Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.

Документы выполняют ряд важных функций:

· информационную: являются носителем и источником информации;

· управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

· правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

· коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

· учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

· социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

· культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

· историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников, раскрывают исторические события.

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:

* письменные -- документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;

* графические -- чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;

* фотокинодокументы -- разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:

* организационно-распорядительные;

* по финансово-расчетным операциям;

* по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления документы подразделяются на:

* внутренние, составленные работниками данного предприятия;

* внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на:

* подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;

* подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

2. Финансово-расчетная документация. Значение финансово-расчетной документации, особые требования к оформлению финансовых документов

Обязательным условием осуществления финансово-расчетных операций является их документирование. Ни одна расчетная операция не может быть проведена без подтверждения ее соответствующими документами. Отличительной чертой расчетно-денежной документации является ее строгая стандартизация. Для стандартных документов устанавливаются определенные реквизиты, место их расположения, формат, цвет и качество бумаги. Финансово-расчетная документация оформляется в основном на специальных бланках.

Платежи организаций друг другу за продукцию, товары, услуги, а так же их расчеты с финансово - кредитной, налоговой системой осуществляется главным образом в безналичном порядке, т.е. посредствам перечисления денежных средств в банк со счета плательщика на счет получателя.

Банковские правила предусматривают разнообразные формы безналичных расчетов. Расчетные операции и учет средств предприятия осуществляет такое структурное подразделение, как бухгалтерия.

Важное значение в деятельности организаций занимает документация материально - технического снабжения и сбыта. Ее особенность заключается в том, что большое количество этой группы является одновременно составной частью других систем документации. Например, часть документов (письма, акты, распоряжение о передаче материальных средств, накладные, приходные и расходные ордера, командировочное удостоверение и др.) одновременно входит в состав организационно - распорядительной и расчетно-денежной документации.

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур роль бухгалтерии существенно меняется. Вместо простого учетного органа она становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы.

Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно оформленные документы способствуют рациональному использованию денежных средств, т.к. посредством документов проводится анализ финансово - хозяйственной деятельности. Документы могут служить источником доказательства хищения собственности, злоупотреблений должностных лиц,

При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

Обращаем внимание, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует.

С целью облегчения обработки документов отличающихся между собой по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам.

Они классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

1. назначению;

2. степени обобщения (порядку составления);

3. способу охвата фактов хозяйственной жизни;

4. месту составления;

5. количеству учетных позиций;

6. характеру фактов хозяйственной жизни и др.

1. По назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, доверенность на получение материальных ценностей для предприятия, платежное поручение или чек для получения денег из банка. Примеры таких документов приведены на рис. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Организационно-распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерской службы (банковские чеки и т.п.). Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Документы по снабжению и сбыту - преимущественно работники коммерческих служб организации, а также работники учета (требования на отпуск материалов и др.).

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за осуществленный ФХЖ и его оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считаются оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним относятся товарно-транспортные накладные, приемные акты на поступление материальных ценностей, кассовые ордера и т.п. На основании данных документов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляются на основании распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции между счетами. Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют. Отдельно используются документы бухгалтерского оформления в том случае, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основании действующих инструкций о начислении амортизации (износа) основных средств, отчислений на социальное страхование и прочие.

Комбинированные сочетают в себе разные виды документов. Например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер). В последнем документе сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя) оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции. На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на них.

2. По степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичные и вторичные (сводные). Первичные документы составляются в момент совершения факта хозяйственной жизни (приемные акты, счета-фактуры, товарно-транспортные и расходные накладные, кассовые ордера и др.). Например, материальный отчет склада, составленный кладовщиком на основании приходных и расходных документов, приложенных к отчету; авансовый отчет, к которому прилагаются документы (проездные билеты, квитанции об уплате за проживание в гостинице и т.д.)

По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы классифицируются на разовые и накопительные. Разовые документы служат для оформления одного факта хозяйственной жизни (приходные и расходные кассовые ордера, требования на выдачу материалов и др.). Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ, например, в течение недели, декады, месяца (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех, и др.).

3. По месту составления документы подразделяются на внутренние, оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние, поступающие от других юридических и физических лиц. Внутренние документы: путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате (рис. 12.9) и др. Внешние документы:

товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы и т.д.

4. По количеству учетных позиций документы бывают однострочные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многострочные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

5. По характеру фактов хозяйственной жизни документы подразделяются на кассовые, банковские, материальные, расчетные.

Кроме того, документы различаются по авторскому составлению - на служебные и личные, по степени типизации - на стандартные и нестандартные, по сроку исполнения - на срочные и несрочные, по подлинности составления - на подлинные и копии (дубликаты).

Документы, составленные для подготовки и упрощения учетных записей, называют документами учетного оформления. К ним относятся группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и др.