Документирование управленческой деятельности

Докладные записки

Докладные записки - это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.

Д.З. включает следующие реквизиты:

1. Наименование структурного подразделения

2. Вид документа

3. Дата, номер

4. Место составления или издания

5. Заголовок к тексту

6. Текст

7. Подпись

Д.З. бывают внешние и внутренние.

Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.

ПРИМЕР внутренней докладной записки:

Общий отдел Генеральному директору

объединения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Н.К. Иванову

25.10.2002 №36

Рязань

О замене пишущих машин

Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав. машбюро Г.Н. Колбасин

ПРИМЕР внешней докладной записки:

Министерство общего Генеральному директору

и профессионального завода …………………………………

образования РФ …………………………………………

Новосибирское областное И.И. Петрову

управление народного

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

25.10.2002 №15

Новосибирск

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.

Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.

Зав. района Н.И. Пирогов

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка делится на 2-е группы:

1 гр. - это документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.

2 Гр. - это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.

ПРИМЕР:

Объяснительная записка Директору центра

«Кадры»

01.11.2002 №21 Н.И. Иванову

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из состава группы 19 человек

Преподаватель Г.И. Григорьева

Пр. внешней объяснительной записки - по одному предприятию, имеющему множество структурных подразделений:

Наименование организации

Производственный отдел

Объяснительная записка Ген. Директору

объединения

01.11.2002 №14 А.А. Зуеву

Об установке оборудования

Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г.

Начальник отдела А.Е. Ёлкин

Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую организацию:

Производственное объединение

По добыче железной руды

«Крымчермет»

Шахта «Юзовская»

Объяснительная записка Ген. Директору

объединения

01.11.2002 №10 К.Е. Матвееву

О нарушении производственной дисциплины

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Горный мастер В.И. Софроний

ФАКСЫ

ФАКСЫ - относятся к оперативным средствам связи - максимальная связь. Ф. - это док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.

Дополнительными данными факса данные, которые проставляет сам аппарат - указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.

ТЕЛЕГРАММА

ТЕЛЕГРАММА - это док-т, передаваемый по каналам связи.

Образец международной телеграммы:

МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА

МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ

ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ

УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ

ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999 ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

ЗАМ МИНИСТРА ВЭС

100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02

10.01.99

Разина 235 41 38

СПРАВКИ

СПРАВКИ - это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).

Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки является справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:

1. адресату

2. подшивается в дело

При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.

Пример внешней справки:

Наименование предприятия Место предоставления

справки

Адрес предприятия

Тел.

Факс

СПРАВКА

00.00.00 №

Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО «Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц.

Директор И.О. Фамилия

Главный бухгалтер И.О. Фамилия

М.П.

Мишин 243382

ДОГОВОРЫ

Д. - это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п.

Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.

Реквизиты договора:

1) название док-та: договор

2) дата, номер и место составления

3) заголовок к тексту

4) текст: состоит из вводной части:1-наименование сторон

2-должности и фамилии лиц подписывающих договор

3-предмет договора

4-изложение порядка рассмотрения вопросов

5-общая сумма договора

5) Юр. адреса сторон

6) Подписи и печати сторон

Д. составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их бывает 2)

Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения визируются юрист-консультом.

КОНТРАКТ

К. представляет собой особую форму срочного трудового договора, заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного расторжения контракта.

По сравнению с трудовым договором контракт позволяет более чётко и конкретно сформулировать условия, организацию и оплату труда с учётом индивидуальной особенности работника.

Контракт может заключиться на время выполнения работы или на определённый срок. После окончания действия контракта он может перезаключаться на новый срок или продлеваться.

Содержание контракта:

1. наименование сторон и их реквизиты

2. цель и предмет заключения контракта

3. требования к результатам работы

4. срок действия

5. условия организации труда (правила внутреннего распорядка, продолжительность отпуска и т.д.)

6. условия оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения)

7. обязательства сторон и ответственность за их нарушение.

8. порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству)

9. основание и условия для срочного расторжения контракта

10. адреса сторон и подписи