Цели и порядок проведения инвентаризации при смене формы собственности

Реферат

По тем

Цели и порядок проведения инвентаризации при смене формы собственности

ВВЕДЕНИЕ

Одним из основных требований предъявляемых к учету, является достоверность его показателей. Однако в процессе хранения и отпуска товарно-материальных ценностей между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета могут возникнуть расхождения.

Устранение этих расхождений обеспечивается с помощью инвентаризации.

Решение насколько часто можно проводить инвентаризацию, на каждом предприятии принимает его руководитель или собственник. Это решение может отображаться в отдельном приказе по предприятию или в приказе об учетной политике.

Во время проведения инвентаризации перед предприятием стоит две основных задачи: как правильно провести инвентаризацию и как правильно ее оформить.

Процесс инвентаризации можно условно разделить на этапы: подготовка, проведение, завершение. Коротко их рассмотрим.

1. Цели и задачи инвентаризации

Под инвентаризацией понимают способ выявления (с последующим учетом) хозяйственных средств и их источников, не оформленных текущей документацией, для обеспечения достоверности показателей учета и контроля за сохранностью ценностей.

Согласно ст. 10 п.1 Закона о бухгалтерском учете инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности путем их сопоставления с фактическим наличием имущества. Инвентаризации подлежит все имущество предприятия, а также все его финансовые обязательства не зависимо от их местонахождения.

Основными задачами инвентаризации является выявления фактического наличия основных средств, материальных ценностей, бланков строгой отчетности, денежных средств в кассе и на расчетных счетах; выявление неиспользуемых материальных ценностей; обеспечение условий сохранности материальных ценностей и условий их эксплуатации; проверка реальной стоимости находящихся на балансе материальных ценностей; сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе тех, по которым срок исковой давности прошел.

В соответствии ст. 10 п. 2 Закона о бухгалтерском учете объекты и периодичность инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, если ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством.

Предприятия обязаны проводить инвентаризацию зданий, сооружений и другого недвижимого имущества не меньше одного раза в год; библиотечных фондов - один раз в пять лет; других основных средств и малоценных быстроизнашивающихся предметов - не меньше одного раза в год; денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности - не меньше одного раза в квартал.

Согласно Инструкции № 69 проведение инвентаризации является обязательным перед составлением годовой финансовой отчетности, при смене материально ответственных лиц, при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей, по предписанию судебно-следственных органов, в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия, при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации госпредприятия, превращении государственного предприятия в акционерное общество, при передаче предприятий и их структурных подразделений в другое подчинение, а также в иных случаях предусмотренных законом. При этом именно собственник (руководитель) несет первоочередную ответственность за организацию проведения инвентаризации на предприятии. Главный бухгалтер, вместе с руководителями соответственных подразделений и служб, обязан контролировать установленные правила проведения инвентаризации.

В зависимости от причин и способа проведения инвентаризации могут быть внеплановыми или плановыми.

К плановым проверкам готовятся, их проводят в соответствии с утвержденным планом или в случае смены материально-ответственных лиц на предприятии, а также обязательно перед составлением годовой финансовой отчетности.

Внеплановые инвентаризации проводятся в случаях, которые требуют спонтанности проверки, например при установлении факта хищения материальных ценностей, по предписанию судебно-следственных органов и т.д.

2. Подготовка и проведение инвентаризации

Подготовка к проведению инвентаризации начинается с утверждения инвентаризационной комиссии, на которую будет возложена обязанность проведения инвентаризации на предприятии.

В соответствии с п. 11 Инструкции № 69, на предприятии могут быть организованны постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочая.

Состав инвентаризационных комиссий утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия, который, как правило, издается на начало календарного года. Обязанность постоянно действующей инвентаризационной комиссии состоит в том, что она организовывает проведение инвентаризации на предприятии, а рабочая - непосредственно ее проводит.

Председателем постоянно действующей комиссии является руководитель предприятия или его заместитель, а в ее состав входят главный бухгалтер и руководители структурных подразделений.

Непосредственное проведение инвентаризации осуществляет рабочая комиссия. Состав такой комиссии также утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия, который может быть издан перед самым началом инвентаризации. Возглавлять рабочую комиссию может представитель руководителя, который не исполнял обязанности главы рабочей инвентаризационной комиссии при проведении годовой инвентаризации в прошлом году. Это означает, что исполнять обязанности главы рабочей комиссии можно не один раз, но не два раза подряд (п.п. 11.2 Инструкции № 69). Это делается для того, чтобы избежать сговора между материально-ответственными лицами и главой комиссии. Состав рабочей инвентаризационной комиссии формируется из специалистов хорошо знакомых с объектами инвентаризации, их ценами и требованиями к их учету.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за своевременность проведения инвентаризации согласно, приказа, руководителя предприятия, полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактическом наличии остатков имущества, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленными сроками. Члены инвентаризационных комиссий несут ответственность в установленном законом порядке за недостоверные данные, внесенные в описи, с целью сокрытия недостачи или излишков материальных ценностей.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при отсутствии хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии.

Проверка остатков материальных ценностей в натуре проводится при обязательном присутствии материально-ответственного лица.

До начала инвентаризации в бухгалтерии необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, сделать необходимые записи в реестрах аналитического учета и вывести остатки на начало (день) инвентаризации.

Материально - ответственные лица на складах и в местах хранения материальных ценностей готовят их к инвентаризации (группируют, рассортировывают и раскладывают по наименованиям, сортам, размерам, в порядке удобном для подсчета). При плановой инвентаризации это делается заранее, при внеплановой - в присутствии инвентаризационной комиссии.

Согласно п. 10 Положения №158 лица ответственные за сохранность материальных ценностей, до начала инвентаризации дают расписку о том, что все документы о поступлении и выдаче товарно-материальных ценностей находятся в бухгалтерии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны. Инвентаризационная комиссия опломбирует подсобные помещения и другие места хранения ценностей, которые имеют отдельные входы и выходы, проверяет исправность всех весоизмерительных приборов, получает последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчетов о движении товарно-материальных ценностей и средств.

Во время инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и других ценных бумаг, размеры незавершенного производства, а также фактический размер дебиторской и кредиторской задолженности; проверяет условия хранения материальных и денежных ценностей, а также правила эксплуатации основных фондов; проверяет реальную стоимость зачисленных на баланс предприятия активов и обязательств; устанавливает факт отклонений (излишки или недостачи) путем сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ценностей.

Согласно п.12 Положения № 158, если инвентаризация ценностей в помещении, где они хранятся, не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение следующих дней. После того как, инвентаризация была закончена, в данном помещении председатель комиссии опечатывает его пломбиром. Во время перерыва в работе, инвентаризационные описи должны хранится в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Согласно п.5 Инструкции № 69 инвентаризации подлежат так же ценности находящиеся в аренде или не принадлежащие предприятию и учитывающиеся на забалансовых счетах.

В соответствии с Инструкцией № 69 инвентаризация оформляется такими формами первичных документов: актом контрольной проверки инвентаризации ценностей, книгой регистрации контрольных проверок инвентаризаций, ведомостью результатов инвентаризации. Однако на практике используют их более детализованные формы, которые устарели, но еще не утратили своего действия.

Данные инвентаризации по каждому виду ценностей вносятся в инвентаризационные описи отдельно по месту нахождения и лицам, ответственным за их сохранность. Эти описи составляются в двух экземплярах (при смене материально-ответственных лиц - в трех). Описи подписываются главой комиссии и всеми членами инвентаризации. Материально-ответственные лица в конце каждой описи расписываются за проверенные инвентаризационной комиссией и занесенные в инвентаризационную опись ценности.

Таким образом, основными документами оформления инвентаризации являются: расписка материально-ответственного лица, инвентаризационная опись, акт инвентаризации и ведомость результатов инвентаризации, протокол инвентаризационной комиссии.

В этих документах не должно быть исправлений, а если они все же есть, то исправление ошибок должно проводиться в соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете утвержденного приказом МФУ от 24.05.95г. № 88. А именно: неправильная запись аккуратно зачеркивается таким образом, чтобы ее можно было прочитать, а над ней делается правильная запись. Затем внесенные исправления подтверждаются всеми членами инвентаризационной комиссии.

3. Завершение инвентаризации, проверка и оформление ее результатов

После завершения инвентаризации, оформленные инвентаризационные описи (акты) сдаются в бухгалтерию для проверки, выявления и отображения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и ценовые показатели по данным бухгалтерского учета ставятся напротив соответствующих записей в описи и путем сравнения выявляют расхождения между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Рабочая инвентаризационная комиссия вместе с бухгалтерией и постоянно действующей инвентаризационной комиссией выявляет результаты инвентаризации (данные о недостачах, излишках, пересортицы), которые заносятся в Ведомость результатов инвентаризации на основании инвентаризационных описей, актов, сличительных ведомостей. Разрабатываются предложения относительно ликвидации инвентаризационных расхождений. Оформляется протокол заседания инвентаризационной комиссии с отображением выводов и предложений по результатам инвентаризации, который в соответствии с п.11.12 Инструкции № 69 в пятидневный срок должен быть рассмотрен и утвержден руководителем предприятия.

При выявлении недостач, порчи материальных ценностей или других нарушений материально-ответственное лицо дает письменные разъяснения.

Согласно п.11.12 Инструкции № 69, результаты инвентаризации в бухгалтерском учете предприятия должны быть отражены в десятидневный срок, но не позже декабря отчетного года, после чего его показатели приводятся в полное соответствие с фактическим наличием хозяйственных средств.

Срок хранения документов по инвентаризации на предприятии составляет три года, при условии завершения ревизий, согласно Перечня типовых документов, образующихся в результате деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 31.03.97г. №11-а. В случаях возникновения споров, разногласий, возбуждения уголовных дел - хранятся до вынесения соответствующего решения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятиях и организациях всех форм собственности регламентируются Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, утвержденной приказом МФУ от 11.08.94г. №69. Настоящая инструкция устанавливает единые требования к порядку проведения инвентаризации.

Выявленные в результате инвентаризации расхождения между фактическими остатками материальных ценностей денежных средств, с данными бухгалтерского учета регулируются предприятием в таком порядке:

- излишек основных средств, ценных бумаг, денежных средств и других материальных ценностей подлежат оприходованию с последующим выяснением причин появления излишка и виновных в этом лиц;

- недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, выявленная во время инвентаризации, списывается по распоряжению руководителя;

- недостача материальных ценностей сверх норм естественной убыли, а так же убытки, понесенные от порчи ценностей, списываются с баланса предприятия и относятся за счет виновных лиц;

- недостача материальных ценностей в случае, когда виновные лица не были установлены, списывается с баланса предприятия и учитывается на забалансовых счетах до тех пор, пока виновные не будут установлены.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99г. №996

2. Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, утвержденная приказом МФУ от 11.08.94г. №69

3. Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов, расчетов и других статей баланса, утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 31.10.98г. № 90

4. Положение об инвентаризации имущества государственных предприятий, которые приватизируются, а также имущества государственных предприятий и организаций, которое предается в аренду, утвержденное постановлением КМУ от 02.03.93 № 158

5. Н.Н. Грабова, В.Н. Добровский. Бухгалтерский учет в производственных и торговых предприятиях.- К.2000