Перевірка змісту операцій та опрацювання документів

Реферат на тему:

«Перевірка змісту операцій та опрацювання документів»

Перевірка змісту операцій здійснюється у хронологічному або систематизованому порядку.

Хронологічна перевірка полягає в тому, що документи перевіряють в календарній послідовності (за датами) за порядком розміщення їх в папках, тобто документи перевіряють у тому порядку, в якому вони згруповані і підшиті в справах.

Систематизована перевірка документів передбачає вивчення їх за економічно однорідними операціями в розрізі окремих ділянок.

При проведенні ревізії часто поєднують хронологічний і систематизований способи, тобто одні документи перевіряють в порядку їх підшивки, а Інші -- за економічно однорідними операціями. Це комбінована перевірка.

Перевірка повинна здійснюватися з погляду законності операцій і правильності їх оформлення. Документи перевіряють формально, арифметично і по суті.

Формальна перевірка передбачає встановлення правильності вибору форми документа, повноти і правильності заповнення всіх її реквізитів, достовірності підписів осіб, своєчасності складання і подання документа.

Арифметична перевірка документів передбачає перевірку правильності застосування нормативів та проведення арифметичних дій. Наприклад, у документі з нарахування оплати праці перевіряють правильність відображення норм виробітку, розцінок і відповідні арифметичні дії з визначення розміру оплати праці.

Перевірка документів по суті означає встановлення господарської доцільності і законності, тобто чи справді відбулася операція і в такому обсязі, як зазначено в документі, чи не є поданий документ просто видумкою.

Фактична перевірка може здійснюватися шляхом виклику осіб, які підписали документ, щоб вони особисто підтвердили свої підписи і одержання відповідних сум грошей. Така перевірка має важливе значення під час ревізії виплат стороннім особам за виконані роботи, оформлені актами приймання-здачі.

При виникненні сумнівів щодо достовірності документів, що надійшли від інших організацій, доцільно зробити їм запит про підтвердження відображених операцій. Це називається зустрічна перевірка документів. її різновидом може бути порівняння показників внутрішніх і зовнішніх документів. Наприклад, продана продукція, за яку надійшли гроші до каси, може бути порівняна із обсягом реалізації по складу; нарахована заробітна плата -- із документами по виходу продукції тощо.

Аналітична перевірка -- порівняння фактичних обсягів з діючими нормами, лімітами, планами, кошторисами, встановлення економії чи перевитрат.

Юридична перевірка -- встановлення відповідності господарських операцій чинному законодавству та іншим нормативним документам.

Економічна перевірка -- визначення економічної доцільності проведених операцій.

Слідчими органами і судом може бути призначена криміналістична експертиза документів. Вона здійснюється у спеціальних лабораторіях для виявлення підробок документів: дописування, підчищення, вимивання, вирізання, вклеювання, підробка почерків осіб тощо.

Механічну підчистку на документах ревізор може виявити шляхом їх огляду неозброєним оком або за допомогою лупи: зменшення товщини паперу у місці підчистки, розплив чорнильних штрихів, пошкодження захисних сіток, штрихів, ліній рядків.

Дописки -- це приписки, переробки, які вносять в документ з метою зміни початкового обсягу або змісту операцій, їх, як правило, роблять на вільних рядках документів. З метою виявлення дописок ревізор звертає увагу на розміщення тексту, почерк, колір чорнила, змістовну сторону операції. Перевіряючи цифровий матеріал, необхідно звертати увагу на можливі виправлення цифр 1 на 7 або 4, 0 на 6, 8, 9. Можуть бути дописки цифр зліва або справа.

Відповідність записів у бухгалтерських документах і облікових регістрів здійснюють двома способами:

від запису у обліковому регістрі до документа;

від запису у документі до облікового регістру.

При першому способі на кожний запис у обліковому регістрі знаходять виправдальний документ.

При другому способі навпаки -- за основу беруться записи в документах і перевіряється правильність перенесення їх в облікові регістри.

Залежно від повноти вивчення документів перевірка може бути суцільною або вибірковою.

Суцільна перевірка передбачає вивчення всіх документів. Так роблять при перевірці касових і банківських операцій, розрахунків з підзвітними особами та інші ділянки, як передбачено у програмі ревізії або робочому плані ревізора.

Вибіркова перевірка передбачає, що ревізор за певною схемою частину документів вибирає для їх вивчення. При цьому вибірка має бути репрезентативною, тобто такою, яка дає можливість на її підставі зробити правильні висновки щодо всієї сукупності, що перевіряється.

Якщо вибірковою перевіркою виявлено значні порушення або зловживання, то ревізія на цій ділянці проводиться суцільним способом.

При проведенні ревізії можна частину документів перевіряти суцільно, а частину -- вибірково. Це називається суцільно-вибірковий спосіб.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Наприклад, замість написаної цифри 3687 потрібно мати цифру 3678. Виправлення роблять так: 36^3678."

Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Розцінка (таксування) документів полягає у записі по відповідних графах ціни і суми, тобто поряд із натуральним вимірником використовують ще й грошовий. Документи, в яких є грошовий вимірник, заново не таксують.

Групування документів здійснюється за їх однорідним змістом. Таким способом на підставі певної групи первинних документів складають зведений документ, що скорочує кількість записів при подальшій реєстрації операцій. Наприклад, в окремі групи можна підібрати документи з обліку руху матеріальних цінностей по відповідальних особах, документи з обліку оплати праці, документи з обліку реалізації готової продукції і товарів тощо. Порядок групування документів підприємство вирішує самостійно.

Контирування документів полягає у розмітці кодів кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція. Переносять у облікові регістри інформацію з первинних документів в міру їх надходження. Кореспонденцію рахунків проставляють на первинних та/або зведених документах у передбачених для цього графах. Рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання документа від інших підприємств до передачі на зберігання в архів називається документообіг.

Згідно зі статтею 8, пункту 5 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти покращенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його автоматизації.

Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт

Таблиця 1. ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ НА 200_р.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Зберігання документів. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Це останній етап документообігу.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи, повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Керівник підприємства повинен створювати необхідні умови для належного зберігання первинних документів і бухгалтерських регістрів на підприємстві. Для цього заводиться номенклатура справ -- систематизований порядок найменувань справ, створюваних в діловодстві підприємства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Для бухгалтерських документів у номенклатурі справ відводять окремий розділ.

Щомісяця бухгалтерські документи підшиваються у папки (справи) окремо від облікових регістрів. Розміщують документи в папці в такому порядку, як вони записані в регістри, що дозволяє, при потребі, швидко знаходити відповідні документи. Кожна папка документів супроводжується довідкою для архіву, в якій зазначають вид документів, їх кількість і номери. На обкладинці папки записують назву справи (діла), її порядковий номер, місяць, рік, кількість аркушів. Наприклад, в окремі папки підшиваються документи з обліку матеріальних цінностей, розрахунків, касові і банківські документи і ін.

Прийняті для зберігання документи реєструються у архівній книзі або журналі (табл. 2).

Якщо на підприємстві кількість документів незначна, зберігати їх можна у річних папках, відділяючи документи одного місяця від іншого аркушами із зазначенням місяця.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву. Прийняті для зберігання справи реєструються в архівній книзі.

Документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних (електронний документ), повинен мати електронний цифровий підпис, який ідентифікує підписувача та підтверджує цілісність даних в електронній формі.

Законом України від 22 травня 2003 р. № 852-ІУ "Про електронний цифровий підпис" визначено, що електронний підпис -- дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;

електронний цифровий підпис -- вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувана. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа;

засіб електронного цифрового підпису -- програмний засіб, програмно-апаратний або апаратний пристрій, призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису;

особистий ключ -- параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу;

відкритий ключ -- параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису;

засвідчення чинності відкритого ключа -- процедура формування сертифіката відкритого ключа;

сертифікат відкритого ключа -- документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувача.

Закон України від 22 травня 2003 р. № 851 -IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі -- Закон № 851) встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Законом № 851 визначено, що електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис е обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

свідоцтва про право на спадщину;

документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику,крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

в інших випадках, передбачених законом.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) -- сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу. Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог: інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу.

Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Кабінет Міністрів України постановами від 28 жовтня 2004 р. № 1452, № 1453, № 1454 затвердив "Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності", "Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", "Порядок обов'язкової передачі документованої інформації". Ці нормативні акти регулюють порядок використання електронних документів.

Наказом Державного комітету архівів України від 25 квітня 2005 р. № 49 затверджено "Порядок зберігання електронних документів в архівних установах" (далі -- Порядок). Порядок визначає загальні правила оперативного зберігання електронних документів, підготовки та передавання їх на зберігання в архів. Наводимо правила, що установлені цим порядком.

Оперативне зберігання електронних документів з часу їх створення (надходження) і до передавання до архівного підрозділу забезпечується тим структурним підрозділом установи, у якому ці документи перебували на виконанні. У невеликих установах оперативне зберігання електронних документів забезпечується службою діловодства. Електронні документи формуються в електронні справи відповідно до затвердженої номенклатури справ установи. Групування електронних документів у справи здійснюється за тим самим порядком, що й для документів із паперовими носіями. Головними чинниками формування електронної справи є строки зберігання і тематика інформації електронних документів.

Електронні справи мають включати електронні документи, що містять первинну інформацію, та реквізити електронних документів (у вигляді окремих файлів), де фіксуються всі службові позначки, що виникли в процесі виконання документа з певного питання. Методичне керівництво і контроль за формуванням електронних документів у справи та їх оперативним зберіганням здійснює служба діловодства. Технічні та технологічні умови зберігання і користування електронними документами забезпечує підрозділ інформаційних технологій або підрозділ, на який покладено організацію робіт, пов'язаних із захистом інформації в автоматизованих системах. Електронні справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) перебувають на оперативному зберіганні в структурному підрозділі. На них можна не складати описи справ. Після закінчення строку їх зберігання вони знищуються в установленому порядку. Електронні справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання перебувають на оперативному зберіганні протягом двох років, після чого передаються до архівного підрозділу установи. Підготовка електронних документів для передавання до архівного підрозділу установи у вигляді електронних справ включає:

перевірку всіх електронних підписів;

експертизу цінності електронних документів;

оформлення електронних справ;

складання описів електронних справ;

підготовку комплекту супровідної документації.

Експертиза цінності електронних документів здійснюється в їх візуальній формі та проводиться за принципами й критеріями, що визначені для документів з паперовими носіями. За результатами експертизи цінності складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення електронних документів, що не підлягають подальшому зберіганню. Після завершення діловодного року працівником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, здійснюється оформлення кожної справи, що включає систематизацію електронних документів у логічній послідовності та хронології їх створення, уточнення заголовка електронної справи, складання засвідчувального напису справи, що містить відомості про склад електронних документів та інформаційно-пошукові характеристики електронних документів у справі.

Засвідчувальний напис є спеціальним електронним документом, що містить такі обов'язкові реквізити: номер електронного документа, назву електронного документа, назву файла, перелік електронних підписів, перелік файлів електронних підписів, дату створення або підписання, формат даних, відомості про програмні засоби, що використовувалися при створенні документа, обсяги в кілобайтах. На засвідчувальний напис накладається електронний підпис співробітника, відповідального за діловодство в структурному підрозділі установи. Складання описів електронних справ здійснюється співробітником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі установи, на основі електронної номенклатури справ. При цьому критеріями відбору документів до описів справ є строки зберігання документів (постійного, тривалого (понад 10 років) та з особового складу).

Опис електронних справ структурного підрозділу складається у вигляді електронного документа, який містить такі основні реквізити: номер електронної справи; індекс справи за номенклатурою справ; заголовок справи, крайні дати справи; кількість електронних документів у справі; строк зберігання (для справ тривалого (понад 10 років) та з особового складу); примітка; загальна кількість справ, включених до опису; електронні підписи працівника структурного підрозділу, що здійснював передавання справ, і керівника архівного підрозділу.

Документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу передаються в архівний підрозділ установи за описами справ та супровідною документацією у вигляді електронного документа, що містить фіксований набір реквізитів -- інформаційно-пошукових характеристик на кожну справу. На підставі електронних описів справ структурних підрозділів співробітник архівного підрозділу складає зведені описи справ установи. Зазначені описи справ складаються у вигляді електронних документів.

Перевірка цілісності електронних справ проводиться не менше ніж один раз на рік.

Основним нормативним документом при визначенні строків зберігання документів є Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41