Организационная документация предприятия

Содержание

Введение

Глава I. Общая характеристика документооборота на предприятии

1.1 Теоретическая характеристика организационной документации предприятия

1.2 Классификация, состав и назначение организационной документации предприятия

1.3 Порядок разработки и структура основных документов

Глава II Организация документооборота на предприятии

2.1 Общая характеристика организации документооборота на предприятии

2.2 Возможности автоматизации документооборота на предприятии

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Актуальность изучения данной темы заключается в том, что менеджер несёт ответственность за достижение целей, поставленных ему администрацией или учредителями предприятия.

Результаты деятельности менеджера во многом зависят от информации, которая использована им для планирования, контроля и регулирования управленческой деятельности, а также принятия решений.

Значение работы с организационной документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть внутри предприятия вопросы оперативного планирования, контроля и учёта отдельных видов деятельности. Основным критерием действенности системы является эффективное управление финансовыми и людскими ресурсами, а управленческий учёт обеспечивает для этого необходимый механизм.

В условиях концентрации капитала, внешней и внутренней конкуренции, инфляции, значительного роста масштабов производственных издержек, традиционные методы учёта перестали соответствовать требованиям управления.

Управленческие решения предпринимательской деятельности основываются на плановой, нормативной, технологической, учётной и аналитической информации. Контроль и регулирование -- основные функции управления -- реализуются в сопоставлении плановых данных и сведений оперативного учёта. Оценка результатов управленческих решений и ответственность за их исполнение производятся по данным внутренней отчетности. Планирование и координация будущего развития предприятия базируются на аналитических расчетах, произведенных с помощью специфических приемов.

Данная тема до настоящего времени была очень слабо освящена.

Исходя из всего вышесказанного, целью данной работы является необходимость охарактеризовать сущность и специфику работы с организационной документацией предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо поставить ряд конкретных задач:

Охарактеризовать теоретические аспекты сущности организационной документации и ее роли в процессе управления.

Описать организацию документооборота на предприятии.

Выработать предложения по повышению эффективности управленческого документооборота.

В процессе рассмотрения данной темы нами были использованы следующие методы:

1. Теоретический анализ литературы и вторичных данных.

2. Сравнительный метод.

В процессе написания данной работы нами в основном была использована учебная и монографическая литература.

Авторами данных исследований разработаны и решены многие теоретические и прикладные задачи, обусловленные особым характером организационной документации предприятия, направленные на повышение эффективности мероприятий по выявлению, устранению и предупреждению нарушений в хозяйственной деятельности организаций.

Глава I. Общая характеристика документооборота на предприятии

1.1 Теоретическая характеристика организационной документации предприятия

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация -- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» [11, с. 344].

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую.

В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.

К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком [11, с. 344].

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.

Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста -- носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись). Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале [16, с. 65].

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах.

Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина -- документоведение.

Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность -- изданием различных распорядительных документов; планирование -- посредством подготовки различных планов; учет -- в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль -- путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

* регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

* распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

* накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

* передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Таким образом, система организационной документации предприятия существует для информационного обеспечения процесса управления.

Важнейшими требованиями к системе управленческой отчетности являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов построения системы управленческой отчетности:

1. Система должна быть ориентирована на первое лицо.

2. Система должна строиться «сверху вниз». Руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для выполнения своей работы данных.

3. Исполнители должны иметь возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных.

4. Данные должны фиксироваться там, где порождаются.

5. Информация должна быть руководителю сразу же после её фиксирования.

1.2 Классификация, состав и назначение организационной документации предприятия

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу [18, с. 91].

Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [19, с. 111].

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Организационные документы определяют:

организационно-правовую форму организации, структуру управления;

штатную численность, состав (номенклатуру) должностей -- руководителей, специалистов, технических исполнителей;

полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

правомочия совещательных органов управления организации;

регламент деятельности аппарата управления организации;

лицензирование деятельности;

режим работы и системы охраны;

организацию и оценку труда работников;

правила реорганизации организации;

порядок ликвидации организации.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ -- это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа -- это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа -- это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий -- отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Система документации -- это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [19, с. 112].

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику.

Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой -- в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности.

1.3 Порядок разработки и структура основных документов

Генеральный директор предприятия (или лицо, им уполномоченное) должен определить требования к системе управленческой отчетности. Он является руководителем предприятия, и никто, кроме него, не сможет сказать, какая информация нужна ему для эффективного управления предприятием и в каком виде она должна быть представлена.

Для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, нужно строить систему отчётности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается.

Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Однако опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что установке автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая «бумажная» работа. Её выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и тем самым ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.

К числу наиболее значимых документов относятся следующие:

Устав организации. Этот документ представляет собой свод правил, установленных собственниками (учредителями) юридического лица и регулирующих его правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, а также определяющие правовой статус учредителей.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридического лица. Общие требования к его содержанию определены и. 2 ст. 52 ГК РФ. Более подробно эти требования перечисляются и статьях гл. 4 ПС РФ, посвященных отдельным видам юридических лиц, и и соответствующих законах.

Устав состоит как минимум из следующих разделов.

1. Общие положения (цели и задачи создаваемой организации).

2. Организационная структура (состав, функции и взаимосвязи структурных подразделений).

3. Регламент организации (система управления, права и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (источники финансирования, основные и оборотные средства, порядок распоряжения средствами).

5. Отчетная и ревизионная деятельность;

6. Порядок ликвидации организации.

Положение о структурном подразделении организации.

Это документ, которым определяются порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организация работы структурного подразделения (службы). В положении о структурном подразделении должны содержаться следующие разделы.

1. Общие положения. Фиксируется полное наименование подразделения, указывается подчиненность тому или иному заместителю генерального директора, дается название должности руководителя подразделения, определяется нормативная база, которой регламентируется деятельность подразделения.

2. Структура подразделения. Дается характеристика групп, звеньев подразделения, их соподчиненность. В этом разделе отражается вопрос о штате подразделения, делении его на основной и вспомогательный.

3. Задачи отдела. В перечне задач выделяется главная задача, затем следуют задачи второстепенные, вспомогательные или конкретизируется главная задача.

4. Функции подразделения. Определяются роль подразделения и выполняемая им работа.

5. Компетенция подразделения, т.е. совокупность прав и обязанностей, которыми наделены его работники.

6. Ответственность. В данном разделе вопросы ответственности отражаются лишь в общем плане: перечисляются действия или ситуации бездействия работников подразделения, за которые наступает дисциплинарная ответственность, а также ответственность за нарушение работниками подразделения своих обязанностей.

7. Основные взаимосвязи подразделения с другими подразделениями. В этом разделе обычно указывается, какая информация и от кого должна быть получена подразделением и какая и кому передается, указываются ее документальные формы.

Положение о персонале организации.

Ранее этот документ именовался правилами внутреннего распорядка. Он включает в себя следующие разделы.

1. Общие положения: цель разработки положения; правовая база содержания документа; конституционные гарантии персонала.

2. Порядок найма и высвобождения персонала: прием на работу; необходимые документы; приказ о приеме; условия работы; инструктаж по технике безопасности; права и обязанности работника; перспективы карьеры; перевод на другую должность; порядок расторжения трудового договора как по инициативе работника, так и администрации.

3. Основные обязанности персонала: круг обязанностей определяется в соответствии с должностной инструкцией.

4. Основные обязанности администрации: обязанности, выполняемые в соответствии с законодательством --совершенствование организации труда персонала, форм и методов оплаты; соблюдение норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и т.п.

5. Рабочее время и его использование: начало и окончание работы; перерывы в работе; формы и организация контроля рабочего времени; порядок предоставления отпусков.

6. Поощрения за успешные результаты работы: виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе разработка и внедрение рационализаторских предложений; повышение производительности труда; качественное выполнение должностных обязанностей.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины: виды нарушений трудовой дисциплины; порядок их фиксации и соответствующие санкции.

Положения разрабатываются на основе типовых положений с учетом специфики каждой организации.

Инструкция. Это правовой акт, устанавливающий правила деятельности подразделений, служб и должностных лиц (в последнем случае -- должностная инструкция). Инструкция является нормативным актом, который рассчитан на длительное применение, поэтому она не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения.

Инструкции подлежат обязательному утверждению специальным распорядительным актом или подписью руководителя в грифе утверждения.

Должностная инструкция -- это документ, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными сотрудниками данной организации. Должностная инструкция утверждается руководителем организации, подписывается руководителем структурного подразделения, издается в двух экземплярах. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления подписывается принимаемым сотрудником и остается у администрации (в отделе кадров), второй экземпляр выдается для работы и контроля.

Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц и носят обязательный характер. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. Индивидуальные инструкции разрабатываются непосредственно в организации для отдельной должности. Они могут включать в себя положения типовых и примерных инструкций.

Должностная инструкция включает в себя следующие разделы.

Общие положения: порядок назначения на должность; подчиненность; руководящие нормативные документы; требования к образованию и опыту практической работы и т.д.

Функции: основные обязанности.

Должностные обязанности: подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с основными обязанностями.

Права: использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции; право вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке.

Ответственность: по содержанию должностных обязанностей.

Взаимоотношения, связи по должности: с должностными лицами; структурными подразделениями; сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации.

Организация работы и критерии оценки деятельности: в соответствии с правилами внутреннего распорядка организации, реальными показателями и результатами должностных лиц, решением аттестационной комиссии.

Регламент. Это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Штатное расписание. Это документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Штатное расписание организация разрабатывает самостоятельно. В грифе «Утверждаю» содержится информация о количестве штатных единиц и месячном фонде заработной платы данной организации на год. Внесение изменений в штатное расписание и его утверждение проводятся на основании приказа руководителя организации.

Распорядительные документы. Такие документы позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Процедура издания распорядительного документа включает и себя следующие стадии.

1. Инициирование решения -- обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта распорядительного документа.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Постановление. Это правовой акт, применяемый органами власти.

Решение. Это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами. Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами.

Указание. Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов. Ключевые слова в указаниях -- «обязываю», «предлагаю».

Приказ. Это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия. В деятельности организации различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Распоряжение. Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издаются также по вопросам частного характера.

Информационно-справочная документация. В состав такой документации входят протоколы, выписки из них, докладные записки, (предложения).

Протокол. Это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Заголовок к тексту протокола -- это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствующие (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), повестка дня.

На заседаниях (собраниях) коллегиальных органов нередко присутствует большое число участников. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу. Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют большое значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом.

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.

В основной части протокола содержится информация о рассматриваемых вопросах и принятых решениях. Наряду с полной, протоколы могут иметь сокращенную форму. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и название доклада. Последняя строка названия доклада подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. После названия каждого доклада приводятся протокольные решения или постановления.

Протоколы могут иметь краткую форму. В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.

Выписка из протокола. Это документ, содержащий элементы протокола, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Докладная записка. Это документ, адресованный руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя.

Предложение. Это разновидность докладной записки. Текст предложения не содержит аналитическую часть, в нем есть только вводная (обоснование) и заключительная (перечень предложений) части.

Объяснительная записка. Это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление. Это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Акт. Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Сводка. Это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.д.).

Заключение. Это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо вопросу или документу.

Отзыв. Это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Перечень. Это документ, в котором приведено систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.

Списки. Это документы, которые составляются в целях регистрации или информирования и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Основным направлением совершенствования организационной документации предприятия является унификация и стандартизация.

Стандартизация -- это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация -- сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой -- виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация -- это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст -- это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация -- это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Глава II Организация документооборота на предприятии

2.1 Общая характеристика организации документооборота на предприятии

В процессе работы бухгалтерии приходится иметь дело с различными видами документов: нормативно-правовыми, организационно-правовыми, информационно-справочными, расчетно-денежными и иными первичными документами, отражающими факты хозяйственной деятельности. Представим схему внутреннего документооборота.

Руководитель

Приказы

Бухгалтерия Комиссии

Рис. 1. Схема внутреннего документооборота

На рис. 1 в упрощенном виде предоставлена схема внутреннего документооборота организации в части организации учета.

Руководитель издает приказы, определяющие деятельность бухгалтера и комиссий предприятия.

Главный бухгалтер руководствуется приказами руководителя, а также актами и иными документами, поступающими из комиссий.

Внутренние документы необходимы для правильной организации бухгалтерского и налогового учета.

Серьезной проблемой для организации, влияющей на принятие управленческих решений, формирование финансовых результатов и формирование налогооблагаемых баз, является неравномерность документационно - информационных потоков и отсутствие рациональной организации, документооборота.

График документооборота должен устанавливать в организации рациональный документооборот, способствовать улучшению всей учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского и налогового учета.

Отсюда, можно сделать вывод, что налоговые нарушения могут сильно пошатнуть финансовое состояние организации.

Соблюдение налогового законодательства, которое чаще всего выражается в правильности определения налогооблагаемых баз для организации очень актуально.

Подавляющее число показателей, составляющих базу налогообложения, в том числе главные из них - объем реализации продукции (работ, услуг) и сумма полученной прибыли, не отражается в системном бухгалтерском учете организации.

Исходя из всего вышесказанного, необходимо отметить, что организация работы с документами предприятия не рациональна. Поэтому в качестве предложения можно предложить использование автоматизированной системы работы с документацией.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение.

При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.

Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.

2.2 Возможности автоматизации документооборота на предприятии

Возможности автоматизации документооборота на предприятии решают разнообразные автоматизированные системы управления.

В полной мере всем этим требованиям отвечает система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, программный продукт, разработанный компанией АйТи на базе Lotus Notes. Технологии Lotus широко используются для организации совместной работы и автоматизации документооборота. При разработке системы БОСС-Референт были учтены требования Государственной системы документационного обеспечения управления, а также специфика исторически сложившейся системы делопроизводства в России. Поэтому применение системы не ограничено специализацией или размером организации.

Система может использоваться в любой организации, где требуются получение целостной картины о ходе подготовки и обработки документов, контроль исполнения поручений, регистрация входящей, исходящей или внутренней корреспонденции с последующей обработкой, ведение истории контактов, переписки с клиентами и поставщиками. учет работы с договорами.

Гибкость системы. Гибкость, надежность, маcштабируемость, безопасность, интегрированность -- эти характеристики используют практически все поставщики корпоративных информационных систем. Однако в каждом отдельном случае в зависимости от возможностей системы данные характеристики наделяются разным содержанием. Определенную сложность в их понимании вызывает тот факт, что между ними имеются связи, содержание которых также варьируется от системы к системе. Начнем рассмотрение названных терминов с понятия «гибкость».

Гибкость применительно к системам автоматизации традиционно понимается как возможность адаптации системы с учетом потребностей предприятия-заказчика. Адаптация может осуществляться разными средствами.

Параметрическая настройка. В «гибкой» программе имеются формы настройки, в которых пользователь при помощи простого переключателя устанавливает или отменяет те или иные возможности программы (параметры).

Модификация и развитие системы с учетом потребностей заказчика. Для этих целей служат встроенные средства, ядро которых составляет язык разработки приложений. Система может дорабатываться на стадии внедрения или в ходе ее эксплуатации, в том числе и специалистами самого предприятия. В последнем случае заказчику передается программный код системы, что имеет смысл только в том случае, если самой структурой системы гарантируется возможность ее безопасного развития. Чем выше уровень языка доработки и модификации программы, тем эти доработки выполняются быстрее, а значит, и обходятся дешевле.

Визуальная настройка экранных форм на уровне пользователей. «Гибкая» система предоставляет возможность пользователю самому настроить систему таким образом, что рядовой бухгалтер в карточке клиента, например, будет видеть ограниченное число полей и его действия будут регламентированы редактированием банковских реквизитов клиента. В то же время главный бухгалтер будет видеть намного больше полей и сможет редактировать и кредитный лимит, и группу иен, установленных для данного клиента, и т. п. Достигается это перемещением полей экранных форм, изменением атрибутов, удалением одних и выводом на экран других полей текущей таблицы, но все -- в рамках выданных прав пользователю.

Связь с другими программами. Для этого специалистам предприятия необходимо знать структуру данных системы. При наличии у пользователей программного кода очень просто осуществить связь системы с уже имеющимися на предприятии программами других разработчиков, автоматизированными рабочими местами и пр. «Гибкая» система поддерживает также стандартные программные библиотеки, предназначенные для обмена данными между программами разных разработчиков. Качество средств экспорта-импорта определяет удобство и скорость передачи и получения данных из других систем.

Разнообразные генераторы отчетов, ориентированные на разные категории пользователей. Наряду со сложными генераторами, предназначенными для создания опытными программистами сложных отчетов, в системе необходимы такие генераторы, при помощи которых любой пользователь может, не прибегая ни к чьей помощи, сделать необходимый ему отчет для анализа деятельности своего подразделения.

Все это составляет арсенал средств по адаптации и доработке под требования заказчика международной автоматизированной системы управления предприятием «КОНКОРД». Система обеспечивает автоматизацию: финансового, налогового, управленческого учета, подготовки отчетов по стандартам ГААП, расчета заработной платы, учета основных средств, управления материально-техническим снабжением (включая складское хозяйство), всего производственного цикла -- от закупки сырья до отгрузки товара потребителю. Общее число пользователей «КОНКОРД» в мире превышает 7.5 тыс. Благодаря высокой гибкости систему широко используют предприятия: торговые (40%), промышленные (34), сферы услуг (12), государственные (9%).

Заключение

Меняется целевое назначение организационной документации предприятия. С сохранением ее значения как наиболее организованной части информационной системы, функционирующей на качественно новом техническом уровне, она во все большей степени должна становиться составной частью управляющей системы предприятия.

К сожалению, этот процесс развивается медленно и явно отстаёт от темпов совершенствовании технического оснащения учёта.

Одна из основных причин такого положения в отсутствии на многих российских предприятиях нового, соответствующего современным требованиям подхода к организации документационного управления . Судя по зарубежному опыту в первую очередь речь должна идти о создании и функционировании системы управленческого учета.

Предприятие фактически бессильно перед неопределенностью внешней среды. Все, что оно может сделать, -- это попытаться предвидеть будущее, создав надежную систему мониторинга -- слежения за ключевыми факторами, к которым первичный спрос особенно чувствителен. Нестабильность на рынке систематически заставляет предприятия разрабатывать альтернативные сценарии своих действий и не ограничиваться лишь наиболее вероятным вариантом. Эти сценарии тем точнее соответствуют рыночной ситуации, чем достовернее положенная в их основу информация.

Многие предприятия уже на своем опыте осознали справедливость известной фразы: «Кто владеет информацией -- владеет миром».

Возможности автоматизации документооборота на предприятии решают разнообразные автоматизированные системы управления.

В полной мере всем этим требованиям отвечает система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, программный продукт, разработанный компанией АйТи на базе Lotus Notes. Технологии Lotus широко используются для организации совместной работы и автоматизации документооборота. При разработке системы БОСС-Референт были учтены требования Государственной системы документационного обеспечения управления, а также специфика исторически сложившейся системы делопроизводства в России. Поэтому применение системы не ограничено специализацией или размером организации.

Система может использоваться в любой организации, где требуются получение целостной картины о ходе подготовки и обработки документов, контроль исполнения поручений, регистрация входящей, исходящей или внутренней корреспонденции с последующей обработкой, ведение истории контактов, переписки с клиентами и поставщиками. учет работы с договорами.

Список использованной литературы

1.Закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г.// СПС Консультант+.- 2007.

2.Закон РФ от 27.12.91 г. №2116-1 «О налоге на прибыль предприятий и организаций» (с изменениями и дополнениями)//СПС Гарант.- 2007.-№15.

3.ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина России от 06.07.99 №43н) «Бухгалтерская отчетность организации».// СПС Консультант +

4.Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н// СПС Консультант +

5.Приказ Минфина РФ от 22.07.03 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»// СПС Консультант +

6.Инструкция ГНС РФ от 10.08.95 г. №37 «О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций» (с изменениями и дополнениями) //СПС Гарант.- 2007.-№15

7.Бернстайн Л.А. Анализ финансовой отчетности: теория, практика и интерпретация: Пер. с. англ. / Научн. ред. перевода И.И. Елисеева. Гл. редактор серии Я.В. Соколов. - М., 2002. - 624 с.: ил.

8.Богатырева Е.И. Об изменениях в бухгалтерской отчетности. // Бухгалтерский учет. - № 19. - 2003. - с. 3-14.

9.Быкова Е. Регулирование массы и динамики прибыли // Финансы, - 1996.-№4-с.15-18.

10.Гуккаев В.Б. Учетная политика организации. - М., 2002. - 256 с.

11.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М., 2001.- 635с.

12. Кодацкий В.П. Затраты и прибыль // Экономист.-1995-№7-с.79-83.

13.Костюк Г.И. Проверка бухгалтерской отчетности аудитором. // Бухгалтерский учет. - № 4. - 2003. - с. 49 - 57.

14. Липатова И. Прогнозирование прибыли// Финансы. -1997.- №2.-

с.16 -25

15.Лущикова Ю.Ю. Приложение к журналу «Главбух» 1996. Пояснения по заполнению формы №2 «Прибыли и убытки».

16. Новодворский В.Д., Марин В.В. Принцип сохранения капитала в отечественном бухгалтерском учете. // Бухгалтерский учет. - № 18. - 2002. - с. 52 - 53.

17.Патришев В.И. Доход предприятия // Деловая жизнь. - 1998.- 32. - с.11-20.

18.Подольский В.И., Сотникова Л.В. Составляем годовую отчетность. Собственный капитал. // Бухгалтерский учет. - № 2. - 2003. - с. 4 - 16.

19.Хорин А.Н. Финансовая отчетность организации: цель составления.// Бухгалтерский учет. - № 7. - 2001. - с. 67 - 71

20.Хорин А.Н. Финансовая отчетность организации: раскрытие основных элементов форм отчетности. // Бухгалтерский учет. - № 8. - 2001. - с. 57 - 63.