Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"

Министерство образования Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Историко-архивный институт

Факультет Документоведения

Кафедра Документоведения

Дипломная работа

Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

Допущена к защите на ГАК Научный руководитель

Заведующая кафедрой ______________________

ПрофессорТ.В. Кузнецова ______________________

«___» ____________2002г. «___» _____________2002 г.

Москва 2002

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу[1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[2]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Закрытого акционерного общества «Строительная Компания «Дружба».

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности ООО «ДИН», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой Компании;

- изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;

- рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ООО «ДИН»;

- изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно - методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления.[3]

Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.

ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[4] способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[5] Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[6] включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие

законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[7]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [8]

Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О. В. Мосягиной, к.и.н. Н.В. Шатиной, старшего преподавателя В.С. Иритиковой.

В издании “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.[9]

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.

Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.

В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)»[10] рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству»[11] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В дипломной работе использовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктора исторических наук М.В.Ларина «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)»[12]. Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

1. В журнале «Секретарское дело», в статье «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[13] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой - «Должностная инструкция секретаря-референта»,[14] «Должностная инструкция секретаря руководителя»[15], «Должностная инструкция: рекомендации по составлению»[16] и, соответственно, «Как составить должностную инструкцию секретаря»[17] изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта. Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.

Конкретизированные этапы делопроизводства рассматриваются в следующих статьях:

1. Тему регистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой «Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами»[18], И.Л.Артамоновой «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации».[19]

2. Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статьях Т.В. Кузнецовой «Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря»[20], Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов и поручений»[21], С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса».[22]

3. Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива»[23] и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»[24]; Н.В. Басакина - «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности»[25], В.Д. Банасюкевича «Новый типовой перечень»[26]. Эту тему продолжают Н.В. Шатина «Составление номенклатуры дел»[27], Е.М. Емышева «Методика составления номенклатуры дел»[28]. В данных статьях описывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню[29].

В статье М.П. Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)»[30] и в статье М.П. Бобылевой и В.А. Гуськова «Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства»[31] рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. Казуто - «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства»[32], А.В. Бадьиной - «Электронный документооборот фирмы»[33], Бобылевой М.П. - «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем»[34], С. Короткого «Современные технологии корпоративного документооборота»[35]. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап»[36], Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства»[37], О.А. Ефимовой «Современные технологии работы с документами»[38]. В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса»[39] и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»[40]; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»[41]; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему»[42].

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой - «Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)»[43] и «Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве»[44], В.А. Еремченко - «О проблеме электронных документов»[45]. Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «ДИН»:

- Устав Компании;

- должностные инструкции сотрудников;

- приказы и указания руководства ООО «ДИН» и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются структура и функции Общего отдела ЗАО "Строительная Компания "Дружба".

Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

1. Закрытое Акционерное Общество «Строительная Компания «Дружба». История создания, его структура, задачи, функции. Структура делопроизводственной службы

1.1 История создания ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений экономической деятельности и является по существу катализатором для всей отечественной экономики.

Сегодня все большее внимание уделяется применению эффективных градостроительных и архитектурных решений, поскольку градостроительный фактор существенно влияет на общую стоимость жилища. Как показали современные исследования[46], доля затрат на создание всех необходимых условий для функционирования среды жизнедеятельности, включая формирование инженерной и транспортной инфраструктуры, благоустройство и озеленение территорий, составляет около 30% от всех затрат на строительство жилых домов. В связи с этим особую актуальность приобретает строительство новых домов за счет уплотнения сложившихся территорий населенных мест. Это прежде всего уплотнение районов 3-5-этажной застройки первых послевоенных лет и 60-х годов за счет пристроек, возведения мансард и новых домов, уплотнение и реконструкция усадебной застройки, примыкающей к центральной части городов.

В настоящее время в этой отрасли воплощаются новейшие технологии и современные принципы организации труда. ООО «ДИН» - компания, которая за небольшой период своего существования трансформировалась из небольшого строительного кооператива в лидеры подмосковного строительства и является примером организации «нового поколения» по всем показателям.

ЗАО «Строительная компания «Дружба» образована в 1998 г. путем реорганизации жилищно-строительного комбината с названием «Дружба».

История образования Компании началась в 1990 году, когда группа энтузиастов решила создать строительный кооператив, который занимался бы выполнением ремонтно-отделочных работ квартир. Постепенно деятельность кооператива набирала обороты, структура расширялась, появлялись новые направления деятельности.

В 1995 году в ходе реорганизации кооператив «Дружба» сменил организационно-правовую форму и стал жилищно-строительным комбинатом «Дружба». В это время ЖСК «Дружба» стал принимать заказы инвесторов на подрядные работы по строительству. Позднее был создан ряд дочерних структур, охватывающих весь спектр работы на рынке недвижимости - от проектирования зданий до их строительства и реализации объектов недвижимости.

Начиная несколько лет назад свою деятельность как небольшой жилищно-строительный кооператив (ЖСК) и постепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток времени он превратился в крупную строительную компанию, лидирующую на строительном рынке Подмосковья.

ООО «ДИН» способна осуществлять полный комплекс работ, охватывающих все стадии строительного проекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ, профессионализм сотрудников Компании позволяют находить оптимальные решения.

Со дня основания ООО «ДИН» прошло более 12 лет. Сейчас ООО «ДИН» - одна из представительниц новой волны экономически грамотных строителей, использующих в своей работе самые современные технологии для возведения жилых домов и других зданий «под ключ». За это время Компания выполнила более 150 договоров по строительству, реконструкции и капитальному ремонту объектов жилого и нежилого фонда.

С 1997 года Компания совместно с правительством Москвы участвует в программе реконструкции центра города. Компания принимает участие в реконструкции исторического центра Москвы, где проведение работ требует особенно сложных технических решений. Один из крупных проектов -реставрация здания на Лубянке, здания на Большом Черкасском пер. Реализация этого проекта является значительным вкладом в решение социальных и градостроительных задач города.

В настоящее время ООО «ДИН» является крупной строительной компанией, имеющей собственную производственную базу строительных конструкций и материалов, свою риэлтерскую службу, самостоятельно занимается поиском и инвестированием строительных объектов, самостоятельно занимается разработкой проектов будущих домов, ведет строительство целых микрорайонов подмосковных городов.

1.2 Задачи, функции и структура ООО «ДИН»

ООО «ДИН» является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе ЗАО "Строительная Компания "Дружба" - Уставе определены основные цели и виды деятельности общества. ООО «ДИН» специализируется в строительстве жилых домов в Москве и Подмосковье. Помимо строительства ООО «ДИН» ведет операции на первичном рынке недвижимости в Москве -- в области реализации квартир в домах-новостройках.

ООО «ДИН» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

ООО «ДИН» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Целью деятельности Компании является извлечение прибыли, предметом деятельности - строительство и реконструкция, проведение проектных работ.

Основными направлениями деятельности Компании являются:

- строительство зданий и сооружений;

- проектирование зданий и сооружений;

- производство строительных конструкций;

- производство изделий и материалов;

- риэлтерская деятельность;

- послепродажное сервисное обслуживание клиентов;

- проведение работ по реконструкции зданий г. Москвы;

- эксплуатация инженерных инфраструктур городов и других населенных пунктов;

- маркетинг;

- инвестирование в строительство жилых домов, гаражей, объектов культурно-массового назначения.

Компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.

Строительная компания "Дружба" существует на строительном рынке уже много лет и является единым производственно-строительным комплексом, в состав которого входят:

- домостроительный комбинат, производящий железобетонные изделия;

- филиал по изготовлению стеклопакетов «Окна - Дружба»;

- жилищно-эксплуатационное управление, занимающееся послепродажным обслуживанием квартир;

- служба сервиса «Дружба - Сервис», обеспечивает работу и ремонт всей транспортной техники Компании.

В настоящее время идет комплексная реструктуризация действующей организационной структуры ООО «ДИН», структура Компании не утверждена.

Высшим органом управления ООО «ДИН» является общее собрание акционеров, действующих на основании надлежаще составленной и удостоверенной доверенности.

Возглавляет ООО «ДИН» Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками Компании.

Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности Компании, непосредственно подчинена Генеральному директору и подотчетна общему собранию акционеров. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущей финансово-хозяйственной деятельности, не отнесенные к компетенции собрания акционеров[47].

Трудовые отношения работников ООО «ДИН» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

1.3 Организация службы документационного обеспечения управления ООО «ДИН»

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления[48] в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в ООО «ДИН» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

- Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

- Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

- регистрация документов,

- машинописные работы,

- распределение телефонных звонков,

- отправка документов,

- информационно-справочная работа с документами;

2. Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[49], так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «ДИН».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Основными задачами Общего отдела являются:

- Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.

- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.

- Сокращение документооборота, унификация форм документов.

- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

- Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.

- Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.

- Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

- Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

- Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

- Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

- Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании.

- Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений);

- Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

- Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

- Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

- Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.[50]

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «ДИН» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ООО «ДИН» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ООО «ДИН» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

- Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

- Входной контроль и регистрация технической документации;

- Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;

- Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;

- Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;

- Документальная подготовка сдачи объекта;

- Оформление и согласование проектов технической документации;

- Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;

- Разработка технической части договоров на работы отдела;

- Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;

- Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

1.4 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «ДИН»

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «ДИН» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[51] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ[52]. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

3. Организация контроля исполнения документов.

4. Поисковая система по документам.

5. Составление номенклатуры дел.

6. Формирование и оформление дел.

7. Экспертиза ценности документов.

8. Передача дел в архив[53].

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации[54].

Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении № 1.

Подразделения ООО «ДИН» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «ДИН» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «ДИН» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ООО «ДИН» с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления[55], так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.



2. Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная Компания "Дружба"

2.1 Организация документооборота

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело[56].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ[57] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[58].

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

| |Количество |Количество |Количество | |

|Год |входящих |исходящих |внутренних |Итого |

| |документов |документов |документов | |

|1998 |318 |389 |34 |741 |

|1999 |539 |487 |81 |1 107 |

|2001 |720 |680 |154 |1 554 |

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[59], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк Компании для письма; (см. Приложение 2)

- бланк для письма Управления развития бизнеса; (см. Приложение 3)

- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.). (см. Приложение 4).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[60]. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[61].

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[62]

2.2 Порядок работы с входящими документами в Компании

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «ДИН» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию

- распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ [63].

Порядок прохождения входящих документов

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

2.3 Порядок работы в Компании с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64]

В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: