Поняття про документацію та вимоги до неї

Поняття про писемне ділове спілкування

План:

1. Поняття про документацію

2. Вимоги до документації

3. Кваліфікація

Написати документи:

Заява на директора навчального закладу для складання іспиту за індивідуальним графіком в зв'язку з відрядженням

Автобіографія

Протокол

Доручення

Розписка

Список використаної літератури

1. Поняття про документацію

Документування - сам процес створення документів. Це регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими актами чи виробленими традицією. Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Юридична сила - це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком для кожного виду документів комплексу реквізитів - обов'язкових елементів укладання документів.

Документування й організацією роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство (справочинство) як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи.

Отже, діловодство - це галузь ведення службових і ділових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.

Документація - це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами документації є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням документування є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації в цьому напрямку.

Складові частини документування - це система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем - функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих - документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні - на більш дрібні сукупності документів.

Система документування - це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими нормативними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов'язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління - Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

- особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство - це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

2. Вимоги до документації

Текст - головний реквізит документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми /зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін./. У доказі викладається суть питання /докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали/. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту -- зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Назва виду документу - один з обов'язкових реквізитів. Наприклад; акт, наказ, протокол.

Виходячи з найменувань виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту й особливості виконання його вимог.

Датування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документа може стати або день підписання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата з пошуковою ознакою використовується при посиленні на цей документ разом з індексом. Проставляється власноручно особою, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять: число, місяць, рік. Най раціональніше написання трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначаються двома цифрами. Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль.

04.03.99 -четверте березня 1999р.

Деякі особливості датування документів у США: спочатку вказується місяць, потім день, рік.

04.03.99 -третє квітня 1999р.

Американський варіант дати "4 березня" виглядатиме так 03.04.

У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 1999 року).

Місце дати - в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поряд з підписом, або у грифі затвердження.

На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп),дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.

Індекс (номер) документа. Індекс - вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер - порядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня до грудня. Лише в учбових закладах нумерація внутрішніх документів ведеться з початку учбового року (з вересня) та ведеться навчальними роками.

Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, яке склало документ, номера справи, де залишилася копія (отпуск) та порядкового номера вихідної кореспонденції. Наприклад, 03 - 10/214 - де 03 - шифр структурного підрозділу (відділ маркетингу, бухгалтерія і т. п.); 10 - номер справи, де зберігається копія документа; 214 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вихідних документів в канцелярії.

Посилання на індекс і дату вхідного документа - проставляються тільки в листах - відповідях. Реквізит цей має включати дату і індекс, вказані у документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь.

Наприклад, відповідаючи на лист 05.07.99 № 05 - 12 -154, ви обов'язково поставляєте посиланая на цей номер та дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, же має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ 12 одразу знайде копію ініціативного листа на який надійшла відповідь.

Місце складання або видання оформляється відповідно до адміністративно-територіального розподілу країни. Наприклад, м.київ, м.Суми та смт. Жашків.

Гриф обмеження доступу до документа / «секретно», «Для службового користування» / розмінується в загаловочній частині документа.

Адресат /кому направляємо документ/.

Документ адресується установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу /У називному відмінку /.

Міністерство фінансів України Планово-економічне управління Відділ праці та заробітної плати Можна адресувати документ посадовій особі:
/посада у давальному Київське виробниче об'єднання відмінку / «Оболонь»
Можна адресувати конкретній посадовій особі:

Дарницький шовковий комбінат
/посада та прізвище - Заміснику директора

у загальному відмінку/ т. Сидоренко Н.С.

Найменування підприємства можна включати до складу найменування посади:

Директору Київського торгового об'єднання «Дитячий світ» т. Полутовій С. Г.

Конкретній особі документ адресують тоді, коли виконавець упевнений у тому, що ця особа займає саме цю посаду.

При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід називати узагальнено:

Директорам орендних магазинів Подільського району м. Києва.

Якщо один і той документ розсилається кільком різним адресатам, усі вони зазначаються на документі / їх має бути не більше 4-х /. Якщо їх більше, то у такому випадку складається список розсилки. Зазначення на документах кількох адрес має на меті - проінформувати кожного одержувача про осіб в установах, яким одночасно направлено цей документ.

Кожну складову частину адресата - найменування підприємства, структурного підрозділу, найменування посади, найменування прізвища одержувача - пишуть з нового рядка.

Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставляться, тобто використовуються правила відкритої пунктуації.

Якщо документ надсилається приватній особі / відповіді на заяви або листи трудящих / - спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали. До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса, яка позначається у повній відповідності о поштових правил Міністерства зв'язку: спочатку поштовий індекс, потім республіка, край, область, місто, /район, село/, вулиця, номер будинку, квартира. Коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.

3. Кваліфікація

Документація проводиться на основі її класифікації за різними ознаками: використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації;встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.

Класифікація документів поділяється від залежності до якого роду господарства вони відносяться та роду діяльності. Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи ,організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень .Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об'єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами .

Класифікація документів та їх характер і зміст також залежить від належності їх до того чи іншого структурного підрозділу, установи, міністерства тощо, наприклад:

Кабінет міністрів - постанови і розпорядження;

міністерства - накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії - постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ - накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи - рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);

власники промислових та виробничих об'єднань, фірм, трестів - накази, інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій - накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов'язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

 Директорові

Київського університету ім. Шевченка

Шеріху Богдану Олександровичу

від студента заочної форми навчання групи ПЗС-504

Чайковського
Валерія Володимировича

ЗАЯВА

Прошу скласти для мене індивідуальний графік здачі іспитів в зв'язку з моїм відрядженням, яке співпадає зі здачею лабораторно-екзаменаційною сесією в період з 01.11.2007 року по 28.11.2007 року, без можливості щоденного повернення до місця навчання.

До заяви надаю фотокопію розпорядження з підприємства на якому працюю про відрядження №113 від 05.10.2007 року

07.10. 2007 р. (підпис) В.В.Чайковський

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Чайковський Валерій Володимирович, народився 04 травня 1972 року в м. Бердичів Житомирської області.

У 1978 році втупив до першого класу середньої школи №10 м. Бердичів, яку успішно закінчив у 1989 році. Під час навчання брав участь в шкільних та районних олімпіадах, маю грамоти з інформатики та математики.

За період навчання був редактором шкільної стінгазети.

Після закінчення школи мені присвоєно кваліфікацію секретаря-референта.

У вересні 1989 року поступив до Бердичівського професійно технічного училища №3 за фаховою підготовкою «плиточник - декоратор».

У серпні 1990 року закінчив навчання з відзнакою та грамотою.

Після закінчення навчання був призваний на дійсну строкову службу до Західної групи військ де проходив службу в період з 1990 по 1992 р.р.

В 1992 пішов працювати охоронцем в державну охорону.

У 1995 році звільнився з охорони за власним бажанням і виїхав до Польщі де працював за фахом «плиточник - декоратор», з метою отримати як можливо більше навиків в даному напрямку.

У 1998 році повернувся до місця проживання, розпочав власну справу відкрив фірму «Комфорт» яка діє по дійсний час.

В 1998 році одружився на Письменій Олені Федорівні 1982 р.н. в м. Бердичеві.

Мої найближчі родичі:

Батько: Чайковський Володимир Миколайович, 1952 р.н. пенсіонер, проживає за адресою м. Бердичів, вулиця Карла Лібкнехта, буд. 92.

Мати: Чайковська (Мирна) Агнеса Афанасіївна 1951 р.н. домогосподарка проживає за адресою м. Бердичів, вулиця Карла Лібкнехта, буд. 92.

Брат: Чайковський Юрій Володимирович 1982 р.н., працює на підприємстві «Агросоюз» діагностиком комп'ютерного обладнання.

Проживаю за адресою: 13302 Житомирська обл. м. Бердичів, вул. Чорновола, буд. 5, кв. 1.

07.10.2007 (підпис) Чайковський В.В.

ПРОТОКОЛ №3

зборів студентів групи ЕК-98-2 Національної гірничої академії України

м. Житомир від 5 грудня 2007 року

Присутні: 27 чоловік.

Відсутні: 1 чоловік (з поважної причини).

Голова зборів - О.Д. Гончаренко

Секретар - В.В. Дубов

Порядок денний:

Підготовка до зимової сесії.

Організація вечора, присвяченого зустрічі Нового року.

СЛУХАЛИ: Про підсумки успішності та відвідування занять студентів групи ЕК-98-2

протягом вересеня-груденя 2007 року.

Інформація старости Кириченко С.Л.

Кириченко С. Л. відзначила, що переважна більшість студентів мають добрі і відмінні оцінки. Проте є студенти, які отримали двійки (Гуленко П.І., Савченко О.М. - з математики, Дмитренко Л.В.- з англійської мови). Мають пропуски занять без поважних причин Іванченко Л.Ю., Горбуля О.Ф.

ВИСТУПИЛИ:

Савченко О.М. пояснила, що вона одержала незадовільні оцінки через хворобу. Попросила допомоги.

УХВАЛИЛИ:

Гуленко П.І., Савченко О.М., Дмитренко Л.В. серйозно і відповідально ставитись

до навчання.

Доручити Зозулі П.П. допомогти з математики Савченко О.М.

СЛУХАЛИ: Інформацію Зозулі П.П. про організацію новорічного вечора.

2. УХВАЛИЛИ:

Новорічний вечір провести 29 грудня. Відповідальні - Зозуля П.П. і Грицай І.І.

Випустити новорічний номер стінгазети, відповідальний - Кривенко Д.Ю.

Голова зборів (Підпис) О.Д. Гончаренко

Секретар (Підпис) В.В. Дубов

ДОРУЧЕННЯ

Я, Чайковський Валерій Володимирович студент групи ПЗС-504 доручаю старості групи ПЗС-504 Криницькій Людмилі Валеріївні одержати в касі належну мені стипендію за жовтень у зв'язку з моїм відрядженням.

07.10.2007 (підпис) В.В. Чайковський

Підпис Чайковського В.В. посвідчую

Начальник відділу кадрів (підпис) Чумак В.В.

М.П.

Р О З П И С К А

Я, заступник начальника приватного підприємства «Комфорт» Мойсієнко К. А., отримав від завідувача складу Бережного Т. Ф. у тимчасове користування для працівників підприємства, здійснення туристичного походу: 1) двадцять (20)рюкзаків; 2) шість (6) наметів; 3)  три (3) лопати; 4) два (2) емальованих відра. Увесь зазначений інвентар раніше був у вжитку.

Підстава: наказ начальника приватного підприємства № 325 від 01.10.2007 р.

07.10.2007 (п і дп и с)

Мойсеєнко К.А.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. - 384с.

2. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С.В. Шевчук. - 3-тє вид., переробл. і допов. - К.: А.С.К., 2002. - 398с.

3. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - 3-е изд., стер. - К.: О-во "Знання", КОО, 2001. - 460с.

4. Козачук Г. О. Українська мова - для абітурієнтів: Навч. посібник. -2-ге вид., стер. - К.: Вища шк., 1995. - 272с.

5. Горпинич В. О., Горяний В. Д. Українська мова: Підручник: Ч. 2. - К.: Вища шк., 1993. - 239с.

6. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль: Навч посібник. Видання третє. - Київ: Центр навчальної літератури, 2004. - 364с.