Документационное обслуживание на малом предприятии

В деятельности любой организации возникают организационно-правовые документы, которые определяют статус организации, её компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, порядок деятельности, статус её работников, их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.

Деятельность службы ДОУ обеспечивается положением о службе. Текст положения состоит из следующих разделов:

Общие положения, где указываются полное наименование подразделения, дата, номер, наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Основные задачи. В данном разделе формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности.

Функции. Здесь устанавливаются виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ними задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Права и обязанности. В разделе перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Ответственность. Этот раздел устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости - уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

Взаимоотношения. В данном разделе регламентируются информационный и документационный потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. [4]

Ранее было отмечено, что на малом предприятии служба ДОУ - это секретарь. Его деятельность определяется таким организационно-правовым документом как должностная инструкция.

В должностной инструкции устанавливается сфера работы секретаря, перечисляются правовые и нормативные документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей работе, его функции, должностные обязанности, права, перечисляется круг должностных лиц, с которыми секретарь вступает в служебные обязанности.

2.3 Организация рабочего места секретаря

2.3.1 Требования к организации рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря обычно располагается в приемной руководителя или фирмы. Интерьер и оборудование места секретаря играет большую роль в связи с тем, что секретарь и приемная офиса являются "визитной" карточкой учреждения, которая создает первое впечатление о фирме, её работниках, культуре труда в целом.

Рабочее место секретаря делится на три зоны:

основную, где располагается рабочий стол и необходимое техническое оборудование;

зону обслуживания посетителей;

вспомогательную, где находятся различные шкафы, сейф и другие принадлежности, используемые секретарем в меньшей степени.

Интерьер помещения необходимо тщательно продумать, потому что окружающие человека цвета оказывают огромное эмоциональное воздействие на его состояние. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Главное в цветовом решении офиса - мягкие, без резких контрастов цвета. Если помещение находится на солнечной стороне, и в нем всегда жарко и душно, то его надо оформить в холодные светлые тона (голубой, светло серый и т.п.). Появится ощущение прохлады. Если же в комнату не заглядывает солнце, то обстановку лучше сделать в теплых тонах (розовый, бежевый и т.п.). Такие краски создадут ощущение света и тепла.

Следует продумать и озеленение. Живые растения являются не только красивым декоративным элементом, но они способствуют созданию благоприятного микроклимата в помещении, помогают сформировать соответствующий психологический настрой, успокоиться. Растения выделяют необходимый живым организмам кислород, увлажняют воздух, испаряя воду листьями.

Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами. Главное условие в размещении растений - чтобы они не мешали, не приходилось их обходить.

Выбору мебели необходимо уделить особое внимание. В состав рабочего места секретаря непосредственно входит письменный стол с различными приставками, вращающийся стул или кресло и стул для посетителя. [9]

В зоне обслуживания посетителей располагаются пара-тройка стульев (кресел) и журнальный столик.

Во вспомогательной зоне ставят шкафы - как для хранения дел, так и платяной (если в организации нет централизованного гардероба), и сейф.

Габариты мебели должны соответствовать размерам помещения. Она не должна загромождать приемную. Мебельное производство в настоящее время очень хорошо развито, поэтому без труда можно сделать мебель на заказ, учитывая характеристики помещения и дизайнерский проект.

Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя так, чтобы секретарь мог видеть входящих в приемную людей.

Большую часть рабочего времени секретарю приходится сидеть, поэтому он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, поменять позу. Для удобства работы лучше чтобы стул был вращающимся, на колесиках - подъемно-переворотным. Такая конструкция позволяет регулировать кресло по высоте, обеспечивая удобную посадку.

Без оргтехники не возможно представить работу ни одного офисного служащего. Средства оргтехники сокращают трудозатраты, время на создание документов, хранение, обработку, передачу информации, выполняют большинство формально-логических и технических процедур. В набор оргтехники входят персональный компьютер с соответствующим программным обеспечением, принтер (для вывода информации на бумажный носитель), сканер (для ввода информации в компьютер с бумажных носителей), ксерокс (для выполнения множительных работ), факсимильный аппарат. Компьютер и принтер наиболее необходимая техника для работы, и она располагаются непосредственно на рабочем столе. Остальное оборудование, менее используемое, может располагаться на приставках в основной и вспомогательной зонах.

Обязательно на столе секретаря должен быть телефонный аппарат.д.ля поиска необходимой информации компьютер должен быть подключен к Internet.

На рабочем столе должны находиться те принадлежности, которыми секретарь пользуется чаще всего. Из документов на столе должны находиться входящие и требующиеся по работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в ящики стола или в шкаф. Также на столе должна быть настольная лампа, ежедневник, бумага для заметок, настольный органайзер с различными канцелярскими принадлежностями. Всё, что требуется для постоянной работы должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было, не вставая взять предмет. Каждый предмет должен находиться на своем месте. [14]

2.3.2 Эргономика и санитарно-гигиенические требования к помещению

Важнейшим фактором производственной среды является освещение.

Требования к рациональному освещению сводится к следующему: правильный выбор источника света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

Наиболее целесообразным является естественное освещение. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. К сожалению, использовать его весь рабочий день не представляется возможным, особенно в осенне-зимний период, когда световой день короткий. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение - как общее, так и локальное.

Искусственный и естественный свет должны иметь одно направление.

Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или при комбинированном, когда недостаточное естественное освещение дополняется местным или, когда работают светильники общего и местного назначения.

Микроклимат влияет на функциональное состояние человека во время работы настолько широко, что его можно назвать одним из определяющих факторов работоспособности. Повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15%. Отмечено и другое, понижение температуры на 3 - 4 градуса относительно комфортного повышает качество выполнения задач, связанных с вниманием и слежением. Наиболее комфортной для человека является температура 19 - 20 градусов. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 градуса - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 градусов в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

Уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких - влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах 40 - 60%.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.

В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т.е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправданно кондиционирование в летние месяцы, а точнее во всех случаях, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Полное кондиционирование воздуха повышает производительность на 15%, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания.

Также к эргономическим факторам относится шум.

Шумовой фон, до 60 дБ оказывает активирующее влияние на организм человека. Работа в таких условиях осуществляется более эффективно. Но уже фон, равный 60 дБ (а это примерно, шум, когда говорят одновременно 5 человек), приводит к изменениям физиологических реакций (изменение пульса, кровяного давления).

Однако шум, издаваемый компьютером, принтером и факсом, находящийся в комнате без звукопоглощающих материалов, превышает 70 дБ. Поэтому не рекомендуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте, также следует применять шумоизолирующие материалы. [13]

2.4 Технология работы с документами на малом предприятии

2.4.1 Регламентация технологии работы с документами на предприятии

Технологию работы с документами на предприятии регламентирует такой документ как инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является основным локальным актом в сфере работы с документами.

Инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся на конкретном предприятии.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе типовых инструкций и государственных методических документов.

Инструкция состоит из следующих разделов:

Общие положения (на основе каких нормативно-методических документах разработана инструкция, кто отвечает за делопроизводство на предприятии и прочие общие вопросы).

Состав документов организации (какие вопросы подлежат документированию, какие системы и виды документов используются в организации для документирования, на материалах данного раздела разрабатывается ТАБЕЛЬ форм документов).

Подготовка документов (требования к составлению и оформлению документов, порядок придания им юридической силы, кто участвует в согласовании документов, на материалах данного раздела формируется альбом форм документов и типовые трафаретные тексты).

Организация документооборота (характеризуется движение входящих, исходящих и внутренних документов).

Регистрация документов (указываются регистрационные формы, система индексации документов, порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов).

Контроль исполнения документов (система постановки на контроль и снятия документов с контроля).

Организация документов в делопроизводстве (систематизация документов в соответствии с номенклатурой дел, порядок и правила формирования, оформления и хранения дел).

Передача документов на архивное хранение (проведение экспертизы ценности документов, порядок оформления описей дел, отбор документов на уничтожение). [1]

К инструкции по делопроизводству целесообразно прилагать образцы бланков официальных документов организации, регистрационные формы, разработанные в организации классификаторы и перечни, табель форм документов, альбом форм, перечни причин не исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой ДОУ, утверждается руководителем предприятия, может иметь дополнительные разделы.

На малом предприятии инструкция по делопроизводству разрабатывается секретарем с привлечением заинтересованных специалистов, с учетом сложившегося опыта работы с документами на данном предприятии. [4]

2.4.2 Приём и первичная обработка документов

Документы поступают в организацию различными путями: по почте, факсимильной связи, электронной почте, посылаются с курьерами.

Первичная обработка документов представляет собой экспедиционную обработку документов. Данная операция включает в себя правильность доставки корреспонденции, её сохранность (отсутствие повреждений на упаковке, полнота присланных материалов и др.). Как правило, вскрываются все конверты, кроме корреспонденции с пометкой "лично". Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда на них имеются пометки "конфиденциально" или "срочно", когда на документе нет обратного адреса, и дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Экспедиционная обработка корреспонденции должна осуществляться в день получения. Срочные документы необходимо обработать немедленно.

Далее все поступления необходимо рассортировать. Для упрощения этой операции разрабатываются классификаторы видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить

первичные потоки поступивших документов:

в адрес руководства организации;

в адрес исполнителей (или руководителей структурных подразделений, если таковые имеются в организации);

в адрес физических лиц (с пометкой "лично").

Процесс первичной обработки документов заканчивается раскладкой рассортированных документов. [5]

2.4.3 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Поступающие в организацию документы в первую очередь подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Далее документы регистрируются и подвергаются предварительному рассмотрению, по результатам которого выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения.

Рассмотренные документы направляются назначенному в резолюции ответственному исполнителю. Затем документ ставят на контроль - контроль за его исполнением. Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ. [12]

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:

разработку проекта документа;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами (если необходимо);

утверждение документа руководством;

регистрацию документа;

экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов по заданию руководителя готовятся секретарем. Подготовленные проекты рассматриваются руководителем предприятия и согласовываются с заинтересованными лицами, если в этом есть необходимость. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной регистрации, которая производится после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой. [11]

Этапы работы с входящими и исходящими потоками документации отражены в Приложении В и Приложении Г соответственно.

Технология обработки внутренних документов аналогична описанной выше технологии обработки исходящих документов, но отличается тем, что внутренние документы не покидают пределы организации.

2.4.4 Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.

Существуют несколько систем регистрации документов в организации:

централизованная, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок, регистрации, поэтому является наиболее эффективной;

децентрализованная, которая предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях);

смешанная, когда часть документов с учетом специфики предприятия регистрируется централизованно, а другая - в структурных подразделениях. [7]

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

Документы регистрируются в карточках учета или при помощи электронного журнала. При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент); название документа; дата; регистрационный номер; краткое содержание; резолюция руководителя; дата фактического исполнения документа; отметка о направлении документа в дело; подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложения, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения; отметка о прохождении документа; оценка исполнения;

срок хранения документа. [7]

Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ или секретарем на малом предприятии. [3]

2.5 Контроль и исполнение документов