Основные моменты делопроизводства

1 вопрос. Классификация документов по различным признакам

При документировании управленческой деятельности используется большое количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно - распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно - распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

- организационные документы - уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты;

- распорядительные документы - постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы, указания;

- справочно-информационные документы - письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

- документы по личному составу - приказы по личному составу (трудовые договоры, контракты, личные дела, приказы, заявления, трудовые книжки).

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Это, конечно, не те вопросы, по которым возможно и необходимо издание распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено ТК РФ, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

2 вопрос. Документирование трудовых правоотношений

Поступающий на работу заполняет Личный листок по учету кадров (персонала) или анкету -- перечень вопросов о биографических данных работника. Ответы на вопросы даются полностью, без сокращений, пропусков согласно личным документам (паспорту, трудовой книжке, документам об образовании, документам Загса).

Анкета -- наиболее удобный обобщающий документ, дающий необходимые сведения о работнике, ее заполняют от руки в одном экземпляре без помарок и исправлений.

Автобиография -- документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиографию пишет сотрудник собственноручно в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, в хронологической последовательности.

Гражданин, поступающий на работу, пишет заявление о приеме на работу в одном экземпляре. Заявление -- документ, адресованный организации или должностному лицу и содержащий просьбу о приеме на работу. Руководство и кадровая служба знакомят работника с организационными документами, должностной инструкцией, условиями труда. После чего составляют трудовой договор в соответствии с правилами, установленными правилами ТК РФ.

Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, т. е- изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника.

Основания прекращения трудового договора:

* соглашение сторон (ТК РФ, ст. 78);

* истечение срока трудового договора (ТК РФ, п. 2 ст. 58), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

* расторжение трудового договора по инициативе работника (ТК РФ, ст. 80);

* расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ТК РФ, ст. 81);

* перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

* отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (ТК РФ, ст.- 75);

* отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (ТК РФ, ст. 73);

* отказ работника от перевода на другую работу, вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ТК РФ, часть вторая ст. 72);

* отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (ТК РФ, часть первая ст. 72);

* обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ТК РФ, ст. 83);

* нарушение установленных настоящим ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ТК РФ, ст. 84).

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим ТК РФ и иными федеральными законами. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день ею работы (ТК РФ, ст. 77).

Отпуска оформляют в соответствии с графиком отпусков по форме Ч Т-7. Его составляют для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации по календарным дням, год -- по месяцам. Служебная командировка -- поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные командировки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ТК РФ, ст. 166).

Управление по коммерческой работе Крайпотребсоюза

РОССИЯ, 243010, г. Калуга, ул. Куйбышева, 135 тел.: (346 2) 322 068 факс: (146 2) 332 635

414041, г.Астрахань, ул.Красная Набережная, 131

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ КОМИТЕТ

«ЭКСПО-ЦЕНТР»

Россия, 193024, Санкт-Петербург, Лиговский пр., 58, офис 405

Тел (095) 217 75 64, факс (095) 217 16 49

№ 67 от 01.02.2005

РУКОВОДИТЕЛЯМ

ФИРМ, ПРЕДПРИЯТИЙ, БАНКОВ И СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ КОМИТЕТ «ЭКСПО-ЦЕНТР» предлагает Вашему вниманию и вниманию ваших сотрудников программу:

«ВОЗМОЖНОСТИ ПОВЫШЕНИЯ РЕНТАБЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ»

Продолжительность курса: 48 часов.

В реализации программы участвуют: экономисты, маркетологи, менеджеры, кризисные управляющие, топ-менеджеры, мерчендайзеры.

Всем обучающимся будет предоставлена возможность получить индивидуальные консультации экономистов, маркетологов, менеджеров.

Учитывая высокую степень профессиональной загрузки персонала Вашей фирмы, место, время и режим проведения занятий могут быть выбраны по согласованию руководства при формировании группы (не более 15 человек).

По окончании обучения слушателям выдается удостоверение ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ КОМИТЕТ «ЭКСПО-ЦЕНТР» по программе повышения квалификации.

Надеемся на сотрудничество, понимая исключительную актуальность и важность предлагаемой нами тематики в формировании современного стиля работы, который лежит в основе каждой современной фирмы и играет приоритетную роль в повышении конкурентоспособности предприятия в условиях рыночной экономики.

ИМИДЖ ФИРМЫ В ВАШИХ РУКАХ!

Директор Е. И. Калинина

ООО «ТАТЬЯНА» ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ

КОМИТЕТ «ЭКСПО-ЦЕНТР

03.02.2005 № 45-03

На № 67 от 01.02.2005

Уважаемая госпожа Калинина!

Сообщаем Вам о прибытии представителя фирмы на курсы повышения квалификации и просим забронировать в одной из гостиниц города одноместного номера «Люкс» на имя представителя на период с 09.02.2005 г. по 16.02.2005 г.

Секретарь ООО «Татьяна» _____________ Т.В.Агаева

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ