Особенности ведения кассовых операций и инвентаризация кассы

11

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

РЕФЕРАТ

НА ТЕМУ:

Особенности ведения кассовых операций и инвентаризация кассы

МИНСК, 2009

Особенности ведения кассовых операций предпринимателями

Денежные средства при реализации продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет предпринимателями принимаются при помощи кассовых аппаратов или компьютерных систем. На каждый кассовый аппарат по установленной форме ведется книга кассира-операциониста (письмо Главной государственной налоговой инспекции при Кабинете Министров Республики Беларусь от 26.05.95 г. № 05/91). Кассовые аппараты, книги кассира-операциониста подлежат обязательной регистрации в государственных налоговых инспекциях по месту регистрации физических лиц. Использование кассовых аппаратов, книг кассира-операциониста, не зарегистрированных в Государственной налоговой инспекции, запрещается.

В остальных случаях при реализации продукции (работ, услуг) за наличный расчет прием денежных средств осуществляется по приходным кассовым ордерам либо отрывным талонам (билетам), зарегистрированным в Государственной налоговой инспекции.

При реализации продукции (работ, услуг) за наличный расчет в нестационарных торговых (обслуживающих) пунктах предпринимателями, для которых установлены фиксированные ставки подоходного налога, применение кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем необязательно.

Предприниматели обязаны выдавать потребителям (покупателям) квитанцию к приходному кассовому ордеру, отрывной талон, билет или другой документ, подтверждающий сумму принятых денежных средств при реализации продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет.

Все расчеты между субъектами хозяйствования осуществляются, как правило, в безналичном порядке. В исключительных случаях по разрешению руководителя обслуживающего банка могут производиться расчеты наличными денежными средствами в размере не более 50 минимальных заработных плат в месяц.

Все случаи поступления и выдачи наличных денежных средств предприниматель отражает в кассовой книге (форма КО-4), записи в которой производит ежедневно на основании приходных и расходных документов с выведением остатка денег на конец и начало каждого дня в кассе.

Каждый предприниматель должен вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью начальника налоговой инспекции или лицом, его заменяющим.

Предприниматели, применяющие наемный труд, могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их расчетные счета. При этом для оплаты труда наемных работников они могут иметь наличные деньги в кассе сверх установленных лимитов в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.

Все остальные вопросы ведения кассовых операций регулируются Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь от 28.06.2001 г. № 159, Законом Республики Беларусь "О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь", постановлениями Совета Министров и Национального банка Республики Беларусь и др. Причем ответственность за соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь, ведение кассовой книги возлагается на предпринимателя, а также бухгалтера и кассира, работающих по найму у предпринимателя.

Особенности ведения кассовых операций с иностранной валютой

Предприятия могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах лимитов остатка, устанавливаемых учреждениями уполномоченных банков как в рублевом эквиваленте, так и номинале. Лимиты остатка иностранной валюты устанавливаются на основании ходатайств предприятий с подробной аргументацией необходимости наличия такого лимита при условии соблюдения Положения о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории РБ. При отсутствии такого ходатайства наличная иностранная валюта подлежит полной инкассации в учреждения уполномоченных банков. Наличная иностранная валюта, полученная из банка, расходуется строго на цели, на которые она получена.

Кассовые операции оформляются документами установленной формы без изменения на всех предприятиях независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности.

При приемке казначейских билетов, банкнот, металлической монеты в иностранной валюте кассиры предприятий обязаны посредством технических средств определять ее платежность. Дополнительно платежность иностранной валюты проверяется по справочным материалам.

Прием иностранной валюты кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам формы № КО-1в, выписываемым в валюте и рублевом эквиваленте по действующему курсу НБ РБ. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером.

Расход иностранной валюты оформляется расходными кассовыми ордерами формы № КО-2в с указанием суммы валюты и ее рублевого эквивалента по курсу НБ РБ. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером. Невыплаченная сумма иностранной валюты сдается в уполномоченный банк.

Для отражения операций с наличной иностранной валютой предприятие ведет отдельную кассовую книгу по операциям в иностранной валюте. При этом предприятие должно иметь только одну кассовую книгу по операциям в иностранной валюте.

В кассовой книге на начало дня указывается остаток иностранной валюты (в разрезе видов иностранных валют, наименование, сумма). По мере проведения операций в иностранной валюте в течение дня кассиром производятся записи по приходу (расходу) в кассовой книге (в разрезе видов иностранных валют, наименование, сумма). В конце рабочего дня кассир выводит исходящий остаток (в разрезе видов иностранных валют, наименование, сумма).

Кассиру не может быть вменена в обязанность котировка иностранной валюты.

Для осуществления операций с наличной иностранной валютой предприятие должно иметь кассу, расположенную в обособленном помещении. Возможно совмещение кассы по рублевым операциям с кассой по операциям с наличной иностранной валютой. Однако при этом должны иметься в наличии раздельные металлические шкафы (ящики) или сейфы для отдельного хранения иностранной валюты от рублевых средств.

Касса предприятия должна быть застрахована страховой организацией. Страхование осуществляется в оценке по единому курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь, либо по номиналу.

В состав оборудования кассы должны в обязательном порядке входить: каталоги (справочники) отличительных признаков определения подлинности, платежности иностранных валют (доллары США, евро и др.); технические приборы для проверки подлинности купюр наличной иностранной валюты.

Уполномоченные банки ежеквартально проводят проверки кассовой дисциплины на предприятии, а при обслуживании более десяти клиентов, осуществляющих операции с наличной иностранной валютой, -- не реже одного раза в полугодие. В случае нарушения предприятием требований действующего Положения уполномоченный банк вправе ходатайствовать перед Национальным банком об отзыве лицензии (разрешения) на право проведения валютных операций. С момента подачи ходатайства (дата исходящего номера) в Национальный банк и до окончательного решения вопроса Национальным банком уполномоченный банк вправе прекратить операции по валютному счету предприятия.

Все другие вопросы ведения кассовых операций регулируются Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, Законом "О налогах и сборах, взимаемых в бюджет РБ" и другими нормативными актами.

Учет денежных документов и переводов в пути

В кассах предприятия кроме наличных денег могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути и др.).

Указанные денежные документы и бланки документов учитываются на синтетическом активном счете 56 "Денежные документы" по номинальной стоимости аналогично учету денег в кассе. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Акционерные общества могут открывать к счету 56 "Денежные документы" специальный субсчет "Собственные акции, выкупленные у акционеров". На нем учитываются собственные акции, выкупленные у акционеров для последующей перепродажи или аннулирования. Некоторые хозяйственные товарищества могут использовать указанный субсчет для учета доли участника, приобретенной ими для передачи другим участникам либо третьим лицам.

При использовании полной журнально-ордерной формы учет по счету 56 ведется в журнале-ордере № 3, а при сокращенной -- в журнале-ордере № 01. В кооперативах, на малых и совместных предприятиях, использующих упрощенную форму, учет по счету 56 ведется в ведомости № В-4.

На стоимость приобретения денежных документов в учете делаются записи:

Д-т сч. 56 "Денежные документы", В-4

К-т сч. 51 "Расчетный счет" (50, 52, 76), ж/о 2 (01).

Такие же проводки делаются и при выкупе акционерным обществом (товариществом) у акционеров (участников) принадлежащих им акций (доли). При аннулировании выпущенных акций делаются проводки:

Д-т сч. 85 "Уставный капитал", В-4

К-т сч. 56 "Денежные документы", ж/о 3 (01).

При получении путевок в дома отдыха и санатории работники уплачивают в кассу определенную часть стоимости (10, 15 и т.д. процентов), а остальная часть погашается за счет фонда потребления. При этом составляются следующие проводки:

а) Д-т сч. 50 "Касса" (51), В-4

К-т сч.56 "Денежные документы" -- на часть стоимости путевки, внесенную работниками, ж/о 3 (01);

б) Д-т сч. 88 "Фонды специального назначения", В-4

К-т сч. 56 "Денежные документы" -- на часть стоимости путевки, покрываемую за счет фонда потребления, ж/о 3 (01).

Информация о движении денежных средств (переводов) в отечественной и иностранных валютах в пути (преимущественно торговая выручка), т.е. денежных сумм, внесенных в кассы банков, почтовых отделений для зачисления на расчетный и другие счета предприятия, но еще не зачисленных по назначению, обобщается на синтетическом активном счете 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия на учет указанных сумм по счету 57 являются квитанции учреждений банка, почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банков и т.п.

При использовании полной журнально-ордерной формы учет по счету № 57 ведется в журнале-ордере № 3, а при сокращенной -- в журнале-ордере № 01. В кооперативах, на малых и совместных предприятиях при упрощенной форме такой учет ведется в ведомости В-4.

При этом составляются следующие проводки:

Д-т сч. 57 "Переводы в пути", В-4

К-т сч. 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" -- на переданную выручку за реализованную продукцию, но не зачисленную на счета учета денежных средств в банках (62, 76), ж/о 11 (06);

К-т сч. 50 " Касса" -- при сдаче выручки из кассы инкассатору банка или на почту, ж/о 1 (01).

При зачислении выручки на счета денежных средств в банке делаются записи:

Д-т сч. 51 "Расчетный счет" (52, 55), В-4 К-т сч. 57 "Переводы в пути", ж/о 3 (01).

Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 57 обособленно.

В кассах предприятий, как правило, могут храниться бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-транспортных накладных и др. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятиями в соответствии с действующими положениями. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". По дебету этого счета записывается поступление указанных бланков на предприятие, а по кредиту -- их выбытие.

Инвентаризация (ревизия) кассы

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Ревизии кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями). Во время ревизии производятся полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт (табл. 1).

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины.

Таблица 1

МП "Маяк"

(предприятие, предприниматель)

Цех

АКТ № 10 РЕВИЗИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ И ДРУГИХ ЦЕННОСТЕЙ

12 декабря 200..г.

находящихся в кассе предприятия

РАСПИСКА

К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на наличные деньги сданы в бухгалтерию и все наличные деньги и другие ценности, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо

(должность подпись) и., о., фамилия

На основании приказа (распоряжения) от 11 декабря 200..г. № 200 проведена ревизия наличных денег и других ценностей по состоянию на 12 декабря 200..г. При ревизии установлено следующее:

1) наличных денег Два миллиона пятьсот тысяч рублей

(прописью)

2) почтовых марок Пятьсот тысяч рублей

(прописью)

3) рублей

(прописью)

Итого фактическое наличие 3 000 000 рублей

Три миллиона руб.

(прописью)

По учетным данным Три миллиона рублей

Результаты ревизии: излишек нет недостача нет

Последние номера кассовых ордеров: приходного № 350, расходного № 420

Председатель комиссии

(должность подпись) и., о., фамилия Члены комиссии:

(должность подпись) и., о., фамилия

Подтверждаю, что наличные деньги и другие ценности, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

Материально ответственное лицо

(должность подпись) и., о., фамилия

12 декабря 200..г.

Объяснение причин излишков или недостач

Материально ответственное лицо

(должность подпись) и., о., фамилия Решение руководителя предприятия, предпринимателя

(должность подпись) и., о., фамилия

200..г.

При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.

В акционерных, кооперативных, общественных и иных подобных предприятиях такие ревизии проводятся их ревизионными комиссиями, предприятиями-учредителями или привлеченными аудиторскими организациями.

Банки, осуществляющие расчетно-кассовое обслуживание предприятий, контролируют соблюдение предприятиями требований действующих Правил ведения кассовых операций и не реже одного раза в год проверяют состояние кассовой дисциплины. При наличии серьезных, систематических нарушений в ведении кассовых операций информируют Национальный банк Республики Беларусь, налоговые службы и органы прокуратуры на местах.

Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут осуществлять также налоговые и другие государственные контролирующие органы в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми предприятиями. При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

Кассовые операции в иностранной валюте регулируются Положением о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь.

Выявленные излишки денежных средств в кассе на основании акта приходуются следующей проводкой:

Д-т сч. 50 "Касса", В-4

К-т сч. 80 "Прибыли и убытки", ж/о 15 (07).

Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

Д-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей", В-5 К-т сч. 50 "Касса", ж/о 1 (01).

После принятия решения о взыскании недостающей суммы с виновных лиц она относится на счет 73 следующей проводкой:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 -- "Расчеты по возмещению материального ущерба"), В-5

К-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей", ж/о 10/1 (05).

При погашении суммы недостачи кассиром в добровольном порядке в учете делается следующая запись:

Д-т сч. 50 "Касса", В-4

К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3), ж/о 8 (03).

Если же недостача будет удерживаться из заработной платы кассира, то эта хозяйственная операция в учете будет отражена следующим образом:

Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", В-8

К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3), ж/о 8 (03).

В случае, когда виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них, потери от недостачи списываются на убытки:

Д-т сч. 80 "Прибыли и убытки", В-4

К-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (73), ж/о 10/1 (05).

Выявленные недостачи денежных документов в кассе (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и др.) по их номинальной стоимости списываются со счета 56 проводкой:

Д-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей", В-5 К-т сч. 56 "Денежные документы", ж/о 3 (01).

В дальнейшем указанные недостачи денежных документов по их номинальной стоимости списываются аналогично списанию денежных средств.

Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Литература

1. Скориков А.П. Бухгалтерский учет на производственном предприятии, Мн.: Высшая школа 2004г., 430 с.

2. Сащеко П.М. Теория бухучета, Мн: БГЭУ, 2004 г., 150с.

3. Саленко М.П. Бухгалтерский учет и статистическая отчетность, Мн.: Новое знание, 20057г. 290 с.