Автоматизация учета и реализации готовой продукции

Содержание

Введение

1 Теоретические аспекты учета готовой продукции

1.1 Задачи учета готовой продукции

1.2 Определение готовой продукции

1.3 Особенности учета готовой продукции, отражаемые в учетной политике предприятия

1.4 Учет и оценка приобретенных товаров

1.5 Учет движения материалов и готовой продукции

1.6 Контроль складского учета

1.7 Порядок инвентаризации готовой продукции

1.8 Хранение материалов

2 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

2.1 Механизмы учета складских операций и реализации продукции

2.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

2.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

2.4 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

3 Проектная часть

3.1 Информационная модель

3.2 Возможности проектируемой базы данных

3.3 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

3.4 Используемые классификаторы и системы кодирования

3.5 Характеристика входной информации

3.6 Нормативно - справочная информация

3.7 Характеристика результатной информации

4 Программное обеспечение комплекса задач

4.1 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

4.2 Описание программных модулей

4.3 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода производственной деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в производстве, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него - никакой особой математики в компьютере не содержится - но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов. Таким образом, при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения производственной деятельности.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Целью данной курсовой работы является разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету и реализации продукции для предприятия.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основной задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и выполнение заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная информационная система будет реализована в отделе бухгалтерии. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом материалов и готовой продукции, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших материалов.

Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.

1. Теоретические аспекты учета готовой продукции

1.1 Задачи учета готовой продукции

Основными задачами бухгалтерского учета готовой продукции являются:

- правильный и своевременный учет наличия и движения готовой;

- продукции на складах, холодильниках и других местах хранении продукции;

- контроль за выполнением планов по объему, ассортименту, качеству выпущенной продукции и обязательств по ее поставкам;

- контроль за сохранностью готовой продукции и соблюдением установленных лимитов;

- контроль за соблюдением плана по продаже продукции и своевременностью оплаты проданной продукции;

- выявление рентабельности всей продукции и ее отдельных видов.

1.2 Определение готовой продукции

Готовая продукция -- это изделия, прошедшие все стадии технологической обработки на предприятии, соответствующие действующим стандартам, техническим условиям или требованиям заказчика, предусмотренным в договоре, принятые на склад или заказчиком.

Продукция предприятий по своему составу и назначению делится на валовую и товарную.

В состав валовой продукции предприятия включают стоимость готовых изделий, полуфабрикатов и услуг производственного характера, предназначенных для использования как внутри предприятия, так и отпущенных на сторону, стоимость изготовления и ремонта тары, если она не включается в цену продукции. Валовая продукция характеризует общий объем производственной деятельности предприятия независимо от степени готовности продукции.

Товарная продукция -- это продукция, предназначенная для реализации потребителям. При этом необходимо иметь в виду, что если предприятие производит продукцию из давальческого сырья, то она включается в состав товарной продукции без стоимости сырья, то есть по стоимости обработки.

1.3 Особенности учета готовой продукции, отражаемые в учетной политике предприятия

Дата признания выручки от реализации готовой продукции по методу продаж «по отгрузке» является наиболее ранняя из следующих дат:

- день отгрузки товара (работ, услуг) или передача прав собственности на товар;

- день оплаты товаров (работ, услуг).

Выручка от реализации по методу «по оплате» признается по дате поступления денежных средств.

Готовая продукция - продукция основных и вспомогательных цехов, предназначенная для реализации. Она должна быть закончена производством, укомплектована, отвечать требованиям стандартов или техническим условиям, принята службами технического контроля, снабжена паспортом, сертификатом или другим документом, удостоверяющим ее качество и комплектность, сдана на склад, а при сдаче на месте заказчику - оформлена актами приемки или другими документами. Для учета готовой продукции применяется активный инвентарный счет 221 (МСФО -1320) «Готовая продукция». Она входит в состав оборотных средств предприятия и отражается в финансовой отчетности по фактической себестоимости.

Фактическую себестоимость готовой продукции можно определить только по окончании отчетного периода (месяца). В течении отчетного периода постоянно происходит движение продукции (выпуск, отпуск, отгрузка, реализация), поэтому для текущего учета необходима условная оценка продукции по учетным ценам, в качестве которых могут быть использованы фиксированные цены, фактическая себестоимость готовой продукции за прошлый месяц и так далее.

В конце отчетного периода учетная стоимость должна быть доведена до фактической себестоимости путем расчета сумм и процентов отклонений. Суммы и проценты отклонений рассчитываются исходя из остатка продукции на начало месяца и поступления за месяц. Отклонения показывают экономию или перерасход, допущенные предприятием, их учитывают на тех же счетах, что и готовую продукцию.

Процент отклонений рассчитывается следующим образом, сумма отклонений делится на остаток, суммируется с поступлениями по учетной стоимости и выражается в процентном соотношении.

Готовую продукцию из производства на склады приходуют по приемо-сдаточным накладным или по сводке выпуска продукции.

Приемо-сдаточная накладная выписывается в цехе в двух экземплярах. После сдачи готовой продукции на склад, один экземпляр накладной остается на складе, второй - в цехе. На предприятиях различных отраслей экономики применяются специализированные бланки приемо-сдаточных накладных.

Во всех отраслях промышленности для оперативного наблюдения за ходом выполнения производственных зданий и обсчета стоимости выпущенной готовой продукции применяют «Сводку выпуска продукции». По сводке можно осуществляться оприходование продукции за месяц. В этом случае к ней прилагаются соответствующие накладные.

На складах готовой продукции учет ведут в специализированных карточках, аналогично учету материалов. В конце месяца остатки, выведенные в карточках, заведующий складом переносит в Книгу остатков готовой продукции. Документы по приходу и расходу готовой продукции вместе с реестрами приемки-передачи документов поступают в бухгалтерию.

Данные реестров приемки-передачи документов по приходу и расходу готовой продукции по мере их поступления записывают в накопительную ведомость синтетического учета готовой продукции на начало месяца, приход и расход, выводят остатки на конец месяца по учетным группам. Данные накопительной ведомости сверяют с книгой остатков готовой продукции, что обеспечивает тождественность складского и синтетического учета.

В конце месяца после составления отчетных калькуляций определяется фактическая себестоимость всей продукции и разница между фактической и учетной стоимостью. На основе сводных данных о выпуске готовой продукции дебетуют счет 221 (МСФО - 1320) «Готовая продукция» и кредитуют счета 900 (МСФО - 8010) «Основное производство», 920 (МСФО- 8030) «Вспомогательное производство» и 910 (МСФО - 8020) «Полуфабрикаты собственного производства» (если есть часть полуфабрикатов предназначена для продажи).

1.4 Учет и оценка приобретенных товаров

Товар - материальное изделие, предлагаемое рынку с целью приобретения, использования или потребления. Для учета приобретенных товаров применяются активные инвентарные счета 222 «Товары приобретенные» и 223 «Прочие товары», которые используются в основном торговыми предприятиями, предприятиями общественного питания, снабженческо-сбытовыми, посредническими, внешнеэкономическими организациями, а также промышленными, строительными и сельскохозяйственными предприятиями, если они, наряду с производством продукции, осуществляют торговые операции.

Оценка товаров представляет собой выбор учетной цены, то есть цены, по которой приходуют и списывают товары. В этом качестве может выступать продажная (розничная) цена или покупная стоимость. Выбор учетной цены фиксируется в учетной политике хозяйствующего субъекта, он должен быть унифицирован по отношению к однородным товарам хозяйствующего субъекта.

Стоимость приобретения (покупная цена)включает в себя: цену покупки, пошлины на ввоз, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям, транспортно-заготовительные и прочие расходы, прямо связанные с приобретением запасов. Торговые скидки, возвраты переплат и прочие подобные поправки вычитают при определении затрат на приобретение. Стоимость приобретения выступает в качестве учетной цены, как правило, на предприятиях оптовой торговли.

Продажная цена - это цена, по которой товары продают конечным потребителям. Состав продажной (розничной) цены можно представить следующим образом:

- стоимость приобретения - стоимость, по которой товары были приобретены у поставщика, подтвержденная документами (счет, товарно-транспортная накладная, таможенная декларация и другое);

- акциз - устанавливают на некоторые виды товаров: алкогольную продукции и табачные изделия, легковые автомобили, ювелирные изделия и другие;

- ставки акциза устанавливает правительство в процентах к стоимости товара или к физическому объему в натуральном выражении; на алкогольную продукцию ставки могут быть установлены в зависимости от объема содержания в ней безводного (стопроцентного) спирта;

- налог на добавленную стоимость - устанавливают на различные виды товаров по следующим ставкам: 0% - экспорт товаров (за исключением случаев, предусмотренных законодательством), 15% - по всем товарам (за исключением тех, оборот по реализации которых освобожден от налога на добавленную стоимость);

- торговая надбавка - это надбавка, которая предназначена для покрытия расходов розничных торговых предприятий и получения дохода от операций реализации.

Практика показывает, что в абсолютном большинстве магазинов розничной торговли товары учитывают по продажным ценам. Объясняется это наличием системы материальной ответственности, при которой лица, ответственные за сохранность товаров, в случае их недостачи сверх установленных норм, обязаны ее возместить.

Учет прихода товаров в любой организации не составляет большого труда, поскольку поступление каждой партии товаров оформляется соответствующим документом (товарно-транспортной накладной, счетом). Учет расхода товара на складах также не вызывает проблем, так как на каждый их отпуск выписывается соответствующий расходный документ. Сложности в основном возникают при учете реализации товаров в магазинах розничной торговли. Причиной этих сложностей служит тот факт, что покупатели не выписывают никаких документов, а на сумму покупки в контрольно-кассовой машине выбивают чек, сумма, которого показывает стоимость реализованных товаров по продажным ценам, то есть, если учет будет осуществляться по покупным ценам, фактически не будет информации о стоимости реализованных товаров по покупным ценам за день.

Стоимость реализованных товаров по покупным ценам рассчитывается как сумма остатков товаров по покупным ценам на начало дня и стоимость поступивших товаров по покупным ценам за вычетом остатков товаров по покупным ценам на коней дня. Величину остатков при этом придется определять путем постоянного проведения инвентаризаций, которые будут отнимать массу времени. В противном случае невозможно будет определить их величину.

Во избежание осложнений в организации учета товаров большинство предприятий розничной торговали используют метод учета товаров по продажным ценам. Он позволяет очень легко определить сумму реализованных товаров по учетным ценам, поскольку последняя есть не что иное, как сумма выручки, поступившей в кассу, которая фиксируется контрольно-кассовыми машинами при печатании чеков. В этих условиях, при необходимости, всегда можно легко определить учетный остаток товаров на любой момент времени.

Не совсем объективно утверждать о том, что метод учета по покупной стоимости применим только для оптовой торговли. Дело в том, что используя определенную техническую базу, можно организовать учет на предприятиях розничной торговли с помощью штриховых кодов, которые наносят производители на упаковку, товарные ярлыки или сам товар. Штриховой код представляет собой вертикальные черточки различной толщины, ниже которых указывают цифры, которых обычно бывает тринадцать: первыми двумя обозначается страна-изготовитель или продавец продукта, следующими пятью - предприятие -изготовитель, еще пять отводят под характеристику товара (наименование, размеры и т.п.) и последняя цифра считается контрольной.

При поступлении товаров в магазин информация об их наименовании, отличительных признаках, количестве и покупной цене посредством сканирующего устройства переносится в память компьютера. В дальнейшем таким же образом при реализации товаров компьютер фиксирует, какие конкретно товары и в каком количестве были проданы, на этом основании и определяют покупную стоимость реализованных товаров. Информация о выбытии товаров, не подлежащих документальному оформлению или фиксации средствами вычислительной техники (например, хищение товаров покупателями), может быть получена только на основе данных проведенной инвентаризации.

1.5 Учет движения материалов и готовой продукции

Учет и оформление движения материалов и готовой продукции должны производиться в соответствии с нормативными актами.

Поступление, перемещение и отпуск материалов и готовой продукции оформляется первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией, в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций.

Первичные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности и содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки, а также печать и штамп организации.

Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска материалов и готовой продукции в организации при завершении ревизии хранятся три года в соответствии с нормативным перечнем.

Оприходование поступивших материалов оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете - фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших материалов.

При закупке материалов или их приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемые материалы.

Требование - накладная применяется для учета движения материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материалы. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача просроченной продукции.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов и готовой продукции.

1.6 Контроль складского учета

Бухгалтер предприятия обязан своевременность и полноту оприходования поступивших материалов, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

- подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

- соответствие в данном отчете остатков материалов на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

- соответствие в отчете остатков материалов на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату инвентаризации;

- законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание материалов и т.д.);

- наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц.

- правильность цен на материалы.

1.7 Порядок инвентаризации готовой продукции

Основная задача инвентаризации готовой продукции - проверить соответствие ее фактического наличия на складе учетным документам. В ходе проведения инвентаризации одновременно выявляют изделия, не оформленные приемо-сдаточными накладными, факты пересортицы, порчи, излишки и недостачи готовой продукции, проверяют документальную обоснованность остатка средств по счету «Расчеты с покупателями и заказчиками», выявляют просроченную оплату выставленных счетов.

Порядок проведения инвентаризации готовой продукции в основном такой же, как и по другим материальным ценностям, входящим в состав материально-производственных запасов. Отличие заключается в том, что готовые изделия в ряде случаев хранятся не только на складах самой организации, но и в структурных подразделениях и в других организациях на ответственном хранении. Описи составляют отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. Поскольку движение готовой продукции происходит, как правило, интенсивнее чем сырья и материалов, то их инвентаризацию следует проводить в сжатые сроки. При этом проверяются не только наличие продукции путем ее обсчета, взвешивания, обмера, но и ее комплектность, сортность и другие качественные характеристики. В инвентаризационных описях кроме кода, наименования и количества готовой продукции указывают ее номенклатурный номер, марку, сорт и другие отличительные признаки, предусмотренные в стандартах и технических условиях.

На залежалую и неполноценную продукцию составляют отдельные описи. Изделия, пришедшие в негодность, в описи не включают. На них составляют специальный акт, в котором указывают причины и виновников порчи готовой продукции, сумму потерь от порчи.

Изделия, поступившие во время инвентаризации, принимают в присутствии инвентаризационной комиссии и включают в отдельную опись.

Готовую продукцию, хранящуюся на складах других организаций, включают в описи на основании документов, подтверждающих ее сдачу на ответственное хранение. В описях отражают наименование, количество, сорт, учетную стоимость продукции, дату принятия ее на хранение, место нахождения, номера и даты оправдательных документов. Сохранные расписки на продукцию, оставленную на ответственное хранение, должны быть переоформлены на дату, близкую к началу инвентаризации.

В описях на готовую продукцию, находящуюся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях готовой продукции, отгруженной и неоплаченной в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся: наименование покупателя, наименование продукции, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия продукции с данными бухгалтерского учета регулируют в следующем порядке:

- убыль готовой продукции в пределах норм списывают по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применяться только в случаях выявления фактических недостач;

- недостачи готовой продукции, ее порча сверх норм естественной убыли должны относиться на виновных лиц по учетным ценам

Если виновники не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают на финансовые результаты (счет прочих доходов и расходов);

- выявленные излишки готовой продукции оценивают по рыночной стоимости на дату инвентаризации и включают в состав нереализационных.

Результаты инвентаризации готовой продукции отражают в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

1.8 Хранение материалов

Метод размещения материалов на складе выбирают в зависимости от использования задач, выбранного способа хранения, необходимости максимального использования объема склада при рациональном расположении секций, предохранения материалов от повреждений, доступности любой ячейки склада.

Различают следующие способы хранения:

- материалы различных видов и сортов размещаются отдельно друг от друга;

- партионный - каждая партия материалов, поступившая на склад хранится отдельно;

- партионно-сортовой - каждая партия поступивших на склад материалов хранится обособленно, при этом внутри партии материалы разбираются по видам и сортам и также размещаются отдельно;

- по наименованиям - материалы каждого наименования хранятся отдельно.

Для быстрого размещения и отбора, обеспечения требуемых режимов хранения разрабатывают схемы размещения материалов, предусматривая постоянные места хранения, возможность наблюдения за их сохранностью. При разработке схем принимаются во внимание периодичность и объемы поступления материалов и их передачи на производство, оптимальные способы укладки.

2 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

2.1 Механизмы учета складских операций и реализации продукции

Учет складских операций и реализации продукции подразумевает: учет поступления материалов на склад, учет перемещения материалов в производство, учет реализации готовой продукции, а также учет расчетов с поставщиками материалов. В свою очередь учет поступления материалов на склад имеет ряд подзадач: выбрать поставщиков материалов, сделать заказ на материалы, привезти материалы на склад или найти доставку. Учет реализации готовой продукции имеет ряд аналитических задач: определение коньюктуры рынка, определение динамики продаж для правильного использования оборотных средств.

Рассмотрим сам процесс учета складских операций и реализации продукции. Входным объектом нашего процесса являются материалы, поступающие изначально на склад, а далее в производство, а результатом нашей деятельности является выпущенная готовая продукция.

Механизмы учета складских операций и реализации продукции следующие:

- приход материалов на склад;

- перемещение материалов в производство;

- изготовление продукции;

- отгрузка готовой продукции посреднику;

- расчеты с поставщиками материалов;

- заказ новых материалов.

2.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Для правильной организации учета складских операций и реализации продукции необходимы следующие задачи:

- учет поступления материалов на склад в разрезе поставщиков и партий;

- учет движения материалов внутри предприятия (между складом и производством);

- учет реализации готовой продукции;

- учет расчетов с поставщиками за материалы в разрезе партий и поставок.

Рассмотрим каждую задачу в отдельности.

Учет поступления материалов на склад очень ответственная задача, в которой необходимо учитывать от кого поступили материалы, когда поступили материалы, по какой цене, срок годности материалов, срок оплаты за поступившие материалы.

Учет движения материалов внутри предприятия необходим для того, чтобы знать:

- какие материалы, и в каком количестве передаются в производство;

- каковы остатки материалов и на складе и в производстве.

Учет реализации готовой продукции поможет получить данные о том, какая продукция наиболее часто производится и отгружается, т.е. пользуется наибольшим спросом.

Учет расчетов с поставщиками за материалы поможет избежать излишне перечисленных денежных средств и создания задолженности с поставщиками.

Все задачи по организации учета складских операций и реализации продукции необходимо выполнять централизованной бухгалтерии, в связи с тем, что объединить все базы в единый комплекс нет возможности.

2.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО отдела Выписка представляет собой информационную модель данного объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) - это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) - это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.

При организации БД учета материальных ценностей и готовой продукции целесообразно использовать следующие типы баз данных.

Основная база - это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

Подчиненная база - это БД, которая позволяет хранить данные, относящиеся к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой в системе является база данных платежных документов.

Справочник - это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник поставщиков.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения с записями:

При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.

Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.

При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

2.4 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Реализация технологического процесса включает работу по учету поступления материальных ценностей, перемещению материальных ценностей на производство, реализации готовой продукции, ведению информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме.

Программа по решению задач по учету поступления материальных ценностей, перемещению материальных ценностей на производство, реализации готовой продукции для всех работ имеет один вход, реализуемый управляющей компонентой. Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора их из справочников с заранее внесенными в них данными. После заполнения пользователем всех необходимых полей, АИС сохраняет полученную информацию в базе данных.

Передача информации в системе производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПЭВМ). Последнее обеспечивает повышение оперативности.

Для обработки данных в АИС используется пакетный режим обработки. Характеризуя данный режим обработки данных, необходимо отметить следующие его характерные черты. Ввод потока данных осуществляется с локальных устройств ввода. Выполнение режима включает три фазы: подготовку, выполнение и завершение процесса. При этом первая фаза требует определения последовательности действий и ввода исходных данных. Вторая фаза предполагает логическое преобразование исходных файлов, создание и упорядочения рабочих файлов, обработку информации и формирование выходных данных, осуществляя контроль результатов решения. На завершающей фазе выполняется печать. Эти особенности необходимо рассмотреть в связи со спецификой функциональной задачи. Применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство оператора в процесс решения задачи, требует только предварительного ввода данных, исключает возможность вмешательства пользователя и, таким образом, изменения последовательности выполняемых действий. Однако, за счет этого появляется более полная загрузка оборудования, которое начинает работать по жесткому графику.

Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов и отчетов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы, которые при желании можно распечатать на бумажном носителе.

2.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows 2000.

Окна 2000 родились на свет от своего предшественника NT 4.0. По громким заявлениям Microsoft, Windows 2000 -- это самое важное воплощение в жизнь чего-либо со дня его (Microsoft) создания. То есть, все чем они занимались до этого времени -- ерунда. NT 4.0 была выпущена в свет в 1996 году. За это время (три года) они там все проанализировали, учли пожелания (негодования) пользователей и свой собственный опыт, полученный в результате борьбы с этой системой. И вот теперь, все будет OK. Как бы не так! На самом же деле, «велосипед» так и не был изобретен. Всего на всего, ядро от NT 4.0 было лишь немного переделано и усовершенствовано. В результате этих потуг система должна теперь стать еще более совершенной, надежной и защищенной по сравнению с NT 4.0. В отличие от своего предшественника, теперь Окна 2000 обладают такими примочками как Plug and Play (PnP) и управлением питания, что не так плохо, когда работает.

Совершенство операционной системы зависит от многих факторов. К примеру, система должна не только хорошо загружаться, но и без сучка и задоринки загружать различные приложения и корректно со всеми ними работать. OS может быть очень надежной, не зависать и восстанавливаться после ЧП, но не эффективно использовать приложения и, тогда, последние становятся обузой для нее самой. (чего тогда с ними работать, если они плохо работают). Другая задача, которая стояла перед Microsoft -- это эффективная работа с базами данных, так как эта область, в последнее время, все больше и больше входит в нашу жизнь. Теперь, в отличие от NT 4.0, Windows 2000 совсем другая.

Во-первых, она выделяет приложениям особо жадным до памяти доселе невиданные объемы памяти, по сравнению с NT 4.0. Но как большой объем памяти может повлиять на эффективность работы приложений? Большинство приложений должны быстро обрабатывать данные, содержащие большие объемы информации (базы данных сервантов) для того, чтобы хорошо работать. Так как жесткие диски считаются относительно медленными устройствами по сравнению с памятью, то куда лучше хранить те же базы данных в памяти и оттуда их считывать. Усовершенствование Windows 2000 заключается в существенно лучшем управлении очень большими объемами данных. Речь идет об AWE (Adress Windowing Extensions). AWE состоит из четырех API, которые, в свою очередь, используются Microsoft для выделения или очищения памяти, а также для перенаправления и окон.

Например, система с 4 Мб может очень хорошо оперировать программой с базами данных, выделяя большие объемы памяти под свой кэш. Она создает окна в кэше, к которым она обращается при обработке данных. По окончании своей работы, приложение закрывает все созданные окна.

По задумкам Microsoft, API AWE должны оснащаться все версии Windows 2000. Интел выпустил х386 процессоры и материнские карточки, поддерживающие PAE (Physical Memory Extensions), механизм, который позволит всем операционным системам и приложениям получать доступ к выше, чем 32 разрядной физической памяти (т.е. 4Гб), даже если процессоры продолжат использовать виртуальную адресацию в 32 бита. PAE выполняет адресацию в 36 бит для поддержки до 64 Гб памяти. Следовательно, Microsoft используя API AWE, может использовать базы данных, хранящихся в кэше, в 16 раз превышающие базы данных NT 4.0. Итак, API AWE должна присутствовать во ВСЕХ версиях Windows 2000 (т.е. Windows 2000 Professional, Server, Advanced Server и Datacenter). Во всяком случае, Windows2000 Pro и Windows 2000 Server имеют предел физической памяти в 4Гб. Windows 2000 AS 8Гб и Data Senter до 64 Гб.

Во-вторых, усовершенствования касаются мультипроцессорности. Новое ядро, окрещенное Job, может обрабатывать один или несколько процессов приложения или процессов указанных администратором. Речь идет о специальном движке, настройки которого могут изменяться своими API. Эти API позволяют работающей программе ограничить время CPU, отводящееся под Job до ее закрытия, перераспределить процессы Job между процессорами или контролировать приоритетность выполнения задач Job. Здесь мы можем видеть, что Job было усовершенствовано, с точки зрения последовательной обработки данных. При этом процессы могут занимать довольно-таки много времени на обработку. Ядро Windows 2000, собственно, не убыстряет расчеты, оно просто может увеличить пока не задействованные ресурсы системы.

В-третьих, усовершенствование Windows 2000 по сравнению с NT 4.0 коснулось длительности threads (нити) одного процессора, разрешенных операционной системой до перехода на другой(ие) процессоры. В Windows 2000 они короче, чем в NT 4.0, а чем они меньше, тем более экономится время. Все это, в конечном результате убыстряет работу администратора, который теперь сам может выделять те или иные ресурсы приложениям в каждой конкретной ситуации.

Microsoft также переработал ядро Windows 2000 с целью улучшения SMP. Операционные системы должны использовать spinlock's (вращающийся замок) для того, чтобы единовременно только один процессор мог обратиться к данным. Например, Windows 2000 работает над базой данных таким образом, чтобы указать последовательность чтений разрешенных процессорам. Если два процессора одновременно начнут изменять базу данных, то это приведет к возможной фальсификации данных (краху системы). Ядро Windows 2000 использует в своей работе десяток замков, с целью защиты структуры баз данных. Здесь речь идет об усовершенствованных замках, так называемых «замках в очереди». Они представляют собой более совершенные «стандартные замки», использующиеся в NT 4.0. Особенно это эффективно работает в том случае, если в систему добавляется еще один процессор. И уж теперь никакой путаницы между процессорами, в отношении их очередности, не существует.

Microsoft усовершенствовал систему безопасности. На самом деле все это только слова. За основу была взята система безопасности от NT 4.0, но с некоторыми добавлениями, которые упрощают управление безопасностью администратору и программистам.

Во-первых, это наследственная безопасность. В NT 4.0 любой объект, например файл, во время своего создания наследует все параметры безопасности например той директории, где он находится. Но при изменении каких-либо свойств директории, дочерний объект не наследует все признаки директории, что очень неудобно. Наследственная же безопасность позволяет указывать параметры наследственности. Итак, если мы изменяем параметры «родителя», то вместе с тем мы можем указать, что же должен наследовать его дочерний объект (должен ли он наследовать все признаки или не должен). И теперь при изменении свойств безопасности директории, файл тоже наследует все ее признаки, если вы того действительно желаете.

Еще одно улучшение подсистемы безопасности Windows 2000 -- это добавление параметров безопасности в объекты AD, которое позволяет пользователю очень точно контролировать безопасность свойств, которые в свою очередь являются подобъектами объектов AD. GUID (Globaly Unique ID) идентифицируют подобъекты. И параметры безопасности, назначенные объектам, определяют GUID, определяя также и подобъекты.

Подсистемы безопасности NT 4.0 и Windows 2000 открывают доступ по паролю. В Job используется новый тип доступа -- ограниченный доступ. Большинство задач, выполняемых Job не интерактивны. Именно поэтому куда лучше использовать Job в окружении ограниченного доступа. Другими словами, работающие приложения не имеют доступа к остальным ресурсам системы. Они продолжают работать, но не могут несанкционированно проникнуть в другие приложения, защищенные от проникновения. В этом случае Job, например, не может перезагрузить систему, если остальные приложения продолжают работать, не получает доступ к части файлов, которые защищены от несанкционированного доступа и не может внести изменения в часть Registre (изменения касающиеся работоспособности других программ).

Microsoft улучшил и взаимодействие Windows 2000 с другими операционными системами, в рамках все той же безопасности. С такими системами как UNIX и NetWare. В действительности, система безопасности Windows 2000 сильно отличается от других систем такого же рода, особенно по типам доступа к объектам. Например, Windows 2000 имеет одновременно два типа основного доступа к данным (Reading и Writing), и типами специального доступа (List Directory и Create Directory Entry). Так вот, все это очень сильно мешает Windows 2000 получать доступ к безопасности других типов данных, определенных другими операционными системами. Для решения этой проблемы Microsoft внедрил новое изобретение, которое позволяет Windows 2000 взаимодействовать с другими системами. Теперь, эта новая модель безопасности позволяет использовать это новшество в качестве переводчика и переводить права доступа с языка понятного только в Windows 2000 на язык понятный другим операционным системам. Приложения в Windows 2000, в свою очередь, могут теперь контролировать безопасность других объектов.

Для того чтобы работники блока «Выписка» эффективно работали с большим информационным потоком, база данных должна отвечать следующим требованиям:

- хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

- простота обращений пользователей к БД;

- возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

- поиск информации по различным группам признаков;

- возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

- высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

- глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

- богатый набор визуальных средств разработки.

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера -- специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.).

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов создания системы:

- системность;

- гибкость;

- устойчивость;

- эффективность.

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

3 Проектная часть

3.1 Информационная модель

Условно базу данных можно разделить на три блока:

- первый блок данных показывает постоянную информацию, реализованную виде справочников. В данной системе выделено два основных и три вспомогательных справочника. Справочник Материалы и Справочник Поставщики - это основные, они являются источником информации при учете поступления материалов, а также при формировании отчетной сущности Остатки. Вспомогательные справочники (Справочник Единицы измерения, Справочник Аббревиатуры, Справочник Расчетные Счета,) являются источником информации для основных справочников. Разбиение Справочников на основные и вспомогательные создано для удобства при их заполнении.