Организация бухгалтерского учета в организации

3

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

ГОУ ВПО «Сибирский государственный технологический университет»

Факультет: Гуманитарный

Кафедра: «Бухгалтерский учет и финансы»

ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Курсовая работа

г. Красноярск, 2009

Содержание

Введение

1. Функции и структура бухгалтерского аппарата

2. Организационно-правовые особенности организаций и влияние этих особенностей на постановку финансового учета

3. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

4. Профессиональные обязанности и этические нормы бухгалтера

5. Документирование

6. Инвентаризация активов и обязательств

Заключение

Библиографический список

Введение

В настоящее время необходимость ведения бухгалтерского учета очевидна. Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции.

Целью работы является обобщение и закрепление теоретического материала, касающегося вопросов организации бухгалтерского учета в организациях. В связи с поставленной целью требуется выполнение ряда важных задач: необходимо получить теоретические знания о структуре бухгалтерского аппарата, правах и ответственности главного бухгалтера, ознакомиться с влиянием организационно-правовых особенностей организаций на постановку финансового учета, процессом документирования и проведением инвентаризации активов и обязательств. Итогом успешного выполнения работы станет применение полученных знаний в решении задачи - заполнение Кассовой книги.

Владение теоретическими навыками для бухгалтера сейчас как никогда важно, ведь формирование в нашей стране рыночных отношений предъявляет новые, повышенные требования ко всем категориям специалистов, занятых в различных сферах деятельности. Без организации методически правильного бухгалтерского учета невозможно эффективно управлять ни крупной промышленной корпорацией, ни малым предприятием, ни индивидуальной трудовой деятельностью. Даже такой процесс как разработка структуры бухгалтерского аппарата играет далеко не последнюю роль в процессе достижения организацией успешности. Ведь главная задача бухгалтерии - способствовать достижению положительных результатов хозяйственной деятельности. От того, насколько грамотно будет выбрана подходящая структура бухгалтерского аппарата и сформированы отделы бухгалтерии, зависит то, насколько целесообразно будет распределен труд между работниками учета, и насколько эффективно будут использованы счетные машины. Кроме того, это в значительной степени определяет степень охвата контроля подразделений со стороны главного бухгалтера.

1. Функции и структура бухгалтерского аппарата

Обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и составление на их основе отчетности обеспечивает подразделение, создаваемое практически в любой организации, т.е. бухгалтерия. Бухгалтерия предприятия является первичным звеном бухгалтерского учета.

Бухгалтерская служба может выступать в виде самостоятельного структурного подразделения (службы) или централизованной бухгалтерии. Разрешается осуществлять бухгалтерский учет (в организациях, не имеющих бухгалтерской службы) силами специализированной организации или соответствующим специалистом на договорных началах, также бухгалтерский учет может вести лично руководитель организации.

Бухгалтерия - это самостоятельная структурная единица организации, которая не может входить в состав какого-либо другого организационного подразделения. Возглавляет бухгалтерию главный бухгалтер. Он назначается и освобождается от должности только руководителем организации и ему же непосредственно подчиняется. Главный бухгалтер обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия. Кроме этого, в его обязанности входит внедрение передовых форм и методов учета, отвечающих требованиям оперативного руководства предприятием.

Главная задача бухгалтерии - способствовать достижению положительных результатов хозяйственной деятельности. Для этого необходимо обеспечить:

· формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

· обеспечение информацией пользователей для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

· предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основные функции, выполняемые бухгалтерией:

· учет материально-технических ценностей (основные средства, материалы, готовая продукция и т.п.);

· учет расчетов по оплате труда (начисление заработной платы, удержания из заработной платы, отчисления на социальное, медицинское и пенсионное страхование);

· учет затрат на производство (вспомогательное производство, косвенные расходы, простои, потери от брака, расходы будущих периодов, незавершенное производство, основное производство);

· учет финансовой деятельности (реализация товаров, прибыль, фонды и резервы);

· учет денежных операций (денежные средства в кассе, на расчетном счете, валютном счете, прочих счетах в банке; расчеты с поставщиками, прочими кредиторами; расчеты с бюджетом; расчеты по отчислениям и платежам);

· составление бухгалтерской отчетности. [2, с. 11]

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и т.д.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В основной же части организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

В некоторых организациях применяют частичную децентрализацию учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Структура бухгалтерского аппарата в основном зависит от условий организации и технологии производства, объема и содержания учетной работы, а также от наличия технических средств учета.

В настоящее время сложились три основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях с численностью аппарата до 7-9 человек. В этом случае все работники аппарата бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов, бюро, секторов, групп, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура бухгалтерии применяется в большинстве средних и части крупных организаций [7, с. 106].

Обычно бухгалтерия в объединениях и крупных предприятиях подразделяется на ряд отделов.

Расчетный отдел бухгалтерии ведет расчеты с рабочими и служащими по оплате труда и социальному страхованию, осуществляет расчеты с финансовыми органами, банками и депонентами, составляет отчетность по труду и заработной плате.

Материальный отдел занимается учетом расчетов с поставщиками, учитывает движение основных средств, материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверяет правильность ведения складского учета материальных ценностей, составляет отчет о наличии и движении материальных и других имущественных ценностей.

Производственно-калькуляционный отдел осуществляет учет издержек производства, исчисляет себестоимость продукции, составляет отчетность о выполнении плана по выпуску продукции и ее себестоимости. В функции этого подразделения бухгалтерии входят также общее руководство и контроль за наличием, движением и сохранностью полуфабрикатов собственного и незавершенного производства.

Отдел по учету сбытовых операций учитывает наличие и движение готовых изделий на складах отдела сбыта. В этом отделе ведется учет готовой продукции, ее реализации. Отдел ведет учет расчетов с покупателями, осуществляет контроль за правильностью и своевременностью поступления платежей от них.

Отдел расчетных и валютных операций занимается учетом банковских и валютных операций. На этот же отдел при отсутствии финансовой службы возлагается функция организации финансовой работы.

Общий отдел бухгалтерии предприятия ведет учет всех остальных хозяйственных операций, составляет сводные и обобщающие документы, организует бухгалтерский архив. Работники этого отдела ведут Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме перечисленных обычно выделяют группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетную группу, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами, группу подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическую группу.

При комбинированной организации структуры бухгалтерии в ней выделяются специальные структурные подразделения (например, по производствам), выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий, которые самостоятельно распоряжаются в пределах установленной компетентности. Такая форма организации аппарата бухгалтерии применяется в особо крупных организациях и в производственных объединениях.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

На данном этапе современности ведение бухгалтерского учета основывается на широком использовании средств вычислительной техники, их размещении, степени оснащенности ими отрасли, объеме обрабатываемой информации, сферах обслуживания.

В условиях комплексной механизации и автоматизации учета на базе ЭВМ создаются вычислительные центры. Они могут обслуживать отдельные крупные предприятия или группы предприятий, организаций. Большое распространение в последнее время получают информационно-вычислительные центры. Их функцией является обработка всей экономической информации предприятий данного района (региона). Также центры оснащены современными ЭВМ и осуществляют не только обработку бухгалтерской информации, но и планово-нормативные технические расчеты.

В современных условиях развитие вычислительной техники привело к техническому оснащению предприятий мини-ЭВМ - электронными бухгалтерскими машинами, которые широко используются в бухгалтерии. Рабочее место бухгалтера автоматизировано на базе современных персональных компьютеров. [9, с. 145]

Для дальнейшего совершенствования учетной работы организация автоматизированного рабочего места является важным резервом, повышается возможность использования информации в управлении предприятием.

2. Организационно-правовые особенности организаций и влияние этих особенностей на постановку финансового учета

В соответствии с гражданским законодательством основным объектом прав в промышленности является предприятие как имущественный комплекс, используемый для осуществления предпринимательской деятельности.

В Российской Федерации в настоящее время существуют предприятия - юридические лица различных форм собственности: федеральной, муниципальной, акционерной, кооперативной, частной. Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Юридическими лицами могут быть организации, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности (коммерческие организации) либо не имеющие извлечение прибыли в качестве такой цели и не распределяющие полученную прибыль между участниками (некоммерческие организации).

Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий.

Хозяйственными товариществами и обществами признаются коммерческие организации с разделенным на доли (вклады) учредителей (участников) уставным (складочным) капиталом. Имущество, созданное за счет вкладов учредителей (участников), а также приобретенное хозяйственным товариществом или обществом в процессе его деятельности, принадлежит ему на праве собственности.

Хозяйственные товарищества могут создаваться в форме полного товарищества и товарищества на вере (коммандитного товарищества), а хозяйственные общества - в форме акционерного общества открытого или закрытого типа, общества с ограниченной или дополнительной ответственностью.

Производственным кооперативом (артелью) признается добровольное объединение граждан на основе членства для совместной производственной или иной хозяйственной деятельности (производство, переработка, сбыт промышленной, сельскохозяйственной и иной продукции, выполнение работ, торговля, бытовое обслуживание, оказание других услуг), основанной на их личном, трудовом и ином участии и объединении его членами (участниками) имущественных паевых взносов.

Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество. Имущество унитарного предприятия является неделимым и не может быть распределено по вкладам (долям, паям), в том числе между работниками предприятия.

Унитарные предприятия могут быть основаны на праве хозяйственного ведения или оперативного управления (федеральное казенное предприятие).

Организационно-правовая форма организации оказывает влияние на процесс формирования, изменения капитала и ведения бухгалтерского учета.

Уставный капитал представляет собой совокупность в денежном выражении вкладов (долей, акций по номинальной стоимости, паевых взносов) учредителей (участников) в активы организации при ее создании для обеспечения деятельности в размерах, определенных учредительными документами.

В товариществах складочный капитал состоит из долей (вкладов) участников, в производственных кооперативах паевой фонд - из паевых взносов членов кооператива. В обществах с ограниченной ответственностью уставный капитал определяется стоимостью вкладов участников. В акционерных обществах уставный капитал составляется из номинальной стоимости акций общества, приобретенных акционерами. В государственных и муниципальных унитарных предприятиях формируется уставный фонд. В унитарных предприятиях, основанных на праве хозяйственного ведения, уставный капитал формируется за счет собственника (государственного органа или органа местного самоуправления), в унитарных предприятиях, основанных на праве оперативного управления, - за счет закрепления за ним активов, находящихся в федеральной собственности.

Организационно-правовая форма организации оказывает воздействие на порядок изменения уставного капитала, который в акционерных обществах может быть увеличен, в частности, за счет добавочного капитала. В организациях других организационно-правовых форм направление добавочного капитала на увеличение уставного капитала Нормативными документами не предусматривается.

В акционерных обществах и предприятиях с участием иностранного капитала обязательным является формирование резервного капитала в пределах установленных законодательством нормативов. Организации других организационно-правовых форм формируют резервный капитал в соответствии с порядком, установленным учредительными документами.

Предприятия различных организационно-правовых форм по критериям, установленным Федеральным законом Российской Федерации № 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации", могут быть признаны малыми. Статья 7. под названием «Особенности нормативно-правового регулирования развития малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» предусматривает упрощенную систему ведения бухгалтерской отчетности для малых предприятий, осуществляющих отдельные виды деятельности.

К субъектам малого и среднего предпринимательства относятся внесенные в единый государственный реестр юридических лиц потребительские кооперативы и коммерческие организации (за исключением государственных и муниципальных унитарных предприятий), а также физические лица, внесенные в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальные предприниматели), крестьянские (фермерские) хозяйства, соответствующие следующим условиям:

1. для юридических лиц - суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, иностранных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) указанных юридических лиц не должна превышать двадцать пять процентов (за исключением активов акционерных инвестиционных фондов и закрытых паевых инвестиционных фондов), доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства, не должна превышать двадцать пять процентов;

2. средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать следующие предельные значения средней численности работников для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства: а) от ста одного до двухсот пятидесяти человек включительно для средних предприятий; б) до ста человек включительно для малых предприятий; среди малых предприятий выделяются микропредприятия - до пятнадцати человек;

3. выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета .налога на добавленную стоимость или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год не должна превышать предельные значения, установленные Правительством Российской Федерации для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства.

3. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

В соответствии с Федеральным законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнение обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников предприятия. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

С главным бухгалтером необходимо согласовывать назначение, перемещение и увольнение материально-ответственных лиц. Главному бухгалтеру запрещено принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер должен письменно уведомить руководителя организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его, но всю полноту ответственности за незаконность совершенной операции будет нести руководитель предприятия. За невыполнение и недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Должностной оклад главного бухгалтера устанавливается, как правило, на уровне оклада заместителя руководителя организации. В организациях с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира его обязанности может выполнять главный бухгалтер. При освобождении должности главного бухгалтера производится сдача дел вновь назначенному главному бухгалтеру, в процессе которой производится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных. После этого составляется соответствующий акт, утверждаемый руководителем предприятия. Как правило, акт состоит из следующих разделов: вводная часть; проверка организации работы бухгалтерии на предприятии; характеристика бухгалтерского учета; состояние учета денежных средств; состояние учета расчетных операций; состояние учета производства и т.п. В конце приводятся мероприятия, необходимые для дальнейшего улучшения работы. Как приложение к учетной политике предприятия должны разрабатывать должностные инструкции.

Так, в должностные обязанности главного бухгалтера входит:

· организация работы по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении;

· формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющей своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности организации;

· руководство работами по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащего синтетические и аналитические счета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности; по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки; по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа;

· руководство формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям;

· организация работ по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных операций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности организации;

· обеспечение своевременного и точного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств;

· обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов;

· организация информационного обеспечения управленческого учета, учета затрат на производство, составления калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), учета по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирования внутренней управленческой отчетности;

· обеспечение своевременного перечисления налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей по ссудам;

· контроль за расходованием фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников, проведением инвентаризаций, порядком ведения бухгалтерского учета, отчетности, а также проведением документальных ревизий в подразделениях организации;

· участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита, подготовка предложений, направленных на улучшение результатов финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных затрат;

· ведение работ по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

· участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы;

· обеспечение составления отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы;

· обеспечение сохранности бухгалтерских документов и сдача их в установ-ленном порядке в архив;

· оказание методической помощи руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности;

· руководство работниками бухгалтерии, организация работ по повышению их квалификации. [1, с. 14]

Главный бухгалтер, который является единственным бухгалтером организации еще и самостоятельно ведет бухгалтерский учет.

Другие должностные обязанности для главного бухгалтера не предусмотрены. Если ему приходится брать на себя и иные функции по требованию руководителя, то в силу статей 60, 151, 98 Трудового Кодекса РФ (далее ТК РФ) такие обязанности могут быть реализованы через совмещение должностей, совместительство, замещение временно отсутствующего работника без отрыва от работы главного бухгалтера.

Требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, не оформив с ним вышеуказанные отношения, запрещено.

Если главный бухгалтер одновременно с основной работой выполняет обязанности по другой должности (например, кассир, кадровик) или исполняет обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, ему должна производится доплата за совмещение должностей или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 151 ТК РФ).

С главбухом может быть также заключен второй трудовой договор - на работу на условиях внутреннего совместительства. Обратим внимание на то, что в таком случае выполнять дополнительные обязанности по другой должности можно только в свободное от основной работы время и не более 16 часов в неделю. Работа по совместительству оплачивается в зависимости от проработанного времени или объема выполненных должностных обязанностей (ст. 98,152, 284, 285 ТК РФ).

Главный бухгалтер должен знать:

· законодательство о бухгалтерском учете;

· основы гражданского права;

· финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство;

· нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, хозяйственно-финансовой деятельности организации;

· положения и инструкции по организации бухгалтерского учета, правила его ведения;

· кодексы этики профессионального бухгалтера и корпоративного управления;

· профиль, специализацию и структуру организации, стратегию и перспективы ее развития: налоговый, статистический и управленческий учет;

· порядок оформления бухгалтерских операций и организацию документооборота по участкам учета, списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, проведения аудиторских проверок;

· формы и порядок финансовых расчетов;

· условия налогообложения юридических и физических лиц;

· правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей, расчета с дебиторами и кредиторами, проведения проверок и документальных ревизий;

· порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;

· современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами;

· методы анализа финансово-хозяйственной деятельности;

· правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации;

· передовой отечественный и зарубежный опыт организации бухгалтерского учета;

· экономику, организацию производства, труда и управления;

· основы технологии производства;

· законодательство о труде;

· правила по охране труда.

Квалификационный справочник требует, чтобы главный бухгалтер имел высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

В свою очередь главный бухгалтер устанавливает должностные инструкции для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый из них знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение. Кроме прав и обязанностей, которые имеет главный бухгалтер, он несет ответственность за:

1. неправильное ведение бухгалтерского учета вследствие запущенности в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

2. несвоевременную и неправильную выверку операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

3. составление недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии;

4. нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

5. нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

По последним двум пунктам главный бухгалтер несет ответственность наравне с руководителем предприятия. [9, с. 147]

4. Профессиональные обязанности и этические нормы бухгалтера

В зависимости от того, в какой организации работает бухгалтер, состоит он в отделе или работает один, его профессиональные обязанности будут существенно различаться. Как правило, в крупных компаниях работа бухгалтерии разделена на участки, каждый из которых занимается определенной деятельностью: начислением заработной платы, проверкой договоров, работой с клиентами, кассой, налогами. Так, например, на участке кассы, в обязанности бухгалтера будут входить: оформление кассовых операций по движению наличных денежных средств‚ ведение кассовой книги‚ авансовые отчеты‚ оформление доверенностей на получение ТМЦ. На налоговом участке, бухгалтер будет заниматься ведением налогового учета‚ формированием регистров налогового учета.

На участке зарплаты в круг обязанностей бухгалтера будет входить: расчет заработной платы‚ расчет всех налоговых выплат и отчислений в государственные фонды‚ подготовка отчетных документов в государственные фонды по данным расчетам‚ составление налоговых деклараций по вышеуказанным налогам и сдача отчетности. В случае, если компания небольшая, то, скорее всего, в ней все эти обязанности будет выполнять один человек. Обобщенно в профессиональные обязанности бухгалтера входит:

· учет финансовых документов;

· подготовка финансовой отчетности;

· расчет НДС;

· расчеты с бюджетом;

· исчисление подоходного налога;

· начисление заработной платы работникам.

Одной из основных задач бухгалтера является исчисление налогов. В обязанности бухгалтера в этом случае будут входить следующие вопросы:

· определение балансовой прибыли предприятия для целей налогообложения;

· определение сумм, которые были направлены в бюджет по ошибке, с целью их зачета в последующем;

· предоставление рекомендаций, направленных на снижение размера налогооблагаемой прибыли.

Что касается этических норм современного бухгалтера, то сложившиеся экономические условия в России, а также реформирование бухгалтерского учета послужило поводом для принятия Кодекса профессиональной этики бухгалтеров. Некоторые некоммерческие и общественные объединения бухгалтеров вырабатывают и утверждают собственные кодексы профессиональной этики бухгалтеров, взяв за основу положения, утвержденные Институтом профессиональных бухгалтеров России и другими профессиональными организациями.

Основные положения этих кодексов сводятся к следующим этическим нормам:

· профессиональное и добросовестное выполнение своих функциональных обязанностей. Для этого необходимо постоянно самосовершенствоваться и повышать квалификацию, четко знать нормативную базу, своевременно и полно выполнять свои обязанности.

· профессиональная честность. Нечестность в профессиональной деятельности обычно проявляется в стремлении получить личные выгоды в ущерб интересам организации путем нарушения законодательных или нормативных актов. Вместе с тем организация бухгалтерского учета предполагает осуществление многоуровневого контроля, в том числе со стороны руководителя организации и ряда контролирующих органов, при котором, как правило, любое проявление нечестности разоблачается. Это влечет за собой немедленную профессиональную дискредитацию специалиста, а также применение мер материальной, административной и уголовной ответственности.

· принципиальность. Она необходима при работе с руководством организации и контролирующими органами. Нарушение законодательных и нормативных актов влечет за собой наступление одинаковой меры ответственности руководителя и главного бухгалтера организации. Однако требования к уровню квалификации бухгалтера означают, что именно перед ним стоит задача обеспечения точного соответствия осуществляемых операций требованиям законодательства и нормативных актов. То есть на действия руководителя организации, направленные на осуществление противозаконных операций, бухгалтер должен найти аргументы, чтобы воспрепятствовать этому. После введения в действие Трудового кодекса РФ (с 1 февраля 2002 года) бухгалтер может быть привлечён к полной материальной ответственности и в тех случаях, когда нарушение не принесло материальных выгод самому бухгалтеру, но явилось причиной материальных потерь организации.

· конфиденциальность. По роду своей деятельности бухгалтер имеет доступ к большим объемам информации, которая в случае некорректного или корыстного использования может ухудшить финансовое положение организации или даже привести ее к банкротству. Разглашение конфиденциальной информации не является нарушением принципа конфиденциальности в случаях, когда:

- это разрешено самим работодателем с учетом интереса всех сторон, которых такое разрешение может затронуть;

- это предусмотрено законодательством или решениями судебных органов;

- это необходимо для защиты интересов самого бухгалтера в ходе расследования, проводимого руководителями или уполномоченными представителями работодателей;

- информация о выполненной работе передается представителям профессиональных объединений, уполномоченных контролировать качество такой работы и соответствие ее требованиям нормативных документов.

Профессиональный бухгалтер обязан сообщить руководству организации о выявленных фактах нарушений (например, налогового законодательства), а также информировать их о возможных последствиях и путях исправления допущенных нарушений и ошибок.

· Объективность. Объективность требуется бухгалтеру во взаимоотношениях с работниками организации. Это означает, что для всех работников должны создаваться равные условия вне зависимости от их должностного положения, личных взаимоотношений и других факторов, которые могут стать причиной пристрастного отношения.

Кроме перечисленных выше этических норм, бухгалтер в повседневной деятельности и общении с людьми должен придерживаться общечеловеческих моральных правил и нравственных норм в своих поступках и решениях, таких как терпимость, открытость, преданность делу, уважение к окружающим людям.

5. Документирование

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу, использование документов для текущего контроля и оперативном) руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Формы и реквизиты документов. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты (показатели): наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно по окончании операции.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Единую форму документов в России разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией. В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. В кассовых и банковских документах исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе кого рой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку (контировку). Под расценкой, или таксировкой, документов понимают денежную оценку указанных в документе материальных ценностей. Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные. Разметка, или контировка, заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах. После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив.

Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить. С этой целью однородные первичные документы формируются в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отделены от копий, годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Сложились определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, отчет за 2007 г., составленный в 2008 г., должен быть отнесен к 2007 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Все документы бухгалтерского учета подлежат обязательной передаче в архив. Ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» определяет порядок хранения документов бухгалтерского учета. «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность… не менее пяти лет» после года, в котором они использовались. Лицевые счета рабочих и служащих, а при отсутствии лицевых счетов, расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться 75 лет. До передачи в архив документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Учетные регистры и относящиеся к ним обработанные документы, прошитые и сгруппированные надлежащим образом, сдаются в архив организаций после сдачи годового отчета.

Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ (АО) определены соответствующим постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем организации.

Отсутствие документов считается грубым нарушением Правил учета доходов и расходов. Штраф за это нарушение составляет в соответствии со ст. 120 НК РФ 5000 руб., а если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Чтобы избежать ответственности, необходимо доказать невиновность организации в отсутствии документов. Для этой цели составляются акты, утверждаемые руководителем организации и подтверждаемые соответствующими справками (о пожаре - из пожарной части, о краже - из милиции и т.д.).

При принятии дел новый главный бухгалтер должен провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. Затем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.