Составление акта о выделении к уничтожению документов
Правила и порядок, нормирование проведения процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения на предприятии, методика составления специального акта. Необходимость проведения научно-технической обработки документов перед их уничтожением.
Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
Вид | доклад |
Язык | русский |
Дата добавления | 05.06.2009 |
Размер файла | 17,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Составление акта о выделении к уничтожению документов
Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения научно-технической обработки документов.
Иными словами, сначала нужно обязательно провести экспертизу ценности документов, сформировать дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения. Дела переплести, оформить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, составить на них описи и утвердить в установленном нормативными документами порядке. И только после этого заниматься уничтожением документов с истекшими сроками хранения.
Однако очень часто в организациях встречается совершенно другая практика. Руководители и особенно бухгалтеры стремятся к тому, чтобы в первую очередь освободиться от документов с истекшими сроками хранения, а приведение в порядок документов с длительными сроками хранения оставляют на неопределенный срок. Эта практика свидетельствует об отсутствии системы в работе, так как, только приведя документы в порядок, мы можем уверенно утверждать, что выделили к уничтожению документы, утратившие практическое и не имеющие научно-исторического значения. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения - это своего рода завершающий этап в наведении порядка в работе с документами.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной нормативными документами.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата АКТ __________ № ________ (место составления) О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании:____________________________________________________________________________________________________________ (название и выходные данные перечней документов ___________________________________________________________________________________________ с указанием сроков хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научноисторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда __________________________________________________________________________________________ (название фонда) Итого _________________________________дел за _____________________годы. Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК)____________________________________________________________________________________ (наименование архивного учреждения) протокол___________№______________*. Наименование должности Подпись Расшифровка подписи лица, проводившего экспертизу ценности документов Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) наименование организации ________№______________ Документы в количестве__________________________________________________________________________дел, весом ___________________ кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от _________ № __________ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи |
Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.
В акт можно включать как заголовки отдельных дел, так и групповые заголовки на однородные дела. Четвертый и пятый разделы акта заполняются только на дела, срок хранения которых выше 10 лет. Но если вы принимали на хранение документы временного (до 10 лет) хранения по сдаточным описям, то следует указать номера выделенных к уничтожению документов по этим описям.
При составлении акта нужно помнить о том, что в него включаются дела, не подлежащие хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, если дело "Квартальные финансовые планы", срок хранения которых 3 года при условии наличия годовых планов, закончено делопроизводством в 2000 году, оно может быть включено в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2004 г. В том случае, если срок хранения документов определен по перечням как "3 года после проведения комплексной налоговой проверки", тогда точкой отсчета является дата проведения проверки. Например, дело "Кассовые документы по рублевым счетам за 2003 год" при проведении проверки в 2005 году может быть выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г. и то при условии, если во время проверки этот период (2003 год) был обревизован. Если проверке подверглись документы до 2002 года включительно, тогда дело, указанное в нашем примере, не может быть включено в акт о выделении к уничтожению. Оно остается на хранении в организации до тех пор, пока не будут обревизованы документы за 2003 год, даже если придется ждать проверки еще несколько лет. Разумеется, при такой постановке вопроса срок хранения дел значительно увеличивается.
Нужно иметь в виду, что под налоговой проверкой понимается только комплексная выездная проверка. При составлении акта о выделении к уничтожению документов важно помнить, что если налоговая проверка проверила документы, например, за последние три года, а документы за более ранний период не смотрела, это значит, что в акт о выделении к уничтожению документов включаются документы с истекшими сроками хранения только за тот период, который был обревизован. Документы, которые не были обревизованы, даже если они относятся к более раннему периоду, мы обязаны оставить на хранение.
Государственные организации Списка №1 (т.е. организации, сдающие свои документы на государственное хранение) акт о выделении к уничтожению документов вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу представляют на согласование экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) государственного архива и затем на утверждение руководителю организации.
Акт о выделении к уничтожению документов в государственных организациях Списка №2 (т.е. в организациях, не сдающих документы на государственное хранение) и в организациях негосударственной формы собственности согласовывается на заседании экспертной комиссии организации и утверждается руководителем организации.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья; желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.
В заключение составим примерный (но не претендующий на полноту) акт о выделении к уничтожению документов для организации негосударственной формы собственности.
Предположим, что налоговая проверка проходила в 2005 году. В результате проверки были обревизованы документы за 1999-2004 годы.
ООО "Булвинил"
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО "Булвинил"
Переплетов М.А. Переплетов
15.02.2009
АКТ
06.02.2009 №1 г.
Минск
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на основании перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (ч. 2) (М., 1989), перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (Мн., 2001) и перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административнохозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (Мн., 2006), акта проверки налоговой инспекции правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов и других платежей в бюджет и внебюджетные фонды от 10.03.2005 №1 за период с 01.01.1999 по 31.12.2004 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда ООО "Булвинил" за 1999-2004 годы.
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
1. |
Приказы директора о командировках работников по территории Республики Беларусь |
1999-2004 |
Описи №3 за 1999-2004 гг. |
3, 25, 32, 45, 53, 64 |
6 |
3 г., ст. 16.3 |
После проведения комплексной налоговой проверки |
|
2. |
Приказы директора о предоставлении отпусков и дисциплинарных взысканиях |
1999-2004 |
" |
2, 24, 33, 46, 65-67 |
8 |
3 г., ст. 16.3 |
" |
|
3. |
Мемориальные ордера №1, 2, 3 с приложениями |
1999-2004 |
" |
12-24, 36-48, 54-66, 72-84, 92-104, 115-127, 132-138 |
85 |
3 г., ст. 462 |
" |
|
4. |
Оборотные ведомости по расчетным счетам |
1999-2004 |
32 |
3 г., ст. 467 |
" |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
5. |
Больничные листы |
1999-2004 |
7 |
3 г., ст. 479 |
" |
|||
6. |
Испорченные и аннулированные доверенности |
1999-2004 |
4 |
3 г., ст. 514 |
" |
|||
7. |
Кассовые книги по рублевым счетам |
1999-2004 |
6 |
3 г., ст. 467 |
" |
|||
8. |
Главные книги |
1999-2004 |
8 |
3 г., ст. 469 |
" |
|||
9. |
Месячные расчеты налогов и платежей в бюджет |
1999-2003 |
4 |
5 лет, ст. 558 |
" |
|||
10. |
Заявки на приобретение и выделение товарноматериальных ценностей |
1999-2004 |
6 |
3 г., п. 803 |
||||
11. |
Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов |
1999-2004 |
12 |
3 г., п. 811 |
||||
12. |
Журнал регистрации входящей и исходящей документации |
1999-2004 |
8 |
3 г., п. 944.5 |
Итого 186 (сто восемьдесят шесть) дел за 1999-2004 годы.
Описи дел постоянного хранения и по личному составу за 1999-2004 годы согласованы с ЭК ООО "Булвинил" (протокол от 27.11.2007 №2).
Ведущий специалист Ананич Е.В. Ананич
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ООО "Булвинил"
10.02.2009 №3
Документы в количестве 186 (сто восемьдесят шесть) дел, весом 190 кг сданыООО "Белбумленд" на переработку по приемосдаточной накладной от 20.02.2009.
Специалист Мечникова Л.П. Мечникова
Нормативные документы, определяющие порядок уничтожения документов:
1. Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (ст. 24) (в редакции от 20.06.2008 №349З);
2. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 №5;
3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.
Подобные документы
Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.
реферат [24,0 K], добавлен 23.09.2010Особенности работы с обращениями граждан, ведение данной работы отдельно от общего делопроизводства. Пример оформления информационного письма о продаже компьютеров. Составление акта о выделении к уничтожению документов. Составление трудового договора.
контрольная работа [24,0 K], добавлен 11.01.2010Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.
контрольная работа [18,3 K], добавлен 18.02.2011История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.
курсовая работа [569,9 K], добавлен 06.12.2010Регистрация, учет документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов.
контрольная работа [33,0 K], добавлен 29.09.2008Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.
курсовая работа [33,8 K], добавлен 06.12.2010Понятие бухгалтерского документа, его формы и реквизиты. Особенности составления первичных документов и порядок их обработки, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку). Порядок изъятия и хранения первичных документов.
реферат [19,3 K], добавлен 16.07.2010Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.
дипломная работа [71,2 K], добавлен 19.03.2011Задачи, порядок проведения экспертизы ценности документов. Организационные мероприятия проведения экспертизы. Оперативное хранение документов. Хранение документов в структурных подразделениях организаций. Оперативное хранение машиночитаемых документов.
контрольная работа [22,5 K], добавлен 11.09.2008Понятия фиктивного и подложного документов. Классификация бухгалтерских документов. Группировка бухгалтерских документов, их назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления. Видовое деление подлогов документов.
контрольная работа [34,5 K], добавлен 30.04.2011