Аудит расчетов с подотчетными лицами

26

Введение

В России за последние годы проведена определенная работа по становлению института аудиторства. Принятие Федерального закона «Об аудиторской деятельности» № 119-ФЗ от 07.08.2001г. (в редакции №307-ФЗ от 30.12.2008г. с изменениями и дополнениями) подтверждает окончательное становление российского аудита и открывает перспективы его дальнейшего развития.

В соответствии со ст. 1 Федерального Закона Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» аудиторская деятельность, аудит-это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей. Такой проверке могут подвергаться все участки бухгалтерского и налогового учета. В данной работе будет рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов.

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

- оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

- подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

- устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;

- проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

- проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Глава II данной работы детально рассматривает аспекты расчетов с подотчетными лицами и в полном объеме показывает, на что должен обратить внимание аудитор при проведении проверки данных расчетов.

1. Информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативные документы, регламентирующие объект проверки

При аудите расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

1. Закон Российской Федерации (далее-РФ) «О бухгалтерском учете» от 28.11.1996г. №129-ФЗ.

2. Закон РФ «Об аудиторской деятельности» № 119-ФЗ от 07.08.2001г. (в редакции №307-ФЗ от 30.12.2008г. с изменениями и дополнениями).

3. Трудовой кодекс РФ.

4. Налоговый кодекс РФ части первой и второй.

5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29.07.1998г. №34н).

6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» ПБУ 1/98 (утверждено приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998г. №60н, в новой редакции от 31.12.1999г.).

7. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ №4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999г, в новой редакции от 18.09.2006г.).

8. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утверждено приказом Минфина РФ от 09.06.2001г. №44н, в новой редакции от 26.03.2007г.).

9. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.1999г. №32н, в новой редакции от 27.11.2006г.).

10. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.1999г. №33н, в новой редакции от 27.11.2006г.).

11. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н).

12. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ №40 от 22.09.1993г. (в редакции письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. №247).

13. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995г. №49).

1.2 Источники информации для аудита расчетов с подотчетными лицами

В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов по счету 71 аудитор сам определяет метод проверки - сплошной или выборочный. Чаще аудиторы применяют выборочный метод, однако, если учет расчетов находится в запущенном состоянии, целесообразно применять сплошной метод проверки. Этот метод используется аудиторами и при незначительном количестве подотчетных лиц.

Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами являются Аудит: Учебник для вузов/В.И.Подольский, А.А.Сотникова. Под редакцией профессора В.И.Подольского, издание 3-е, переработанное и дополненное. М., ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005г., с.319.:

-перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

-заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

-приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

-приказы руководителя о направлении работников в командировки»;

-командировочные удостоверения работников предприятия;

-расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

-авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные и кассовые чеки, счета за гостиницу, бланки строгой отчетности и др.);

-отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

-акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

-журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры по учету расчетов с подотчетными лицами;

-Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

-Баланс организации, строки 240, 625.

2. Вопросы и аудиторские доказательства для проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Выдача и учет подотчетных сумм. Основания

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает необходимость использовать наличные денежные средства для выдачи работникам некоторых сумм под отчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием на расходы:

- административно-хозяйственные;

- по закупке запасных частей;

- командировочные;

- на проезд оплачиваемого льготного отпуска (для работающих в районах крайнего Севера и приравненных к ним районам);

- по оплате различных работ, услуг, осуществления оперативной деятельности предприятия и др.

При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов./Безруких П.С., Палий В.Ф. М., Бухгалтерский учет, 2004г., с.256

Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет, согласно порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993г. №40 (в редакции письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. №247), определяются руководителем предприятия.

Также руководитель определяет список лиц, имеющих право получать средства под отчет, например, на хозяйственные нужды.

Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет сумм одним работником другому категорически запрещается.

На основании приказа руководителя, например о направлении в командировку, или о нормах на отдельные представительские расходы, бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса, выдается подотчетному лицу, и оформляется расходным кассовым ордером (далее-РКО) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами РКО.

В тех случаях, когда на прилагаемых к РКО документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на РКО не обязательна.

При составлении сметы следует учитывать действующие нормы:

- командировочных расходов;

- нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ;

- на повышение квалификации;

- за подвижной и разъездной характер работы;

- за производство работ вахтовым методом;

- за постоянную работу в пути;

- для исчисления предельных размеров представительских расходов.

Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды, например, на закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки, подотчетное лицо представляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет. Форма авансового отчета №АО-1 утверждена постановлением Госкомстата Росси от 01.08.2001г. №55. Эту форму с 01.01.2002 года применяют все предприятия и организации, кроме бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере, и составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

На лицевой стороне этого документа должны быть указаны:

- наименование организации, которая выдала деньги под отчет своему сотруднику;

- номер авансового отчета и дата его составления;

- структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;

- фамилия, имя, отчество и должность этого сотрудника;

- назначение аванса;

- сумма, выданная из кассы сотруднику;

- расход и остаток (перерасход) денег.

На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов./Безруких П.С., Палий В.Ф. М., Бухгалтерский учет, 2004г., с.260

На оборотной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Авансовый отчет может составляться и в иностранной валюте. Например, когда сотрудник вернулся из зарубежной командировки и отчитывается за свои расходы. В таких случаях выданные под отчет и израсходованные суммы заносятся в авансовый отчет в специальные графы. Они заполняются только в том случае, если аванс выдается в иностранной валюте. Речь идет о строке 1А на лицевой стороне авансового отчета и графе 6 и 8 на оборотной стороне этой формы. Аудит: Учебник для вузов./Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности и АПК. М.:АО ДИС, 2004г., с.290

Авансовый отчет в течение пяти дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимаются к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру (далее-ПКО). Дополнительными документами к авансовому отчету могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретенных ИХП, акты приемки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера.

В случае непредставления отчета подотчетным лицом об израсходованных подотчетных средствах, и невозвращения в кассу предприятия неиспользованных сумм авансов в установленные сроки, бухгалтер по прошествии одного месяца имеет право удержать из начисленной заработной платы подотчетного лица данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке, т.е. работник не должен оспаривать основания и размер удержания, а также необходимо его письменное на то согласие (письмо Роструда от 09.08.2007г. №3044-6-0). Размер удержания не должен превышать 20 процентов заработка подотчетного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (по дебету данного счета), или сумму, не возмещенного работнику перерасхода (по кредиту данного счета). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчетного лица.

Подотчетные суммы для контроля над расходованием учитываются на каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере №7.

Журнал-ордер - это комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных сумм, получение денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются РКО и ПКО - при выдаче средств под отчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм. В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещение перерасхода по авансовому отчету отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) - на выданную сумму

соответственно при получении работником наличных денежных средств из кассы предприятия или из кассы банка.

Дебет 50(51) Кредит 71

при возвращении в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм.

2.2 Особенности учета и оформления покупок за наличный расчет в организациях розничной торговли

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель в праве потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с разъяснениями письма Минфина РФ от 05.01.2004 года №16-00-17/2 должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации (фамилия индивидуального предпринимателя);

- ИНН налогоплательщика;

- заводской номер ККМ;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость покупки;

- признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении;

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам отражается проводками:

Дебет 10 Кредит 71- на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20 (23,25,26,29…) Кредит 71- на сумму произведенных работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

2.3 Особенности учета и оформления покупок за наличный расчет у организаций - юридических лиц

Процесс приобретения за наличный расчет материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующие их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приемки, который составляется в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключенному договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключенным договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц-инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация- покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуг) или предоплаты, организация-поставщик обязана выдать организации-покупателю счет-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» от 02.12.2000г. №914 (с последними изменениями, внесенными решением Верховного Суда РФ от 10.07.2002г. №ГКПИ 2001-916).

В счете-фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счета-фактуры и дата выписки;

- наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

- ИНН продавца;

- наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

- ИНН покупателя;

- наименование товара (работы, услуги);

- стоимость товара (работы, услуги);

- налоговая ставка;

- сумма налога на добавленную стоимость;

- страна происхождения товара;

- сумма налога с продаж.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

Счет-фактура, оформленный надлежащим образом, является основанием для зачета покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.

При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приемки выполненных работ, услуг) и счета-фактуры в бухгалтерском учете организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10(20,25,26…) Кредит71 - на сумму приобретенных товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются по счету 19, субсчетам «НДС по приобретенным материальным ресурсам», «НДС по приобретенным ИХП», «НДС при осуществлении капитальных вложений», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным услугам».

2.4 Особенности учета и оформления покупок за наличный расчет у физических лиц

В соответствии со статьей 161 ГК РФ сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях, предусмотренных законодательством РФ, или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.

Приобретение организациями имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны составляться в соответствии с положениями ГК РФ и содержать паспортные данные физического лица-продавца имущества.

Закупку у населения сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов и орехов осуществляют лица, назначенные и утвержденные приказом руководителя организации. Таковыми могут являться как сотрудники организации, так и физические лица, производящие работы или оказывающие услуги по договорам гражданско-правового характера.

Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организации торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10.07.1996г. №1-794/32-5, при закупке у населения сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов и орехов, организацией должен быть составлен закупочный акт, который утверждается руководителем организации.

Закупочный акт должен содержать следующие реквизиты:

- паспортные данные сдатчика продуктов;

- место его проживания;

- наименование сдаваемых продуктов, их количество, стоимость.

К акту должны быть приложены следующие документы:

- справки о принадлежности данной продукции сдатчику;

- заключение ветнадзора о доброкачественности продукции.

В заключение об особенностях расчетов за наличный расчет необходимо добавить, что сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд должны быть ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет следует учитывать лимиты, установленные Указанием ЦБ РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. №1843-У, зарегистрированного в Минюсте РФ 05.07.2007г. №9757. Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами на сегодняшний день составляет сто тысяч рублей.

За несоблюдение указанных нормативов в соответствии с пунктом 9 Указа Президента «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» предусмотрены штрафные санкции (в двух кратном размере суммы произведенного платежа без учета нормативных ограничений платежа).

При этом на руководителей предприятий-нарушителей налагается административный штраф в пятидесятикратном размере установленной законодательством России минимальной месячной оплаты труда (на 01.01.2009г. МРОТ составил 4330 рублей).

Налагает соответствующие взыскания Государственная налоговая инспекция.

Меры финансовой ответственности за осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

2.5 Особенности учета и оформления представительских расходов

Как известно, удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

В соответствии с п.22 ст.264 Налогового Кодекса РФ с 01.01.2002 года представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

К представительским расходам относятся:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;

- расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Руководитель предприятия издает приказ, в котором определяется круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Если деньги на расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата, и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по РКО и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчетное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчет на представительские расходы;

Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

2.6 Особенности учета и оформления командировочных расходов

Несмотря на то, что тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.

Для того чтобы найти правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

Так, все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов местного самоуправления.

Порядок направления работников в служебные командировки регламентируется следующими законодательными актами:

- Инструкция от 07.04.1988г. №62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция);

- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, принятое Постановлением правительства от 13.10.2008г. №749 (далее - Положение).

Положение распространяется на командировки, как в пределах РФ, так и на территории иностранных государств (п.1 Положения)

Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ):

- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, Т-9А);

- командировочное удостоверение (форма № Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

- авансовый отчет (форма №АО-1).

Следует обратить внимание на то, что согласно Письму Минфина РФ от 24.10.2006 года №03-03-04/2/226 одновременно оформлять документы по формам № Т-9, №Т-9а и №Т-10 необязательно, так как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. А если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он отбывал в командировку, командировочное удостоверение может не выписываться. Однако в Письме Минфина РФ от 23.05.2007 года №03-03-06/2/89 составление перечисленных документов обязательно.

При направлении работника в загранкомандировку нет необходимости оформлять командировочное удостоверение, так как даты пересечения Государственной границы РФ определяются по отметкам в загранпаспорте работника (Письмо Минфина России от 17.05.2006г. №03-03-04/1/469).

Командированному работнику по авансовому отчету оплачивают:

- расходы по найму жилого помещения;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- суточные;

- другие расходы (оплату услуг связи или почты).

- по получению виз и загранпаспорта (при загранкомандировке);

- по прописке загранпаспорта (при загранкомандировке);

- по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту (при загранкомандировке);

- оплата за провоз багажа (при загранкомандировке).

С 01.01.2009 года нормирование суточных в части налогообложения утратило силу, т.е. при расчете налога на прибыль суточные принимаются к расходам в полном размере (уменьшают налогооблагаемую базу), утвержденном коллективным договором или локальным нормативным актом в разумных пределах (п.1 ст.264, п.38 ст.270 НК РФ в ред. Федерального закона РФ ОТ 22.07.2008г. №158-ФЗ, ст.168 ТК РФ).

В связи с этим суточные сверх норм (100 рублей по РФ и 25 долларов США при нахождении в загранкомандировке) облагаются ЕСН.

С 01.01.2008 года суточные свыше 2500 рублей за каждый день нахождения в загранкомандировке облагаются налогом на доходы физических лиц. То же касается суточных при нахождении в командировке по РФ, только, данным налогом облагаются суммы свыше 700 рублей.

Найм жилья принимается в уменьшение налогооблагаемой прибыли полностью.

На оплату таких расходов работнику перед отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по РФ) или в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.

Такая операция не противоречит Федеральному закону от 10.12.2003г. №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007г. №36-3/1381).

Валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана.

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп.12 п.1 ст.264НК РФ), в момент утверждении авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

3. Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита расчетов с подотчетными лицами

Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита расчетов с подотчетными лицами:

1.Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

- выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

- выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

- списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

- списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

- списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

- списание подотчетных сумм по первичным документам, оформленным на другое лицо.

2.Нарушения при оформлении командировочных расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.

4. Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

- несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

- отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- ведение журнала-ордера №7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

- несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера №7 или других регистров.

7.Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.