инфин» «ИнфоСофт» «Атлант - Информ»
Локальные АРМ	Локальная модификация комплексных систем	Комплексная реализация частной задачи учета	«1С» «ИСТ» «Паритет Софт»
Комплексные системы	Бухгалтерия не менее 10 человек. Разделение функций между сотрудниками	Комплекс программ. Сетевая архитектура. Достаточно полная реализация функций. Адаптируемость	«Парус» «Ланкс» «Новый Атлант» R - Style
Управленческие системы	Подразделения бухгалтерского и финансового учета. Подразделения финансового менеджмента	Управленческий учет. Планирование и управление. Настройка на клиента (кастомизация). Открытость архитектуры. Масштабируемость	«Новый Атлант» «Цефей» SAP BAAN CA

Выбор класса систем определяется позиционированием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников. Это особенно существенно для малых предприятий, где наблюдается совмещение функциональных обязанностей сотрудников.

Автоматизация простейших форм учета и распространенность мини - систем во многом определены бухгалтерской и компьютерной безграмотностью в России на ранних этапах перехода к рыночной экономике. Рост требований к системам возрастает по мере того, как осознается польза от их использования не только для фискальных органов, но и для самого предприятия. От бухгалтера требуется совершенно другая квалификация: умение разбираться в тонкостях и планировать налоги, учитывать потоки платежей, определять окупаемость инвестиционных проектов и многое другое. Следует отметить значение бухгалтерской автоматизации для руководства предприятиями. «Комплексные программы обеспечивают взаимосвязь всех звеньев учета от комплектации до торговли, что не может не сказаться на качестве менеджмента» [7].

Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России. Среди 15-20 зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские программы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь несколько. Это характерно, прежде всего, для класса комплексных систем, ориентированных преимущественно на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адаптацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие особенности предприятия: конкретная организационная структура; существующие и модернизируемые процессы; внутренние принципы учета, анализа и управления снабжением, производством и сбытом; параллельная отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с международными партнерами и ожидаемыми инвестициями и др.

По функциональной направленности можно выделить системы, ориентированные: на традиционный суммовой бухгалтерский учет; на оперативно - хозяйственный учет; на управленческий учет и финансово - экономический анализ. Наиболее распространенные на российском рынке бухгалтерские системы представлены в табл. 2. Перечисленные в ней системы отражают основные тенденции развития российского рынка бухгалтерского ПО: рост функциональной мощности малых программ; переход на Windows - интерфейс; рост интереса к сложным управленческим программам, в том числе построенным на базе архитектуры «клиент - сервер».

Таблица 2. Наиболее распространенные бухгалтерские системы

Фирма	Системы бухгалтерского учета
	Мини	Миди	АРМы	Комп- лекс- ные	Управ- ленчес- кие
1С	+	+	+	-	-
Информатик	-	+	+	-	-
Инфин	+	+	+	+	-
ИнфоСофт	-	+	+	+	-
Хакер Дизайн	+	-	-	-	-
ДИЦ	+	-	-	-	-
Паритет Софт	+	+	+	-	-
Атлант - Информ	-	-	+	+	-
Новый Атлант	-	+	+	+	+
Парус	+	+	+	+	-
Интеллект - Сервис	-	+	+	-	-
Ланкс	-	+	+	+	-
КомТех	-	+	+	+	-
Цефей	-	-	-	+	+
R-Style	+	+	+	+	-

2.2 Общие принципы построения и возможности программ автоматизации бухгалтерского учета

В настоящее время существует очень много разнообразных программных средств для автоматизации бухгалтерского учета. Практически все они предлагают стандартный набор инструментов для облегчения труда бухгалтера и лучшей организации бухучета. Программы позволяют автоматизировать следующие участки бухгалтерского учета: банк, касса; основные средства и нематериальные активы; учет товарно-материальных ценностей; валютный учет; учет произведенной продукции и оказанных услуг; расчеты с организациями; расчеты с подотчетными лицами; расчеты по заработной плате; расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами. «Помимо этого, некоторые программы позволяют вести складской учет в рамках бухгалтерии» [2].

Кроме того, некоторые фирмы-разработчики программного обеспечения пошли по пути комплексной автоматизации деятельности предприятий. В число таких программ входит, например, комплексы «1С: Предприятие», «Галактика». Они обеспечивают автоматизацию не только бухгалтерского учета, но и планово-экономической деятельности, торговли и других сфер деятельности.

Учет в программах построен на основе регистрации исходных данных - бухгалтерских проводок, порождаемых хозяйственными операциями. Чтобы хозяйственная деятельность предприятия была отражена в полной мере, в программу необходимо вносить все проводки, что может выполняться разными способами:

Вручную.

С использованием так называемых типовых операций, в которых каждой операции соответствует группа проводок, причем суммы некоторых проводок могут рассчитываться автоматически. К ним относятся, например, начисление заработной платы и покупка валюты. Это позволяет упростить ввод большого количества таких стандартных проводок.

С помощью первичных документов.

Для работы с первичными документами в программах предусмотрен большой набор стандартных первичных документов бухгалтерского учета (накладных, счетов на оплату, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и т. д.). Также предусмотрена возможность создания и настройки первичных документов любых других видов.

Для организации аналитического учета программы позволяют использовать практически любое количество справочников объектов аналитического учета. Кроме того, в программах предусмотрено ведение валютного учета: для этого используются справочники видов валют и их курсов.

Следующий обязательный момент в бухгалтерском учете - отчетность. В типовых конфигурациях предусмотрены, настроены и готовы к использованию стандартные формы бухгалтерской отчетности. «Произвольные формы отчетности могут настраиваться самим бухгалтером или программистом» [8].

Вместе с тем важно понимать, что мало просто купить компьютер и какую-нибудь бухгалтерскую программу. Иногда бывает необходимо немного «перестроить» свой бухгалтерский учет, поменять привычный ход работы бухгалтера. Особенно часто это случается, когда бухгалтерский учет крупного предприятия приходится вести не на одном, а на нескольких компьютерах. В каждой конкретной ситуации могут быть свои особенности.

2.2.1 Система «Главный бухгалтер»

Это продукция одного из лидеров разработки программ для мини - и миди - бухгалтерии фирмы «Паритет Софт». Система соответствует нормативным документам, определяющим порядок ведения бухгалтерского учета на предприятиях различных форм собственности, включая бюджетные.

Система ориентирована на главных бухгалтеров, бухгалтеров, экономистов с различными уровнями знаний и опыта. Ее можно использовать в качестве обучающей программы для подготовки бухгалтеров широкого профиля.

«Система работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быстрого и качественного составления проводок финансово - хозяйственных операций, их исправления, анализа и расчетов по ним» [10].

Функциональные возможности системы «Главный бухгалтер» представлены на рис.1. В системе реализована форма учета, близкая к мемориально-ордерной, которая обладает существенно большими возможностями для оперативного учета. Используемая в системе форма учета содержит всю необходимую бухгалтеру информацию, никакие сведения бухгалтерского характера по сравнению с традиционными, бумажными формами учета не упускаются.

Рис. 1. Функциональные возможности системы «Главный бухгалтер»

2.2.2 «1С: Бухгалтерия» версия 7.5

Программа «1С: Бухгалтерия» является компонентой ведения бухгалтерского учета в комплексе программ «1С: Предприятие» и может работать совместно с другими его компонентами. «1С: Бухгалтерия» - самая распространенная программа автоматизации бухгалтерского учета в странах СНГ. Программа продается в разных вариантах - однопользовательском и многопользовательском. «Многопользовательский вариант предполагает одновременную работу с программой на нескольких рабочих местах в компьютерной сети» [5].

Программа имеет современный внешний вид; разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю; в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы, что дает возможность наглядно и быстро работать с ними. В программе имеется справочник корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свои настройки, свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета и права доступа к данным, хранящимся в системе. Есть возможность, уходя со своего рабочего места заблокировать работу с программой.

Для регистрации документов, операций и проводок используются журналы, количество которых определяется настройкой программы. В типовой настройке присутствуют журнал документов, журнал операций и журнал проводок. Проводки могут формироваться разными способами: пользователем вручную, с помощью типовых операций и первичных документов. Типовые операции могут быть разбиты на группы, связанные с одним участком бухгалтерского учета. Первичные документы формируются с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все документы этого раздела разбиты на группы по смысловому содержанию. Отдельно стоит сказать о так называемых регламентных документах. К ним относятся документы по начислению износа ОС и НМА, переоценке валюты и закрытию месяца.

Так как план счетов - основа ведения бухгалтерского учета на предприятии, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установленный соответствующими нормативными документами. В зависимости от конкретной конфигурации программа может иметь несколько планов счетов. Активным может быть только один из них. Данная возможность может быть полезна при ведении на одном компьютере бухгалтерского учета для нескольких предприятий. Это еще одна из особенностей «1С: Бухгалтерии».

В программе предусмотрено большое количество иерархических справочников аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т. д.). Кроме того, программа позволяет вести многовалютный учет. «Для этого предусмотрено ведение справочника видов валют и их курсов» [5].

Программа поставляется с большим набором форм стандартной бухгалтерской отчетности - Главная книга, журналы- ордера и т. п. В стандартную поставку входят регламентированные формы отчетности. Кроме того, в программу входит набор форм статистической отчетности. Формы отчетности ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами и бесплатно передаются зарегистрированным пользователям. Помимо этого программа позволяет создавать произвольные отчеты, отражающие особенности ведения учета на конкретном предприятии. Произвольные отчеты могут настраиваться самим бухгалтером или программистом.

2.2.3 «Инфо-Бухгалтер» версии 7.0

Программа «Инфо-Бухгалтер» обладает рядом особенностей. Несмотря на простоту ее можно использовать для автоматизации сложного бухгалтерского учета. Ее характерная черта - отсутствие справочников аналитического учета как таковых. Для ведения аналитики используется многоуровневая (иерархическая) структура счетов бухгалтерского учета - еще одна особенность. Количество счетов и субсчетов не ограничено. Любой счет может иметь до пяти уровней субсчетов. Интересна возможность представления имеющихся данных бухгалтерского учета в виде графиков и диаграмм. Это позволяет наглядно анализировать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Программа позволяет строить разнообразные графики и диаграммы, состоящие из одного или нескольких элементов. Все формы статистической отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с бланками для заполнения первичных документов. Кроме того, предусмотрена возможность передачи данных в популярный табличный процессор «Microsoft Excel». Программа проста в эксплуатации, обладает хорошей системой контекстной помощи, с ней легко работать. «Основой для хранения данных и получения отчетности являются журналы хозяйственных операций» [10].

2.2.4 «Инфин-Бухгалтерия» версии 8.1

Программа обладает рядом отличительных особенностей. Она продается в нескольких вариантах: «Мини-», «Макси-» , «Супер-» , и «Элит-Бухгалтерия». Эта программа рассчитана на работу под управлением операционной системы MS-DOS. Вместе с тем она может нормально работать и в сеансе DOS операционной системы Windows 95/98. Еще одной очень важной особенностью программы является ее структура. В стандартном варианте поставки она состоит из четырех подсистем-разделов: «Бухгалтерия», «Документы», «Отчетность», «Зарплата».

Подсистема «Бухгалтерия» - основная в комплексе программ «Инфин». Главная ее задача - регистрация хозяйственных операций и формирование стандартных форм бухгалтерской отчетности.

Подсистема «Документы» - предназначена для формирования всех первичных бухгалтерских документов. С ее помощью можно создавать проводки и передавать их в основную подсистему «Бухгалтерия».

Подсистема «Отчетность» формирует отчетность в налоговые органы на основе данных подсистемы «Бухгалтерия».

Подсистема «Зарплата» предназначена для расчета заработной платы с последующей передачей соответствующих проводок в «Бухгалтерию».

«Эта программа имеет очень простые настройки, что позволяет сделать работу с ней максимально удобной для бухгалтера» [9].

2.2.5 «Финансовый анализ» компании «Интеллект-Сервис»

«Финансовый анализ» - это универсальное и удобное инструментальное средство, объединяющее возможности электронной таблицы и базы данных.

Электронная таблица используется как инструмент для настройки форм ввода исходных данных, для описания правил формирования аналитических таблиц. Сформированные таким образом шаблоны документов записываются в базу данных и в дальнейшем используются для ввода информации и проведения необходимых расчетов. Исходные данные и результаты расчетов также сохраняются в базе данных и могут быть использованы для дальнейшей обработки и анализа. Встроенное средство формирования произвольных диаграмм позволяет отобразить результаты расчетов в удобном для пользователя виде.

В системе заложены широкие возможности анализа финансовых показателей деятельности фирмы. Для пользователей, заинтересованных в использовании типовых методов, в системе настроен широкий круг аналитических таблиц, предлагающих к использованию наиболее известные методики отечественных и зарубежных экономистов. С помощью этих методик можно рассчитать показатели, характеризующие: структуру имущества предприятия; платежеспособность; финансовую устойчивость; деловую активность и рентабельность хозяйственной деятельности; рациональность политики привлечения заемных средств; обоснованность политики распределения и использования прибыли. «Значение всех показателей можно проследить в относительных величинах, свободных от влияния инфляции, а также оценить их динамику» [4].

2.2.6 Комплексная система автоматизации бухгалтерского учета: ПАРУС - Бухгалтерия 4.32

Эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций. Система является дальнейшим развитием широко известной серии программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета “Парус 4.01, 4.21, 4.23”.

Основные возможности системы: учет основных средств, материалов и МБП; учет финансово-расчетных операций; начисление заработной платы; отчеты. «Расширенные возможности системы: учет финансово-хозяйственной деятельности в валюте; расширенный аналитический учет; управление реализацией товаров и услуг; складской учет и управление торговым залом; финансовое планирование и анализ; генератор Отчетов; расширенные расчетные таблицы; электронные расчеты с банком» [10].

2.2.7 Комплексная система автоматизации учета персонала, труда и заработной платы: УПТЗ 4.32

Система предназначена для автоматизации учета персонала, труда и заработной платы преимущественно в организациях, находящихся на бюджетном финансировании. Система позволяет полностью учесть отраслевую специфику учреждений медицины, образования, науки, культуры и управления и, с некоторыми ограничениями, прочих бюджетных и хозрасчетных организаций.

Важным свойством системы является ведение хронологического учета данных. По всем данным из кадрового учета и наиболее важным параметрам оплаты труда ведется хроника, позволяющая отслеживать внесенные в процессе учета изменения с точностью до одного дня. В любой момент можно привести систему к тому состоянию, в котором она находилась на определенную дату. При расчете заработной платы система сама обращается к хронике, извлекая из нее данные на тот или иной период времени. Другим важным свойством системы является тесная связь процессов расчета заработной платы и кадрового учета, происходящих над единой базой данных. Расчетчик заработной платы пользуется данными, учет которых, согласно заложенным в систему принципам распределения функциональных обязанностей, отнесен к компетенции сотрудника отдела кадров. Оценить преимущества такой интеграции можно при условии выполнения несложного и естественного требования, заключающегося в согласованности работы пользователей, ведущих кадровый учет с одной стороны, и пользователей, занимающихся расчетами по заработной плате, с другой.

2.3 Принципы выбора программ

Основными принципами, которыми следует руководствоваться при выборе готовой программы, являются: (рис.2)

производительность программы. При выборе программы прежде всего необходимо учитывать «размер» бухгалтерии, т. е. Тот объем бухгалтерских операций, с которыми предстоит работать программе. Рекомендуется выбирать программу с некоторым запасом производительности.

соотнесение пользы и затрат. Польза, которую принесет приобретаемая программа должна превосходить затраты, связанные с ее приобретением, доработкой, адаптацией.

контроль и безопасность данных. Желательно, чтобы все данные, введенные в программу, были надежно защищены и от несанкционированного доступа к ним, и от случайного их удаления. Программа должна осуществлять контроль над вводом информации и доступом к ней, а также создавать архивные копии файлов, содержащих бухгалтерскую информацию.

совместимость. Приобретаемая программа должна быть совместимой с организационной структурой конкретного предприятия, либо должна иметь возможность настройки на него.

гибкость. При выборе программы необходимо ориентироваться на то, чтобы она предоставляла возможность для настройки Плана счетов, стандартных проводок и операций, позволяла создавать новые и редактировать уже существующие отчетные формы и т. п.

своевременный учет налогового законодательства.

быстродействие в обработке больших массивов.

работа в реальном времени.

авторское сопровождение, документация. Программа должна иметь подробную и легкую в использовании документацию. Для сложной комплексной программы важно наличие «горячей» телефонной линии, благодаря которой в любой момент времени можно обратиться за консультацией к фирме - разработчику и получить необходимую информацию.

Требования программы к аппаратным ресурсам, быстрота обработки данных. Самой «нетребовательной» к ресурсам является «Инфин-Бухгалтерия». Для остальных программ требуются персональные компьютеры по классу не ниже недорогого Pentium'а.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В связи с трудоемкостью работы бухгалтера представляется целесообразным автоматизировать бухгалтерский учет. Использование компьютера в бухгалтерском учете позволяет значительно перераспределить нагрузку работников, освободив их от рутины оформления документации и высвободив время для аналитической работы по улучшению финансового состояния организации. Автоматизация учетных процессов является объективной необходимостью и представляет собой дальнейшее совершенствование организации и формы бухгалтерского учета на базе новейших технических средств.

Для того чтобы правильно выбрать систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно изучить рынок предлагаемых программных продуктов.

В работе рассмотрены этапы автоматизации бухгалтерского учета в России; выделены требования к бухгалтерской системе; проанализированы особенности компьютерной обработки данных; указаны проблемы автоматизации бухгалтерского учета; рассмотрена классификацию бухгалтерских программ и систем; охарактеризованы следующие программы бухгалтерского учета: система «Главный бухгалтер»; «1С: Бухгалтерия» версия 7.5; «Инфо-Бухгалтер» версии 7.0; «Инфин-Бухгалтерия» версии 8.1; «Финансовый анализ» компании «Интеллект-Сервис»; комплексная система автоматизации бухгалтерского учета: ПАРУС - Бухгалтерия 4.32; комплексная система автоматизации учета персонала, труда и заработной платы: УПТЗ 4.32; выделены принципы выбора программ.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что цель и задачи реферата достигнуты.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета. М. - Финстатинформ, 1996.

2. Бычкова С.М., Ивахненков С.В. Информационные технологии в бухгалтерском учете и аудите. Учебное пособие. - Проспект (ТК Велби). - 2005.

3. Гохберг Г.С., Зафиевский А.В., Короткин А.А. Информационные технологии. - Издательство: Академия, 2004.

4. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета: Учебник. - Издательство Питер. Серия «Учебник», 2002.

5. «1С: Бухгалтерия». Настольная книга пользователя. М. - 1999.

6. Палий В. Ф. Теория бухгалтерского учета: современные проблемы. - М.: Изд-во "Бухгалтерский учет", 2007.

7. Симионов Ю.Ф., Дроздов А.Ю. и др. Информационные технологии в экономике. - Издательство: Феникс, 2003.

8. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике.- Издательстово: Юнити, 2006.

9. Федорова Г.А. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита. - Издательство: Омега-Л, 2006.

10. Подольский В.В. Информационные системы бухгалтерского учета. - Издательство: Юнити, 2005.