Документационное обеспечение управления на предприятии

Содержание

1.Общие положения документационного обеспечения управления на предприятии

2.Основные понятия и определения

3. Оформление документов

4.Бланк. Требования, предъявляемые к бланкам

5.Письмо - приглашение

6. Автобиография

Литература

1.Общие положения документационного обеспечения управления на предприятии

Документ (лат. documentum -- доказательство) -- за-фиксированная на материальном носителе информация о фак-тах, событиях, явлениях объективной действительности и мысли-тельной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ -- это письменное доказательство действительно-го осуществления или права на осуществление хозяйственной операции. Юридическое значение документа чрезвычайно важ-но для управленческой деятельности, которая зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления докумен-тов.

Документирование управленческой деятельности заключает-ся в фиксации различными способами соответствующей инфор-мации, т. е. создании документов.

Ни один документ нельзя рассматривать в отрыве от управ-ленческой функции, в процессе осуществления которой он воз-никает и обрабатывается, от всех других документов, с которыми он связан и которые так или иначе влияют на него: являются ис-ходными для его создания, составляются на его основе, передают ему часть заключенной в них информации.

Содержание и ценность документа зависит, прежде всего, от того, насколько документируемая информация тождественна от-ражаемым событиям, фактам, явлениям.

Присущее документам свойство закреплять информацию но-сит функциональный характер: способы закрепления информа-ции и используемые при этом материалы зависят от целевого на-значения документируемой информации и ее отличительных ка-честв.

Поэтому для разграничения отдельных совокупностей или систем документов принципиальное значение имеет анализ до-кументируемой информации по заданным критериям.

По результатам исследований структура информационного потока, с которым каждому из нас приходится сталкиваться в своей работе, такова:

70% всей информации представлено на бумажных носите-лях. Естественно, встает проблема: что же делать с этим ог-ромным количеством бумажных документов, где их хра-нить, а главное, как искать необходимую страницу отчета, письма, факса?

10% -- структурированная информация в электронном ви-де. Она хранится в базе данных и разложена «по полочкам». Доступ к ней осуществляется с помощью механизмов, зало-женных в системах управления базой данных;

20% информационного потока -- неструктурированная информация в электронном виде. Это файлы текстовых ре-дакторов и электронных таблиц, сообщения, приходящие по электронной почте, и т. д. Все это хранится на винчестере у каждого из нас, и доступ к данным осуществляется с по-мощью средств файловой системы и механизма «четкого

поиска по содержанию». То есть, если при работе, например, в Win Word в качестве образца задано какое-то слово, программа выявляет все фрагменты текста в файле, где это слово находится.

Документы, которые составляются в организации, принято называть корреспонденцией (от лат. correspondentia -- пере-писка). Значительное место занимает переписка организаций между собой и с населением. Документация, и в первую очередь переписка, служит средством общения людей, средством обмена мыслями и взаимного понимания. Сложившаяся система доку-ментирования порождена всем ходом истории общества.

Несмотря на то, что сохраняются основной словарный фонд и грамматический строй языка, постепенно в деловой речи появля-ются новые слова и выражения, изменяется смысл ряда слов, стиль изложения и исчезают устаревшие слова.

Почти параллельно с административным документировани-ем, как самостоятельная, развилась система документирования в учете, вначале бухгалтерском, а затем и статистическом. Отдель-ные системы документирования возникли в области военной, судебной, дипломатической и др. Большое значение приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция.

Совокупность работ по созданию документов, их регистра-ция, классификация, движение, учет и хранение называются де-лопроизводством.

Делопроизводство следует рассматривать как часть управле-ния, поскольку реализация всех его функций в той или иной сте-пени связана с элементами делопроизводства.

Научный подход к делопроизводству и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность орга-низации, сокращаются затраты на функционирование аппарата управления.

В функции делопроизводства входят: регистрация, предвари-тельное рассмотрение и распределение документов, их учет, ор-ганизация обработки документов, установление форм и реквизи-тов, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание и т. д.

В современных системах управления делопроизводство мож-но рассматривать как подсистему документационно-информационного обеспечения управленческого аппарата.

Функции делопроизводства можно определить количествен-ными параметрами, с помощью которых оценивается общий объем работ по их реализации. Такими параметрами будут: объ-ем документов или видов работ, проводимых в единицу времени, объем документов, приходящийся на каждого работника или подразделение.

Делопроизводство в организациях проводится в централизо-ванной, децентрализованной и смешанной формах.

При централизованной форме все функции приема, регист-рации, обработки и распределения корреспонденции по подраз-делениям, учет и контроль исполнения производятся в единых, общих для всей организации службах.

Децентрализованные системы предусматривают регистра-цию, обработку и контроль над исполнением документов непо-средственно в структурных подразделениях. При смешанной форме организации делопроизводства реги-страция документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением -- в структурных подразделениях.

Более прогрессивна и экономична централизованная форма, позволяющая эффективно использовать технические средства.

Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

Обеспечивая контроль за исполнением документов и приня-тых решений, научная организация делопроизводства способст-вует укреплению государственной и исполнительской дисципли-ны, повышению порядка в работе аппарата управления, упроще-нию многих сторон его деятельности.

Научная организация делопроизводства -- основа сохранно-сти и эффективности использования документов в будущем. Ус-пешное комплектование Государственного архивного фонда РФ, состояние архивного дела в стране во многом определяются ме-тодикой и практикой делопроизводства. Велико общественное значение делопроизводства в обслуживании граждан, удовлетво-рении их запросов.

Делопроизводство в организациях ведется на основе «Типо-вой инструкции по делопроизводству в федеральных органах ис-полнительной власти», утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68. Она разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Эта инструкция устанавливает общие требования к функцио-нированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Типовая инструкция разработана в соответствии с федераль-ными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, по-становлениями и распоряжениями Правительства РФ.

В настоящее время материальные и трудовые затраты на соз-дание и работу с документами настолько велики, что рациональ-ная организация их изготовления и обработка являются одним из основных этапов совершенствования любой управленческой системы.

Можно выделить основные недостатки существующих сис-тем документации:

огромное количество различных документов (организаци-онных, распорядительных, учетных, плановых, информаци-онно-справочных и др.);

необоснованные отличия документов по формату, содер-жанию и применяемой терминологии;

частое дублирование учетно-отчетных данных;

многократное перенесение одной и той же информации в различные документы;

нерациональная организация документооборота, сложив-шаяся из традиционных маршрутов документопотоков;

децентрализованная ручная подготовка первичной доку-ментации;

несоответствие форм документов требованиям современ-ной техники;

низкий уровень техники хранения и использования справочно-информационного банка данных по документам.

На практике определились наиболее распространенные пути устранения этих недостатков:

сокращение объема документации, исходя из строгой необ-ходимости и целесообразности существующих документов и способов их сбора и обработки;

сокращение объема документов за счет уплотнения инфор-мации, содержащейся в них (за счет четкого языка: максимум определенной, целеустремленной информации в ми-нимуме слов, в минимуме лингвистических знаков);

централизация выполнения отдельных работ по обработке документов;

унификация и стандартизация документов, их структуры, методов размножения и поиска;

разработка информационно-справочных и информацион-но-поисковых систем.

В связи с обработкой документов машинным способом осо-бенно важной и актуальной стала задача перевода документов на язык машины. Машина требует принципиально нового подхода к языку. Ей необходим язык формализованный, представляющий собой какую-либо знаковую систему, с помощью которой можно точно и конкретно передать любые сведения.

Сегодня для поиска, хранения и передачи документной ин-формации широко используются ЭВМ.

Поэтому необходимо не только хорошо организовать сбор, обработку и распространение информации, но и улучшить под-готовку документов.

Качество документации -- один из важнейших критериев повышения эффективности управления организацией.

2.Основные понятия и определения.

Реквизиты служебных документов. Документы состоят из отдельных обязательных элементов оформления, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum -- требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой данной категории документов. От полноты и качества оформле-ния документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкрет-ных фактов, явлений, событий. Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако одни и те же реквизиты

в одном случае могут быть необязательными, а в другом -- обяза-тельными.

Совокупность расположенных в установленной последова-тельности реквизитов служебного документа называется его формуляром.

Основой для конструирования формуляров и бланков всех видов служебных документов служат формуляры-образцы, кото-рые являются моделями построения, устанавливающими облас-ти применения, форматы, размеры полей, требования к построе-нию конструкционных сеток и основных реквизитов.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицирован-ной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и прави-ла их расположения.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного доку-мента, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов;

сократить трудозатраты на составление и оформление слу-жебных документов;

облегчить визуальное восприятие необходимой информа-ции;

расширить возможности использования технических средств при составлении и обработке служебных докумен-тов.

Состав и расположение реквизитов на бланках служебных до-кументов должны соответствовать установленным стандартам и требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в феде-ральных органах исполнительной власти», утвержденной Прика-зом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68.

Далее приводится перечень основных реквизитов. Возможно использование и других реквизитов в зависимости от конкретного назначения отдельных документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором всех нижепере-численных реквизитов. Каждый служебный документ должен со-держать определенный их состав в зависимости от назначения служебного документа.

Реквизиты документов:

1. -Государственный герб Российской Федерации;

2. -Герб субъекта Российской Федерации и герб муниципального образования;

3. -эмблема, товарный знак (знак обслуживания) организации;

4. -код организации по ОКПО;

5. -код формы документа ОКУД;

6. -наименование организации (если есть, то над наименованием организации указывается наименование выше-стоящей организации);

7. -справочные данные об организации;

8. -наименование вида документа;

9. -дата документа;

10. -регистрационный номер документа;

11. -ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

12. -место составления или издания;

13. -гриф ограничения доступа к документу;

14. -адресат;

15. -гриф утверждения документа;

16. -резолюция;

17. -заголовок к тексту;

18. -отметка о контроле;

19. -текст документа;

20. -отметка о наличии приложения;

21. -подпись;

22. -гриф согласования;

23. -визы согласования документа;

24. -печать (ГОСТ Р 51511-20);

25. -отметка о заверении копий;

26. -отметка об исполнителе и номер его телефона;

27. -отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. -отметка о поступлении документа в организацию;

29. -идентификатор электронной копии документа;

30.-общий государственный регистрационный номер (ОГРН).

Организационно-распорядительные документы имеют ог-ромное значение в деятельности как организации в целом, так и ее структурных подразделений.

Практически все руководители и служащие не только прямо связаны с организационно-распорядительными документами, но и причастны своей повседневной деятельностью к их созданию. Организационно-распорядительная документация -- это и пра-ва, и обязанности объединения в целом; это и документация; ка-сающаяся взаимоотношений объединения с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в объединении, в струк-турных подразделениях.

Организационно-распорядительной документацией закреп-ляется трудовая жизнь всех звеньев объединения, включая такой факт, как оформление приказом ухода в очередной отпуск бух-галтера расчетной части бухгалтерии.

3. Оформление документов

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

Особенностью инструкций является их обязательное утверждение специальным приказом или подписью руководителя в грифе утверждения.

В приказе или в самой инструкции устанавливается срок вве-дения инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, которые могут быть разбиты на пункты и подпункты, и излагается в третьем лице или же в безличной форме.

Инструкция оформляется на бланке. Формуляр имеет следующие реквизиты:

ь наименование учреждения,

ь наименование структурного подразделения,

ь название инструкции,

ь гриф утверждения,

ь дату, заголовок, индекс, место издания, подпись.

Существуют еще и так называемые должностные инструк-ции, определяющие организационно-правовое положение ра-ботника в структурном подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются, как правило, на базе типовых должностных инструкций для работников отдель-ных категорий.

Утверждают должностные инструкции руководители струк-турных подразделений.

Ниже приводится образец должностной инструкции.

Решения но вопросам нормативного характера, оператив-ным, организационным, кадровым и другим внутренним вопро-сам организации могут оформляться как приказами, так и распо-ряжениями.

Распоряжение -- это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетен-ции.

Правом издавать распоряжения могут наделяться руководи-тели самостоятельных подразделений (отделов, цехов, филиалов и др.), что отражается в организационно-распорядительных до-кументах (положениях о структурных подразделениях, должно-стных инструкциях и т. д.).

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа (распоряжение);

• дата;

• номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• визы.

Структура текста распоряжения, так же как и приказа, со-стоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие ка-ких-либо конкретных действий.

Распорядительная часть распоряжения начинается словами «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д.

Каждый пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполне-ния.

Документ подписывается руководителем организации или его заместителем.

Протокол -- это документ, в котором фиксируются ход об-суждения вопросов и принятие решений на собраниях, совеща-ниях и заседаниях коллегиальных органов.

На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в максимально короткие сроки (не позднее трех дней) обрабатывают, обязательно перепечатывают (иногда инструк-ции требуют обязательного ведения протоколов в пронумеро-ванной книге -- в этом случае протокол представляют в рукопис-ном виде) и представляют на подпись председателю заседания и секретарю.

Возможен и такой вариант, когда протокол подписывают председатель коллегиального органа, члены комиссии и секре-тарь.

В практике встречаются протоколы, составленные одним должностным лицом, например инспектором ГАИ МВД РФ. В этом случае название «Протокол» -- традиционное, так как с точки зрения документалистики -- это не что иное, как акт.

Протоколы оформляются на основе устных, рукописных, сте-нографических и магнитофонных записей. При оформлении протокола часто учитываются справки, проекты решений; пере-писывать их не надо, а следует сослаться на их реквизиты. Прото-колы различают краткие и полные. Краткие протоколы содержат название обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и высту-пающих и принятые решения; остальные протоколы -- полные. В зависимости от способа фиксации протоколы могут быть рукописными (машинописными), стенографическими и фонографическими. В первом случае запись ведет секретарь, во втором это делает стенографист, а в третьем весь ход заседания фиксиру-ется на магнитофоне. Понятно, что и стенограмма, и фонозапись подлежат последующему оформлению. Чтобы исключить недо-разумения, все выступавшие обязаны ознакомиться со своей ча-стью выступления и расписаться в расшифрованной стенограм-ме. Кроме того, расшифрованная стенограмма должна быть под-писана председателем и секретарем собрания, и только после этого ее разрешается приложить к протоколу.

В формуляр протокола включаются следующие реквизиты:

ь наименование вышестоящей организации (если есть);

ь наименование организации или структурного подразделения;

ь наименование вида документа (протокол);

ь вид заседания, совещания;

ь дата заседания;

ь индекс (номер);

ь место заседания;

ь гриф утверждения (если протокол подлежит утвержде-нию);

ь заголовок;

ь текст;

ь подпись председателя и секретаря.

Датой протокола является дата заседания.

В формуляр также включаются повестка дня и текст, в кото-ром последовательно излагаются ход обсуждаемых вопросов и принятие решений.

Текст протокола состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы предсе-дателя, секретаря, а также всех присутствующих членов коллеги-ального органа.

Иногда, особенно в торжественных случаях, собрание может выбрать президиум. В этом случае перед словом «Председатель» пишется «Президиум» и поименно указываются все лица, из-бранные в президиум собрания. Члены президиума также подписывают протокол. Их подписи располагаются после подписи председателя собрания. Если есть приглашенные, то и они могут быть указаны во вводной части. При этом следует указывать должность и организацию, которую они представляют. При большом количестве присутствующих на заседании или собра-нии указывается лишь общее число присутствующих. Иногда в таком случае можно к протоколу приложить список присутст-вующих.

Во вводной части содержится повестка дня.

Основной текст протокола подразделяется на пункты в соот-ветствии с вопросами повестки дня. Пункты оформляются по стандартной форме: «Слушали», «Выступили», «Решили».

Например:

1. «Слушали» -- указываются фамилии и инициалы доклад-чиков. Если доклад представлен, то в протоколе отмечается: «Док-лад (или тезисы доклада) прилагается». В противном случае в про-токоле надо кратко изложить основные положения доклада.

2. «Выступили» -- сохраняется порядковый номер, который должен соответствовать порядковому номеру «Слушали». Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов вы-ступающего. В протокол принято вносить краткую запись тех вы-ступлений, которые содержат элемент новизны, критику, конст-руктивные предложения.

3. «Решили» -- в этом разделе записывается принятое реше-ние. Стиль протокольных решений -- приказной, краткий и не допускающий двойного толкования.

Если решение принято без обсуждения, то раздел «Выступи-ли» в протоколе опускается.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на за-седании, направляются для подшивки в дела с выпиской из про-токола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, ко-пии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничто-жаются по мере минования надобности в них, причем копии протоколов -- по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного пользования, проставляется пометка «Для служебного пользования». Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют со-ставные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Если по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривался, то в протоколе это обя-зательно должно быть зафиксировано.

Окончательное оформление протоколов производится после собрания, заседания, совещания. Подписанные протоколы вме-сте с приложениями хранятся в специальных папках в хроноло-гическом порядке.

На многих предприятиях ведется регистрация протоколов в журналах по следующей форме:



№ п/п	Номер протокола	Дата	Вопросы повестки дня	Председатель	Секретарь	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

На собрании, заседании или на совещании обсуждается, как правило, несколько вопросов, причем часто ничем не связанных между собой. Если заинтересованному лицу потребуется предста-вить куда-либо решение коллегиального органа по вопросам, ка-сающимся его, этому лицу выдается выписка из протокола.

Формуляр «Выписки из протокола» имеет ряд особенно-стей.

В реквизите «вид документа» указывается «Выписка из про-токола». В бланке «Выписки» указываются «Председатель», «Сек-ретарь», «Присутствующие», «Приглашенные» и полностью рек-визит «Повестка дня». Текст «Выписки» состоит из разделов «Слушали» и «Постановили». В «подписи» указывается, кто протокол подписал, дается расшифровка подписи председателя и секретаря, но личную подпись они не ставят. «Выписка» заканчивается «заверительной надписью». Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы по документационному обеспечению управления (ДОУ).

Объяснительная записка - письменное изложение причин, нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступлений от узаконенных правил в работе и. т. д. Записка выполняется по требованию вышестоящего должностного лица, в ней освещаются причины негативных явлений в работе, поведении.

Объяснительная записка относится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудо-вые) отношения.

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответст-венность.

Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисци-плинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее ис-полнение работником по его вине возложенных на него трудо-вых обязанностей, работодатель имеет право применить следую-щие дисциплинарные взыскания:

ь замечание;

ь выговор;

ь увольнение по соответствующим основаниям.

В случаях нарушения трудовой дисциплины работник состав-ляет объяснительную записку.

Реквизиты объяснительной записки:

ь адресат (кому она адресована);

ь должность (структурное подразделение), фамилия, ини-циалы автора записки;

ь название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);

ь текст;

ь дата составления;

ь подпись составителя записки.

Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.

По трудовому законодательству нарушением трудовой дис-циплины признается действие или бездействие работника при наличии двух условий:

1) если действие (бездействие) является противоправным, т. е.
нарушающим юридическую обязанность работника. При этом если противоправное действие (бездействие) совершено умыш-ленно или по неосторожности, по причинам, не зависящим от работника, то неисполнение трудовых обязанностей не может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины;

2) если не исполнена именно трудовая обязанность. Работники несут дисциплинарную ответственность по прави-лам внутреннего трудового распорядка.

Перечень мер дисциплинарных взысканий является исчер-пывающим, поэтому ни отраслевые, ни местные правила внут-реннего трудового распорядка вводить дополнительные меры дисциплинарных взысканий не могут.

Трудовое законодательство категорически запрещает приме-нение мер взыскания, не предусмотренных законом.

Например, к нарушителям трудовой дисциплины нельзя применять такие меры взыскания, как уменьшение оплаты командировочных расходов, перевод на другую работу без указания срока или с записью «До исправления», строгое (или последнее; предупреждение и т. п. Право выбора конкретной меры дисциплинарного взыскания из числа установленных законом принадлежит администрации, которая должна учитывать степень тяжести совершенного проступка, вред, причиненный проступком; обстоятельства, при которых он совершен, и, конечно, предшествующую работу дан-ного сотрудника. Необязательно применять взыскания в той по-следовательности, в которой они изложены выше.

Дисциплинарные взыскания применяются непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения, не считая времени болезни работника или пре-бывания его в отпуске.

Взыскание не может быть наложено позднее шести месяцев со дня совершения проступка.

Днем обнаружения проступка, с которого начинается месяч-ный срок для наложения взыскания, считается день, когда лицу, которому по службе подчинен работник, стало известно о соде-янном. При этом не имеет значения, наделено ли правом нало-жения взысканий лицо, которому по службе подчинен наруши-тель.

В случаях совершения длительного прогула месячный срок со дня его обнаружения исчисляется не с первого, а с последнего дня прогула.

Право наложения взысканий предоставлено только руково-дителю организации, если иное специально не предусмотрено министерством. Мастеру производственного участка предостав-лено право вносить предложения о привлечении рабочих участка к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дис-циплины.

Самым суровым видом наказания является увольнение, по-этому дисциплинарные взыскания в виде увольнения с работы вправе налагать только должностные лица, пользующиеся пра-вом приема и увольнения работников.

За каждое нарушение трудовой дисциплины может быть на-ложено только одно дисциплинарное взыскание.

Следует помнить, что не считаются дисциплинарными взы-ваниями, а поэтому могут использоваться вместе с ними такие меры воздействия на нарушителя, как возложение на него обязанности возместить причиненный организации материальный ущерб, депремирование за производственные упущения, за про-гул, а также лишение работника вознаграждения по итогам рабо-ты за год.

Обязательным условием для наложения дисциплинарных взысканий является неполучение объяснений, а именно затребо-вание их администрацией. Делается это в устной форме по пору-чению лица, имеющего право налагать взыскания.

Затребовать объяснение может и непосредственный началь-ник, но если он затребовал объяснения не от своего лица, а от имени администрации, то обязан довести до сведения последней о своих действиях, т. е. представить соответствующие документы в виде объяснительной записки на имя руководителя.

Отказ работника, совершившего дисциплинарный просту-пок, дать объяснение не является препятствием для наложения на него взыскания. Объяснение может быть дано как в устной, так и в письменной форме, в виде объяснительной записки.

Возможен и такой вариант. Непосредственный начальник от имени администрации затребовал от нарушителя объяснение в письменной форме. Получив объяснительную записку, он пишет докладную записку, прикладывает к ней объяснительную и пода-ет по инстанции.

Дисциплинарное взыскание объявляется в приказе (распоря-жении) и сообщается работнику под расписку в трехдневный срок.

Если работник отказывается расписаться на приказе (распо-ряжении), это не имеет юридического значения и не влияет на действительность объявленного взыскания. На практике такой отказ оформляется подписью соответствующего должностного лица с указанием свидетелей и даты.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, если в тече-ние года со дня применения дисциплинарного взыскания работ-ник не будет подвергнут новому, то он считается не подвергшим-ся дисциплинарному взысканию. Кроме того, взыскание может быть снято до истечения года, если работник не допустил нового нарушения трудовой дисцип-лины и притом проявил себя как хороший добросовестный ра-ботник.

Запрещение записывать в трудовую книжку дисциплинар-ные взыскания не распространяется на случаи увольнения за на-рушение трудовой дисциплины, так как причина увольнения, за-носимая в трудовую книжку, должна записываться в точном со-ответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

4. Бланк. Требования предъявляемые к бланкам.

Служебные документы должны иметь безупречный внешний вид. Поэтому деловые документы печатаются на бумаге хороше-го и высшего качества, машинной резки. Конверты для служеб-ных документов должны быть соответствующего размера и каче-ства. Оформление документов регламентируется стандартами и инструкциями о делопроизводстве. Некоторые документы долж-ны оформляться, как правило, на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управлен-ческой деятельности, облегчает фиксирование и восприятие ин-формации. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифи-цированная система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов, вступивший в действие 01.07.2003 г.

Предусмотрены три вида бланков:

для писем;

общий;

конкретного вида документа.

Различия между этими бланками состоят в том, что в бланке для писем содержатся следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования);

эмблема, товарный знак (знак обслуживания);

код организации по ОКПО;

наименование вышестоящей организации (если оно име-ется);

наименование организации;

справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банках, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и др.);

дата;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

На общих бланках, которые могут быть использованы для со-ставления любых видов документов (кроме писем), отражаются наряду с вышеуказанными реквизитами заголовок к тексту, от-метка о контроле, гриф утверждения.

Бланк конкретного вида документа применяют для отдель-ных видов документов, на которых типографским способом пе-чатают наименование вида документа, например: «приказ», «рас-поряжение» и др.

На практике широко используются бланки руководителей организаций и структурных подразделений. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, на-пример: «Заместитель директора Федеральной службы налого-вой инспекции Российской Федерации».

В федеральных органах исполнительной власти применяются следующие бланки:

* бланки с указанием наименования федерального органа ис-полнительной власти;

• бланки с указанием должности руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителя;

• бланки с наименованием структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждается его руководителем, и их изготовление может осуществляться только с его разрешения.

При заказе бланков предпочтение следует отдать типогра-фии, так как в этом случае используются специальные техноло-гии их изготовления, специальные сорта бумаги. Границы от-дельных реквизитов бланка обозначаются уголками. Длина ка-ждой стороны уголка должна быть не более 6--12 пунктов, толщина -- не более 2 пунктов (пункт -- типографская едини-ца измерения, равная 0,376 мм. 48 пунктов составляют один квадрат).

Размеры шрифтов необходимо выбирать в зависимости от количества печатных знаков в реквизите.

Размеры применяемых шрифтов не должны значительно от-личаться друг от друга.

Разрешается выделять более крупным шрифтом наименова-ние организации и названия видов документов.

При изготовлении бланков применяют шрифты литерной, обыкновенной и газетной гарнитур 6--24 кегля.

В бланке допускается выполнять наименование организации рисованным шрифтом. Можно применять шрифты других гар-нитур.

Для этого следует соблюдать следующие правила:

• умеренный контраст между основными и соединительными линиями литер;

• вертикальное начертание литер;

• простое и удобное начертание литер;

• соблюдение пропорций между толщиной литер типограф-ского набора и машинописного текста.

Бланки документов должны изготовляться на бумаге белого цвета, а печататься краской черного или другого насыщенного цвета. И лишь в исключительных случаях можно применять цветную бумагу одного тона. Не следует забывать, что бланки сле-дует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с пе-чатающими устройствами и факсимильными аппаратами.

Все документы должны иметь размеры, установленные госу-дарственным стандартом форматов бумаги, которые получают путем последовательной резки бумажного листа размером 841 х 1189 мм на две равные части по его большой стороне.

Бланки документов, как правило, оформляют на форматах бумаги:

Формат бумаги	Размеры, мм
A3	297x420
А4	210x297
А5	148x210
А 6	105x148
А 7	74 х 105

В основе стандартизации форматов бумаги лежат следующие принципы:

• принцип измерения (форматы измеряются по метрической системе мер. Исходной единицей является площадь, равная1 м²);

• принцип подобия (форматы должны быть подобны друг другу.Обе стороны взаимно относятся, как сторона квадрата и его диагональ - 1:2 или 1:1,41);

• принцип взаимозависимости (каждые два смежных формата одного ряда являются по отношению друг к другу уменьшенными или увеличенными вдвое. Площади смежных форматов относятся друг к другу как 1:2).

На практике наиболее ходовыми являются форматы А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Для отдельных видов - фор-мата A3 (297 х 420 мм).

Определены размеры полей в бланке:

с левой стороны -- 20 мм;

с правой -- 10 мм;

верхнее поле -- 15 мм;

нижнее -- 20 мм.

В бланках организаций, подведомственных одновременно двум или более органам государственного управления либо госу-дарственного управления и общественной организации, в качест-ве вышестоящих указываются все эти органы и организации:

Российская академия наук Российский гуманитарный научный фонд

Всероссийский институт научной и технической информации (ВИНИТИ)

Организациям, ведущим контакты с зарубежными коррес-пондентами, рекомендуется иметь специальные бланки с дубли-рованием реквизитов бланка на английском языке или языке страны партнера.

На бланках документов организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве госу-дарственного, реквизиты могут печататься на двух языках: нацио-нальном и русском.

Бланки документов могут изготовляться на основе углового или продольного расположения реквизитов. Как показывает практика, предпочтение отдается бланкам с угловым штампом, так как справа от него на свободной площади располагают рекви-зит «Адресат». Этот реквизит содержится почти в 90% всей орга-низационно-распорядительной документации (письма, инструк-ции, правила, справки).

Бланки с угловым штампом можно применять и при оформ-лении протоколов и актов, содержащих реквизит «Гриф утвер-ждения», который располагается на той же площади, отведенной для углового штампа. Бланки с продольным штампом применяют в тех случаях, ко-гда наименование организации и наименование вышестоящих органов, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков и не могут быть размещены на площади, отве-денной для углового штампа.

На продольном бланке реквизиты заголовочной части доку-мента располагаются с равным удалением каждой строки от ле-вого и правого поля.

Бланки используются только для первого экземпляра доку-мента (оригинала).

Бланки документов должны использоваться строго по назна-чению и без соответствующего разрешения не могут передавать-ся другим юридическим или физическим лицам.

Важным условием эффективности контроля использования бланков документов является его централизация, т. е. когда кон-трольные операции по их хранению и использованию сосредото-чены в одном структурном подразделении либо у одного сотруд-ника.

Литература

1. Ватолина М.В. Документоведение: Учебно-методический комплекс / Ростовский государственный университет путей сообщения.- Ростов на Дону,2007.-124с.

2. Белов А.Н., Белов А.А.Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. - М.: «Эксмо», 2006.-264с.

3. Рогожкин М.Ю. Справочник по делопроизводству- СПб.:Питер,2009.-192с.

4. Белов А.Н. Вопросы совершенствования документационных процессов НИР. М., 1997.

5. Богатая И.Н., Кузнецова А.Н. Делопроизводство и бухгалте-рия. 2-е издание. М., 2003.

6. Ковальчук А. С. Основы имиджелогии и делового общения: Учебное пособие для студентов вузов.2-е изд. перераб. и доп. Ростов н/Д. «Феникс», 2003. - 224с.