Общие требования к составлению и использованию первичных документов

Порядок движения первичных документов с момента создания и до сдачи в архив регулируется графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя предприятия. График документооборота должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, которые обрабатывают первичный документ, улучшение качества учетной работы и усиление контрольных функций бухгалтерского учета. Каждому лицу, ответственному за составление каких-либо первичных документов, выдается извлечение из графика документооборота, в котором приводится список документов, которые данный исполнитель должен составлять, сроки составления и передачи первичных документов в подразделения предприятия.

График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, исполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера предприятия. Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Конкретные особенности обработки того или иного документа зависят от характера операции, которую он отражает. Свои особенности имеет обработка внутренних, входящих и исходящих документов.

Кассовые и расчетные документы

Кассовые операции

Денежные средства считаются оприходованными, если оформлен приходный кассовый ордер (далее - ПКО), выдана квитанция и произведена соответствующая запись в Кассовой книге. При принятии наличности выдается квитанция с подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия, и кассира, засвидетельствованная печатью предприятия. Запись в Кассовой книге необходимо сделать непосредственно после оформления ПКО и получения денежных средств в кассу или в течение рабочего дня. При проведении расчетов с применением регистраторов расчетных операций (далее - РРО) оприходование наличных происходит путем регистрации полученных средств в РРО или выписки расчетной квитанции (далее - РК) с выдачей расчетного документа и ежедневного отражения полученных средств в полной сумме в Книге учета расчетных операций (далее - КУРО).

При приеме банкнот и монет предприятия должны руководствоваться Правилами определения платежеспособности банкнот и монет, утвержденными постановлением Правления НБУ от 31.03.99 г. №152, с изменениями и дополнениями, в которых, в частности, указано, что банкноты и монеты, которые не подпадают под определение платежных (в том числе те, в которых осталось менее 55% изначальной площади), фальшивые и переделанные предприятиями, учреждениями и организациями, не принимаются к платежу.

Приходный ордер выписывается в одном экземпляре и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Выдача денежных средств из кассы осуществляется на основании расходного кассового ордера, который выписывается в одном экземпляре, или по платежной ведомости. Предприятия, занимающиеся закупкой сельхозпродукции и заготовкой вторсырья, могут производить выдачу наличных сдатчикам сельхозпродукции и вторсырья по ведомостям, в которых указываются их фамилии, адреса, объемы сданной продукции и сумма выплаченной наличности, заверенная подписью сдатчика.

Обращаем внимание, что за выдачу в подотчет средств без полного отчета за ранее выданные средства к предприятию (субъекту предпринимательской деятельности физическому лицу) применяется штраф в размере 25% ранее выданной и не возвращенной в кассу суммы подотчетных средств, независимо от истечения или не истечения срока, на который выдавали подотчетные суммы.

В случае выдачи физическому лицу наличности по расходному документу кассир требует предъявить паспорт или документ, его заменяющий, записывает его название и номером и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном документе о получении наличности с указанием полученной суммы (гривень - словами, копеек - цифрами), используя чернила или шариковую ручку с темной пастой. Операция выдачи наличности из кассы, не подтвержденная росписью получателя в расходном документе, при выведении остатка наличности в кассе не учитывается. Выдача наличности работникам предприятия по расходным документам осуществляется с предъявлением получателями паспорта (удостоверения, пропуска).

Обращаем внимание, что при получении ПКО или РКО кассир должен проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, которые им уполномочены на право оформления документов по ведению кассовых операций: например, заместителя руководителя, заместителя главного бухгалтера;

правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;

наличие перечисленных в документах приложений.

Приходные кассовые ордера и расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Денежные средства в виде заработной платы, как правило, выдаются по платежной ведомости (с последующим оформлением одного расходного кассового ордера).

По окончании установленных сроков выплат, связанных с оплатой труда, выплатой стипендий по платежным ведомостям, кассир должен:

в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, поставить штамп или сделать надпись: «Депонировано»;

составить реестр депонируемых сумм;

при закрытии платежной ведомости отметить фактически выплаченную сумму и неполученную сумму выплат, которая подлежит депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и засвидетельствовать надпись своей подписью. Если наличные средств выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Наличность по ведомости выдал (подпись)»;

осуществить соответствующую запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную по ведомости сумму (в этом ордере реквизит «Выдать» не заполняется, в реквизите «Основание» делается запись «Выплата заработной платы за месяц 200 года», в реквизите «Приложение» указывается «Платежная ведомость №___»).

Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассирами в платежных ведомостях, и осуществляет подсчет выданных и депонируемых по ним сумм. Депонируемые суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются одним общим расходным кассовым ордером.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, которые оформлены на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, регистрируются после этих выплат.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ф. №КО-3 ведется отдельно по приходным и расходным кассовым ордерам. В Журнале ф. №КО-За, который применяют по усмотрению руководства вместо Журнала ф. №КО-3, одновременно регистрируются приходные и расходные кассовые ордера.

Сдача денежных средств в учреждения банков юридическими и физическими лицами для зачисления на собственные текущие счета производится по заявлению на перевод наличности. Данный документ может заполняться ответственным работником предприятия, сдающим выручку в банк (от руки ручкой или с помощью технических средств), или работником банка при согласии клиента с применением технических средств или системы автоматизации. В последнее время данный документ в подавляющем большинстве случаев заполняется работником банка, а клиенту после завершения принятия наличности выдается квитанция (со штампом и подписями бухгалтера и кассира банка), которая служит основанием для списания денежных средств в кассе предприятия. Вместе с выписками о движении средств на текущем счете банк передает предприятию мемориальный ордер, в котором отражено зачисление наличности на текущий счет. Приведем пример заполнения квитанции, которую выдают при сдаче наличности в банк.

Обращаем внимание, что заполнение первичных документов по сдаче наличных денег в банк и получение их в банке, а также на безналичные расчеты, как правило, производится на украинском языке, хотя в письме НБУ от 05.11.2003 г. №18-209/3959-8111 и высказано мнение, что банковские документ могут заполняться на национальном языке большинства населения той или иной местности. Текстовые элементы (т.е. реквизиты) самого бланка расчетного документа в любом случае должны быть выполнены на украинском языке.

В случае сдачи наличности в банк через инкассаторов основанием для отражения наличности по расходу в кассе предприятия является копия сопроводительной ведомости с подписью инкассатора банка и оттиском печати (штампа) банка.

Снятие денежных средств с текущего счета в национальной валюте юридическими лицами и предпринимателями производится по денежному чеку. В денежных чеках, на основании которых клиентам выдается наличность, независимо от суммы должны указываться данные паспорта лица-получателя или документа, его заменяющего, наименование документа, серия, номер и дата его выдачи, наименование учреждения, выдавшего его. Денежные чеки действительны на протяжении 10 календарных дней со дня их выписки не учитывая день выписки. Денежный чек должен содержать оттиск печати и подписи уполномоченных лиц клиента согласно к точке образцов подписей. Использование факсимиле не допускается.

Следует отметить, что в некоторых банках при получении денежных средств с текущего счета на оборотной стороне счета просят делать надпись об отсутствии задолженности по налогам и сборам, проставлять символы видов снимаемых сумм денежных средств согласно нормативно-правовым актам НБУ.

Выдача наличности в инвалюте с текущих счетов юридических лиц и предпринимателей производится на основании заявления на выдачу наличности (приложение 8 к Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. №337).

Все поступления и выдача наличности в национальной валюте предприятия учитывают в кассовой книге. Обособленные подразделения юридических лиц, осуществляющие операции по принятию наличности за проданные товары (работы, услуги) с оформлением приходного кассового ордера, а также операции по выдаче наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции, с оформлением расходных кассовых ордеров ведут кассовую книгу, которая выдается и оформляется предприятием - юридическим лицом, в состав которой они входят.

Обособленные подразделения юридических лиц, страховые агенты, брокеры, заготовители сельскохозяйственной продукции, распространители лотерей, осуществляющие наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводящие операции по принятию (выдаче) наличности по приходным (расходным) кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги операций за день, выводит остаток наличности в кассе и оформляет отчет кассира, который представляет собой отрывной лист кассовой книги (часть, заполненная под копирку) с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами, оформленными в течение дня.

Безналичные расчеты

Основанием для направления работника в командировку является приказ (распоряжение) руководителя предприятия (учреждения), на основании которого выдается командировочное удостоверение. Форма командировочного удостоверения утверждена приказом ГНАУ «Об утверждении формы командировочного удостоверения» от 28.07.97 г. №260. В командировочном удостоверении делаются отметки о прибытии работника в место командировки и выбытии с него, а также о возвращении работника на место постоянной работы.

Командировочные удостоверения регистрируются в Журнале регистрации командировочных удостоверений, форма которого утверждена приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу» от 13.03.98 г. №59 (в редакции приказ министерства финансов Украины от 10.06 №146). Пример заполнения Журнала приведен ниже.

При отчете за денежные средства, полученные в подотчет, составляется Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или в подотчет, форма и порядок заполнения которого утверждены приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. №440. Согласно п.п. 9.10.3 Закона Украины «О налоге с доходов физических лиц» от22.05.2003 г. №889-IV (далее - Закон о налоге с доходов) Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или в подотчет, представляется до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем окончания командировки или днем расходования денег по поручению предприятия, предоставившего средства в подотчет. Возврат неиспользованных сумм согласно Закону о налоге с доходов должен быть произведен до или во время представления Отчета.

Нормы Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. №72, с изменениями и дополнениями, в части определения сроков Отчета за средства, выданные на командировку, отсылают к действующим нормативно правовым актам (в частности, к Закону о налоге с доходов).

Нормы Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине относительно сроков представления Отчета по расходованию средств, выданных из кассы предприятия на хозяйственные нужды, противоречат нормам Закона о налоге с доходов. Учитывая возможность применения при несвоевременном возврате средств, полученных в подотчет, с одной стороны, штрафа согласно Указу Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию наличного обращения» от 12.06.95 г. №436/95 и с другой сто штрафа согласно п.п. 9.10.3 Закона о налоге с доходов, до предоставления соответствующих разъяснений контролирующих органов с придерживаться наименьших сроков представления Отчета. Так, при получении средств на закупку сельхозпродукции и вторсырья (кроме металлолома) из кассы предприятия поде лицо должно отчитаться в течение 10 дней со дня получения средств, но не 3 банковских дней со дня осуществлен) закупки; при получении средств из кассы предприятия на все другие производственные нужды - в течение 2 рабочих дней со дня получения средств, включая день (т.е. на следующий рабочий день).

При расходовании средств, выданных из кассы предприятия, в командировке на производственные нужды работник может отчитаться в первый день выхода на работы после возвращения из командиров»

В случае приобретения товаров, работ, услуг (в том числе и во время командировки) за собственные средства работник должен отчитаться согласно действующему законодательству.

Поступление, движение и выбытие запасов

Материалы